7 errores comunes en correos electrónicos profesionales y cómo evitarlos

Cada día, el trabajador de oficina promedio recibe 121 correos electrónicos en su bandeja de entrada.

Esto significa que cuando envías un correo electrónico profesional, tu correo está compitiendo con un promedio de 120 otros cada día por la atención de tu destinatario. Para ganar esta atención y ganarte la confianza en ti y en el contenido de tu mensaje, es imperativo que tu mensaje esté libre de errores y se destaque como un correo electrónico profesional bien escrito.

Hemos compilado una lista de siete errores comunes en correos electrónicos profesionales (y cómo evitarlos) para que puedas ganarte la confianza de tu destinatario.

Con tanta comunicación profesional diaria llevándose a cabo por correo electrónico, es esencial para tu estatus profesional asegurarte de que tu correo sea claro, conciso y lo más libre de errores posible. Aquí hay algunos errores comunes a los que debes prestar atención y evitar en tus correos electrónicos profesionales:

1. Ortografía/gramática imperfecta

Los errores más importantes a evitar al enviar un correo electrónico profesional son también los tipos de errores más comunes. Los errores de ortografía y gramática disminuyen inmediatamente tu intelecto y profesionalismo en un correo electrónico y se corrigen fácilmente con una cuidadosa revisión antes de enviar el correo. También puedes reducir los errores de ortografía y gramática con una extensión web u otro software de asistente de escritura con IA para asegurarte de que tu correo esté a un nivel profesional.

2. Correos electrónicos innecesariamente largos

Los correos electrónicos profesionales deben ser claros y directos. Piensa en cada oración que escribes como esencial para captar la atención del lector y obtener lo que deseas del correo. Asegúrate de que cada oración sea crítica para el mensaje que intentas transmitir en tu correo, y evitarás el error común de un correo largo con oraciones de relleno innecesarias que desperdician el tiempo del lector.

Los correos más cortos aumentan las posibilidades de mantener la atención del lector durante todo el correo en lugar de extenderse demasiado en un aspecto particular del mensaje y arriesgarse a perderlos por falta de tiempo o aburrimiento. Aprovecha el uso de frases estándar para mantener las cosas limpias y concisas.

3. Uso incorrecto de "responder a todos"

Todos hemos escuchado historias del temido "responder a todos" accidental cuando una respuesta de correo electrónico dirigida a una persona en particular termina yendo a todo un equipo o empresa. Para evitar incluir destinatarios innecesarios (y potenciales vergüenzas), asegúrate de verificar los otros que recibieron el correo y asegúrate de que estás enviando tu respuesta al destinatario(s) correcto.

4. Enviar al destinatario(s) equivocado

Antes de enviar un correo electrónico profesional, especialmente uno con información confidencial, asegúrate de que el correo se envíe al destinatario o destinatarios correctos de la información que estás comunicando. Verificar dos veces los destinatarios de tu correo es una tarea fácil antes de enviarlo, lo que puede ayudarte a evitar el error potencialmente costoso de enviar tu correo al destinatario incorrecto.

5. Malos asuntos

Tu línea de asunto debe ser llamativa. Con la cantidad de correos electrónicos que un trabajador de oficina típico recibe en su bandeja de entrada cada día, tu correo estará compitiendo por la atención de tu destinatario, y el diferenciador más visible cuando estos correos están apilados en una bandeja de entrada es la línea de asunto. Intenta hacer que tu línea de asunto sea atractiva haciéndola más corta que el promedio de las líneas de asunto de correo electrónico pero que aún comunique lo que podría haber en el correo.

6. Marcar cada correo como "urgente"

Las plataformas de correo tienen un ícono de bandera útil que se puede activar para marcar ciertos correos como "urgentes". Un error clave que muchos cometen al enviar correos electrónicos profesionales es marcar correos que no son necesariamente urgentes como tales, llenando la bandeja de entrada del destinatario con correos que diluyen la verdadera naturaleza urgente de los correos que realmente necesitan ser marcados de esta manera.

Querer una respuesta rápida no es típicamente el único motivo requerido para marcar un correo como urgente, y un correo no urgente marcado como tal podría alienar a tu destinatario en lugar de motivarlo a proporcionar una respuesta rápida. Antes de marcar un correo como urgente, piensa en el mensaje que estás comunicando en el correo y cuán importante es realmente que llegue a tu destinatario e influya en la acción.

7. Solicitudes vagas

Una ineficiencia común en los correos electrónicos profesionales es cuando el mensaje clave o la solicitud que se está haciendo no se hace clara en el cuerpo del correo. Al escribir el cuerpo de tu correo, asegúrate de que el punto central que intentas transmitir sea claro para el destinatario, ya sea información que se deba comunicar a un equipo o una solicitud.

Intenta formular cada aspecto de tu mensaje lo más claramente posible sin usar jerga innecesaria. Haz que quede explícitamente claro lo que quieres que tu lector saque del correo, así como cualquier paso siguiente que necesiten tomar. El objetivo de un correo electrónico profesional es comunicar información o una solicitud lo más rápido posible. Una redacción ineficiente o demasiado didáctica solo resta capacidad a tu correo para lograr este objetivo.

Resumiendo

Evitar estos errores comunes en correos electrónicos asegurará que mantengas una voz profesional y obtengas los resultados deseados de tus mensajes a clientes y colegas por igual.

¿Todavía interesado en más consejos sobre correos electrónicos profesionales? Consulta esta guía paso a paso sobre cómo escribir un correo electrónico profesional.