Was ist Aktenverwaltung?
Aktenverwaltung ist ein Prozess, den Unternehmen nutzen, um Dokumente zu verwalten, die besondere Sorgfalt erfordern. Akten haben mehr Gewicht als normale Dokumente und liefern Beweise für Geschäftsentscheidungen, Transaktionen und Verpflichtungen. Sobald ein Dokument als Akte eingestuft wird, werden keine weiteren Bearbeitungen oder Änderungen vorgenommen.
Ein Versicherungsanspruch ist ein Beispiel für eine Akte. Diese Akte umfasst das Anspruchsformular, Erklärungen, Fotografien und andere Dokumente, die mit dem Anspruch in Zusammenhang stehen. Es ist üblich, dass Organisationen Software zur Dokumentenerstellung wählen, um datengetriebene Dokumente zu erstellen, anzupassen, zu bearbeiten und zu produzieren.
Arten von Akten
Es gibt verschiedene Arten von Akten, basierend auf ihrem Zweck und ihrer Aufbewahrungsart. Einige Akten sind digital, während andere physisch sind. Die fünf Hauptkategorien von Akten sind unten aufgeführt:
- Physische Akten: Kopien von Dokumenten auf Papier, die physischen Platz beanspruchen
- Elektronische Akten: Digital erstellte und gespeicherte Akten
- Unternehmensakten: Dokumente, die sich auf den Betrieb eines Unternehmens beziehen, wie Verträge, Vereinbarungen und Gehaltsabrechnungen
- Branchenakten: Akten, die sich auf den Betrieb einer bestimmten Branche beziehen
- Rechtlich verpflichtende Akten: Gesetzlich vorgeschriebene Akten, wie Akten über Compliance-Vorschriften
Vorteile der Aktenverwaltung
Eine ordnungsgemäße Aktenverwaltung hilft Organisationen, Strafen zu vermeiden, während sie ihre Wissensbasis erweitern. Letztendlich informiert dies zukünftige Geschäftsplanungsentscheidungen und schafft effizientere Praktiken für die Speicherung und den Abruf von Akten.
- Kontrollieren, welche Akten aufbewahrt werden: Wenn Unternehmen wachsen, behalten sie viele elektronische und physische Akten. Die Aktenverwaltung hilft Organisationen, die Anzahl der erstellten und gepflegten Akten zu kontrollieren, um Platzverschwendung zu vermeiden.
- Effizienz verbessern: Die Aktenverwaltung hilft Unternehmen, Akten effizient abzurufen und zu entsorgen. Dies spart Zeit und reduziert letztendlich die Anzahl der notwendigen abrechenbaren Stunden.
- Compliance einhalten und Rechtsrisiken minimieren: Dieser Prozess unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von regulatorischen Anforderungen. Eine sichere und organisierte Dokumentation reduziert auch Rechtsrisiken.
- Informierte Geschäftsentscheidungen: Leicht zugängliche Akten helfen Unternehmen, Managemententscheidungen schneller und mit mehr Informationen zu treffen. Die Aktenverwaltung baut im Laufe der Zeit die Wissensbasis einer Organisation auf, was die zukünftige Planung unterstützt.
Grundlegende Schritte der Aktenverwaltung
Die Aktenverwaltung ist ein umfassender Prozess, der die ordnungsgemäße Handhabung und Verwaltung wichtiger Dokumente sicherstellt. Grundlegende Schritte des Aktenverwaltungsprozesses umfassen:
- Erklärung und Registrierung: Die Akte wird in einem Repository abgelegt und erhält eine eindeutige Kennung, um während des Aktenverwaltungsprozesses leicht verfolgt werden zu können.
- Zugriffskontrollen: Bestimmte Benutzer autorisieren, die Akte abzurufen und zu lesen, aber diese Benutzer sind nicht berechtigt, die Akte oder ihre Metadaten zu ändern.
- Aufbewahrungsregeln: Abhängig von den Prozessen der Organisation und den relevanten Vorschriften muss jede Art von Akte für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach rechtlichem, finanziellem, administrativem oder historischem Wert der Akte.
- Disposition: Wenn Akten nicht mehr benötigt werden, sollten sie entweder vernichtet oder an kontrollierende rechtliche Behörden, wie Archive oder Bibliotheken, übergeben werden.
- Prüfpfade: Dieser letzte Schritt besteht darin, einen Prüfpfad zu erstellen, der Beweise dafür liefert, wie Akten von der Erklärung bis zur Disposition verwaltet wurden.
Best Practices der Aktenverwaltung
Aktenverwaltungssysteme variieren von Unternehmen zu Unternehmen. Abhängig von der Branche muss die Aktenverwaltung einem spezifischen Satz von Vorschriften zur Compliance entsprechen. Im Allgemeinen gelten immer diese Best Practices:
- Aufbewahrungsregeln: Unternehmen müssen wissen, welche Akten aufbewahrt werden müssen und wie lange, um die rechtliche und regulatorische Compliance sicherzustellen.
- Indexierung und Kategorisierung: Eine genaue Indexierung und Kategorisierung von Akten ist entscheidend, damit die Beteiligten wissen, wo sie die benötigten Informationen finden können.
- Sichere Aufbewahrung: Ob Akten digital oder physisch aufbewahrt werden, eine sichere Aufbewahrung ist entscheidend, um Dokumente vor Schäden und unbefugtem Zugriff zu schützen. Für die physische Aufbewahrung wird ein kommerzielles Aktenzentrum empfohlen, das den Standards der National Fire Protection Agency entspricht. Zugriffskontrollen, Eindringungsschutz und Barcode-Software sollten verwendet werden, um digitale Akten zu sichern.
- Mitarbeiterschulung: Alle Mitarbeiter in der Organisation sollten wissen, wie das Aktenverwaltungssystem funktioniert. Auf diese Weise werden Akten immer korrekt durch die entsprechenden Prozesse aufbewahrt. Schriftliche Kopien der Regeln des Aktenverwaltungssystems sollten verteilt und laufende Schulungen angeboten werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind.
Aktenverwaltung vs. Dokumentenverwaltung
Aktenverwaltung und Dokumentenverwaltung sind organisatorische Prozesse, die einem Unternehmen Wert verleihen. Diese Prozesse unterscheiden sich hauptsächlich aufgrund der Art dessen, was sie organisieren.
Dokumente sind Informationen, strukturiert oder unstrukturiert, die von Personen innerhalb der Organisation abgerufen werden können. Akten sind Dokumente, die als Beweis für das Funktionieren und die Richtlinien einer Organisation dienen, oft durch Compliance gebunden sind und nicht verändert werden können.
Dokumentenverwaltung schafft Verantwortlichkeit für den Dokumentenerstellungsprozess. Diese Systeme sind darauf ausgelegt, den Zugriff auf Dokumente, das Management, die Zusammenarbeit und das Teilen von Dokumenten zu erleichtern. Die Dokumentenverwaltung ermöglicht einen einfachen Zugriff auf Dokumente sowie die Versionsverfolgung und die Historie, die alle vorgenommenen Änderungen zeigt.
Aktenverwaltung schafft Verantwortlichkeit für die Verwaltung von Akten, die für den erfolgreichen Geschäftsbetrieb einer Organisation erforderlich sind. Die Aktenverwaltung konzentriert sich auf die Identifizierung, Speicherung, Pflege und Verwaltung von Daten, die sich auf die gesetzlichen, regulatorischen, finanziellen oder betrieblichen Aktivitäten einer Organisation beziehen. Die Aktenverwaltung erfordert, dass Akten aus rechtlichen Gründen unverändert bleiben. Die Sicherheit der Aktenverwaltung wird durch die 5015.2-Vorschriften des US-Verteidigungsministeriums beurteilt.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
