Richtlinienkonformitätsmanagement

Was ist Policy- und Compliance-Management?

Policy- und Compliance-Management ist ein Ansatz zur zentralen Verwaltung von Standards, Richtlinien und internen Kontrollprozessen, die mit externen regulatorischen Standards abgeglichen sind. Es dient als Integrationspunkt für den Import von regulatorischen Compliance-Rahmenwerken.

Unternehmen nutzen Policy- und Compliance-Management-Software, um einen strukturierten Workflow für die Identifizierung, Bewertung und kontinuierliche Überwachung von Kontrollaktivitäten zu erhalten. Unternehmen, die weltweit oder in einer bestimmten Region tätig sind, müssen die regulatorischen Anforderungen erfüllen, die für ihren Standort und ihr Geschäft spezifisch sind. Policy- und Compliance-Management-Lösungen bringen alle Kontrollen zusammen, um sicherzustellen, dass Organisationen nicht aufgrund geringfügiger Unterschiede die Einhaltung mehrerer Standards verpassen.

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Vorteile des Policy- und Compliance-Managements

Effektives Policy- und Compliance-Management mindert das Risiko, das mit der Verwaltung mehrerer Compliance-Anforderungen und der Etablierung interner Kontrollen zur Erfüllung dieser Anforderungen verbunden ist.

• Minimiert Geschäftsrisiken: Policy- und Compliance-Management integriert mehrere Geschäftsprozesse mit Hilfe einer einheitlichen Softwarelösung. Es dient als zentrales Repository zur Verwaltung kritischer Informationen und Anwendungen eines Unternehmens, wodurch Sicherheitsexperten Bedrohungen erkennen und Geschäftsrisiken mindern können, wenn sie Anomalien oder Compliance-Verstöße feststellen.

• Gewährleistet Sicherheit: Policy- und Compliance-Management-Lösungen verfügen über solide Authentifizierungsprotokolle, die die Sicherheit wichtiger Vermögenswerte gewährleisten und sie vor böswilligen Hackern schützen.

• Bewertet Risiken in mehreren Bereichen: Policy- und Compliance-Management ermöglicht es Teams, eine ordnungsgemäße Risikobewertung in allen Governance-, Risiko- und Compliance-Funktionsbereichen (GRC) durchzuführen. Der Ansatz erleichtert interne Audits, Qualitätssicherung, Kompetenz und pflegt Risikoregister, regulatorische Compliance und Reputation.

• Verknüpft Anforderungen mit Kontrollen: Mit Policy- und Compliance-Management kann jede Änderung der Anforderungen mit den Kontrollen abgeglichen werden, die diese Anforderungen erfüllen. Wenn sich die Anforderungen ändern, spiegelt sich dies in einem effektiven Policy- und Compliance-Management-Prozess wider. Es hilft, das nahtlose Management verschiedener regulatorischer Standards sicherzustellen und Compliance-Beauftragten zu ermöglichen, sich auf geschäftskritischere Funktionen zu konzentrieren.

Wesentliche Elemente des Policy- und Compliance-Managements

Der Policy- und Compliance-Management-Prozess enthält einige wichtige Komponenten, die darauf ausgelegt sind, die administrativen Aufgaben einer Organisation überschaubarer zu machen.

• Compliance-Programm: Unternehmen müssen ein gut definiertes Compliance-Programm haben, um alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, die für die Geschäftstätigkeit in einer bestimmten Region erforderlich sind. Policy- und Compliance-Management umfasst Richtlinien und Prozesse und beinhaltet Schulungen, Überwachung und die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen, um ein effektives Compliance-Programm bereitzustellen.

• Zentralisiertes Repository für Richtlinien und Compliance:  Die Pflege eines zentralisierten Systems zur Identifizierung, Bewertung und Überwachung interner Richtlinien und Compliance dient als einzige Quelle der Wahrheit für Unternehmen, um ihre Richtlinien zu verwalten und die Compliance nachzuweisen.

• Versionskontrolle von Richtlinienänderungen und Genehmigungen: Bei jeder Änderung der Richtlinie müssen Unternehmen ihre Mitarbeiter benachrichtigen und transparent darüber informieren. Policy- und Compliance-Management ermöglicht es Unternehmen, jede Änderung effektiv zu kommunizieren. Es kümmert sich auch um den Genehmigungsprozess von Richtlinienänderungen, bevor sie veröffentlicht werden.

• Verfolgung und Berichterstattung: Ein Policy- und Compliance-Management-Prozess umfasst die Verfolgung jeder Richtlinienänderung mit Details darüber, wer die Änderung erhalten, überprüft und bestätigt hat. Es beweist die Compliance und reduziert die Haftung.

• Compliance-Reife: Jede Änderung der Compliance-Anforderungen erfordert, dass Unternehmen ihre Kontrollziele ändern, um die Revision zu erfüllen. Mit Policy- und Compliance-Management-Lösungen können Unternehmen die Entitäten, die die Compliance nachweisen, effektiv ändern, indem sie Indikatortemplates, Testtemplates und Bestätigungen verwenden, um das Compliance-Niveau zu demonstrieren. 

Best Practices für Policy- und Compliance-Management

Organisationen können die folgenden Best Practices übernehmen, um ein effektives Policy- und Compliance-Management sicherzustellen:

• Nutzen Sie Policy- und Compliance-Management-Software, um Prozesse in fortgeschrittenen Managementprogrammen zu automatisieren.
• Seien Sie proaktiv, nicht reaktiv, bei der Überprüfung von Richtlinienänderungen und der Durchführung notwendiger Aktualisierungen, bevor Probleme auftreten.
• Setzen Sie ein Standardverfahren für die Erstellung und Verteilung neuer Richtlinien an Mitarbeiter und um deren Bestätigung zu erhalten. 
• Machen Sie Policy- und Compliance-Management zu einer abteilungsübergreifenden Verantwortung und beziehen Sie verschiedene Abteilungen in die Richtlinienüberprüfungen ein.
• Beschränken Sie die Entscheidungsbefugnis auf das Management, wobei der Vorstand eine beratende Rolle spielt. Organisationen können Ausnahmen bei Entscheidungen machen, die höhere Risiken oder den Verhaltenskodex betreffen.
• Setzen Sie eine Eskalationsrichtlinie fest, um die Details dessen zu klären, was eskaliert werden kann, an wen und den damit verbundenen Zeitrahmen.
• Anstatt direkt zu den Compliance-Anforderungen zu springen, sollten Unternehmen von den erwarteten Endergebnissen aus rückwärts arbeiten. Es beinhaltet die Untersuchung von Zielen, die Identifizierung präziser Ziele und das Setzen klarer Metriken, um zu verfolgen, wie effektiv die Compliance erreicht wird.
• Verstehen Sie die Compliance-Vorschriften klar und überwachen Sie interne Kontrollen.
• Stellen Sie eine Basislinie der aktuellen Compliance-Bemühungen des Unternehmens auf und führen Sie Audits durch, um die Wirksamkeit des Policy- und Compliance-Management-Programms einer Organisation zu überprüfen.
• Entwickeln Sie einen laufenden Compliance-Schulungsplan anstelle eines eintägigen Workshops. Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter bei jeder Richtlinienänderung schulen, und laufende Compliance-Schulungen helfen, dies zu berücksichtigen.
• Stellen Sie sicher, dass Richtlinien- und Compliance-Überprüfungen regelmäßig stattfinden. Setzen Sie Erinnerungen, um diese Überprüfungen regelmäßig durchzuführen, anstatt als Reaktion auf Verstöße.