Der MVP Ihres Unternehmens hat gerade seine Kündigung eingereicht – haben Sie einen internen Kandidaten, der seine Rolle übernehmen kann?

Mitarbeiterfluktuation ist etwas, womit jedes Unternehmen irgendwann umgehen muss. Was die besten Unternehmen von den anderen unterscheidet, ist, wie gut sie darauf vorbereitet sind, mit einer Kündigung umzugehen.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, an einen internen Kandidaten zu denken, der die erforderlichen Fähigkeiten für eine interne Beförderung hat, könnten Sie ein ernsthaftes Talentmanagement-Problem haben. Es ist Ihre Aufgabe als HR-Experte, auf Situationen wie die oben genannte vorbereitet zu sein.

Wie können Sie also sicherstellen, dass Sie nie von der Kündigung eines Mitarbeiters überrascht werden? Indem Sie eine umfassende Nachfolgeplanung entwickeln.

Vielleicht sind Sie nicht besorgt darüber, einen internen Kandidaten für eine offene Position einzustellen, und sind zuversichtlich in Ihrer Fähigkeit, neue Talente einzustellen. Während das kurzfristig funktionieren mag, gibt es viele langfristige Probleme, die die Nachfolgeplanung lösen kann.

Warum ist Nachfolgeplanung wichtig?

Der erste Schritt zur Erstellung einer erfolgreichen Nachfolgeplanungsstrategie besteht darin, zu verstehen, warum sie wichtig ist. Hier sind drei übergeordnete Gründe, warum Sie die Integration der Nachfolgeplanung in Ihre Talentmanagementstrategie in Betracht ziehen sollten:

Sie hält Ihr Unternehmen reibungslos am Laufen

Es gibt eine ernsthafte Diskrepanz zwischen der durchschnittlichen Zeit, die ein Mitarbeiter bei einer Kündigung geben soll (zwei Wochen), und der durchschnittlichen Zeit, die benötigt wird, um eine freie Stelle zu besetzen. Laut einem Artikel von Hirevue dauert es durchschnittlich 42 Tage, um eine Stelle zu besetzen.

Das bedeutet, dass Sie selbst unter den besten Umständen fast einen ganzen Monat lang eine Vakanz haben, bevor ein neuer Mitarbeiter beginnt. Dies gilt nur, wenn Sie den perfekten Kandidaten finden, ihn interviewen, ihm das Angebot machen und er es innerhalb der zwei Wochen annimmt, in denen der ausscheidende Mitarbeiter noch da ist.

Seien wir ehrlich: Es dauert länger, gute externe Talente zu finden und einzustellen. Möglicherweise müssen Sie die Stelle mehrmals ausschreiben, um schließlich die richtige Person für den Job zu finden, während die Zeit mit einer Vakanz in einer Ihrer Führungspositionen verstreicht.

Die Nachfolgeplanung löst dieses Problem. Wenn Sie im Voraus planen und interne Talente fördern, bevor jemand kündigt, werden Sie nicht überrascht, wenn ein Mitarbeiter für eine neue Gelegenheit geht.

Sie bietet den Mitarbeitern klare Karriereentwicklung

Nachfolgeplanung geht nicht nur darum, der Mitarbeiterfluktuation einen Schritt voraus zu sein, sondern auch darum, Ihren aktuellen Mitarbeitern Wachstumschancen zu bieten.

Ein Mangel an Wachstumschancen oder klar umrissenen Karrierewegen ist der Hauptgrund, warum Mitarbeiter ihre Jobs für neue Möglichkeiten aufgeben. Mitarbeiter, die das Gefühl haben, dass ihr Talent gefördert wird, sind weniger geneigt zu kündigen oder einen neuen Job zu suchen. Die Nachfolgeplanung ist Ihre Möglichkeit, den Mitarbeitern zu zeigen, dass es in Ihrem Unternehmen Raum für Wachstum gibt.

Die Nachfolgeplanung ist auch ideal für junge, ehrgeizige Mitarbeiter, die möglicherweise noch nicht bereit für eine Beförderung sind, deren Antrieb Sie jedoch nicht entmutigen möchten. Die Nachfolgeplanung kann jüngeren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, von erfahrenen Mitarbeitern zu lernen und zu erkunden, was sie in ihrer Karriere tun möchten.

Wenn Sie die Nachfolgeplanung in Ihre Talentmanagementstrategie integrieren, signalisieren Sie Ihren Mitarbeitern, dass es in Ihrem Unternehmen einen Weg für Wachstum und Erfolg gibt, wenn sie bereit sind, die Arbeit zu investieren.

6 Schritte für eine erfolgreiche Nachfolgeplanung

Jetzt, da Sie verstehen, warum Nachfolgeplanung wichtig ist, ist es an der Zeit, Ihren eigenen Nachfolgeplan zu erstellen. Wie bei den meisten internen Prozessen wird dies nicht schnell gehen, aber es wird die Zeit und Energie wert sein, die es braucht, um es umzusetzen.

Werfen wir einen kurzen Blick darauf, wie man einen Nachfolgeplan erstellt:

Wenn das verwirrend erscheint, machen Sie sich keine Sorgen. Wir haben einen detaillierten, schrittweisen Leitfaden für Sie zusammengestellt. Schauen Sie ihn sich an.

1. Identifizieren Sie Schlüsselpositionen

Der erste Schritt für eine erfolgreiche Nachfolgeplanung besteht darin, Schlüsselpositionen in Ihrer Organisation zu identifizieren. Schlüsselpositionen zu identifizieren bedeutet, zu verstehen, welche Positionen Ihrem Unternehmen am meisten schaden würden, wenn sie unbesetzt blieben. Es kann auch bedeuten, Positionen zu identifizieren, von denen Sie wissen, dass sie bald vakant sein werden, z.B. wenn Sie wissen, dass jemand in den nächsten sechs Monaten befördert wird, benötigen Sie jemanden, der sie ersetzt, sobald sie gewechselt haben.

Der größte Fehler, den Menschen bei der Nachfolgeplanung machen, ist, nicht weit genug im Voraus zu planen. Sie müssen nicht warten, bis jemand seine Position verlässt, um mit der Planung seines Nachfolgers zu beginnen. Wenn Sie nur einen leitenden Designer haben, sollten Sie einen Junior-Designer für diese Rolle ausbilden, auch wenn es keine Anzeichen dafür gibt, dass Ihr leitender Designer plant, bald zu gehen oder befördert zu werden.

Treffen Sie sich mit den Managern jeder Abteilung und ermitteln Sie die wertvollsten Positionen und Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Entscheiden Sie, für welche Positionen Sie einen internen Kandidaten haben möchten, falls diese Position verfügbar wird. Dies wird als Grundlage Ihres Nachfolgeplans dienen.

2. Bestimmen Sie die notwendigen Fähigkeiten für jede Position

Der nächste Schritt für die Nachfolgeplanung besteht darin, die Schlüsselkompetenzen zu identifizieren, die für die in Schritt eins identifizierten Positionen erforderlich sind. Gibt es bestimmte Zertifizierungen, die diese Person benötigen wird? Gibt es bestimmte Software, die diese Person beherrschen muss? Gibt es Kunden, mit denen diese Person vertraut sein muss?

Sobald Sie die Fähigkeiten identifiziert haben, die für den Erfolg in dieser Rolle erforderlich sind, wissen Sie, worauf Sie sich bei Ihrer Mitarbeiterentwicklung konzentrieren müssen. Seien Sie klug, wie Sie Ihre Mitarbeiter schulen. Das Verständnis der Fähigkeiten, die sie für das Wachstum in ihrer Karriere benötigen, wird sowohl Ihnen als auch dem Mitarbeiter zugutekommen.

3. Bewerten Sie Ihr Personal

Jetzt, da Sie sowohl die Schlüsselpositionen als auch die erforderlichen Fähigkeiten identifiziert haben, müssen Sie die Mitarbeiter auswählen, die Sie einbeziehen möchten.

Machen Sie nicht den Fehler, Ihren Fokus darauf zu beschränken, welche Mitarbeiter Sie für die Nachfolgeplanung auswählen. Einige Mitarbeiter sind möglicherweise vollkommen zufrieden, wo sie sind, und wollen keine Beförderung. Andere sind möglicherweise an einer ganz anderen Abteilung interessiert, und Sie wissen es nicht.

Sie müssen transparent mit Ihren Mitarbeitern über diesen Prozess sein und ihnen die Möglichkeit geben, sich zu melden, wenn sie interessiert sind. Ermutigen Sie die Manager in Ihrem Unternehmen, mit jedem Mitarbeiter über seine Karriereentwicklung und Karrierepläne zu sprechen. Verschaffen Sie sich einen Eindruck davon, wer bereit für mehr Verantwortung zu sein scheint und wer möglicherweise mehr Zeit benötigt.

Es ist wichtig, dass Sie mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren, damit sie verstehen, was vor sich geht. Sie möchten, dass jüngere Mitarbeiter verstehen, dass dies ein Weg zum Karrierewachstum ist. Sie möchten auch, dass erfahrene Mitarbeiter wissen, dass sie nicht ersetzt oder entlassen werden, nur weil Sie andere Mitarbeiter schulen. Es ist ein heikles Gleichgewicht, und ehrlich zu sein, ist der beste Weg, um Angst oder Verwirrung zu vermeiden.

4. Entwickeln Sie einen Nachfolge- und Wissenstransferplan

Sobald Sie die ersten drei Schritte abgeschlossen haben, ist es an der Zeit, den Nachfolgeplan selbst zu erstellen. Setzen Sie sich mit all Ihren Mitarbeitern (ja, jedem Einzelnen) zusammen und bitten Sie sie, eine Beschreibung ihrer Arbeitsaufgaben zu schreiben. Lassen Sie sie detailliert beschreiben, an welchen Konten sie arbeiten, für welche Berichte sie verantwortlich sind und die Passwörter zu ihren Unternehmenskonten.

Die Antwort für die meisten Menschen ist nein, und deshalb ist es wichtig, ein Handbuch für jede Position zu erstellen. Dies wird als Wissensbasis für denjenigen dienen, der eine neue Position übernimmt. Dies stellt sicher, dass Sie, ob Sie von der Abreise eines Mitarbeiters überrascht werden oder nicht, immer vorbereitet sind.

5. Nutzen Sie Ihre Ausfallzeiten effektiv

Der längste Teil der Nachfolgeplanung ist das Warten auf eine Gelegenheit, die sich eröffnet. Es reicht nicht aus, jüngeren Mitarbeitern zu versprechen, dass sie eines Tages befördert werden könnten. Sie müssen die Zeit, in der sie nicht befördert werden, nutzen, um in ihre Schulung und Entwicklung zu investieren.

Während ein auffälliger neuer Titel schön sein mag, gibt es andere Dinge, die Sie Ihren Mitarbeitern anbieten können. Erstellen Sie einen Karriereentwicklungsplan und beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in ihre Karriereplanung ein. Fragen Sie sie, welche Schulungen sie erwerben möchten. Führen Sie sie im Prozess des Wachstums als Profi. Bieten Sie ihnen neue Möglichkeiten, sich bei der Arbeit herauszufordern. Stellen Sie ihnen einen Mentor bei der Arbeit zur Seite.

Wenn Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie in der Zeit, in der sie auf eine Beförderung warten, immer noch wachsen, sind sie weniger geneigt, aus Langeweile oder Frustration zu kündigen.

6. Implementieren, evaluieren und anpassen

Wenn es schließlich an der Zeit ist, die Verantwortung von einem Mitarbeiter auf einen anderen zu übertragen, sind Sie bereit.

Sie haben bereits einen anderen Mitarbeiter identifiziert und geschult, um nahtlos in die Rolle zu schlüpfen. Sie können die zwei Wochen nutzen, in denen Ihr ausscheidender Mitarbeiter noch bei Ihrem Unternehmen beschäftigt ist, um bei der Übergabe zu helfen. Dies ermöglicht es ihnen, den Job zu beobachten und alle Fragen zu stellen, die aufkommen, bevor Ihr ausscheidender Mitarbeiter geht.

Sobald der Übergang abgeschlossen ist, sollten Sie Ihrem Mitarbeiter ein paar Monate Zeit geben, sich in seiner neuen Rolle einzuleben, und Sie sollten alle Fragen beantworten, die er möglicherweise hat. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Ihr erster Versuch der Nachfolgeplanung Raum für Verbesserungen lässt, und das ist in Ordnung. Identifizieren Sie, was funktioniert hat und was nicht, und verbessern Sie sich für das nächste Mal.

Wie man den Erfolg Ihrer Nachfolgeplanungsstrategie misst

Es kann schwierig sein, eine gesamte Nachfolgeplanungsstrategie allein zu implementieren – deshalb ist Technologie Ihr bester Freund. Die richtige Nachfolgeplanungs- und Managementsoftware kann alles tun, von der Erstellung der physischen Nachfolgepläne bis hin zur Identifizierung und Bindung von Top-Talenten.

Nachfolgeplanungssoftware bietet eine Vielzahl von Tools, die es HR-Managern ermöglichen, die Karriereaspirationen der Mitarbeiter zu verfolgen, interne Talente zu binden und intern zu befördern, wodurch die mit der Talentakquise verbundenen Kosten reduziert werden.

Wenn Sie in Ihrer aktuellen Talentmanagementstrategie noch keine Nachfolgeplanungs- und Managementsoftware verwenden, sollten Sie Ihre Optionen erkunden.

Warten Sie nicht, bis es zu spät ist

Nachfolgeplanung mag zunächst wie ein unangenehmes Thema erscheinen, das Sie mit Ihren Mitarbeitern ansprechen müssen, aber es wird Ihnen später Kopfschmerzen ersparen. Wenn Sie die Nachfolgeplanung mit einer klaren Strategie angehen und offen mit Ihren Mitarbeitern sind, werden Sie Ergebnisse sehen.

HR-Manager, erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Talentmanagement-Strategie verbessern können.