¿Qué son las relaciones con los medios? Cómo controlar la narrativa rápidamente

Se necesitan años para construir una reputación, pero solo unos minutos para arruinarla.

La percepción pública es un asunto delicado. Un día una empresa es alabada por su producto y servicio al cliente. Otro día, es crucificada por cometer un error. Las opiniones, al igual que el estado de las redes sociales de las personas, cambian cada minuto.

Si tan solo hubiera una manera para que las empresas transmitieran sus historias o mensajes al público de manera rápida y efectiva. El software de distribución de comunicados de prensa puede ayudar a los profesionales de relaciones públicas a difundir rápidamente sus noticias o actualizaciones a través de una serie de medios de comunicación, agencias de noticias y periodistas. Pero antes de que los comunicados de prensa puedan ser distribuidos a los medios, es necesario establecer una conexión con las personas de los medios.

Aquí es donde las relaciones con los medios entran en escena.

Toda empresa quiere fomentar una imagen positiva de sí misma en el público. Mientras que el monitoreo de medios contribuye en gran medida a la gestión de la marca y la reputación, los medios de comunicación son los vehículos que pueden llevar una narrativa hacia adelante y difundirla a las masas. Construir una conexión sólida con estos medios fortalece las posibilidades de una organización de controlar la historia. Aquí es donde entran las relaciones con los medios.

Si bien todos sueñan con ser tan famosos que la prensa acuda a ellos, nadie comienza en un nivel de lista A. Cada organización o individuo tiene que trabajar su camino hacia arriba antes de ganar notoriedad. Esto no significa que las empresas no puedan ser dignas de noticias en una etapa temprana de su viaje; las noticias de última hora pueden provenir de cualquier fuente y en cualquier nivel. Solo significa que las empresas que son "más verdes" o relativamente desconocidas en la escena necesitan acercarse a los medios por su cuenta para presentar su historia.

Esta es la filosofía principal de las relaciones con los medios. Las partes interesadas deben acercarse a los medios adecuados y construir una conexión con ellos. Las empresas que formulan una estrategia de relaciones con los medios pueden establecer una asociación duradera con los mismos grupos que entregan información a las masas.

Las relaciones con los medios no se limitan a los nuevos en el bloque; también son válidas para organizaciones reconocidas. Las empresas necesitan cobertura de prensa positiva en cada etapa de su crecimiento, independientemente de cuán conocidas sean.

Las relaciones con los medios ayudan a las empresas a abordar su elección de comunicaciones mediáticas y fomentan una relación a largo plazo entre las dos partes. Es una situación en la que ambas partes ganan. Los medios de comunicación quieren noticias e historias para compartir, y las organizaciones quieren cobertura. Dada la pieza de información correcta, los periodistas y las casas de medios estarían felices de cubrir la historia de una empresa, siempre que sea digna de noticias.

Beneficios de las relaciones con los medios

Ya se ha establecido que las relaciones con los medios ayudan a las organizaciones e individuos a conectarse con los grupos responsables de difundir noticias e información al público en general. Pero hay muchas otras ventajas de las relaciones con los medios.

Veamos algunos de los beneficios de las relaciones con los medios.

Las relaciones con los medios apoyan el marketing

Las relaciones con los medios no son solo un ejercicio de marca elaborado. Muchas empresas han visto resultados cuantificables a través de comunicados de prensa y cobertura mediática. El público objetivo que busca soluciones de software, productos o servicios, consume activamente los medios en diferentes formas. Leer o escuchar sobre una empresa a través de los medios de comunicación genera credibilidad y genera interés.

Supongamos que el prestigio de una casa de medios en particular, agencia de noticias o periodista que cubre una historia sobre una organización es extremadamente alto. En este caso, las personas están más inclinadas a conocer la empresa y convertirse en prospectos. En algunos casos, la cobertura mediática también puede acelerar el ciclo de ventas y ayudar a los vendedores a ir directo al grano, ya que los prospectos que provienen de leer la cobertura de noticias ya están bien informados sobre el negocio.

Las relaciones con los medios ayudan a las empresas a defender su propuesta

En un mundo donde se expresan millones de opiniones diariamente, se vuelve difícil para una marca transmitir su punto de vista y hacer que se mantenga. Se podría decir mucho sobre una empresa y sus productos o servicios, y la opinión más prominente puede ahogar la propuesta de valor del negocio. Esto se vuelve muy arriesgado para las organizaciones que no actúan rápidamente para apagar las llamas encendidas por una opinión peligrosa.

Por ejemplo, si una empresa tenía una nueva idea que parecía increíble en el mejor de los casos e imposible en el peor, muchos detractores creerían que tal propuesta no funcionaría a largo plazo.

Veamos algunos ejemplos de empresas que utilizaron con éxito los medios y las relaciones públicas para impulsar su crecimiento.

Ejemplos de relaciones con los medios

Aquí hay dos ejemplos donde las relaciones con los medios ayudaron a dos empresas a crecer a gran escala. Hoy en día, estas dos empresas son gigantes por derecho propio, pero hubo un tiempo en que necesitaban un poco de ayuda del público y los medios de comunicación para impulsar su crecimiento.

Ejemplo de relaciones con los medios #1: Uber

Uber se ha convertido en sinónimo de compartir viajes en todo el mundo. Esto se debe principalmente a su crecimiento continuo y esfuerzos para escalar. Sin embargo, en 2015, el crecimiento de Uber estaba en riesgo de ser limitado. El alcalde de la ciudad de Nueva York, Bill de Blasio, quería apoyar una legislación que limitaría el crecimiento de Uber en la ciudad.

Uber tomó el asunto en sus propias manos enfocándose en una intensa campaña de relaciones públicas. Utilizó hábilmente un programa de divulgación de asuntos públicos que permitió a Uber abogar por su causa y enlistar la ayuda de figuras prominentes en los medios para influir en las opiniones sobre la legislación propuesta.

Al utilizar eficazmente las comunicaciones mediáticas y los cabilderos, Uber pudo impactar a los consejos y funcionarios, quienes, a su vez, rechazaron la propuesta de limitar el crecimiento de Uber dentro de la ciudad.

Este caso siempre sirve como recordatorio de que los medios tienen el poder de influir no solo en opiniones, sino incluso en decisiones y legislación. Es una herramienta poderosa que puede servir bien a un negocio cuando se usa correctamente.

Ejemplo de relaciones con los medios #2: Airbnb

Hoy en día, Airbnb se ha convertido en una opción prominente para las personas que planean vacaciones y no quieren quedarse en un hotel. Pero hace muchos años, el concepto de Airbnb parecía extravagante. La empresa luchaba por pasar de "tenemos una buena idea" a "esta es una gran implementación de negocio". Necesitaban que las personas vieran la propuesta de valor que Airbnb tenía para ofrecer, y rápido.

En 2015, Airbnb lanzó una fiesta de "casa flotante" como parte de su campaña publicitaria. Muchas personas fueron invitadas al evento, incluidos periodistas y equipos de medios de varias publicaciones prominentes.

Los periodistas escribieron extensamente sobre la noche, los invitados al evento, el concepto que Airbnb estaba tratando de difundir y el éxito de la fiesta. Al enfocarse en el grupo de personas que fueron instrumentales en crear el rumor y perpetuarlo (periodistas y medios), Airbnb ideó una forma segura de profundizar su relación con la prensa.

¿Los resultados? La cobertura mediática resultó en más de 300 piezas de prensa. ¡Hablemos del poder de las palabras!

Las relaciones con los medios conducen a comunicaciones estratégicas durante una crisis

Las relaciones con los medios son solo una parte de la estrategia de comunicaciones más amplia que toda empresa debería adoptar. En los negocios, una crisis es inevitable. No hay forma de escapar de ella, pero ciertamente hay una manera de reducir o controlar la crisis antes de que cobre vida propia. El riesgo de que una empresa pierda el control sobre noticias negativas es sustancial. Las marcas solo pueden abordar y reparar malas experiencias de clientes y noticias que causan crisis con honestidad y transparencia.

Las comunicaciones de crisis son otro beneficio de las relaciones con los medios. Un equipo de relaciones con los medios monitorea cualquier crisis inminente y trabaja rápidamente para combatirla, o en el mejor de los casos, controlarla. Cuando las noticias o percepciones negativas se infiltran en los medios, tienden a crecer rápidamente y llegar al radar de todos en poco tiempo. Tener contacto con medios de comunicación o salas de redacción puede ayudar a las empresas a navegar a través de la crisis.

Imagina que eres el CEO de una famosa empresa de dulces que está siendo criticada porque los clientes encontraron insectos en algunos de tus productos, y ahora estás viendo páginas de comentarios negativos, opiniones y reacciones. ¿Qué ruta preferirías tomar para combatir esta crisis?

Opción 1: Respondes a los comentarios diciendo que fue un error y te disculpas por ello.

Opción 2: Publicas una declaración en las redes sociales diciendo que fue un error y te disculpas por la situación.

Ambas opciones parecen viables, y la mayoría de las empresas optan por una u otra, o incluso ambas, si es factible. Pero ninguna de estas opciones es lo suficientemente buena para abordar completamente el problema.

Siempre es bueno disculparse y asumir la responsabilidad de tus errores. Muchas empresas cometieron grandes errores y de alguna manera se recuperaron, pero innumerables otras nunca sobrevivieron a una crisis de relaciones públicas.

La razón principal del fracaso es la forma en que la empresa comunica un mensaje. Mientras que tu declaración en las redes sociales podría ser suficiente para algunas personas, muchos otros detractores usarán tu crisis como una oportunidad para hundir tu negocio. Estos detractores pueden amplificar la connotación negativa que rodea a tu marca, lo que puede llevar a una cobertura mediática incontrolada.

El objetivo aquí es actuar rápidamente y con precisión. Y aquí es donde obtienes una tercera opción.

Opción 3: Difundir tu mensaje a través de medios de comunicación y agencias de noticias

Construir relaciones con los medios ayuda mucho durante estas situaciones. Al emitir una declaración junto con los pasos que planeas tomar para rectificar la situación a través de medios de comunicación, el público puede ver tu versión de la historia antes de que los detractores tomen el micrófono.

Diferencia entre relaciones con los medios y relaciones públicas

Las relaciones con los medios se centran en desarrollar una relación con medios de comunicación, salas de redacción o agencias de noticias, mientras que las relaciones públicas se centran en desarrollar y fortalecer la relación entre la empresa y el público en general. Las relaciones con los medios son el precursor de las relaciones públicas.

Cómo construir una estrategia de relaciones con los medios

Las relaciones con los medios son simples en teoría: encuentra a alguien que trabaje en medios y comunicaciones y presenta una historia.

Si tan solo la vida fuera así de sencilla.

Construir una estrategia de relaciones con los medios no es ciencia de cohetes, pero requiere un trabajo preliminar y una investigación como todas las estrategias exitosas.

Veamos cada fase en detalle.

1. Comprender los objetivos

Lo has escuchado antes, y lo volverás a escuchar. La pregunta, "¿Cuál es tu objetivo?" es el mantra de cualquier iniciativa o estrategia empresarial. Lo mismo ocurre con las relaciones con los medios. Se persiguen dos objetivos en las relaciones con los medios:

1. Objetivos de audiencia: El único propósito de las noticias e información es ser consumido por una audiencia; en este caso, la tuya. Aquí es donde te preguntas qué querría saber la audiencia. Una buena cantidad de investigación de mercado ayuda en esta etapa. Dado que una audiencia específica consumirá el contenido, tiene sentido adaptar el mensaje a sus intereses.
   
   La investigación de mercado también puede señalar qué canales de medios son utilizados con frecuencia por la audiencia. No tiene sentido crear una historia adecuada para, digamos, The New York Times si la audiencia objetivo consume la mayor parte de su contenido de una revista electrónica de tecnología. Es crucial determinar el canal adecuado para llegar a la audiencia.
   
   La investigación de mercado también ayuda a determinar qué debe transmitir el mensaje. ¿Los mensajes están diseñados para informar a la audiencia (conciencia), tomar acción (compromiso), o cambiar su opinión sobre algo (conductual)? Esto ayuda a los interesados a entender su mensaje antes de embarcarse en un proceso largo y complicado de considerar diferentes ideas incongruentes que probablemente terminen en la papelera en lugar de en las noticias.
2. Objetivos de medios: Fomentar relaciones sólidas con los medios depende en última instancia de cumplir con los objetivos de los medios. Pregúntate por qué los medios estarían interesados en tu historia. ¿Qué ángulo de noticias puedes presentar en la historia? ¿Tu información es nueva? Si no, ¿es relevante y tiene un enfoque fresco sobre las cosas? Con las relaciones con los medios y los comunicados de prensa, los periodistas buscan algo de valor.
   
   Las empresas terminan vendiendo sus historias a aquellos dispuestos a escuchar. Si lo haces bien, puedes tener una relación a largo plazo con una agencia de noticias o periodista. Si lo haces mal, terminarás siendo la niña de los fósforos parada afuera de la puerta en una fría noche de invierno nevada.

2. Establecer el mensaje

Ahora que los objetivos están establecidos, es hora de mirar el mensaje.

El mensaje de la historia es el núcleo de todo este ejercicio. Al igual que la comida, las personas consumen mensajes por diferentes razones. Podría ser útil tener un "menú de mensajes" a mano para determinar qué historia quieres contar hoy.

• La dieta "saludable": Este tipo de mensaje proporciona beneficios en forma de información factual, datos o vigilancia del entorno de tu negocio o industria en la que tu negocio opera. Si tu organización es una empresa de productos, ofrece servicios de nicho o es un disruptor de la industria, esta es la "dieta" o contenido que deberías estar buscando.
  
  Educar a las masas sobre algo que no existía antes, pero que podría mejorar sus vidas o la forma en que funcionan, es un tema que funciona bien en la cobertura de prensa, comunicados de noticias o piezas de liderazgo de pensamiento.
• La dieta "comida chatarra": Seamos honestos aquí. Tendemos a consumir mucho contenido que es simplemente entretenido o actúa como la distracción perfecta. Como una galleta de doble chocolate, puede que no sea la opción más saludable para nuestras mentes, pero a veces una galleta es todo lo que anhelamos. La cobertura sobre un evento glamuroso o un influencer defendiendo un producto o servicio con imágenes coloridas son ejemplos de mensajes que caen bajo esta categoría en particular.
• La dieta "casera" o "comida para el alma": Este tipo de mensaje alimenta las emociones de las personas y desencadena una respuesta. Estas piezas tratan sobre temas que las personas ya conocen y tienen una opinión, y refuerzan esa noción en general. Las "piezas de opinión" o "op-ed pieces" y piezas de pensamiento que cubren una idea fuerte sobre un tema o una causa generalmente caen en esta categoría. Estos tipos de artículos pueden ayudar a promover la buena voluntad y aumentar la influencia de la empresa.

El mensaje correcto establece el tono para la cobertura de prensa y explica por qué la audiencia debería molestarse en escuchar o leer sobre la línea de productos o servicios de una organización. Si bien esto podría ser la razón de ser de una empresa para perseguir relaciones con los medios, y posteriormente, relaciones públicas y comunicados de prensa, esto no es suficiente para una agencia de medios.

La razón por la que las personas siguen a los medios es su capacidad para mantenerse neutrales en los asuntos. Un periódico o canal de noticias no puede ser visto como parcial o parcial hacia una causa o marca. La audiencia es lo suficientemente inteligente como para detectar un patrocinio o asociación cuando lo ven.

Si bien los periodistas y editores siempre están a la caza de una historia de noticias, no detestan nada más que un anuncio muy evidente sobre un negocio envuelto bajo la apariencia de una pieza de noticias o artículo de liderazgo de pensamiento.

Una buena regla general es mantener el mensaje factual, interesante con un ángulo y relevante para la audiencia.

“No se trata solo de los hechos que estás tratando de transmitir a los periodistas y medios de comunicación; se trata de la historia que esos hechos cuentan, haciéndola atractiva para leer y escribir sobre ella.”

Amy Lecza
Directora de Marketing de Contenidos, G2

3. Construir una red

Ahora nos acercamos a la parte donde el término "relaciones" en relaciones con los medios finalmente entra en juego.

Las relaciones con los medios, al igual que las relaciones reales, llevan tiempo. Cualquiera que haya estado en un evento de networking o haya intentado construir un seguimiento en las redes sociales te dirá que lleva meses o años construir una conexión con alguien.

Vuelve a tu primer día de trabajo. Te llevó semanas antes de entender cómo funcionaba la empresa, qué piso tenía buen café y cuál siempre estaba lleno. Más allá de la logística, también lleva tiempo entender cómo trabajaban las personas allí: saber quién en el equipo toma notas durante las reuniones, quién hace la mejor investigación y a quién acercarse para obtener esa aprobación para el permiso planificado que deseas.

Los contactos de medios no funcionan de manera diferente a tus colegas de trabajo. Con el tiempo, los especialistas en relaciones con los medios se darán cuenta de a quién acercarse para historias específicas, qué medios funcionan mejor para la organización y su industria, y qué espera cada periodista de ellos durante una presentación.

Vamos a profundizar en cada uno de estos en detalle.

Evaluar la industria e identificar los medios adecuados

No podemos elegir quién es nuestra familia, pero podemos elegir a todos los demás en nuestras vidas.

Si bien los contactos de medios necesitan ver el valor de la empresa que les está presentando, es una calle de doble sentido. Las empresas también necesitan ver el valor en presentar a ciertos miembros de los medios. Una excelente manera de determinar qué medios valen tu tiempo es hacer un trabajo preliminar.

Una vez que hayas identificado los medios a los que deseas acercarte, necesitas determinar cómo acercarte a ellos.

La mayoría de los periodistas y miembros de los medios se pueden encontrar en su hábitat natural: en eventos y conferencias de prensa. Asistir a charlas junto al fuego, mesas redondas o eventos dentro de tu industria puede llevarte cara a cara con las personas a las que deseas presentar una historia.

Si bien los eventos son una excelente manera de conocer a periodistas potenciales en persona, hay otras formas de ponerse en contacto. Las plataformas de redes sociales como LinkedIn son un buen lugar para comenzar. Los periodistas suelen tener su portafolio de trabajo vinculado a sus perfiles en internet o redes sociales. Es una buena manera de investigar su trabajo y entender su experiencia antes de acercarse a ellos.

Crear una lista de prensa y segmentar contactos

Hay un par de maneras de crear una lista de prensa. Puedes obtener una base de datos de medios y exportar toda la información de contacto para tu revisión. Si bien es bastante común en el mundo de los negocios, este método puede no ser una gran idea considerando que la mayoría de las bases de datos pueden quedar rápidamente desactualizadas, con periodistas cambiando frecuentemente entre medios y salas de redacción.

Otra forma es crear una nueva lista desde cero buscando personas dentro de los espacios en los que tu negocio estaría interesado y obteniendo sus contactos a través de la información en sus perfiles, o yendo a la antigua y pidiéndoles sus números de contacto.

Cualquiera de los enfoques funcionaría, pero se recomienda que los equipos de marketing se acerquen directamente a los periodistas para obtener su información de contacto y luego llevar la conversación adelante. Los periodistas a menudo pueden cambiar su lugar de trabajo, por lo que mantener una lista de información de contacto actualizada ayuda. Revisa LinkedIn para sus perfiles actualizados y la información más reciente sobre dónde trabajan.

Una vez que se crea una lista de prensa, es hora de segmentarla. Si la lista es extensa, es esencial agrupar contactos en función de algunos parámetros esenciales. Incluso si una lista es pequeña, aún deberías intentar segmentarla.

Cuando los equipos de marketing y relaciones públicas envían correos electrónicos de divulgación a medios de comunicación, un simple correo electrónico en frío no será suficiente. Los periodistas reciben cientos de consultas de medios diariamente. Para asegurarte de que tu solicitud se destaque, habla el idioma del periodista o medio, destaca la propuesta de valor desde el principio y ofréceles algo que sabes que están buscando.

Hay diferentes maneras de segmentar una lista de contactos. Aquí hay algunas maneras de considerar:

• Basado en el tamaño de la publicación: La segmentación se puede hacer dividiendo cada publicación en función de su tamaño y prominencia. Si la organización es pequeña (piensa en startups o pequeñas empresas), dirigirse a publicaciones más grandes puede ser un desafío. No es imposible captar la atención de publicaciones prominentes, pero necesitarías una historia o presentación increíblemente convincente para lograrlo. Las organizaciones más grandes (como empresas o corporaciones) principalmente apuntarán a grandes casas de publicación.
  
  De cualquier manera, cada casa de publicación puede variar en todo el tablero. Las publicaciones más grandes son bombardeadas con consultas con mucha más frecuencia que las publicaciones más pequeñas. El esfuerzo requerido en estos correos electrónicos de divulgación es sustancialmente mayor que el que necesitarías para publicaciones más pequeñas.
• Basado en la relevancia: Otra forma de segmentar publicaciones es dividiéndolas en objetivos o apelaciones. Por ejemplo, una empresa de servicios financieros estaría interesada en aparecer en Forbes, Barron’s o Bloomberg, ya que su público objetivo sigue estas publicaciones más que otras.
  
  Eso no significa que la empresa rechazaría The New York Times si se acercara a ellos para una cobertura. Solo significa que el correo electrónico de divulgación para publicaciones financieras o económicas sería más relevante desde la perspectiva del cliente.

Establecer un diálogo continuo con periodistas

Una lista de contactos es un gran lugar para comenzar. Pero detrás de cada contacto hay una persona con un horario agitado.

El objetivo de una relación es la comunicación. Los periodistas reciben varias solicitudes y presentaciones de empresas y sus equipos para posibles características o colaboraciones. No solo los periodistas pierden la noción de todas las solicitudes que reciben, sino que tampoco están obligados a preocuparse tanto. Es más fácil decir no a un correo electrónico que a una persona.

Al igual que con los clientes, interactuar con los periodistas requiere algo de esfuerzo y paciencia. Los equipos de ventas saben que la clave para las conversiones es interactuar regularmente con un prospecto, entender sus necesidades conversando con ellos y mostrar un valor constante. No es tan diferente con los miembros de los medios.

Construir una relación con los periodistas lleva tiempo. La mayoría de los periodistas se queman por interacciones que no respetan su tiempo y el trabajo que hacen. Un compromiso continuo dará frutos con el tiempo, especialmente si los periodistas comienzan a confiar en ti y te ven como un socio valioso. Con el tiempo, los periodistas incluso pueden comenzar a acercarse a ti para obtener información o, mejor aún, pensar en ti primero para cualquier posible compromiso.

Reevaluar una lista de contactos existente

Con el tiempo, construyes una red estable de contactos para tu estrategia de relaciones con los medios. A veces, las personas con las que te conectas permanecen en tu vida por mucho tiempo. A veces, simplemente no funciona. Las razones de esto podrían ser muchas: se queman puentes, el periodista se ha alejado de escribir sobre tu industria, o puede que ya no esté escribiendo en absoluto.

Mantener tu lista de contactos actualizada va más allá de actualizar el lugar de trabajo o número de teléfono de un periodista. La intención necesita permanecer igual o evolucionar junto con los objetivos principales de la empresa. Si no se alinean, es hora de reevaluar tu lista de contactos. Realiza este ejercicio cada año más o menos.

4. Presentar a los periodistas

Finalmente, llegamos al final del ejercicio de relaciones con los medios: presentar a los periodistas. Todos los pasos anteriores conducen a esta etapa. Si bien no hay una regla estricta sobre cómo debes acercarte a los periodistas, hay algunas cosas a tener en cuenta que son válidas para cualquier presentación futura.

Aquí hay algunos puntos clave a recordar al intentar contactar a los periodistas:

• Interactúa regularmente con los periodistas: Como se mencionó anteriormente, los periodistas reciben muchas solicitudes de medios en un día. La mayoría de las propuestas pueden sonar repetitivas. Como resultado, muchos correos electrónicos o llamadas en frío terminan siendo un evento pasajero olvidado al final del día.
  
  Las empresas deben establecer un contacto regular con los periodistas. La frecuencia de la comunicación no tiene que ser extremadamente alta (una llamada o un correo electrónico todos los días es simplemente excesivo e inevitablemente molesto). Aún así, las interacciones quincenales o mensuales son un buen ritmo para comenzar.
• Siempre ven preparado: Debido a que los periodistas tienen poco tiempo, si te dan el beneficio de la duda y aceptan una reunión o una presentación, no la arruines presentándote sin preparación. Ven con múltiples historias listas de antemano. Los periodistas pueden tener diferentes agendas de artículos dependiendo de su calendario para el trimestre.
  
  Es mejor tener algunas historias que difieran en contenido, objetivos y temas. Esto indica que te tomas en serio la presentación, y los periodistas apreciarán que les facilites un poco la vida.
• Familiarízate con el trasfondo de un periodista: Cada periodista es como una huella digital: único en su propio derecho. Escriben sobre diferentes temas y tienen sus propios estilos de realizar investigaciones. Los periodistas pueden escribir sobre la misma industria, pero tienen diferentes estilos de escritura o enfoques para el mismo tema.
  
  Es tu trabajo estudiar los antecedentes de los periodistas con los que deseas establecer una relación. Es similar a postularse para un trabajo. Las empresas pueden estar contratando para el mismo rol, pero cada empresa tiene requisitos y expectativas muy diferentes. Cómo te presentas a cada organización durante la entrevista diferirá de empresa a empresa.
  
  Además, intenta presentar historias que sean relevantes para lo que el periodista escribe. El periodista ‘A’ podría estar interesado en cubrir eventos, mientras que el periodista ‘B’ sería conocido por cubrir entrevistas en profundidad en el espacio tecnológico. No puedes enviar la misma cobertura de prensa a ambos, pensando que hay un 50-50 de posibilidades de que se recoja. Deja este tipo de matemáticas en la escuela.
• No dejes migas de pan: El periodismo de investigación es algo que los periodistas están obligados a hacer. Pero eso no significa que les guste poner en práctica sus habilidades de investigación solo para encontrarte o ponerse en contacto con el equipo de relaciones con los medios de tu empresa. Esto no es un juego de "Yo espío" después de todo.
  
  Mantén una sección de medios con toda la información de contacto pertinente disponible en el sitio web de la empresa. Cualquier cosa que creas que sería información relevante para los periodistas, ponla en esta sección. Ahorra mucho tiempo a todos.

Consejos de relaciones con los medios: lo que se debe y no se debe hacer

El mundo de las relaciones con los medios viene con su propio conjunto de reglas. Aquí hay algunos consejos a tener en cuenta para evitar cometer cualquier faux pas:

• Crea un kit de medios: Un kit de medios o de prensa puede ser increíblemente valioso para los periodistas. Si tu idea de historia es seleccionada, necesitará imágenes, detalles y cualquier otro material necesario para darle más fuerza. Los medios de comunicación les gusta contar historias interactivas y tienden a tener buen ojo para los activos que podrían agregarse a un artículo o difusión.
  
  Pero es difícil encontrar imágenes relevantes para piezas centradas en la empresa que hablen sobre un producto o caso de uso. Si bien podrías enviar por correo electrónico todas las imágenes y medios interactivos que consideres adecuados para la historia, una mejor opción es tener un kit de medios a mano.

• No envíes PDFs: Adjuntar imágenes y PDFs a correos electrónicos es un faux pas en el mundo de los medios. Es el equivalente a usar zapatos de tenis verdes en un evento de etiqueta. Puedes hacerlo, pero recibirás miradas extrañas de todos los que importan. Pregunta a cualquier periodista, y te dirán que descargar un archivo PDF pesado no es su pasatiempo favorito.
  
  Además, recibir múltiples PDFs o imágenes puede poner una carga pesada en las computadoras de los periodistas. Un kit de medios les da la libertad de elegir qué imagen funciona mejor para un artículo sin tener múltiples idas y venidas con una empresa para obtener más muestras de imágenes.
• Mantente actualizado sobre las pautas editoriales: La mayoría de las pautas cubren las mismas cosas (mantén los escritos factuales, asegúrate de que los artículos sean gramaticalmente correctos y cumple con los plazos), pero cada publicación tiene su propio conjunto de reglas únicas. Intenta mantener una hoja con cada publicación que estés apuntando y anota todas sus pautas. Los editores apreciarán a las empresas que respeten sus políticas y hagan presentaciones sin errores.
• No bombardees a los periodistas con llamadas telefónicas: Hacer seguimiento con los medios es genial. Pero hacer demasiadas llamadas o enviar correos electrónicos no sirve de nada. Los periodistas saben una historia interesante cuando la ven. Múltiples llamadas telefónicas no cambiarán sus mentes. Una buena práctica es esperar unos días para obtener una respuesta. Si no recibes respuesta en una semana, es una buena idea hacer un seguimiento con ellos.
• Ten una sala de prensa en tu sitio web: Con tantos periodistas buscando nuevas historias todos los días, es una gran idea tener y mantener una sala de prensa en la página web de la empresa. Las relaciones públicas entrantes se han vuelto más comunes que nunca.
  
  Tener una sala de prensa que contenga actualizaciones importantes de la organización (una ronda de financiación, una adquisición o una expansión de la empresa) sirve como un esqueleto para una posible cobertura de noticias que varias publicaciones podrían recoger. Además, es una excelente manera de generar más tráfico y aparecer en los motores de búsqueda.
• Ten cuidado con el contenido sensible al tiempo: "Embargo de prensa" es un término utilizado para comunicados de prensa sensibles al tiempo. Por lo general, las empresas o fuentes solicitan a los medios de comunicación que no publiquen una historia antes de una fecha en particular. Si bien la práctica es bastante común, las publicaciones prefieren que cualquier comunicado embargado se envíe unos días antes de que las noticias puedan salir en vivo, en lugar de varias semanas.
  
  Además, cualquier cosa que esté sujeta a tiempo (como un evento) necesitará correos electrónicos de recordatorio enviados a la publicación para que estén al tanto de cuándo publicar las noticias y cuándo retirarlas. Los periodistas no tendrán tus calendarios a su disposición, por lo que es tu responsabilidad mantener las fechas en mente.

¡Extra! ¡Extra! ¡Recién salido de la prensa!

Las relaciones con los medios son solo otro pilar en cualquier estrategia de comunicaciones. Antes de que el mundo pueda escuchar sobre tu empresa y lo que tiene para ofrecer, tu mensaje necesita pasar por los guardianes de los medios. Las relaciones públicas y los comunicados de prensa son vitales para construir y mantener la imagen de una empresa, y las relaciones con los medios son la clave para lograrlo.

Hay debate sobre si el papel de las organizaciones de medios como guardianes de la información y la audiencia ha desaparecido, marcando la muerte del periodismo tradicional. Hoy en día, las marcas pueden asumir el papel de reporteros y contar sus propias historias y noticias. Sin embargo, las empresas no tienen lo que los periodistas y los medios de comunicación tienen: alcance.

Los comunicados de prensa, las relaciones con los medios, el marketing y las relaciones públicas son todos parte de una gran familia conocida como comunicaciones integradas. Las empresas deben derribar los silos de relaciones públicas, marketing y publicidad para mejorar la medición y el retorno de la inversión. Este es el objetivo de las comunicaciones integradas. Es más que una actividad de marca que las empresas piensan que pueden prescindir; puede traer resultados cuantificables cuando se hace bien.

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