Hot Desking

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Resumo e Relevância para Covid-19 Desk Sharing é uma solução para reservas de mesas. Tornou-se cada vez mais relevante durante a pandemia de Covid-19 com suas regulamentações, como distâncias de segurança. Os administradores de escritório podem cumprir as políticas mais recentes aumentando ou diminuindo o número de mesas disponíveis. Algumas empresas expandiram durante a pandemia, contratando trabalhadores em home office. Os novos trabalhadores não receberam uma mesa dedicada e simplesmente não há espaço suficiente para todos. Além disso, todos dizem: "O home office veio para ficar". Por que se preocupar em criar mais espaço de escritório? Basta garantir que não haja overbooking em dias populares e monitorar a utilização das mesas. Outro caso para muitas empresas ao redor do mundo é: 2020-2021 não saiu como planejado. Se você precisar reduzir o espaço do escritório devido à redução de custos, o desk sharing é a solução perfeita para apoiar o trabalho híbrido. Com a solução Desk Sharing, os usuários veem facilmente as mesas disponíveis em tempo real no navegador ou através de displays dedicados no local. A reserva cobre a situação de walk-in para as próximas horas e apoia aqueles usuários que gostam de planejar as próximas semanas de casa. Estes últimos podem fazer reservas múltiplas convenientes para os dias em que planejam visitar o escritório. A solução pode ser implementada com base em programas como O635, Microsoft Exchange ou Google Workspace (anteriormente GSuite). Mas é capaz de funcionar sem integrações de calendário. Funcionalidade A visão principal oferece uma orientação visual no plano de piso, incluindo objetos de orientação personalizados como portas, paredes, máquinas de cópia. Esta visão mostra elementos vermelhos e verdes, dando o status de reserva das mesas ou estações de trabalho. Em cada andar, os clientes podem optar por operar grandes displays de visão geral ou tablets. Todos os usuários podem acessar os planos de piso também em seus PCs/smartphones. Os usuários estão na situação de perguntar "Qual mesa está livre por quantas horas?" ou "Onde está a mesa que reservei ontem?". Em uma reserva walk-in, os usuários podem verificar a disponibilidade com base em intervalos de tempo ou verificar o plano de layout. Esta é uma busca visual por espaço livre. Outro caso de uso suportado aqui é: "26 de 40 mesas estão livres, mas quero me sentar perto do meu líder de equipe que posso ver ali". A reserva é feita pressionando na mesa. A reserva para dias futuros geralmente funciona de uma forma que os usuários especificam o local e o dia. As mesas livres podem ser reconhecidas pela sua coloração verde. Através de codificação de cores adicionais, é aparente se uma mesa está ocupada o dia todo, reservada apenas para a manhã ou para a tarde. As reservas dos colegas são listadas com seus nomes. Selecione e confirme - pronto. Se houver requisitos especiais para o local de trabalho, estes podem ser chamados através de informações adicionais (por exemplo, dois monitores ou equipamento específico). Fotos também podem ser armazenadas. Reservas aceitas são confirmadas por e-mail e incluem links para importar entradas de calendário para Outlook, Google Calendar ou outros programas de cliente. Opções Avançadas de Atualização Se alguém chegou aos últimos metros, há mais conceitos para apoiar a orientação ou para exibir o status. Mini-displays opcionais mostrando o status da reserva em cada mesa - semelhante a um sinal de porta de sala de reunião digital. Alguns clientes preferem ter um display de tablet para um grupo de mesas dentro do escritório aberto. Para economizar custos de hardware para tablets, caixas android também podem ser implementadas. Estas são conectadas aos monitores existentes como uma segunda fonte de entrada HDMI. Outra opção é integrar LEDs programáveis independentes de terceiros para dar visibilidade à distância. Dependendo dos requisitos do cliente, a ocupação pode ser processada usando sensores. A solução pode ser implementada em um dia. Em grandes ambientes de escritório com centenas de mesas, é necessário um projeto para satisfazer requisitos individuais como integrações avançadas.

Meeting Room Schedule

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O Meeting Room Schedule é uma solução de software para gerenciar salas de reuniões em displays de porta. Ele funciona em tablets Android montados na parede ao lado da porta da sua sala de reuniões. Você pode facilmente reservar salas a partir do tablet para reuniões espontâneas ou para eventos futuros. Ele fornece uma visão geral de todas as salas disponíveis, oferecendo informações de status sobre horários livres para reuniões. Ele integra calendários de recursos como Office365, MS Exchange ou Google Workspace (anteriormente GSuite). Nenhuma ferramenta adicional é necessária para reservas de PC a partir do Outlook ou Google Calendar. Trabalhe como antes e obtenha mais recursos no display da porta. Esperando sua reunião começar e se perguntando quem vai participar? Verifique o status de aceitação dos participantes. Se você está gerenciando suas salas com papel, ficará surpreso com quanto tempo essa solução vai economizar. Pense em todo o trabalho para cada mudança. Em vez disso, você pode atualizar o display com alguns cliques e as mudanças são mostradas em tempo real. Sua equipe administrativa pode se concentrar no essencial e você economizará toneladas de papel. A equipe de catering pode acessar informações sobre o evento e saber o que precisa ser preparado. Também ajuda seus visitantes a encontrar a sala certa e exibe a programação geral para um evento maior. Desperdiçadores de tempo típicos são reservas duplas ou outros conflitos de reserva devido à má organização ou falta de transparência nos planos de ocupação. Os displays de porta evitam esses problemas ao exibir a ocupação da sala atualizada em tempo real, processos de reserva diretamente no display ou até mesmo o cancelamento automático de uma reserva em caso de não uso, o que leva a uma utilização significativamente melhor das salas. Nós, como Schedule Display, oferecemos soluções para tablets baseados em Android. Propomos preferir displays profissionais a dispositivos de consumo ou soluções baseadas em e-ink. Estamos convencidos de que um display interativo, colorido e com boa resolução oferece a melhor funcionalidade para reservas de salas. O cliente tem a maior flexibilidade a longo prazo porque essa escolha oferece a maior variedade de fornecedores de software e extensões de funcionalidade orientadas pelo cliente podem ser implementadas muito rapidamente. Antes de tomar uma decisão, a solução pode ser pilotada muito facilmente com um tablet de consumo. Diferentes tipos de usuários finais podem ser envolvidos no processo de seleção. Os tamanhos de display mais comuns para sinais de porta são 7 polegadas ou 10 polegadas, displays maiores como 12 polegadas ou em grande formato estão se tornando cada vez mais populares. Displays grandes são considerados a escolha certa para salões maiores e para displays que mostram a visão geral de todas as salas. Se os corredores forem longos, os usuários enfrentam o seguinte problema: a disponibilidade da sala só é visível após muitos passos, quando eles alcançam o display. Aqui, displays profissionais com LEDs laterais externos para indicação de status (verde/vermelho) oferecem boa visibilidade à distância. Se você preferir uma solução de tablet ou display com fonte de alimentação, há várias opções. A energia pode geralmente ser fornecida de cima/baixo/trás, dependendo da situação individual e disponibilidade de energia ou Ethernet (PoE). Há uma variedade de conceitos de montagem e roteamento de cabos. Dependendo do número de salas, se é uma nova construção ou atualização de sala, o orçamento dos clientes, habilidades de instalação do departamento de TI ou serviços de construção e especificações da estratégia de aquisição, a resposta pode ser diferente.

Sign In & Visitor Register

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“Sign In & Visitor Register” é uma solução digital para gerenciar fluxos de funcionários e visitantes. Especialmente para pequenas e médias empresas, é uma maneira inteligente de transformar qualquer escritório em um escritório inteligente. Para controlar a área de recepção e suas entradas e saídas, você não precisa mais de pessoal, o software assume as tarefas. As principais características do software são o processo de registro de funcionários e visitantes. Os funcionários podem usar chaveiros NFC para registrar entrada e saída. Isso é particularmente relevante na pandemia de Corona, pois muitas empresas estão às cegas em termos de presença. Mesmo que muitos trabalhem em home office, ainda há dias suficientes de presença. No caso de um caso positivo de COVID19, isso permitirá entender melhor as cadeias de contágio. Se houver requisitos para voltar ao escritório em etapas, você também precisará de uma ferramenta para avaliar as presenças. Para saber quais visitantes estão no prédio hoje, eles podem simplesmente se registrar com seus dados pessoais usando o software. Nesse contexto, você pode obter suas diretrizes de visitantes, como regras de corona, reconhecidas diretamente no tablet em sua área de recepção. Os visitantes estão acostumados a reconhecer diretrizes de visitantes, fichas de segurança e informações de segurança contra incêndio na entrada. Na pandemia, foram adicionadas perguntas sobre status sem sintomas, etc. Os funcionários também são questionados sobre seu status de vacinação ou status de teste, dependendo da indústria e operação. No terminal ou quiosque, eles podem exibir informações sobre precauções de segurança e medidas de higiene, que devem ser aceitas pelos visitantes no display de toque. Os funcionários podem até fazer isso sem contato. Além do plus visual com displays digitais individuais combinando com o design corporativo para a aparência profissional da sua empresa, o software também evita longos tempos de espera quando há um grande volume de pessoas e oferece um processo de registro rápido, o que torna a estadia dos visitantes muito mais agradável. Claro, você também pode receber visitantes com uma saudação pessoal no display. Outro aspecto importante é a evacuação de emergência, que é suportada pelo software. Você sempre sabe quem está no prédio no momento. Os visitantes são registrados, assim como o respectivo anfitrião. Os funcionários no local também são registrados via terminal de gerenciamento de visitantes. O terminal baseado em Android pode ser levado para fora. Isso permite que os oficiais de segurança contra incêndio realizem check-outs no ponto de encontro. Isso pode ser feito manualmente marcando, bem como com o leitor de chip embutido. Se o tablet não puder ser evacuado, você ainda terá acesso aos dados de outros dispositivos porque todas as informações são salvas na nuvem. Isso permite que seus funcionários trabalhem na lista de mensagens nesta situação estressante sem muita aglomeração e pressão. Se alguém saiu do prédio sem registrar a saída, nosso software de gerenciamento de visitantes (Sign in & Visitor Register) também ajudará. Após a expiração de um tempo definido, as informações necessárias serão enviadas diretamente por e-mail para todas as pessoas envolvidas. Assim, visitantes ou funcionários podem registrar a saída por e-mail, se já tiverem partido ou saído do prédio há muito tempo. Isso significa que o sistema já possui uma função de limpeza contínua. Assim, em caso de emergência, você tem menos irritações devido a saídas não registradas. Além disso, o software possui um recurso de notificação de pacotes. Com alguns cliques ou entradas de letras em nossa solução de software, a pessoa alvo é selecionada e a notificação é enviada. Incluindo um lembrete e inclusão em uma lista de inventário. Os destinatários podem retirar a remessa e também confirmar isso com um clique. Assim, os funcionários no portão têm uma visão geral e podem manter sua área livre de montanhas de pacotes. O software também vem com a opção de fornecer logs para razões de relatório. Ele fornece análise de frequências de visitantes ou o registro de tempo para funcionários. Existe uma correlação entre o número de visitantes e os resultados de negócios? Quais clientes são os visitantes mais frequentes? Quais compromissos são negócios existentes? Quais são novos clientes? Quantos candidatos houve? Estas podem ser perguntas interessantes para seus departamentos de vendas ou RH. Para os funcionários, por exemplo, a presença pode ser avaliada proporcionalmente via home office ou dias de presença. Se os terminais também estiverem disponíveis para funcionários, os tempos também estão no sistema. Assim, nada impede o registro de tempo simples. Também é possível adicionar mais recursos e personalizar relatórios. Atualizamos o software continuamente.