Cómo salvar tus activos con el mantenimiento de instalaciones

Hay tantos edificios.

No, en serio, muchos edificios. 

¿Pero alguna vez te has detenido a pensar en sus detalles más minuciosos? ¿La cantidad de trabajo que se necesita para su funcionamiento diario? ¿Cómo previene y repara el personal los daños? 

Todo esto cae bajo el tema del mantenimiento de instalaciones. 

Ejemplos de activos de capital incluyen maquinaria, equipos y electrónicos costosos. Los electrodomésticos comerciales incluyen calderas, calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC).

Los servicios de mantenimiento de instalaciones se realizan a través de software de gestión de instalaciones. Este software generalmente se integra con sistemas de gestión de mantenimiento computarizado  y software de gestión de activos empresariales (EAM)  para realizar el mantenimiento de instalaciones.

Los sistemas de edificios también deben realizar reparaciones de emergencia, servicio, trabajos de carpintería, pasillos, escaleras y estacionamientos.

Mientras que el mantenimiento industrial se utiliza en plantas de fabricación y el mantenimiento de propiedades se utiliza en edificios residenciales, el mantenimiento de instalaciones se aplica a edificios comerciales. El mantenimiento de edificios es la única aplicación estrechamente relacionada con el mantenimiento de equipos.

Tipos de mantenimiento de instalaciones

El mantenimiento de instalaciones se puede categorizar en cuatro grupos, ya sea proactivo o reactivo. Todos los tipos de mantenimiento ahorran dinero y aumentan la longevidad de los activos y las utilidades del edificio.

Mantenimiento preventivo

El mantenimiento preventivo de instalaciones es un enfoque de planificación de mantenimiento de rutina. Es una forma proactiva de planificar actividades de mantenimiento que extienden la vida útil de los equipos e instalaciones. Reduce en gran medida los tiempos de inactividad potenciales y el mantenimiento reactivo.

El mantenimiento planificado hace que las fallas sean menos probables y ahorra tiempo y costos. Un ejemplo de un programa de mantenimiento preventivo es el mantenimiento programado regularmente de aires acondicionados. El servicio mensual asegura que funcione perfectamente.

Mantenimiento diferido

El mantenimiento diferido no es una actividad de mantenimiento; más bien, es el mantenimiento que debería haberse realizado. Si las reparaciones o arreglos necesarios se posponen hasta que ocurra una falla, el resultado son más gastos. Si se pospone, los servicios de bajo costo pueden duplicar o incluso triplicar su costo real.

Mantenimiento predictivo

El mantenimiento predictivo utiliza herramientas avanzadas para evaluar el rendimiento de los activos en tiempo real. El internet de las cosas (IoT) permite que diferentes activos y sistemas se conecten y trabajen juntos para proporcionar información sobre cuáles requieren servicio y cuáles no.

Ejemplos de mantenimiento predictivo son sensores, análisis de aceite e imágenes térmicas.

Por ejemplo, los aires acondicionados pueden estar equipados con un sensor de detección de fugas que envía advertencias para que se le dé servicio antes de que ocurra una fuga real.

Mantenimiento correctivo

Este es el tipo de mantenimiento más común al crear un plan de mantenimiento de instalaciones. Se refiere a trabajos de reparación típicos como problemas de drenaje, fusibles de luz, problemas de techado o sistemas HVAC.

El mantenimiento correctivo es una parte diaria de las operaciones de instalaciones siempre que algo falla o no funciona como debería. Es una forma reactiva de mantenimiento, y su desventaja es que los equipos no pueden realizar el mantenimiento de manera proactiva. Impacta tanto en el tiempo como en el costo.

¿Quiénes son los trabajadores de mantenimiento de instalaciones?

Los trabajadores de mantenimiento de instalaciones ayudan a aumentar la productividad y reducir costos.

Su trabajo implica organizar órdenes de trabajo de mantenimiento proactivo, reactivo y preventivo y mantenerse al tanto del mantenimiento, reparación y operaciones (MRO).

Los trabajadores de mantenimiento de instalaciones reportan a un gerente responsable de establecer y programar inspecciones para activos y equipos. Esto también podría incluir averías no programadas, durante las cuales tomarían nota del problema, evaluarían la gestión de órdenes de trabajo y crearían procedimientos operativos estándar para que el departamento los siga.

Tipos de trabajadores de mantenimiento de instalaciones

Hay tres trabajadores de mantenimiento de instalaciones: el gerente de instalaciones, el administrador de propiedades y el técnico de mantenimiento.

1. Gerente de instalaciones

Un gerente de instalaciones asegura el bienestar de los empleados y supervisa las políticas de beneficios para empleados dentro de las instalaciones de la oficina. Son responsables de la administración del lugar de trabajo, la productividad de los empleados y la seguridad. En residencias, el gerente de instalaciones supervisa el bienestar de los residentes de un área mientras aplica políticas beneficiosas.

Un gerente de instalaciones debe crear horarios adecuados para los conserjes, probar protocolos y sistemas de seguridad contra incendios, proporcionar servicios de emergencia y asignar solicitudes de trabajo a los técnicos. El papel del gerente cubre múltiples aspectos para mejorar cada área de habitabilidad dentro de un edificio en cuanto a función y seguridad.

Los gerentes de instalaciones desempeñan dos conjuntos de roles: estratégicos y operativos:

• Estratégico: Esto requiere que el gerente de instalaciones ayude a los clientes, clientes y usuarios a comprender cómo las decisiones dentro de un edificio afectan los servicios, la seguridad y el negocio en sí.

• Operativo: Los gerentes de instalaciones son responsables de la gestión de operaciones, la seguridad general del edificio y la habitabilidad, y se esfuerzan por proporcionar un entorno seguro y de apoyo para que los empleados trabajen.

Algunas otras responsabilidades de un gerente de instalaciones incluyen:

• Realizar actividades recreativas 
• Asegurar un ambiente armonioso para profesionales o residentes
• Contratar acuerdos con proveedores o prestadores de servicios para el mantenimiento
• Supervisar los requisitos de estacionamiento, limpieza y catering.
• Asegurar que los servicios básicos como agua, electricidad y calefacción estén en su lugar

2. Administrador de propiedades

Un administrador de propiedades es un profesional que supervisa propiedades inmobiliarias para inversiones potenciales o agencias. Los administradores de propiedades pueden trabajar para empresas privadas o trabajar como agentes inmobiliarios responsables de alquileres, exhibiciones y casas abiertas.

Los propietarios nombran a los administradores de propiedades como cuidadores para supervisar las operaciones diarias en su ausencia. Es su deber mantener la propiedad para conservar su valor nominal en el mercado. Algunas otras responsabilidades de un administrador de propiedades incluyen:

• Listar propiedades en la web para interactuar con inquilinos
• Tener un conocimiento profundo de los acuerdos de alquiler y las leyes locales, estatales y federales.
• Realizar verificaciones de crédito y antecedentes a los inquilinos
• Gestionar la incorporación, transferencias de casa, mudanzas e inspecciones de propiedades 
• Programar el mantenimiento trimestral de la propiedad y los electrodomésticos
• Responder a las quejas de los inquilinos sobre la propiedad y tomar las medidas adecuadas

3. Técnico de mantenimiento

Mientras que el gerente de instalaciones asegura que un edificio esté limpio, seguro y útil, el técnico es responsable de realizar recorridos por el edificio y realizar mantenimiento preventivo y reparaciones en activos importantes y unidades HVAC. Los técnicos generalmente tienen una certificación HVAC.

Un técnico de mantenimiento trabaja estrechamente con el gerente de instalaciones para asegurarse de que el equipo no tenga defectos y que las reparaciones se realicen a tiempo. Esta persona puede ser encargada de algo simple como cambiar una bombilla hasta calibrar máquinas de ventilación complejas.

Aplicaciones de mantenimiento de instalaciones

Te sorprenderían las aplicaciones de la gestión de mantenimiento de instalaciones. Desde edificios comerciales hasta hospitales, el mantenimiento de instalaciones tiene muchos usos en el mundo real.

• Hospitales requieren mantenimiento de instalaciones ya que se realiza mucho trabajo en diferentes departamentos diariamente. El mantenimiento de instalaciones es crucial para que los hospitales aseguren que su edificio cumpla con normativas como la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA). 
• Almacenes y centros de distribución utilizan maquinaria y equipos pesados. Con maquinaria compleja involucrada, el mantenimiento de instalaciones es esencial para un almacén que funcione sin problemas.
• Edificios comerciales como oficinas y grandes parques de tecnología de la información (TI) requieren que las operaciones se realicen de manera eficiente. Los edificios deben garantizar que la maquinaria que utilizan regularmente esté completamente funcional y pueda proporcionar un entorno de trabajo cómodo y productivo para los empleados de oficina.
• Colegios también son a gran escala, como los hospitales. Los campus universitarios tienen muchos edificios, y el mantenimiento de instalaciones asegura que el personal y los estudiantes estén cómodos y seguros. Las tareas de mantenimiento de instalaciones en un colegio incluyen el control de plagas y el mantenimiento del mobiliario de las aulas.

Cómo automatizar y agilizar el mantenimiento de instalaciones

Asegurar un entorno seguro y saludable alrededor de tu instalación es clave. En algunos casos, las operaciones de mantenimiento de instalaciones de una propiedad pueden ser subcontratadas a una empresa externa que cobra un cargo adicional por sus servicios de proveedores. No importa cuál sea el procedimiento, el mantenimiento de instalaciones es crucial para mantener una propiedad limpia, hermosa y organizada.

Aquí hay algunas formas en que puedes agilizar tus operaciones de mantenimiento de instalaciones en tu instalación:

• Usar software de mantenimiento de instalaciones: El software de mantenimiento de instalaciones te permite rastrear y gestionar las operaciones de proveedores en una plataforma centralizada. Desde el contrato detallado hasta la gestión del rendimiento y los informes de gastos, puedes gestionar sin problemas tus servicios de mantenimiento sin silos. Puedes ajustar los horarios de los proveedores, el inventario y las cargas de trabajo según la demanda que surja.
• Elaborar un marco de procedimientos: Tener un marco detallado implica crear un repositorio central de directrices que puedan ser accedidas por todos los involucrados en las operaciones de mantenimiento. Una lista de verificación de emergencia como inclusión previene apagones o peligros repentinos. También capacita a los especialistas en mantenimiento sobre protocolos de seguridad y prácticas ambientales mientras realizan operaciones.
• Inspecciones proactivas de la propiedad: Se vuelve mucho más fácil mantener una propiedad cuando eres puntual en las inspecciones. Realizar inspecciones mensuales ayuda a controlar tus gastos, optimizar el ancho de banda de los proveedores y prevenir percances como robos o invasiones de edificios.
  
  Si tus trabajadores pasan la mayor parte de su tiempo atendiendo tickets de servicio, es probable que no se refieran a ninguna documentación o calendarios. Los tickets de servicio nunca se encuentran con inspecciones oportunas, lo que resulta en la posible degradación de la propiedad. Todo esto se puede eliminar estableciendo inspecciones proactivas.
• Gestionar libros de contabilidad, informes, facturas y acuerdos: Los acuerdos de alquiler, facturas y otros informes son necesarios para registrar las operaciones de mantenimiento completadas desde el lado del proveedor. La falta de una contabilidad adecuada puede llevar a confusiones al asignar el presupuesto, reduciendo los retornos.

Mantenimiento de instalaciones vs. gestión de instalaciones

El mantenimiento de instalaciones y la gestión de instalaciones suelen usarse de manera intercambiable, pero existen diferencias entre los dos.

El mantenimiento de instalaciones es un aspecto de la gestión de instalaciones que se centra en inspeccionar activos, maquinaria, herramientas y servicios públicos. Los gerentes de instalaciones de un edificio utilizan el mantenimiento de instalaciones a través de la planificación, gestión de operaciones diarias y auditorías regulares de equipos.

La gestión de instalaciones, por otro lado, abarca lo anterior. Los gerentes de instalaciones necesitan supervisar el mantenimiento de todo el edificio, formar y gestionar un equipo de mantenimiento completo, optimizar el espacio de oficina y llevar un seguimiento de los inventarios. Necesitan estar al tanto de cualquier tarea que involucre la funcionalidad de un edificio.

Ejemplos de gestión de instalaciones son:

• Crear y manejar contratos para gestionar proveedores externos para seguridad, limpieza o jardinería
• Elegir e implementar un software de gestión de instalaciones
• Crear y gestionar presupuestos para todo el edificio
• Idear estrategias para reducir el uso de energía del edificio
• Asegurar el cumplimiento

Ejemplos de mantenimiento de instalaciones son:

• Cambiar bombillas
• Limpieza regular
• Inspecciones frecuentes del edificio

Ventajas y desventajas del mantenimiento de instalaciones

El mantenimiento de instalaciones proporciona muchas ventajas a edificios y espacios comerciales por igual. Algunas de estas son:

• Mejora de la eficiencia: Dado que las operaciones mejoran diariamente, la gestión de instalaciones asegura que el equipo y los activos funcionen como deberían.
• Aumento de la vida útil de los activos: El mantenimiento frecuente de los activos garantiza que el edificio opere sin contratiempos y, a su vez, aumenta su vida útil general.

• Satisfacción general: Si los inquilinos del edificio están satisfechos, es probable que sean más productivos, trabajen mejor y proporcionen mejores resultados para un negocio.
• Cambio de enfoque: Dado que el mantenimiento de instalaciones permite a los trabajadores centrarse más en otras áreas del edificio, pueden concentrarse en invertir en otras tecnologías y escalar.

• Reducción de gastos: Debido a que el mantenimiento de instalaciones asegura que el espacio tenga lo que se requiere para funcionar normalmente, no se requiere nada extra. Las organizaciones pueden ahorrar mucho dinero y mejorar las ganancias.

Aunque es muy ventajoso, el mantenimiento de instalaciones tiene algunos inconvenientes. Aquí hay algunos de ellos:

• Pérdida de control: Podría haber un conflicto entre el administrador de propiedades y el gerente de instalaciones debido a la falta de comprensión de sus roles.
• Costo: El mantenimiento de instalaciones no es una opción asequible para empresas más pequeñas ya que no pueden permitirse el precio de un gerente de instalaciones dedicado, software de gestión de instalaciones y un técnico.
• Reducción de la seguridad: El mantenimiento de instalaciones requiere que los gerentes se involucren en varias esquinas del espacio para asegurar una alta optimalidad. Esto presenta el peligro de problemas de seguridad y confidencialidad.

Certificaciones para el mantenimiento de instalaciones

Los trabajos de mantenimiento de instalaciones no requieren un título completo. En su lugar, una persona puede someterse a un programa de certificación específico del dominio como profesional de mantenimiento de instalaciones. También es una opción de carrera versátil si tienes un título de licenciatura en negocios, ingeniería, instalaciones o gestión de la información.

Puedes invertir en algunas de estas opciones de certificación para diferenciarte de la multitud en el dominio de la gestión de instalaciones.

1. 1. El programa de certificación de Profesional en Gestión de Instalaciones (FMP): Afiliado a la asociación internacional de gestión de instalaciones IFMA, este programa de certificación es adecuado para profesionales con poco o ningún conocimiento previo de gestión de instalaciones.
   2. Credencial de Gerente de Instalaciones Certificado (CFM): Este curso es uno de los programas más prestigiosos sobre mantenimiento de instalaciones. Cursar este curso establece un punto de referencia de experiencia en la industria. Capacita a un individuo en 11 módulos centrales, con la tarifa que varía entre $550 (para miembros de IFMA) a $815 (para no miembros).
      
   3. El Certificado de Gestión de Instalaciones (FMC): Esta certificación es un Bootcamp que proporciona conocimientos básicos sobre el diseño, operación y mantenimiento de las instalaciones de edificios. Es un programa flexible y autodirigido que es otorgado por el instituto internacional de propietarios y administradores de edificios (BOMI) y cuesta $225
   4. Certificación HVAC: Esta certificación es un examen de entrada basado en licencia al que necesitas presentarte. Para determinar la licencia válida para tu área, debes buscar [tu estado] + regulaciones de licencia HVAC.

Mantenimiento de instalaciones: ¡Es crucial!

Para que un edificio funcione bien, el mantenimiento de instalaciones es absolutamente necesario. Aunque tiene algunas desventajas, como el costo, se aplica a edificios de todos los tamaños e industrias, como hospitales, bienes raíces e instituciones educativas. Cuando se hace correctamente, el mantenimiento de instalaciones contribuye a la longevidad de los activos y otros equipos.

Rastrea, gestiona y agiliza tus gastos con propiedad de manera fluida aprendiendo más sobre gestión de propiedades.