Toda vez que pergunto ao meu chefe se posso participar de uma conferência de marketing em Paris, ele me dá a mesma resposta: "Faça um caso para si mesmo, e se você puder provar seu valor, talvez possamos resolver isso."

Isso nunca deu certo, e a culpa é minha. O maior argumento que posso apresentar é "Quero ir para Paris."

Mas no âmbito da gestão de projetos, os gerentes de projeto (PMs) têm a responsabilidade de provar o valor de um projeto, ou a necessidade de investir tempo e dinheiro em um determinado empreendimento naquele momento específico.

É aí que entra um caso de negócio. Os PMs elaboram este documento no início de um novo projeto. Ele ajuda a garantir que todos estejam na mesma página sobre elementos como benefícios, riscos, cronograma, etc. do projeto em questão.

Se você deseja iniciar um projeto com o pé direito, você vai querer estar bem versado no processo de criação e redação do seu caso de negócio. Esta é, essencialmente, uma chance para você provar por que seu trabalho é essencial.

Neste artigo, vou ajudá-lo a entender o básico de um caso de negócio, bem como como escrever um.

Como criar e escrever um caso de negócio

Então, o que exatamente é um caso de negócio? Vamos discutir.

Um caso de negócio é um tipo de documentação criada no início de um ciclo de vida de projeto. Nesta documentação, um gerente de projeto descreve vários elementos, como qual problema de negócio eles estão tentando resolver, bem como custo, risco, benefícios e escopo.

Baixe este documento para imprimir ou digitar aqui.

O caso de negócio é a oportunidade de um PM provar a necessidade de um determinado projeto. A partir daí, as partes interessadas e outros membros da gestão podem revisar o caso e aceitá-lo ou rejeitá-lo.

Os gerentes de projeto escreverão um caso de negócio quando for necessário provar o valor de um projeto. Essencialmente, um PM usará um caso de negócio para defender seu projeto.

Como escrever um caso de negócio

Nenhum caso de negócio será exatamente igual a outro, mas eles geralmente devem consistir em elementos semelhantes. Siga as diretrizes abaixo para desenvolver seu próprio caso de negócio.

Prefácio/Índice

Comece seu caso de negócio fornecendo algumas linhas esclarecedoras sobre o que as partes interessadas estão prestes a ler. Um exemplo de prefácio seria: "Este caso de negócio fornece soluções para a iniciativa da Empresa de Logística de melhorar as comunicações internas."

Em seguida, você vai querer listar o índice. Isso permite que os leitores percorram e naveguem diretamente para a página que estão procurando.

Resumo executivo

Embora seu resumo executivo seja colocado muito cedo no caso de negócio, é a última coisa que você deve escrever. Um resumo executivo é uma breve síntese de tudo o que o leitor está prestes a aprender.

Você vai querer ter toda a sua pesquisa e descobertas concluídas antes de escrever seu resumo executivo.

Introdução ou resumo do projeto

Agora que você deu às partes interessadas uma visão geral breve, é hora de realmente detalhar sobre o que é este projeto e por que ele é importante. Na introdução, você definirá o projeto e fornecerá razões sobre por que é uma busca importante para sua organização.

Perguntas a serem respondidas na introdução incluem, mas não se limitam a:

• Qual problema de negócio você está tentando resolver?
• Qual objetivo você está tentando alcançar?
• Como você vai alcançar isso?
• Por que este projeto é necessário?

Além disso, não tenha medo de discutir a história deste projeto. Como ele surgiu? Sua equipe está realmente lutando em uma área e este projeto é a maneira infalível de se recuperar de falhas recentes?

Identificar isso imediatamente ajuda as partes interessadas a entender a importância do seu caso de negócio.

Opções

As partes interessadas querem saber que você pensou em todas as soluções possíveis para este problema de negócio. Por esta razão, é uma prática padrão incluir soluções alternativas no caso de negócio.

Aqui, você descreveria as outras maneiras que você acha que este problema poderia ser resolvido efetivamente.

Benefícios e restrições

Embora seja tedioso, você precisará pesquisar e comunicar os benefícios e restrições de cada opção que você pensou. Antes de aprovar um plano, sua equipe de gestão vai querer saber no que eles poderiam estar se metendo.

Um exemplo de restrição seria que uma opção custa significativamente mais do que outras e exigiria mais apoio financeiro.

Um benefício de uma opção seria que a implementação de uma solução reduziria pela metade a carga de trabalho de uma equipe.

Plano do projeto

É nesta próxima seção do caso de negócio que um PM comunica qual solução eles preferem e acham que melhor alcançaria os objetivos e metas mencionados.

Se você, como gerente de projeto, tem uma solução pela qual se sente fortemente, esta é sua chance de torná-la a mais atraente para as partes interessadas. Claro, seja verdadeiro, mas você definitivamente tem a oportunidade de pintar com seus próprios pincéis aqui.

Depois de deixar sua decisão clara, mostre aos seus tomadores de decisão como você planeja executar esta solução. Ilustre que você fez sua pesquisa e não apenas prefere este plano, mas sabe exatamente os passos que tomaria para executá-lo.

Análise

Na seção de análise do caso de negócio, você precisa ir direto ao ponto. É aqui que você descreve quanto tempo o projeto levará, o impacto que o projeto terá e quanto você acha que o projeto custará. Certifique-se de incluir marcos do projeto em sua linha do tempo.

Quais recursos são necessários? Uma ideia envolve o aluguel de uma frota de jatos particulares? Recursos afetarão o custo, então certifique-se de listá-los em detalhes.

Além disso, certifique-se de incluir uma análise de custo-benefício com a descrição do seu orçamento. Isso mostra que você fez sua pesquisa e não está apenas jogando números aleatórios para seus tomadores de decisão.

Além de um caso de negócio, pode ser benéfico para você criar um relatório de análise de concorrentes para entender contra o que você está competindo.

Riscos e oportunidades

Assim como você descreveu os benefícios e restrições, agora deve descrever os riscos e oportunidades associados aos vários projetos que você sugeriu. Uma de suas campanhas de marketing poderia ser considerada "muito ousada"? Diga isso.

Poderia também gerar mais engajamento e receita do que qualquer campanha de marketing que você já perseguiu no passado? Diga isso também.

Caso encerrado

Uma vez que você e a gestão tenham decidido qual é o melhor curso de ação, é hora de começar a agir! O caso de negócio é apenas o primeiro de muitos documentos e etapas tomadas no ciclo de vida do projeto.

Para saber mais sobre gestão de projetos, confira 29 Modelos Gratuitos de Gestão de Projetos para Agências Criativas, Exemplos de Casos de Negócio para Cada Indústria, e saiba mais sobre o ciclo de vida do projeto.