Was ist Budgetmanagement?
Budgetmanagement, manchmal auch Budgetverwaltung genannt, ist die Überwachung der Einnahmen- und Ausgabenverfolgung in einer Organisation. Das Verwalten eines Budgets umfasst die Analyse der aktuellen Ausgaben, die Organisation von Einkäufen nach Kategorien und die Überwachung des Cashflows im Laufe der Zeit.
Ein mittelgroßes bis großes Unternehmen hat typischerweise separate Budgets für das Unternehmen und für einzelne Abteilungen. Abteilungsleiter und Budgetmanager nutzen ausgeprägte analytische Fähigkeiten und ein sorgfältiges Auge für Details, um sicherzustellen, dass die Abteilung einen positiven Cashflow und angemessene Ausgaben beibehält.
Mit einem ordnungsgemäßen Budgetmanagement kann eine Organisation die Rentabilität und das Wachstum steigern. Budgetmanagement- und Prognosesoftware hilft Unternehmen, Daten zu organisieren und zukünftige Entscheidungen zu planen.
Arten des Budgetmanagements
Unabhängig davon, ob ein Unternehmen groß oder klein ist, müssen die Unternehmensleiter die Einnahmen und Ausgaben genau verwalten, um den Gewinn zu maximieren. Ein einzelnes Unternehmen kann verschiedene Arten von Budgets haben, wie z.B. ein Hauptbudget und ein Betriebsbudget. Sie können auch verschiedene Methoden verwenden, um diese Budgets zu verwalten. Einige dieser Methoden umfassen:
- Zero-based: Dieses System wird von Grund auf neu aufgebaut. Da ein Neuanfang zeitaufwendig ist, entscheiden sich Führungskräfte dafür, diese Methode in einer Abteilung nach der anderen oder im Laufe mehrerer Jahre anzuwenden. Dies zwingt ein Unternehmen dazu, nicht wesentliche Ausgaben zu bewerten und zu kürzen.
- Aktivitätsbasiert: Dieses wird von oben nach unten aufgebaut. Das Ziel ist es, Kostentreiber zu analysieren und Produktivität und Effizienz zu optimieren. Die aktivitätsbasierte Methode ist zeitintensiv und hilft einem Unternehmen, Geld zu sparen. Da dieser Typ zukunftsorientiert ist, sind historische Daten nicht erforderlich. Das bedeutet, dass auch neue Organisationen diesen Ansatz verwenden können.
- Inkremental: Dieses moderate System verwendet das bestehende Budget eines Unternehmens als Basis. Organisationen passen es dann nach Bedarf für den kommenden Zeitraum an, basierend auf Inflation und anderen prognostizierten Kosten. Diese Methode ist aufgrund ihrer Einfachheit beliebt.
- Wertvorschlag: Budgetmanager oder Abteilungsleiter verwenden diesen Typ, um jede Zeile des Budgets zu analysieren und zu bestimmen, ob der Wert einer Ausgabe die Kosten wert ist. Obwohl der Wert subjektiv und schwer zu quantifizieren sein kann, kann diese Methode Führungskräften helfen, ein Budget auf die gewünschten Ergebnisse zuzuschneiden.
Vorteile des Budgetmanagements
Um wichtige finanzielle Ziele zu erreichen, ist ein genaues Budgetmanagement erforderlich. Weitere Vorteile sind:
- Unterstützung bei der Planung: Budgetmanager können vergangene Budgets als historische Daten verwenden, wenn sie Entscheidungen für die Zukunft treffen. Zum Beispiel könnte ein Abteilungsleiter die Ausgaben der vergangenen Jahre im Frühling berücksichtigen, wenn er ein neues Budget für April mit einer rollierenden Prognose erstellt.
- Überwachung des Fortschritts: Aktuelle Budgets können genau überwacht werden, um sicherzustellen, dass Einnahmen und Ausgaben wie prognostiziert funktionieren. Ein Manager kann überdurchschnittlich hohe Ausgaben erkennen und intelligentere Ausgabenlösungen vorschlagen.
- Erleichterung der Entscheidungsfindung: Ein detailliertes Budget und ein starkes Management vereinfachen den Entscheidungsprozess. Zum Beispiel macht es das Betrachten des prognostizierten Wachstums einfacher, herauszufinden, ob Mittel verfügbar sind, um neues Personal einzustellen.
Best Practices im Budgetmanagement
Budgetmanagement hat das Potenzial, finanzielle Klarheit für Unternehmen jeder Größe zu schaffen. Befolgen Sie diese Praktiken für beste Ergebnisse:
- Arbeiten Sie mit den entsprechenden Teammitgliedern zusammen. Das beste Budgetmanagement zeichnet sich durch Genauigkeit aus. Um die genauesten Zahlen zu erhalten, muss ein Geschäftsführer oft mit einem Lieferanten, einem Kollegen oder einem Abteilungsleiter sprechen. Manchmal könnte ein Unternehmen sogar eine Umfrage verteilen, um nützliche Daten zu sammeln.
- Wählen Sie ein geeignetes Softwareprogramm aus. Die meisten Organisationen verwalten heute ihre Finanzen über Budgetmanagement-Software, die es ihnen ermöglicht, zu planen, zu analysieren und zu berichten. Einige Produkte bieten spezielle Automatisierungen und Integrationen für Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branchen.
- Schaffen Sie Ausrichtung. Denken Sie daran, dass die Ausgaben des Unternehmens seine täglichen Abläufe beeinflussen und die operativen Aufgaben den übergeordneten strategischen Plan und die Vision des Unternehmens widerspiegeln sollten. Ausrichtung auf allen Ebenen schafft Kohäsion.
- Überprüfen Sie das Budget nach einem festgelegten Zeitplan. Entscheiden Sie sich für einen Zeitplan zur Überprüfung des Budgets und halten Sie sich daran. Vergleichen Sie Prognosen mit dem tatsächlichen Cashflow. Analysieren Sie die Gründe für die Unterschiede und berücksichtigen Sie den Fortschritt in Richtung der Ziele und Vorgaben.
Kelly Fiorini
Kelly Fiorini is a freelance writer for G2. After ten years as a teacher, Kelly now creates content for mostly B2B SaaS clients. In her free time, she’s usually reading, spilling coffee, walking her dogs, and trying to keep her plants alive. Kelly received her Bachelor of Arts in English from the University of Notre Dame and her Master of Arts in Teaching from the University of Louisville.
