Cómo crear una política de tiempo libre remunerado que recompense a los empleados

No importa quién seas o en qué industria trabajes, tarde o temprano, necesitarás un descanso.

Si pasamos demasiado tiempo sin alejarnos de nuestros trabajos, es probable que nos sintamos sobrecargados de trabajo y poco valorados.

Como profesional de recursos humanos, tu trabajo es poner el mejor interés de la empresa y sus empleados en primer plano. A menudo, eso puede significar decidir qué programas de beneficios para empleados son los adecuados para el plan de compensación y beneficios de tu empresa. Hay mucho que considerar, incluyendo qué tipo de tiempo libre remunerado deseas incluir.

La cantidad que ofreces, o cuándo permites a los empleados usar su PTO, puede variar. Usar software de administración de beneficios no solo puede ayudar a crear una política de tiempo libre remunerado para los empleados, sino que también puede llevar un registro de cuánto PTO están usando los empleados.

Tipos de tiempo libre remunerado

Antes de poder determinar cuándo los empleados pueden aprovechar y usar su PTO, necesitas una comprensión completa de los tipos de tiempo libre remunerado que puedes ofrecer en tu política.

Tiempo de vacaciones

Aquellos con un caso de wanderlust tienden a aprovechar al máximo el tiempo de vacaciones. El pago por vacaciones es una forma de tiempo libre que los empleados usan para viajar o pasar tiempo con familiares y amigos. O simplemente para tomarse un descanso muy necesario del trabajo para evitar el agotamiento.

El número de días que decides ofrecer para la política de vacaciones de tu empresa variará y debe explicarse a fondo a tu personal durante su proceso de incorporación. Los detalles también deben encontrarse en el manual del empleado. Por ejemplo, puedes esperar que los empleados den al menos 30 días de aviso antes de aprovechar este tipo de PTO.

Tiempo personal

Tus empleados van a tener citas médicas, emergencias familiares, problemas con el coche y otros eventos de última hora para los que no siempre tendrán mucho aviso previo. Este tipo de tiempo libre remunerado cae bajo el tiempo personal, que no tiene que usarse para nada específico.

Los empleados pueden usar días personales sin tener que tomar de sus días de vacaciones, y este tipo de PTO se usa según sea necesario, a menudo en el último minuto.

Licencia por enfermedad

Nunca quieres que un empleado sienta que tiene que venir a trabajar cuando está enfermo porque no tiene el tiempo libre remunerado necesario para cubrirlo. Si un empleado está lesionado o se siente mal, puede usar sus días de enfermedad y sentirse alentado a quedarse en casa, descansar y recuperarse.

Ya sea en la oficina o trabajando desde casa, los empleados simplemente no rendirán al máximo nivel cuando no están bien. Trabajar con otros mientras están enfermos podría exponer a toda tu oficina a enfermedades, y trabajar de forma remota mientras están enfermos será en última instancia improductivo, de ahí la necesidad de la licencia por enfermedad.

Duelo

La licencia por duelo es tiempo libre remunerado que los empleados usan cuando un familiar o amigo fallece. Este tiempo puede usarse para afrontar la pérdida de un ser querido, hacer los arreglos necesarios y asistir a los servicios.

La cantidad de tiempo por duelo ofrecido a los empleados a veces puede variar dependiendo de la relación con la persona fallecida. Por ejemplo, tu empresa puede proporcionar más tiempo para un padre o hermano en lugar de una tía o primo. Esto debe estar específicamente detallado en la sección de tu manual del empleado que explica tu política de tiempo libre.

Festivos

Como su nombre indica, el pago por festivos se otorga a los empleados en días festivos específicos.

Tu empresa también puede elegir días fuera de los festivos federales, como el Día de MLK Jr., el Día del Presidente, Pascua, el Día de Colón y el Día de los Veteranos, para dar libre a tus empleados. También hay festivos flotantes, que pueden usarse en cualquier momento del año.

Servicio de jurado

Si un empleado es llamado a servir en un jurado, puedes ofrecerle tiempo libre remunerado para hacerlo. Cuando un empleado recibe un aviso del tribunal federal, estatal o local de su citación oficial, puedes optar por requerir que tus empleados muestren esta carta para calificar para este PTO.

Licencia parental

La licencia parental remunerada puede ser licencia por maternidad, licencia por paternidad o licencia por adopción. Ten en cuenta que, dependiendo del tamaño de tu empresa, podrías estar obligado por ley federal a ofrecer licencia parental no remunerada.

Además, tu estado podría tener más restricciones respecto a la licencia parental que otros, por lo que siempre es en el mejor interés de tu empresa hacer su debida diligencia respecto a las leyes de licencia parental.

Tiempo para votar

Ya sea durante elecciones locales o presidenciales, el tiempo para votar es PTO ofrecido a los empleados para votar en estas elecciones. Por lo general, este tipo de tiempo libre se limita a unas pocas horas, ya que generalmente no se necesita el día completo.

Este es otro tipo de PTO que puede variar de estado a estado en cuanto a si debe ser tiempo remunerado o no remunerado fuera del trabajo.

Licencia militar

Tu empresa puede optar por ofrecer PTO a los empleados para servicio activo, entrenamiento de servicio activo o entrenamiento de servicio inactivo. Hay pautas específicas para este tiempo libre establecidas por la Ley de Derechos de Empleo y Reempleo de los Servicios Uniformados, que requiere que las empresas ofrezcan una licencia de ausencia no remunerada a los empleados en el ejército por hasta cinco años acumulativos.

Ventajas de ofrecer tiempo libre remunerado

Una política de PTO completamente desarrollada puede ofrecer beneficios no solo a los empleados, sino también a las empresas.

Una ventaja clara es que los empleados apreciarán la flexibilidad que el paquete de tiempo libre remunerado les ofrece. Saber que tu empresa los valora lo suficiente como para crear un paquete de PTO con sus mejores intereses en mente puede ser muy útil no solo para retener el mejor talento, sino también para atraerlo.

Además, tus empleados sentirán que pueden ser honestos con sus gerentes y líderes de recursos humanos cuando están demasiado enfermos para ir a trabajar, cuando tienen una cita médica y cuando se sienten agotados y simplemente necesitan tomarse un día libre.

Los líderes de equipo y gerentes también tendrán un aviso cuando un miembro del equipo esté fuera de la oficina, ya que el tiempo libre remunerado permite a los empleados programar su tiempo fuera de la oficina con anticipación. Tener este aviso puede ser útil al hacer un horario o planificar proyectos en el futuro.

También es probable que veas una mejora en la salud mental de tus empleados, su actitud hacia el trabajo y su productividad cuando se les da suficiente tiempo libre para usar como deseen para asegurar un equilibrio entre el trabajo y la vida saludable.

Desventajas de ofrecer tiempo libre remunerado

Hay algunas desventajas de ofrecer tiempo libre remunerado que son importantes de considerar al desarrollar un plan.

Por ejemplo, muchos estados requieren que los empleadores paguen el tiempo libre remunerado no utilizado a los empleados cuando renuncian o se jubilan, lo que significa que tu empresa no solo tendrá que rastrear el tiempo acumulado para sus empleados, sino también deberles dinero por el tiempo no utilizado si se fueran a su próxima oportunidad.

Además, las políticas de tiempo libre remunerado que requieren que los empleados usen su tiempo asignado o lo pierdan al final del año a menudo lidian con muchos empleados tomando vacaciones de fin de año, dejando ausencias masivas en el lugar de trabajo y una carga pesada sobre los miembros que están trabajando.

A veces, ciertos empleados ven el tiempo libre remunerado como tiempo de vacaciones y a menudo vienen a trabajar cuando están enfermos para evitar usar un día de vacaciones pagado. Para evitar esto, tu empresa también necesitará incluir días de enfermedad en su plan de PTO.

Y algunos empleados consideran el tiempo libre remunerado como un beneficio, por lo que muchos de ellos usan todo su tiempo libre, independientemente de si tenían planeadas unas vacaciones o no. La política de "úsalo o piérdelo" en lugar de una política de acumulación fomenta que los empleados usen el tiempo en lugar de perderlo.

Cómo crear una política de tiempo libre remunerado

Ahora que conoces los pros y los contras de una política de PTO y todos los tipos de días y festivos que puedes incluir, exploremos cómo comenzar a crear una política.

Es importante tener en cuenta que estas políticas varían de empresa a empresa y de industria a industria, pero aquí hay algunos pasos básicos para hacerte pensar.

Primero que nada, profundiza en las regulaciones de tu estado. De esta manera, puedes asegurarte de considerar el cumplimiento de recursos humanos dentro de tu política.

A continuación, compara lo que te gustaría incluir con lo que tus competidores ofrecen a sus empleados. Superar a tus competidores en cuanto a tu plan de PTO puede darte una ventaja en la contratación de talento de primer nivel.

Luego, necesitarás decidir si deseas que tu política de tiempo libre remunerado se acumule con el tiempo de tus empleados, y si los días no utilizados se transferirán al próximo año fiscal. Una vez que todo esté resuelto, pon la política por escrito, preferiblemente en tu manual del empleado. También querrás aprovechar las herramientas adecuadas, como software de tiempo y asistencia, que mantendrá todo lo relacionado con el plan de PTO de tu organización en un solo lugar.

¿Cuánto tiempo libre remunerado deberías ofrecer a tus empleados?

Una forma de determinar cuánto PTO deberías ofrecer es considerar cuánto tiempo han estado en tu organización. La mayoría de los empleadores usan una escala móvil que recompensa a los empleados que han estado en la empresa durante un largo período de tiempo con más días de tiempo libre remunerado.

Usa el ejemplo a continuación como base para crear tu propia política de tiempo libre remunerado:

• Menos de un año de servicio: 14 días
• 1-3 años de servicio: 16 días
• 5+ años de servicio: 18 días
• 10+ años de servicio: 24 días
• 15+ años de servicio: 27 días
• 20+ años de servicio: 30 días

Descansa, relájate y rejuvenece

Un poco de tiempo fuera del trabajo nunca le hizo daño a nadie. De hecho, puede ser muy útil para mostrar tu aprecio por tus empleados. Ya sea que tus subordinados directos estén sentados en una playa en algún lugar, llevando a su perro al veterinario o votando por nuestro próximo presidente, es importante que tengan la oportunidad de hacerlo.

Después de todo, su bandeja de entrada estará allí cuando regresen.

Mientras estás en el ánimo de mostrar aprecio a tus empleados, aprende más sobre cómo puedes otorgar pago por mérito por un trabajo bien hecho.

Este artículo fue publicado originalmente en 2020. Ha sido actualizado con nueva información.