Administración de Beneficios: Cómo Dar a los Empleados lo que Quieren

Ofrecer a tus empleados beneficios atractivos puede ser muy útil para reclutar talento de alto nivel y retener a los mejores empleados. Cuando presentas a tu equipo la combinación adecuada de programas de compensación y beneficios, puedes diferenciar a tu empresa de la competencia, haciendo que tu organización sea más atractiva para trabajar. Pero solo si lo haces bien; ahí es donde entra la administración de beneficios. ¿Qué es la administración de beneficios? La administración de beneficios es el proceso de actualizar, gestionar y desarrollar beneficios para los empleados. Normalmente, los profesionales de recursos humanos realizan estas tareas para su organización mientras inscriben a los empleados en varios programas. Como profesional de recursos humanos, es esencial que comprendas los entresijos de crear un programa que ofrezca los beneficios que los empleados más desean, y que tu empresa esté utilizando el software de administración de beneficios adecuado para hacerlo posible. Vamos a profundizar. ¿Qué hace un administrador de beneficios? Si eres un administrador de beneficios, entonces eres responsable de dirigir y planificar todas las operaciones diarias que coexisten dentro de los programas de beneficios de tu empresa. Esto implica responder cualquier pregunta que los empleados puedan tener sobre los programas de beneficios y lo que ofrecen, diseñar los planes, incorporar a los nuevos empleados en los planes adecuados e investigar nuevos beneficios. También depende de ti mejorar cualquier programa existente y comprender los entresijos de todo el software que se está utilizando. 6 pasos esenciales en la administración de beneficios Hay mucho que implica la administración de beneficios, sin importar el tamaño de tu empresa. Para llevar a cabo la administración de beneficios con éxito, sigue estos seis pasos. 1. Elige qué beneficios ofrecer El plan de compensación y beneficios que ofrece tu empresa proporciona ventajas y flexibilidad a tus empleados que el salario no ofrece. Hay una larga lista de beneficios para empleados que tu organización puede ofrecer, desde los populares y tradicionales hasta los voluntarios. Algunos beneficios son requeridos por ley para que tu empresa los ofrezca. Estos beneficios para empleados son un estándar establecido en todos los estados e industrias, y cada empleador debe ofrecerlos para cumplir con las leyes creadas por el Departamento de Trabajo de EE. UU. Estos incluyen: - Seguridad social y Medicare - Seguro de compensación para trabajadores - Salario mínimo y pago de horas extras - Contribuciones al seguro de desempleo Además de esta lista, también hay beneficios para empleados que se consideran el estándar de la industria, como el seguro de salud, la licencia familiar y médica, el seguro por discapacidad, el tiempo libre remunerado, el seguro de vida y las opciones sobre acciones. Algunos beneficios voluntarios, o ventajas, que también puedes ofrecer a los empleados incluyen: programas de bienestar, horarios de trabajo flexibles, fiestas de vacaciones y más. 2. Mantente al tanto de los costos de los beneficios La administración de beneficios se hace bien cuando puede motivar a los empleados mientras sigue siendo rentable para los empleadores. Por lo general, un empleador cubrirá el 70% de los costos médicos, dentales y de visión en el plan de beneficios. Un plan de pago agrupado con un precio negociado puede ahorrar a tu organización en algunos de estos costos. Tu empresa también puede optar por ofrecer una variedad de beneficios voluntarios, ya que son menos costosos pero aún pueden ayudar a satisfacer las necesidades de tus empleados. 3. Determina la elegibilidad Como profesional de recursos humanos, no podrás inscribir a empleados que no sean elegibles, y tampoco puedes negar beneficios a aquellos que lo son. Todo se reduce a las reglas de elegibilidad dentro de tu documento del plan. También depende del horario de trabajo regular de cada empleado. Según la Ley de Cuidado de Salud Asequible, los "empleadores grandes aplicables", que son empleadores actuales con 50 empleados a tiempo completo y equivalentes a tiempo completo, deben cubrir a los empleados que trabajen 30 o más horas por semana o pagar una multa. 3. Administra eficientemente los beneficios para empleados Es una gran tarea gestionar los beneficios para empleados, y requiere que los profesionales de recursos humanos mantengan un seguimiento de muchos elementos y tareas. Debe haber una comunicación adecuada con los empleados y los ejecutivos de nivel C, se debe cumplir con el cumplimiento durante los períodos de inscripción abierta, y mucho más. Hacer todo manualmente puede obstaculizar considerablemente los flujos de trabajo y dejar espacio para errores. Afortunadamente, utilizar software de administración de beneficios ayuda a simplificar todas las tareas en cuestión tanto para los profesionales de recursos humanos como para los usuarios finales. El software adecuado puede agilizar eficazmente el proceso de beneficios, mientras que también: - Reduce los errores de nómina - Ayuda a mantener registros detallados - Asegura que tu empresa siga cumpliendo - Se escala a medida que tu organización crece y ofrece más a sus empleados 4. Mantente en cumplimiento Como se ha mencionado, es completamente crucial que tu empresa se mantenga en cumplimiento mientras administras beneficios para los empleados. Esto es más fácil decirlo que hacerlo, ya que hay numerosas reglas y regulaciones establecidas por el gobierno federal, incluyendo HIPAA, ACA, FMLA y COBRA, que abarcan la autorización médica, las leyes laborales y las estipulaciones financieras. La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) tiene como objetivo proteger a los trabajadores con oportunidades adicionales para inscribirse en la cobertura de beneficios de salud grupal si pierden su cobertura de salud, se casan o agregan un dependiente a su plan. HIPAA también prohíbe a los empleadores cambiar la inscripción o las primas debido a los factores de salud de sus empleados. Se requiere que todas las empresas con 50 o más empleados a tiempo completo ofrezcan algún tipo de plan de seguro de salud grupal a su equipo. Si no lo hacen, se les impondrá una multa fiscal. Las empresas también deben mantener el cumplimiento con la Ley de Cuidado de Salud Asequible (ACA). Esto incluye determinar qué empleados son elegibles para la cobertura, enviarles documentos 1095-C y presentar formularios 1094-C directamente al IRS. La Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA) hace posible que los empleados elegibles de los empleadores cubiertos tomen licencia no remunerada por razones familiares y médicas específicas. Cubre a los empleadores del sector privado con 50 o más empleados, así como a las escuelas primarias públicas y privadas y las agencias públicas. Finalmente, COBRA es para empleadores con más de 20 empleados, ya que protege a los empleados, ex empleados, cónyuges, ex cónyuges y cualquier hijo dependiente de perder la cobertura de salud en caso de muerte, terminación o reducción de horas. 5. Asegúrate de que los beneficios se alineen con las necesidades de los empleados Al final del día, los beneficios que tu organización proporciona deben tener sentido para las personas que están siendo empleadas. No será una talla única para todos, y deberías poder hacer ajustes a medida que cambia la demografía de tus empleados. Si tienes un grupo de recién graduados universitarios en el personal, es una buena idea ofrecer pagos de préstamos estudiantiles. De manera similar, mientras que los empleados mayores pueden estar más interesados en los beneficios de jubilación, el personal más joven tendrá su mirada puesta en lo que se ofrece en términos de licencia remunerada para nuevos padres. Mira los beneficios actuales ofrecidos y ve cuánto se están utilizando para ver si es hora de un cambio. También puedes obtener comentarios directos enviando encuestas de beneficios para empleados para averiguar qué tienen que decir tus empleados, qué les gusta y qué les gustaría ver agregado. 29% de los empleados informan haber dejado un trabajo o rechazado una oferta de trabajo debido a los beneficios ofrecidos. Software de administración de beneficios principales El software de administración de beneficios ayuda a las empresas de todas las formas y tamaños a planificar y administrar paquetes de beneficios para empleados, al tiempo que garantiza el cumplimiento de todas las regulaciones gubernamentales. Estas herramientas son utilizadas por profesionales de recursos humanos para gestionar los beneficios de los empleados, como varias opciones de acciones y planes de seguro, al tiempo que facilitan los períodos de inscripción abierta. También encontrarás que muchas opciones también incorporan funciones de autoservicio para empleados, que permiten a los empleados ver, actualizar y gestionar su información personal y documentos. El software dentro de esta categoría ayuda a los gerentes de recursos humanos a identificar los beneficios que brindan el mayor valor a sus empleados, al tiempo que reducen el costo general. Estas herramientas también pueden asegurar que las empresas cumplan con las regulaciones federales y locales, incluyendo la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) y la Ley de Cuidado de Salud Asequible (ACA). Para ser presentado dentro de esta categoría, el software debe: - Incorporar un panel de administración centralizado para visualizar datos relacionados con los beneficios - Ser un portal completo de beneficios para que empleadores y empleados accedan a planes, actualicen información y se inscriban en programas tanto dentro como fuera del período de inscripción abierta anual - Permitir a los administradores de recursos humanos crear declaraciones de compensación completas - Ayudar a los gerentes de recursos humanos a verificar e informar sobre el cumplimiento de los empleados y la organización con las regulaciones gubernamentales * A continuación se presentan las cinco principales soluciones de software de administración de beneficios del Informe Grid® de Invierno 2023 de G2. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad. 1. Rippling Rippling permite a las empresas gestionar todo lo relacionado con RRHH, TI y Finanzas en un solo lugar. Simplifica los procesos y procedimientos que implican gastos, nómina, beneficios y computadoras, para que las tareas puedan automatizarse en un solo sistema. Lo que más les gusta a los usuarios: "Me gusta lo simple que es Rippling. El diseño es fácil de navegar. No me tomó nada de tiempo averiguar dónde estaba todo. Registrarme para el seguro de salud y hacer elecciones para 2023 me tomó menos de 10 minutos. Las opciones eran muy fáciles de entender, especialmente para alguien como yo que no es muy experto en computadoras. Es agradable tener acceso a todo en un solo panel." - Reseña de Rippling, Lauren M. Lo que menos les gusta a los usuarios: "Hay MUCHO en la interfaz de Rippling. Es fácil de navegar, pero ocasionalmente he tenido que preguntar, 'Oye, busqué durante cinco minutos pero no encontré nada -- ¿dónde encuentro esta configuración / campo / información?'" - Reseña de Rippling, Jonathan S. 2. Paylocity Cuando se trata de una herramienta de software todo en uno que simplifica la nómina, los beneficios, el talento y la gestión de la fuerza laboral, Paylocity te tiene cubierto. Debido a que esta herramienta está específicamente diseñada para profesionales de recursos humanos, pueden centrarse más en las tareas diarias y menos en los desafíos que puedan surgir. Además, cuenta con un servicio al cliente de primera clase. Lo que más les gusta a los usuarios: "La implementación con Paylocity fue bastante indolora. Me sorprendió lo rápido y preciso que cargaron nuestros datos en su sistema. Hubo algunos problemas (como ocurre con cualquier transición) pero nada que no pudieran corregir bastante rápido. El sistema es muy fácil de usar, el escritor de informes es increíble, y su servicio al cliente ha sido excelente." - Reseña de Paylocity, Sandy B. Lo que menos les gusta a los usuarios: "Hay algunas complicaciones en las funciones relacionadas con el control del tiempo de los empleados, aunque su equipo de producto trabajará contigo para encontrar el mejor enfoque para cualquier caso de uso que les presentes. Las complejidades involucradas con la implementación llevaron a algunos momentos de confusión en ambos extremos, pero al final, fueron informativos, abiertos y fáciles de trabajar para lograr los objetivos que nos propusimos con la implementación." - Reseña de Paylocity, Jason L. 3. ADP Workforce Now ADP Workforce Now es una solución de gestión de capital humano fácil de usar para empresas con más de 50 empleados. Desde la nómina hasta los beneficios e incluso la gestión del talento, abarca una larga lista de características diseñadas pensando en los profesionales de recursos humanos. Lo que más les gusta a los usuarios: "La funcionalidad del producto y el servicio al cliente son de primera categoría. La conexión desde la incorporación hasta la nómina y el despido de empleados es perfecta. Utilizo el panel de análisis cada semana para enfocar nuestra atención en las áreas en las que necesitamos trabajar y compartir ese conocimiento con nuestro equipo ejecutivo." - Reseña de ADP Workforce Now, Jason S. Lo que menos les gusta a los usuarios: "Hace tanto que casi no puedo seguir el ritmo de todo lo que hace. No me gusta que una vez que se completa la implementación, no tenemos contacto para ayudarnos a avanzar. No hay nadie que se quede contigo y te revise para ver si necesitas ayuda. Tener un equipo asignado a tu cuenta después sería muy útil, sabiendo que tenía un contacto que podría dirigirme al lugar correcto sin tener que llamar al soporte al cliente." - Reseña de ADP Workforce Now, Karen G. 4. Vantage Circle Como una plataforma global de compromiso de empleados, Vantage Circle utiliza inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático para ayudar a los profesionales de recursos humanos en cómo gestionan las tareas de compromiso de empleados. Puede automatizar programas de recompensas y reconocimiento de empleados, gestionar comentarios de empleados y ayudar a aumentar la productividad. Lo que más les gusta a los usuarios: "Convertir puntos en tarjetas de regalo en una fracción de segundo es fantástico. Además, la interfaz de usuario es limpia y la interfaz es fácil de usar. Los puntos Vantage con el panel de liderazgo me animan como empleado a trabajar más duro para recibir más puntos de recompensa." - Reseña de Vantage Circle, Akshith N. Lo que menos les gusta a los usuarios: "La cantidad de correos electrónicos repetitivos para eventos que no están relacionados con mi campo me molesta un poco. Todavía hay un área de mejora en la interfaz de usuario del sitio web. La barra de búsqueda a veces no cumple con su propósito." - Reseña de Vantage Circle, Alan G. 5. Ease Las empresas que buscan configurar y gestionar beneficios, mantenerse en cumplimiento e incorporar nuevos empleados deberían considerar Ease. Los empleados disfrutan de un destino para toda la información relacionada con RRHH y es simple realizar tareas relacionadas con la nómina, la incorporación y la baja, y los informes de ACA. Lo que más les gusta a los usuarios: "Realmente me gusta lo fácil que es navegar por el programa. La interfaz de usuario está muy simplificada, y creo que la vista del empleado también es muy clara y limpia. Los equipos de soporte son muy útiles y siempre están disponibles para ayudar. También me gusta lo abiertos que están a recibir comentarios; he visto varias sugerencias y solicitudes incorporadas en la programación." - Reseña de Ease, Kelsey R. Lo que menos les gusta a los usuarios: "No me gusta que no pueda crear una hoja de tarifas para los empleados que prefieren imprimir una copia de sus opciones de beneficios. Tengo varios grupos que necesitan paquetes en papel, así como inscripciones en línea, por lo que tener la opción de compilar todo en un PDF o versión imprimible sería increíble. También me encantaría ver más información de COBRA disponible en caso de que un empleador desee enviar avisos por su cuenta. Al menos un calculador para proporcionarles cuándo terminaría su período de COBRA." - Reseña de Ease, Ashley H. Un programa de beneficios en el que creer Desde crear un programa de beneficios robusto hasta inscribir nuevos miembros y responder todas las preguntas que conlleva, hay mucho que implica la administración de beneficios. Recuerda pensar fuera de la caja: hay beneficios que tus empleados necesitan, como la atención médica, y hay beneficios que quieren, como el tiempo libre remunerado. ¿Qué ofrecerás a tu equipo? Hay varios tipos de beneficios que puedes ofrecer a tus empleados, uno de ellos es la licencia parental remunerada. Aprende cómo desarrollar esta política y por qué tener una es tan importante. Este artículo fue publicado originalmente en 2020. Ha sido actualizado con nueva información.