Despesa Acumulada

O que são despesas acumuladas?

Despesas acumuladas, também conhecidas como passivos acumulados, são despesas reconhecidas no balanço patrimonial de uma empresa após a responsabilidade ser incorrida, mas antes do pagamento ser efetuado. Registrar essas despesas em um balanço permite que as empresas avaliem suas demonstrações financeiras com mais precisão e otimizem a gestão financeira com software de contabilidade. 

Despesas acumuladas representam pagamentos e passivos futuros. Elas são registradas como passivos correntes em um balanço patrimonial. Em certas situações, despesas acumuladas podem ser uma estimativa de um fornecimento futuro de bens ou serviços. 

Como funcionam as despesas acumuladas?

No livro financeiro de uma empresa, as despesas acumuladas são registradas como passivos correntes a serem pagos imediatamente ou no futuro. 

Então, o que conta como uma despesa acumulada?

Um exemplo de despesa acumulada é quando se compram bens ou serviços. Nessa situação, a equipe financeira de uma empresa faz entradas separadas em um sistema de gestão financeira. Em alguns casos, essas entradas ajudam a estimar despesas até o recebimento de uma fatura final. É interessante que as empresas calculam a receita acumulada independentemente do fato de ainda não a terem recebido.

Outro exemplo é quando uma organização utiliza um serviço de limpeza, mas a empresa de limpeza não emite fatura até o final do mês, a organização marca isso como uma despesa acumulada em seus livros financeiros. Os custos são acumulados até serem liquidados e podem estar na forma de:

• Salário: Como a maioria das empresas paga os funcionários nas primeiras semanas do mês, os salários são registrados como "acumulações" no mês anterior. 

• Imposto: As empresas pagam impostos no final de um ano fiscal. Os impostos são acumulados por doze meses. 

• Juros: Se as empresas contraíram empréstimos, os pagamentos de juros acumulam até o momento do pagamento. 

Benefícios das despesas acumuladas

As despesas acumuladas oferecem muitos benefícios, desde fornecer uma imagem financeira clara até alta precisão. Aqui estão alguns de seus benefícios: 

• Fornece uma imagem financeira completa: O método de contabilidade de acumulação fornece uma imagem completa e precisa das transações financeiras de uma empresa. Isso ajuda as empresas a entenderem quão lucrativas são, de onde vêm os lucros e como as despesas são utilizadas. 

• Preferido por stakeholders: Acionistas e investidores preferem visualizar as demonstrações financeiras de uma empresa usando o método de contabilidade de acumulação. Como os relatórios de acumulação fornecem uma imagem mais clara do fluxo de renda de uma empresa, eles são preferidos.

• Um método melhor para orçamento: As despesas acumuladas permitem que as empresas visualizem suas finanças empresariais em tempo real. Elas podem avaliar melhor seu desempenho financeiro passado e planejar com mais precisão para o futuro. 

• É compatível com GAAP: Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP) é um padrão da indústria para demonstrações financeiras nos EUA. O GAAP permite apenas a contabilidade de acumulação. Embora a conformidade com o GAAP seja relevante apenas para empresas públicas, beneficia empresas menores ao facilitar a aprovação de empréstimos e atrair investidores.

Melhores práticas para despesas acumuladas

Embora a contabilidade de acumulação seja simples, as empresas podem seguir algumas melhores práticas para simplificar ainda mais o processo. 

• Use software de automação contábil: O software de automação de faturas permite que as empresas emitam faturas, acumulem pagamentos, registrem despesas e até mesmo lidem com relatórios. As empresas podem mudar da contabilidade de caixa para a de acumulação com apenas alguns cliques. 

• Orçamento anual: Preparar um orçamento anual é fundamental para as despesas acumuladas. Isso pode ser feito analisando as atividades financeiras anuais. 

• Monitore o calendário de perto: O calendário de uma empresa deve ser monitorado de perto para pagamentos pendentes, despesas e mais. Isso garante que as equipes cumpram os prazos e que os pagamentos sejam feitos rapidamente, sem atrasos. 

• Previsão de orçamento: Quando há uma diferença entre o dinheiro em caixa e os gastos reais, as empresas devem criar uma previsão de orçamento. Isso as ajuda a tomar decisões financeiras críticas e informadas. 

• Trabalhe com a equipe de operações para verificar despesas: Revise regularmente as despesas mensais com a equipe financeira. A equipe financeira geralmente está ciente de transações que podem ter passado despercebidas.

• Documente todo o processo contábil: É uma boa prática documentar todas as atividades financeiras prontamente. Seja a mudança pequena ou grande, mudanças não documentadas podem impactar significativamente a capacidade de uma empresa de tomar decisões. Isso coloca todas as equipes envolvidas na mesma página e ajuda a evitar erros potencialmente grandes. 

Despesas acumuladas vs. contas a pagar

Despesas acumuladas podem às vezes ser confundidas com contas a pagar.

Acumulações são registradas antes de receber uma fatura, enquanto contas a pagar são registradas depois. Contas a pagar requerem que as empresas registrem o valor específico a ser pago. Por outro lado, acumulações são em grande parte estimativas do que um produto ou serviço custaria à empresa. Além disso, despesas acumuladas se acumulam ao longo do tempo, enquanto contas a pagar não. 

Contabilidade de acumulação vs. contabilidade de caixa

Assim como o método de acumulação de registro de despesas incorridas, há outro método contábil conhecido como contabilidade de caixa. Nesse método, as despesas são registradas apenas durante uma troca de dinheiro. Embora mais simples, o método de acumulação mostra uma medida mais precisa da lucratividade de uma empresa do que o método de caixa.

Despesas acumuladas vs. despesas diferidas