Beschaffungsplanung

Was ist Beschaffungsplanung?

Beschaffungsplanung bezieht sich auf das Bestimmen, Bewerten und Auswählen der Waren, die ein Unternehmen von externen Lieferanten kaufen muss. Der Beschaffungsprozess umfasst verschiedene Aufgaben, von der Bestimmung des Bedarfs an einem Gut oder einer Dienstleistung bis hin zu deren Lieferung und Bezahlung. Die Beschaffungsplanung ist ein wesentlicher Bestandteil dieses Prozesses.

Viele Organisationen nutzen Bedarfsplanungssoftware, um zukünftige Bedarfe vorherzusehen und das Inventar entsprechend zu verwalten. Die Planung von Einkäufen stellt sicher, dass ein Unternehmen die Ressourcen hat, um effektiv zu arbeiten. Unternehmen können eine organisierte Strategie entwickeln, um Produkte und Dienstleistungen zu erwerben und gleichzeitig Risiken und Kosten zu reduzieren.

Beschaffungsplanung Software

Software, die beschaffungsplanung als Funktion oder Begriff erwähnt.

SAP Ariba

Smartsheet

Procore

Arten von Beschaffungsplänen

Organisationen verwenden verschiedene Beschaffungspläne, um ihre Einkaufsaktivitäten zu steuern. Die spezifische Beschaffungsstrategie hängt von den Zielen und Anforderungen des Unternehmens ab. Nachfolgend sind einige gängige Arten von Beschaffungsplänen aufgeführt.

• Konsolidierte Beschaffungspläne beschreiben die Einkaufsanforderungen einer Organisation für einen bestimmten Zeitraum. Sie kombinieren die Beschaffungsstrategien vieler Abteilungen und Geschäftseinheiten.
• Individuelle Beschaffungspläne skizzieren die Einkaufsanforderungen einer bestimmten Abteilung oder Geschäftseinheit einer Organisation. Es ist ein detaillierter Plan, der die genauen Waren, Dienstleistungen und Aufgaben spezifiziert, die die Abteilung über einen bestimmten Zeitraum beschaffen muss.
• Projektbeschaffungspläne enthalten Informationen über Beschaffungskategorien, Verfahren, Zeitpläne, Budgets, Lieferantenlisten und Risiken.
• Notfallbeschaffungspläne definieren die Anforderungen für den Einkauf im Krisenfall. Sie umfassen alle Kategorien, Techniken, Zeitpläne und Kapital für dringende Beschaffungsaufgaben.
• Strategische Beschaffungspläne umfassen die langfristigen Beschaffungsziele und -taktiken eines Unternehmens. Sie untersuchen die Beschaffungsanforderungen, den Marktstatus sowie die Chancen und Gefahren von Beschaffungsaktivitäten.
• Jährliche Beschaffungspläne beschreiben die Einkaufsanforderungen der Organisation für ein bestimmtes Geschäftsjahr. Sie umfassen Kategorien, Verfahren, Fristen, Budgets und Lieferantenlisten.

Vorteile der Beschaffungsplanung

Die Beschaffungsplanung hilft Organisationen, ihre Beschaffungsziele zu erreichen und die Gesamtoperationen zu verbessern. Einige der Vorteile, die die Beschaffungsplanung bietet, sind:

• Kosteneinsparungen. Organisationen sparen Geld, indem sie kostengünstige Lieferanten finden und vorteilhafte Verträge aushandeln.
• Risikomanagement. Unternehmen nutzen eine ordnungsgemäße Beschaffungsplanung, um die mit der Beschaffung verbundenen Gefahren zu managen, wie z.B. Lieferantenausfälle, Qualitätsprobleme und Unterbrechungen der Lieferkette. Organisationen können potenzielle Risiken reduzieren, indem sie Maßnahmen zur Minderung identifizieren und entwickeln.
• Verbesserte Lieferantenbeziehungen. Unternehmen entwickeln stärkere Beziehungen zu Lieferanten, indem sie Anbieter finden, die mit ihren Anforderungen und Zielen übereinstimmen. Starke Lieferantenbeziehungen helfen Unternehmen, die Effizienz und Zuverlässigkeit ihrer Lieferketten zu erhöhen, was allen Operationen zugutekommt.
• Effizienzsteigerung. Organisationen erhöhen die Effizienz, indem sie Beschaffungsverfahren optimieren und Zykluszeiten und Abfall reduzieren.
• Bessere Qualität. Unternehmen stellen sicher, dass die von ihnen beschafften Waren und Dienstleistungen ihren Qualitätsstandards entsprechen. Dies verringert das Risiko von Qualitätsproblemen und führt zu langfristigen Verträgen.
• Verbesserte Entscheidungsfindung. Unternehmen verbessern ihre Entscheidungsprozesse, indem sie Markttrends erforschen und potenzielle Bedrohungen oder Chancen erkennen. Dies hilft, Beschaffungsstrategien zu entwickeln, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.

Beschaffungsplanungsprozess

Ein strukturierter und gründlicher Prozess macht die Beschaffung effizient. Hier sind einige Standard-Schritte im Prozess.

• Identifizieren Sie die Beschaffungsbedarfe der Organisation. Die Analyse der aktuellen Beschaffungsverfahren eines Unternehmens, das Finden von potenziellen Verbesserungsbereichen und das Ermitteln der genauen Lieferungen, Dienstleistungen oder Projekte helfen Teams, die notwendige Beschaffungsgrundlage zu schaffen.
• Erstellen Sie Beschaffungsziele. Priorisieren Sie die wichtigsten Beschaffungsaufgaben und stimmen Sie sie mit den Zielen der Organisation ab.
• Bestimmen Sie die Beschaffungsmethode. Wählen Sie eine Beschaffungstechnik basierend auf den Zielen des Unternehmens. Dies kann wettbewerbsorientierte Ausschreibungen, Angebotsanfragen oder Direktverträge umfassen.
• Erstellen Sie einen Beschaffungszeitplan. Beinhaltet Bewertung, Vertragsverhandlung und Lieferung. Der Zeitplan sollte mit dem Kalender der Organisation synchronisiert sein.
• Planen Sie ein Budget für Einkäufe. Das Einkaufsbudget sollte alle Ausgaben im Zusammenhang mit den Beschaffungsaktivitäten berücksichtigen, wie z.B. Beschaffungsgebühren oder Transportkosten.
• Bestimmen Sie potenzielle Lieferanten. Führen Sie Marktforschung durch, finden Sie mögliche Lieferanten und bewerten Sie deren Fähigkeiten und Qualifikationen.
• Ermitteln Sie Bewertungskriterien. Bewerten Sie potenzielle Lieferanten basierend auf ihren Qualifikationen und Erfahrungen. Die Kriterien basieren auf den Beschaffungszielen.
• Führen Sie Beschaffungsaktivitäten durch. Bewerben Sie die Beschaffungsmöglichkeit, erhalten Sie Angebote von möglichen Lieferanten, bewerten Sie deren Angebote, verhandeln Sie Verträge und beschaffen Sie die Ressourcen.
• Überwachen und bewerten Sie Beschaffungsaktivitäten. Verfolgen Sie die Beschaffungsaktivitäten, bewerten Sie die Leistung der Lieferanten und identifizieren Sie Bereiche, in denen die Beschaffungsprozesse verbessert werden können.

Beschaffungsplanung vs. Bedarfsplanung

Beschaffungsplanung wird manchmal mit Bedarfsplanung verwechselt, aber die beiden sind unterschiedlich.

Beschaffungsplanung ist der Prozess der Auswahl, was ein Unternehmen von externen Lieferanten kaufen muss. Der Plan skizziert, wie ein Anbieter ausgewählt, die Bedürfnisse eines Projekts bestimmt, ein Vertrag abgeschlossen und Lieferungen beschafft werden.

Bedarfsplanung optimiert die Fähigkeit eines Unternehmens, die Kundennachfrage am effektivsten zu befriedigen. Sie analysiert Verkaufs- sowie Verbrauchertrends, historische Verkaufsdaten und Saisonalitätsdaten. Die Bedarfsplanung integriert Verkaufsprognosen, Lieferkette und Bestandsmanagement, um ihr Ziel zu erreichen.

Die Bedarfsplanung prognostiziert die zukünftige Nachfrage unter Verwendung von Informationen aus internen und externen Quellen. Um zu planen, wie viel beschafft oder erstellt werden muss, um diese Nachfrage zu decken, können Unternehmen die Prognose nutzen, um die Verkaufs- und Betriebsstrategie zu leiten.

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