CivicRecordsOnline é um software de gestão de pedidos de registros públicos desenvolvido para secretários municipais e especialistas em registros em agências governamentais locais. Ele mantém todos os pedidos de registros em um só lugar: quem pediu, o que precisam, quando é devido de acordo com a lei estadual, o que foi enviado e um histórico completo de todas as ações tomadas. Os pedidos chegam através de um portal público, um e-mail encaminhado ou entrada manual. O relógio do prazo começa automaticamente. O produto suporta as leis de registros públicos de todos os 50 estados, conta dias úteis, pula feriados e mostra o que é devido nesta semana. A equipe recebe lembretes antes que algo esteja atrasado, e um supervisor é notificado se algo escorregar.
A redação está incluída em todos os níveis. Não há um complemento pago para redação. O Instant Privacy Scan encontra nomes, endereços, números de telefone, números de Seguro Social, datas de nascimento, números de carteira de motorista e números de cartão de crédito, e os sinaliza como redações de rascunho para revisão antes de qualquer coisa ser liberada. O Find & Fix Everywhere apaga um nome, frase ou padrão em todas as páginas de um documento em uma única passagem. O Permanent Safety Lock grava as redações publicadas em uma cópia de liberação achatada que o destinatário não pode reverter, enquanto o arquivo original permanece intocado no rastro de auditoria. O Smart Medical Catching sinaliza detalhes de saúde e nomes de menores para que detalhes legalmente protegidos não passem despercebidos em uma busca comum. O motor de redação é uma correspondência de padrão determinística: a mesma entrada produz a mesma saída todas as vezes, e os registros nunca treinam um modelo externo. A leitura de papel digitalizado estende a varredura de privacidade para PDFs digitalizados e imagens.
Os solicitantes verificam seu próprio status em uma página pública simples, sem conta ou senha. O Portal de Registros Liberados permite que os solicitantes baixem registros que já foram liberados, o que reduz o trabalho duplicado. O rastreamento de taxas registra valores avaliados, pagos, devidos e dispensados sem armazenar dados de cartão. Cada ação é registrada em um rastro de auditoria que é exportado como um PDF. As atualizações por e-mail vêm do próprio endereço da cidade. Um importador em massa lê exportações de pedidos CSV do NextRequest, GovQA, JustFOIA, FOIAXpress e MyGovHub, para que as agências possam trazer seu histórico de pedidos com elas de forma autônoma.
Os preços são publicados: Distrito é $99 por mês, Cidade Pequena é $199, Cidade é $299, e Metrópole é $499. Cada nível é cobrado mensalmente sem contrato e sem taxa de implementação, e cada nível inclui o conjunto completo de redação. As agências governamentais recebem um teste gratuito de 14 dias sem necessidade de detalhes de pagamento. A exportação completa de dados está disponível a qualquer momento em formatos padrão.
