Abstimmungen

Was ist Abstimmung?

Abstimmung ist ein Buchhaltungsprozess, um die Genauigkeit von gemeldeten und aufgezeichneten Daten zu überprüfen. Er stellt sicher, dass die Informationen in diesen beiden Sätzen übereinstimmen. Die Abstimmung verifiziert, dass die Zahlen korrekt sind und die Kontensalden konsistent, genau und vollständig sind.

Die Abstimmung ist ein kritischer Schritt in der Buchhaltung und im Finanzwesen. Sie hilft festzustellen, dass die Transaktionen korrekt und vollständig eingegeben wurden, während Kontrollen verwendet werden, um ihre Genauigkeit zu überprüfen.

Die meisten Unternehmen verwenden Buchhaltungssoftware, um Transaktionen aufzuzeichnen und Diskrepanzen zwischen einem Kontoauszug und einem Kassenbuch abzugleichen. Die Abstimmung erfordert jedoch auch menschliche Anstrengungen, um Transaktionen zu erfassen, die fehlerhaft eingegeben, ausgelassen oder aufgrund von Bankproblemen entstanden sind.

Viele Unternehmen nutzen Abstimmungssoftware oder -tools, um den Abstimmungsprozess zu rationalisieren und zu automatisieren. Diese Softwarelösungen können die Effizienz erheblich steigern, indem sie die Datenabstimmung automatisieren, Diskrepanzen identifizieren und detaillierte Berichte erstellen. Diese Tools helfen Unternehmen, genaue Finanzunterlagen zu führen, Fehler zu reduzieren und die Einhaltung von Buchhaltungsstandards und -vorschriften sicherzustellen.

Abstimmungen Software

Software, die abstimmungen als Funktion oder Begriff erwähnt.

BlackLine Financial Close Management

FloQast

Sage Intacct

QuickBooks Online

Adra by Trintech

Xero

Was ist Kontenabstimmung?

Kontenabstimmung ist der Prozess des Vergleichens und Abgleichens von Finanzunterlagen oder -aussagen, um sicherzustellen, dass sie konsistent und genau sind. Dies beinhaltet die Überprüfung von Transaktionen, Salden und anderen Finanzdaten zwischen Quellen, wie z.B. Kontoauszügen und Unternehmensunterlagen, um Diskrepanzen zu identifizieren und zu beheben.

Die Kontenabstimmung stellt sicher, dass alle Finanzinformationen genau, vollständig und aktuell sind, was hilft, Fehler und Betrug zu verhindern und finanzielle Transparenz zu gewährleisten. Es ist eine wesentliche Praxis zur Aufrechterhaltung der Integrität der Finanzberichterstattung und Entscheidungsfindung.

Die Kontenabstimmung ist die grundlegendste Form der Prüfung. Buchhalter führen sie für das Hauptbuch oder andere inkonsistente Konten durch. Sie überprüfen und gleichen die im Hauptbuch eines Unternehmens aufgeführten Transaktionen mit seinen Nebenbüchern ab.

Während ein Kontoauszug oft als unterstützendes Dokument zur Überprüfung von Hauptbuchtransaktionen verwendet wird, können Unternehmen zahlreiche andere unterstützende Dokumente verwenden, um ein Konto abzugleichen. Dazu gehören Endbilanzberichte, Rücksendungen und Gutschriften, Verkaufsjournale, Gutschriften usw.

Warum ist Abstimmung in der Buchhaltung wichtig?

Kontenabstimmungen gewährleisten die finanzielle Integrität und Richtigkeit eines Unternehmens. Unternehmen müssen die Salden des Hauptbuchs explizit mit schwerwiegenden oder wesentlichen Fehlern abgleichen. Dies ermöglicht es ihnen, schnell erforderliche Änderungen am Hauptbuch zu erkennen und vorzunehmen.

Viele Unternehmen benötigen mehr Zeit, um die Abstimmung in der Buchhaltung abzuschließen, was die täglichen Geschäftsprozesse gefährdet. Unternehmen, die Buchhaltungs- und Finanzsoftware verwenden, profitieren von einem reduzierten Fehlerrisiko und einer präventiven Kontrollumgebung.

Unternehmen führen in der Regel monatliche Kontenabstimmungen durch, obwohl sie die Flexibilität haben, dies häufiger zu tun. Eine risikoorientierte Strategie leitet Unternehmen dazu an, die häufigere Abstimmung spezifischer Konten mit einem höheren Fehlerpotenzial zu priorisieren.

Beispiele für Abstimmungen

Beispiele für Abstimmungen umfassen:

• Abgleich eines Kontoauszugs mit internen Kassenaufzeichnungen.
• Abgleich einer Forderungsaufstellung mit Kundenrechnungen.
• Überprüfung von Lieferantenaufstellungen gegen ausstehende Rechnungen.

Ursachen für Abstimmungsdifferenzen

Die Häufigkeit von Abstimmungen hängt von der Art des Unternehmens und der Art der Abstimmung ab. Es gibt vier Hauptgründe, warum Kontensalden nicht mit den zugrunde liegenden Unterlagen übereinstimmen:

• Betrug: Einige Betrüger sind Genies darin, Spuren zu verwischen, aber die meisten nicht. Auf Details zu achten und Abstimmungen von jemandem überprüfen zu lassen, der nicht an diesem Konto arbeitet, kann helfen, viele Betrugsfälle aufzudecken.
• Fehlende Transaktionen: Manchmal wird eine Transaktionsaktivität im Hauptbuch erfasst, aber nicht in anderen Dokumenten. Egal wie aufmerksam das Buchhaltungsteam ist, gelegentlich kann eine Transaktion durch die Lücken rutschen. Die Abstimmung hilft, solche Fehler zu erkennen.
• Timing-Unterschiede: Manchmal erscheint eine Einzahlung oder Zahlung, die in der Buchhaltungssoftware vorgenommen wurde, nicht auf den monatlichen Finanzberichten. Dies war ein viel größeres Problem, als Papierchecks die primäre Zahlungsmethode für Händler und Arbeiter waren. Mit nahezu sofortigen Finanztransaktionsdaten können Unternehmen jedoch die Zeit zwischen dem Verlassen des Geldes von einem Konto und dem Erreichen eines anderen in Minuten oder Stunden statt in Tagen oder Wochen messen.
• Fehler: Fehler können jederzeit während einer Transaktion auftreten. Jemand, der die Transaktion eingibt, kann eine falsche Zahl eingeben oder Ziffern vertauschen, oder ein Anbieter kann eine Transaktion auf das falsche Konto vornehmen. Manchmal stimmt eine vorherige Abstimmung die falschen Posten ab, was zu erheblichen Ausfallzeiten führt, bis das ursprüngliche Problem behoben ist. Alle diese Fehler können jederzeit im Lebenszyklus eines Unternehmens auftreten. Wenn ein Unternehmen seine Konten jedoch nicht regelmäßig abstimmt, kann es Fehler übersehen, wenn sie auftreten.

Arten der Abstimmung

Die verschiedenen Arten von Abstimmungen sind:

• Bankabstimmung: Bankauszugsabstimmung validiert den Banksaldo in den Büchern eines Unternehmens, indem er mit dem tatsächlichen Kontoauszug verglichen wird. Die Bankabstimmung ist eine interne Prüfung, die viele Unternehmen anwenden, um die Datenkonsistenz zwischen Finanzdokumenten und offiziellen Aufzeichnungen sicherzustellen. Jede Transaktion auf dem Kontoauszug wird mit den internen Aufzeichnungen eines Unternehmens abgeglichen, um beide Aufzeichnungen zu vergleichen.
• Lieferantenabstimmung: Die Lieferantenabstimmung ist der Prozess des Abgleichs der Verbindlichkeiten eines Lieferanten mit der Lieferantenaufstellung. In diesem Fall gleicht ein Unternehmen den Lieferantensaldo in seinen Büchern mit dem Lieferantensaldo in den Büchern des Lieferanten ab. Es garantiert, dass keine Inkonsistenzen oder Fehler zwischen dem Betrag bestehen, den ein Lieferant einem Unternehmen in Rechnung stellt, und den erhaltenen Produkten oder Dienstleistungen. Lieferantenaufstellungen werden nicht automatisch eingereicht und regelmäßig angefordert, um diese Konten abzugleichen.
• Kundenabstimmung: Unternehmen, die ihren Kunden Kreditbedingungen gewähren, führen eine Kundenabstimmung oder Debitorenabstimmung durch. Um Inkonsistenzen zu erkennen, vergleicht dieser Prozess das Debitorenbuch mit dem Debitorenkontrollkonto im Hauptbuch. Es hilft auch, betrügerische Debitorenaktivitäten zu erkennen.
• Intercompany-Abstimmung: Bei der Intercompany-Abstimmung vereinheitlicht ein Mutterunternehmen alle Hauptbücher seiner Tochtergesellschaften, um Intercompany-Flüsse zu entfernen. Es analysiert potenzielle Diskrepanzen zwischen Tochtergesellschaften, die durch Rechnungsfehler und andere Transaktionen wie Darlehen, Einlagen und Zinsen verursacht werden. Dies ist notwendig, um das Wachstum von Vermögenswerten, Verbindlichkeiten, Einnahmen und Kosten aufgrund von Intercompany-Transaktionen zu normalisieren.
• Unternehmensspezifische Abstimmung: Diese ist einzigartig und spezifisch für jedes Unternehmen. Zum Beispiel führen produktbasierte Unternehmen eine Bestandsaufnahme durch, um sicherzustellen, dass der Inventarwert in der Bilanz den Wert der gelagerten Waren angemessen widerspiegelt. Dies erfordert, dass eine Person physisch die Anzahl der aufbewahrten Produkte zählt.

Vorteile der Abstimmung

Die Abstimmung ist für alle Unternehmenstypen unerlässlich. Hier sind einige ihrer Hauptvorteile:

• Die Abstimmung hilft, Betrug oder überhöhte Transaktionen zu erkennen.
• Sie senkt das Compliance-Risiko, indem sie im Falle einer Prüfung Genauigkeit gewährleistet.
• Sie deckt schlechtes Finanzverhalten auf, wie Diebstahl oder Berichtsprobleme.

Was beinhaltet das Abstimmen eines Kontos?

Die Kontenabstimmung folgt einem grundlegenden Satz von Verfahren, unabhängig davon, ob sie manuell oder automatisch durchgeführt wird. Hier ist der Schritt-für-Schritt-Prozess zur Durchführung einer Kontenabstimmung:

• Vergleichen Sie das Geschäftskontoregister mit dem Kontoauszug. Überprüfen Sie jede Zahlung und Einzahlung im internen Kontoregister, die der Aussage entspricht. Notieren Sie alle Transaktionen auf dem Kontoauszug ohne zusätzliche Dokumentation, wie z.B. eine Zahlungsquittung oder einen Scheckabschnitt.
• Alle ausgehenden Zahlungen sind in den internen Aufzeichnungen und dem Bankkonto eines Unternehmens erfasst. Ziehen Sie alle Schecks, Geldautomatenaktivitäten oder andere Gebühren vom Kontoauszugsaldo ab. Identifizieren Sie alle Gebühren auf dem Kontoauszug, die nicht in den Unternehmensunterlagen erfasst sind. Achten Sie auf nicht eingelöste Schecks, intern erfasste und nicht eingelöste automatische Zahlungen, Scheckdruckkosten, Geldautomatenservicegebühren und andere Bankgebühren wie unzureichende Mittel, Überziehungen oder Überlimitgebühren.
• Stellen Sie sicher, dass alle eingehenden Zahlungen in den internen Unternehmensunterlagen und dem Bankkonto erfasst sind. Identifizieren Sie alle nicht registrierten Einzahlungen und Kontogutschriften und fügen Sie sie dem Kontoauszugsaldo hinzu. Machen Sie die Einträge, wenn die Bank Einzahlungen anzeigt, die nicht in den internen Aufzeichnungen enthalten sind.
• Überprüfen Sie auf Bankfehler. Bankfehler sind selten, aber der entsprechende Betrag muss angepasst oder vom Kontosaldo abgezogen werden, wenn sie auftreten. Unternehmen müssen die Bank umgehend informieren, um das Problem zu melden.
• Überprüfen Sie die Salden, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind. Der Kontoauszugsaldo sollte jetzt mit der Summe in den Unternehmensunterlagen übereinstimmen. Unternehmen müssen einen unterstützenden Zeitplan vorbereiten, der die Unterschiede zwischen den internen Büchern eines Unternehmens und den Bankkonten je nach Anzahl der Inkonsistenzen umreißt.