Geschäftsprozessmanagement (BPM)

Was ist Geschäftsprozessmanagement (BPM)?

Geschäftsprozessmanagement ist eine organisatorische Disziplin, die sich mit der Verwaltung und Verbesserung operativer Geschäftsprozesse befasst. BPM stellt sicher, dass jede Organisation von der Strukturierung, Analyse und Verbesserung dieser Prozesse profitiert, während sie Menschen, Informationen und Technologie koordiniert.

Jede Organisation hat einen oder mehrere Prozesse, um reibungslos zu funktionieren. Diese können von Kundenservice und Lieferkette bis hin zu Buchhaltung und Projektfreigaben reichen. Das BPM-Framework hilft Unternehmen, große Probleme zu lösen, um einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen, bestehende Prozesse zu verbessern und den Umsatzfluss durch die aktuellen Prozesse zu steigern.

Unternehmen nutzen Geschäftsprozessmanagement-Software, um organisatorische Prozesse zu automatisieren und zu berichten, sie zu optimieren und gesetzte Ziele zu erreichen. Geschäftsprozessmanagementsysteme integrieren oft Wissen mit Technologien wie Workflow-Management-Software, um verschiedene Aktivitäten zu organisieren und zu planen.

Geschäftsprozessmanagementlösungen werden oft in Verbindung mit vielen anderen Technologien und Praktiken verwendet, einschließlich Business Intelligence, Entscheidungsunterstützungssystemen (DSS), Enterprise Resource Planning Systemen (ERP), serviceorientierter Architektur (SOA), Unternehmensarchitektur (EA) Software, Geschäftsmodellierung und Design Thinking.

Geschäftsprozessmanagement (BPM) Software

Software, die geschäftsprozessmanagement (bpm) als Funktion oder Begriff erwähnt.

Kissflow

ProcessMaker

Oracle WebLogic

Dynatrace

Upland FileBound

Integrated Management System (IMS)

Warum ist Geschäftsprozessmanagement wichtig?

Schlechte Geschäftsprozesse können Chaos anrichten, wenn sie unstrukturiert und unsystematisiert bleiben. Organisationen können nur einen Teil eines Prozesses auf einmal sehen, und nur wenige sind in der Lage, den gesamten Einfluss zu überblicken. Sie verpassen wesentliche Informationen, einschließlich wo der Prozess beginnt und endet, welche kritischen Daten benötigt werden und welche Hindernisse und Redundanzen bestehen.

Geschäftsprozessmanagement hilft Unternehmen, ihre Abläufe besser zu kontrollieren und kontinuierlich zu verbessern. Es sorgt für eine effiziente Organisation, die besser in der Lage ist, Waren und Dienstleistungen zu liefern und sich an Veränderungen anzupassen.

Beispiele für Geschäftsprozessmanagement

Mit der richtigen BPM-Software kann jeder Teil des Geschäftsprozessmanagement-Lebenszyklus effizienter, schneller und genauer gestaltet werden. Hier sind einige gängige BPM-Beispiele:

• Personalwesen (HR): Formulare und Dokumentenverwaltung machen den Großteil der HR-Arbeit aus, was hektisch und zeitaufwendig sein kann. Mit Geschäftsprozessmanagement können Organisationen ihre HR-Abläufe von Anfang bis Ende automatisieren, was Geld, Zeit und Papierkram spart. Sie können auch das Onboarding von Mitarbeitern und Genehmigungs-Workflows optimieren.
• Vertrieb: Das Vertriebsteam in den meisten Organisationen verbringt viel Zeit mit der Koordination mit dem Team für Debitorenbuchhaltung (AR), um Verkaufsrechnungen genehmigen zu lassen. Selbst ein kleiner Rechnungsfehler kann einem Unternehmen schaden. Geschäftsprozessmanagement automatisiert den Rechnungsfreigabeprozess, reduziert die Möglichkeit von Fehlern und die Notwendigkeit von Rückfragen zwischen Vertriebsmitarbeitern und dem Buchhaltungsteam.
• Kundendienst: BPM erleichtert kundenorientierte Aktivitäten. Es integriert Technologien und Abteilungen für einen reibungslosen Betrieb und hilft, Kundenerwartungen zu erfüllen. Es deckt auch Ineffizienzen in der Käuferreise auf und optimiert den gesamten Kaufprozess.

Arten von BPM

Die verschiedenen Arten von Geschäftsprozessmanagementsystemen sind:

• Integrationszentriertes BPM: Auch als systemzentriertes BPM bekannt, automatisiert diese Form des Geschäftsprozessmanagementsystems Abläufe, die im Wesentlichen zwischen den bestehenden Systemen eines Unternehmens wie dem Personalmanagementsystem (HRMS), dem Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und der Unternehmensressourcenplanung (ERP) hin- und herwechseln, ohne dass größere menschliche Eingriffe erforderlich sind.
  Integrationszentrierte BPM-Systeme verfügen über viele Konnektoren und Application Programming Interface (API)-Zugänge, um schnelle Prozesse zu ermöglichen.
• Menschenzentriertes BPM: Dieser Ansatz konzentriert sich auf menschliche Fähigkeiten in Prozessen. Unabhängig davon, wie automatisiert Ihr Unternehmen ist, können nur Menschen bestimmte Genehmigungen und Verantwortlichkeiten übernehmen. Menschenzentrierte BPM-Lösungen bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche, einfache Benachrichtigungen und schnelles Tracking, was es einfacher macht, Mitarbeiter während des Prozesses zur Verantwortung zu ziehen.
• Dokumentenzentriertes BPM: Dieses System wird verwendet, wenn ein Dokument (wie ein Vertrag oder eine Vereinbarung) im Mittelpunkt des BPM-Prozesses steht. Es ermöglicht die Handhabung, Formatierung, Validierung und Authentifizierung von Dokumenten in einer Pipeline.

Vorteile von BPM

Geschäftsprozessmanagement hilft Unternehmen, zu digitalisieren und breitere organisatorische Ziele zu erreichen. Hier sind die Hauptvorteile von BPM:

• Erhöhte geschäftliche Agilität: BPM hilft, Geschäftsprozesse zu pausieren, zu ändern und neu zu starten. Das Ändern, Wiederverwenden und Anpassen von Workflows macht diese Prozesse reaktionsfähiger und bietet Unternehmen mehr Einblick in die Auswirkungen.
• Reduzierte Kosten und erhöhte Einnahmen: Eine BPM-Lösung beseitigt Engpässe, was sich im Laufe der Zeit in erheblichen Kosteneinsparungen niederschlägt. Die Durchlaufzeiten für den Produktverkauf verkürzen sich, was den Verbrauchern schnelleren Zugang zu Dienstleistungen und Produkten bietet und den Umsatz und das Einkommen steigert. BPM-Lösungen helfen auch, Ressourcen zuzuweisen und zu verfolgen, um Verschwendung zu reduzieren, was zur Kostensenkung beitragen kann.
• Verbesserte Sichtbarkeit: BPM ermöglicht Automatisierung und stellt gleichzeitig sicher, dass KPIs in Echtzeit überwacht werden. Diese erhöhte Transparenz führt zu einer verbesserten Aufsicht und der Fähigkeit, Praktiken und Systeme effektiv anzupassen, während Ergebnisse verfolgt werden.
• Verbesserte Prozessskalierbarkeit: Da BPM eine verbesserte Prozessimplementierung und Workflow-Automatisierung vorantreibt, lässt sich dies gut umsetzen, wenn Prozesse in verschiedene Regionen skaliert werden. BPM-Tools können Teams helfen, sich mehr auf Innovation zu konzentrieren, indem sie Verantwortlichkeiten festlegen und Konsistenz im gesamten Prozess aufrechterhalten.

Lebenszyklus des Geschäftsprozessmanagements

Ein solides BPM-System beginnt mit der Skizzierung der Schritte eines Workflows. Dies hilft, Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren und KPIs zu überwachen, um Fortschritte zu messen. Unternehmen können ihre Prozesse optimieren und mit BPM bessere Ergebnisse erzielen. Dazu müssen sie zunächst den BPM-Lebenszyklus vollständig verstehen.

Hier sind die fünf Phasen des Geschäftsprozessmanagement-Lebenszyklus:

1. Design: Geschäftsanalysten untersuchen bestehende Prozesse, führen Interviews mit verschiedenen Stakeholdern durch und treffen sich mit Führungskräften, um Ziele zu setzen. Diese Phase hilft, Geschäftsbedürfnisse zu erfassen und sicherzustellen, dass die Ergebnisse mit den festgelegten Zielen übereinstimmen.
2. Modell: Diese Phase beinhaltet die Entwicklung einer visuellen Darstellung des Prozessmodells. Es sollte detaillierte Informationen wie Fristen, Aufgabenübersichten und Datenflüsse in einem Prozess enthalten. BPM-Software erleichtert die einfachere Prozessmodellierung.
3. Ausführung: Das BPM-Team sollte das neue BPM-System an einer kleinen Gruppe von Personen prototypisieren und bewerten. Nach der Integration von Feedback kann der Prozess für ein breiteres Publikum eingeführt werden.
4. Überwachung: In dieser Phase muss das BPM-Team den Prozess überwachen, Verbesserungen bewerten und neue Engpässe entdecken. Es sollte weiterhin KPIs festlegen und Berichte oder Dashboards verwenden, um die Leistung zu messen. Dies umfasst auch die Unterscheidung zwischen Makro- und Mikroindikatoren, wie z.B. einem gesamten Prozess im Vergleich zu Prozesssegmenten.
5. Optimierung: Mit einem effizienten Berichtssystem können Unternehmen ihre Bemühungen erfolgreich auf Optimierung oder Prozessverbesserung lenken. Geschäftsprozessoptimierung (BPO) ist die Neugestaltung von Geschäftsprozessen, um sie zu vereinfachen und die Effizienz zu steigern und sie mit einer größeren Strategie in Einklang zu bringen.

Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) vs. Geschäftsprozessmanagement (BPM)

Geschäftsprozessautomatisierung und Geschäftsprozessmanagement sind in bestimmten Aspekten ähnlich und synergetisch, aber sie sind nicht identisch. BPA automatisiert Prozesse, während BPM sie verwaltet, was Automatisierung beinhalten kann oder nicht.

Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) bezieht sich auf jeden Ansatz, der Automatisierung verwendet, um Geschäftsabläufe zu vereinfachen. Es umfasst eine breite Palette von Anwendungen und Technologien, um die Produktivität, Agilität, Effizienz und Compliance im täglichen Betrieb eines Unternehmens zu steigern. Unternehmen nutzen Robotic Process Automation (RPA) Software, um Bots zu entwickeln, die Routineaufgaben automatisieren.

Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist ein methodischer Ansatz zur Verbesserung von Geschäftsprozessen. Wenn es korrekt implementiert wird, sehen Mitarbeiter und andere Stakeholder, wie sie zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.