Cómo realizar una verificación de antecedentes laborales de la manera correcta

Hay algo que decir sobre encontrar al candidato perfecto para un trabajo.

Después de todo el trabajo duro de crear una descripción de trabajo y entrevistar a los solicitantes, casi es hora de extender una oferta. Pero antes de que puedas hacerlo, es en el mejor interés de tu empresa realizar una verificación de antecedentes laborales.

Es crucial realizar una verificación de antecedentes laborales a todos los que contrates. Como parte del proceso de selección previa al empleo, pueden ayudar a confirmar que estás tomando una decisión de contratación inteligente antes de comenzar la incorporación.

También puedes optar por realizar verificaciones de antecedentes anuales o semestrales a los empleados actuales como un esfuerzo continuo para proteger la empresa y asegurarte de que los miembros del personal continúen teniendo un historial limpio, lo que sea que tu empresa defina como tal.

Hay mucho que saber sobre la realización de verificaciones de antecedentes laborales, y es probable que tengas que responder algunas preguntas planteadas por el candidato. Sumérgete en los detalles a continuación para aprender todo sobre las verificaciones de antecedentes laborales.

¿Qué se necesita para realizar una verificación de antecedentes laborales?

Para realizar una verificación de antecedentes previa al empleo, necesitarás ciertos detalles del candidato, incluyendo:

• Nombre completo
• Fecha de nacimiento
• Número de Seguro Social (SSN)
• Dirección actual o pasada
• Consentimiento para realizar la verificación

Presta especial atención a ese último punto. La Ley de Informe Justo de Crédito responsabiliza a todos los empleadores de cumplir con regulaciones específicas para garantizar que el proceso de realizar una verificación de antecedentes se haga de manera justa.

Por ejemplo, tú como empleador potencial debes obtener permiso por escrito de los solicitantes y empleados actuales para realizar una verificación de antecedentes. Los empleadores también deben informarles cómo se puede utilizar la información al tomar decisiones sobre su empleo.

Como empleador, puedes optar por no contratar a alguien basado en la información encontrada en una verificación de antecedentes. Si este es el caso, debes enviar al candidato un aviso que incluya una copia del informe que se utilizó para tomar esa decisión de contratación.

Como empleador, también puedes decidir realizar una verificación de carácter, que implica hablar con conocidos personales o referencias del solicitante.

¿Qué se incluye en una verificación de antecedentes laborales?

La información que aparecerá en una verificación de antecedentes laborales completada va a depender del tipo de búsqueda que se ordene, ya que se pueden extraer varios conjuntos diferentes de registros y datos. Típicamente, una verificación de antecedentes laborales incluye información de registros basados en los últimos siete años, aunque algunos estados permiten que esto se extienda hasta 10 años.

La información encontrada en una verificación de antecedentes laborales incluye:

• Verificación de identidad
• Historial laboral
• Confirmación de educación
• Historial de crédito
• Registro de conducción
• Registro criminal
• Historial médico
• Uso de redes sociales
• Prueba de drogas

Si el puesto al que se postula es especializado, es posible que los solicitantes se sometan a exámenes adicionales. Por ejemplo, si el puesto al que se postula es de asesor financiero, contador público o cualquier tipo de trabajo en un banco, el empleador también puede verificar su historial financiero, así como si tienen las certificaciones y licencias apropiadas necesarias para el trabajo.

La prueba de drogas no siempre es parte de una verificación de antecedentes laborales, pero es requerida para muchos trabajos que involucran operar vehículos motorizados, equipos peligrosos y cualquier rol relacionado con la seguridad general del público.

También es importante tener en cuenta que las leyes estatales y federales específicas pueden limitar la información listada en las verificaciones de antecedentes laborales basadas en un salario anual.

Si estás tratando con una oferta de trabajo que paga menos de $75,000 como salario anual, la información sobre sanciones gubernamentales, juicios civiles y medidas disciplinarias relacionadas con cualquier licencia profesional no estará presente en los resultados de una verificación de antecedentes. Si el salario para el trabajo abierto paga $75,000 o más como salario anual, esta información puede estar presente en los resultados.

Verificaciones de antecedentes laborales y registros criminales

Un área específica dentro de la verificación de antecedentes laborales a la que los empleadores deben prestar especial atención es el registro criminal (que también podría incluir el registro de conducción de un solicitante).

Lo que aparece en esta sección de la verificación de antecedentes puede ayudar a proteger a un propietario de negocio al revelar historiales de condenas criminales de un solicitante. También podría marcar una gran diferencia en la protección de tu empresa, otros empleados y clientes.

Los resultados de la verificación de antecedentes laborales pueden mostrar delitos penales a nivel del condado, estatal y federal. Algunos delitos que pueden ser reportados en la verificación de antecedentes incluyen:

• Cargos pendientes actuales
• Cargos desestimados
• Cargos absueltos
• Condenas por delitos graves
• Condenas por delitos menores

¿Qué es una verificación de antecedentes por huellas dactilares?

Las verificaciones de antecedentes por huellas dactilares se lanzaron por primera vez en 1999 por el Sistema Automatizado de Identificación de Huellas Dactilares (AFIS), que almacena más de 35 millones de conjuntos de huellas dactilares. Una verificación de antecedentes por huellas dactilares, o Resumen de Historial de Identidad, se utiliza en parte con una variedad de verificaciones de antecedentes, pero es más a menudo parte del proceso de selección previa al empleo.

Este tipo de verificación de antecedentes a veces se considera obligatoria, dependiendo del estado, para licencias profesionales dentro de bienes raíces, finanzas, atención médica, farmacias y casinos.

¿Qué es una verificación de antecedentes de Nivel 2?

Dentro de las verificaciones de antecedentes por huellas dactilares hay un tipo especializado de verificación, conocido como Nivel 2. Esta verificación de antecedentes es para candidatos que solicitan trabajos que involucran trabajar con individuos vulnerables, como personas con discapacidades, niños o ancianos. También pueden ser requeridas para aquellos que solicitan ser voluntarios en escuelas, guarderías o centros para ancianos.

Una verificación de antecedentes de Nivel 2 examinará las solicitudes contra bases de datos específicas para obtener información sobre arrestos, condenas o cualquier comportamiento relacionado con encarcelamiento, así como delitos contra niños. Los empleadores deben ser conscientes de que las verificaciones de Nivel 2 revelarán registros que han sido sellados por los tribunales relacionados con condenas o detenciones juveniles.

¿Cuánto tiempo tarda una verificación de antecedentes laborales?

No se puede negar que el proceso de contratación puede llevar mucho tiempo, pero la mayoría de los propietarios de negocios quieren encontrar a los mejores empleados lo más rápido posible. La forma en que realices una verificación de antecedentes laborales va a depender de tus necesidades y cronograma, pero la mayoría de los empleadores tienen la mentalidad de "cuanto antes, mejor".

Cuando se trata de cuánto tiempo tarda una verificación de antecedentes laborales, va a depender del servicio y del software de verificación de antecedentes que decidas usar. Podrías obtener resultados en cualquier lugar desde unos pocos minutos hasta más de una semana.

De este proceso, Alyssa Kowalczyk, Coordinadora de Recursos Humanos en Control Solutions, LLC, dijo: "Siempre debes realizar una verificación de antecedentes a un nuevo candidato antes de que comience en el trabajo. Antes de que puedan comenzar, tanto la verificación de antecedentes como la prueba de drogas deben ser aprobadas." 

“Esto puede llevar tiempo, así que proporciono una fecha de inicio anticipada para que estén al tanto como una forma de fomentar una comunicación clara en ambos lados del proceso de contratación.”

Alyssa Kowalczyk
Coordinadora de Recursos Humanos en Control Solutions, LLC

Los servicios tradicionales de verificación de antecedentes generalmente ofrecen una variedad de informes dentro de la verificación de antecedentes, por lo que podría tomar más de una semana obtener los resultados. Si eliges la opción de una opción de selección en línea, puedes obtener una vista rápida y completa del historial del solicitante.

Hay muchas razones por las que una verificación de antecedentes tradicional puede tardar más de una semana en regresar. Algunas incluyen:

• Inexactitud dentro de los formularios: Cuando el empleador comete un error al completar el formulario.
• Identificadores incorrectos: Cuando un candidato a un trabajo comete un error en el formulario, como listar un apodo en lugar de su nombre legal.
• Verificaciones criminales a nivel del condado: Dependiendo de lo que revele la verificación de antecedentes laborales, puede ser necesario que una persona visite un tribunal para ver registros criminales, lo que puede tardar hasta 30 días en devolver resultados.
• Información requerida: Dependiendo del tipo de rol que se necesite llenar, puede ser necesaria una selección más extensa. Más información significa más informes, lo que también significa tomar más tiempo.

¿Con qué frecuencia debes realizar verificaciones de antecedentes laborales?

Si bien una verificación de antecedentes laborales generalmente tiene lugar cuando alguien solicita un trabajo, no deberían ser un tipo de verificación "una y hecha". Por ejemplo, no es raro que un empleador requiera pruebas de drogas anuales o semestrales o verificaciones de antecedentes criminales para mantener un ambiente de trabajo seguro para todos sus empleados.

Dado que tus prácticas de verificación de antecedentes y estándares de cumplimiento no deben detenerse en el punto de una oferta de trabajo, es en el mejor interés de tu empresa implementar una política con respecto a las verificaciones de antecedentes posteriores a la contratación. Asegúrate de especificar qué será parte de la selección posterior a la contratación, como si incluirá una verificación actualizada de los registros criminales. Determina con qué frecuencia y cuándo se llevarán a cabo estas selecciones.

Ten en cuenta que al igual que con las verificaciones de antecedentes previas al empleo, se necesita consentimiento. Si vas a implementar verificaciones de antecedentes laborales continuas, considera un lenguaje perpetuo en tu formulario de consentimiento inicial, si tu estado lo permite. Asegúrate de mencionarlo en el manual del empleado, también.

No importa con qué frecuencia decidas realizar verificaciones de antecedentes laborales, informa a todos los empleados actuales y nuevos contratados sobre esta política, especialmente si es nueva. Los empleados deben saber a quién contactar, con qué frecuencia ocurrirán y que la comunicación sobre las verificaciones de antecedentes será continua.

Verificaciones de antecedentes laborales y acciones adversas

Al realizar verificaciones de antecedentes laborales, es probable que encuentres algo menos que ideal, lo que resulta en una decisión de rechazar a un solicitante o despedir a un empleado actual. Cuando esto ocurre, la ley federal establece que debes informar a esa persona en un documento llamado aviso de acción adversa. Si no cumples, tu empresa podría enfrentar una sanción financiera o incluso enfrentar una demanda por contratación injusta.

Este aviso te permitirá informar a un candidato a un trabajo por qué no será contratado para un rol específico dentro de tu empresa basado en los hallazgos de una verificación de antecedentes. O informará a un empleado actual que su empleo, estado laboral o promoción está bajo revisión.

También debe informar al solicitante o empleado de su derecho a impugnar la decisión, así como darles la oportunidad de obtener una copia de su informe de verificación de antecedentes dentro de los 60 días de recibir el aviso de acción adversa. Para cumplir con la Ley de Informe Justo de Crédito, los empleadores también deben deshacerse de todos los documentos sensibles relacionados con la verificación de antecedentes, ya sean copias en papel o digitales.

Software de verificación de antecedentes

El software de verificación de antecedentes proporciona a las empresas una forma de agilizar el proceso de selección tanto para nuevos contratados como para voluntarios, al tiempo que ayuda a organizar los datos recopilados. El software dentro de esta categoría generalmente realiza verificaciones de antecedentes laborales, historial de crédito, educación y antecedentes criminales, mientras que algunos también facilitan pruebas de drogas.

* A continuación se presentan las cinco principales soluciones de software de verificación de antecedentes del Informe Grid® de Verano 2020 de G2. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad.

1. Paycom

Paycom es un sistema completo de recursos humanos contenido en una sola base de datos. Esto significa que la tecnología utilizada para contratar nuevos empleados es la misma tecnología utilizada para pagar a la fuerza laboral de la empresa, cumplir con las regulaciones, capacitar a los empleados y más. Los usuarios de Paycom tienen el beneficio de todos los datos de la fuerza laboral de la organización en un solo sistema, eliminando la entrada de datos redundante y la integración de múltiples interfaces.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Me encanta tener acceso a tantos informes diferentes. No siempre son fáciles de encontrar, pero una vez que lo descubres, hay prácticamente un informe para todo. Tener un representante de servicio al cliente dedicado ha sido agradable, también. Es bueno saber que cuando llamo y tengo preguntas o estoy confundido, tengo una persona con quien hablar. Siempre hay alguien disponible en el equipo que está asignado para ayudar con todas las preguntas.”

- Reseña de Paycom, Karey L.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Algunos de los procesos son tan minuciosos que partes de ciertos aspectos parecen estar sobrecargadas con repetición. Se requiere configuración para cualquier nueva empresa, persona o proyecto, pero mejorar la accesibilidad para agregar nuevas personas o aspectos en un punto más adelante en el flujo sería una buena adición."

- Reseña de Paycom, Megan D.

2. GoodHire

Los usuarios de GoodHire reciben un flujo de trabajo de verificación de antecedentes fácil de principio a fin, al tiempo que tienen características que ayudan a los profesionales de recursos humanos a realizar sus verificaciones de antecedentes de manera rápida, asequible y de una manera que minimiza las molestias del cumplimiento.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Podemos integrar fácilmente Goodhire en nuestro proceso de contratación a través de nuestro ATS y los resultados siempre son rápidos de devolver y muy fáciles de leer. Si algo aparece como una bandera roja, entonces tiene un sistema automático para permitir que el candidato te dé más información sin que lo solicites, lo que ayuda a disuadir esas conversaciones incómodas.”

- Reseña de GoodHire, Sara C.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Sería bueno poder descargar o imprimir múltiples informes a la vez. Nuestra empresa tiene que realizar informes anuales de vehículos motorizados y tener que descargar e imprimir los informes uno por uno es un poco molesto. En el gran esquema de las cosas, esto es menor en comparación con todo lo que ofrece GoodHire.”

- Reseña de GoodHire, Elizabeth C.

3. Checkr

Ya sea que tu empresa sea una pequeña startup o una empresa, Checkr proporciona exámenes de antecedentes simples, rápidos y cumplidores. Los usuarios de Checkr tendrán tecnología avanzada de verificación de antecedentes junto con productos innovadores de contratación y riesgo para ayudar a los clientes a hacer que la contratación sea más segura, más eficiente y más inclusiva.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Es extremadamente útil tener un equipo en su lugar como soporte de principio a fin. Integrar un nuevo producto en una operación existente no es una tarea fácil, pero el equipo de soporte estuvo allí para nosotros casi todo el camino. Cada obstáculo en el camino recibió atención indivisible.”

- Reseña de Checkr, Shayna Q.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Las pruebas de drogas pueden ser lentas y no tan transparentes. A menudo necesitamos verificar a los trabajadores en días, no semanas, y si hay un obstáculo típico, se trata de pruebas de drogas. A veces hemos tenido pruebas de drogas que nunca producen ningún resultado, incluso si el candidato completó la prueba de drogas. También me gustaría ver que Checkr haga un seguimiento a nivel del condado, de lo contrario hemos tenido algunas verificaciones que simplemente permanecen en estado abierto.”

- Reseña de Checkr, Jennifer B.

4. VICTIG Screening Solutions

VICTIG Screening Solutions es un proveedor innovador y ampliamente integrado de verificación de antecedentes laborales, pruebas de drogas, verificación y proveedor de I-9 para profesionales de reclutamiento y recursos humanos. Esta herramienta sobresale en facilidad de uso, cumplimiento de FCRA y tiempos de respuesta rápidos. También está acreditada por la Asociación Profesional de Verificación de Antecedentes.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Las verificaciones de antecedentes de VICTIG regresan muy rápidamente y con precisión. Su servicio al cliente es útil y siempre está disponible para responder preguntas cuando sea necesario. Tienen excelentes productos adicionales para complementar todos los requisitos de selección de mi empresa.”

- Reseña de VICTIG Screening Solutions, Amy H.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Una cosa que cambiaría: sería genial si VICTIG mostrara la fecha esperada de resultados. Eso sería extremadamente útil para que pudiera informar a mis clientes y candidatos una fecha de inicio más precisa.”

- Reseña de VICTIG Screening Solutions, Tate J.

5. HireRight

HireRight es un proveedor de verificaciones de antecedentes laborales bajo demanda, pruebas de drogas, Formulario I-9 y verificaciones de empleo y educación. Se especializan en ayudar a organizaciones de todos los tamaños y ubicaciones a implementar, utilizar y refinar eficientemente sus programas de selección de antecedentes con más de 150 servicios únicos de verificación de antecedentes.

Lo que les gusta a los usuarios:

“HireRight nos permite contactar a un nominado para completar y proporcionar sus datos personales sin verificaciones en papel. Lo encuentro especialmente útil para inspecciones previas al empleo y verificación de capacitación. También me gusta que HireRight tenga una función de chat instantáneo disponible, por lo que, cuando necesitamos comentarios, los recibiremos de inmediato y nos mantendremos al día con el entorno, lo que facilita a nuestros clientes el seguimiento de las pruebas.”

- Reseña de HireRight, Sid P.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“El tiempo que lleva completar las verificaciones para candidatos internacionales y la selección previa al empleo puede llevar tiempo si cometes un error en la solicitud del candidato. El soporte de servicio al cliente podría ser más rápido, pero por lo demás, estoy bastante satisfecho. A veces, cuando nuestros candidatos ingresan su información incorrectamente, lleva tiempo obtener hojas de cálculo actualizadas y es un desperdicio de dinero porque el candidato completó un formulario incorrecto.”

- Reseña de HireRight, Sylvanna B.

¡Cuanto más sepas!

Encontrar al candidato adecuado para el trabajo no es una tarea sencilla, y realizar una verificación de antecedentes laborales no necesita ser un paso complicado en el proceso de contratación. Con el software adecuado, es fácil tomar mejores decisiones de contratación que beneficiarán a tu empresa a largo plazo.

Después de que el candidato pase la verificación de antecedentes laborales, utiliza estas tres ideas de capacitación y desarrollo para acelerar el tiempo de adaptación.