Em 1916, uma nova forma de contabilidade revolucionou a maneira como trabalhamos.
Com a introdução da contabilidade de competência, o dinheiro em caixa não era mais necessário para uma empresa declarar suas receitas. Um precursor dos cartões de crédito, estabeleceu um sistema de contabilidade de competência.
Contabilidade de competência é um método de escrituração que as empresas usam para registrar receitas e corresponder despesas à medida que são geradas, em vez de quando o dinheiro troca de mãos. O método de competência permite que as empresas reconheçam despesas enquanto incorrem na obrigação, em vez de no momento do pagamento.
O dinheiro ainda é rei para milhões de pessoas, e não há nada de errado em administrar seu pequeno negócio com a contabilidade tradicional baseada em caixa. Com uma pequena ajuda de software de contabilidade, gerenciar seus livros e seguir seu rastro de papel com o método de caixa é rápido e indolor.
Mas entender a contabilidade de competência é uma jogada inteligente, não importa como você a analise, especialmente se você planeja crescer. Sem pressão, no entanto: nós amamos sua empresa do jeito que ela é.
O que é contabilidade de competência?
A contabilidade de competência é um método financeiro de contabilidade que permite a uma empresa registrar receitas quando ganhas e despesas quando incorridas, independentemente da troca real de dinheiro.
De certa forma, o método de contabilidade de competência é um sistema de honra. Quando você está executando centenas ou até milhares de transações por dia — muitas com datas de pagamento atrasadas ou parceladas — o dinheiro em si é fluido e às vezes elusivo. Isso torna difícil operar em seu pleno potencial. A base de competência permite que você tome decisões com base no capital que lhe é prometido, além dos ativos genuínos em suas contas.
O método de contabilidade de competência une dois princípios contábeis:
- Princípio da correspondência afirma que você deve reconhecer despesas no mesmo período em que a receita que elas geram.
- Princípio do reconhecimento de receita afirma que você deve reconhecer a receita no momento em que é ganha ou realizada.
Um sistema de contabilidade de competência oferece melhores insights sobre a lucratividade ao pintar um quadro preciso de receitas, despesas, ativos e passivos no balanço patrimonial. É por isso que os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP) reconhecem o método de competência. A Comissão de Valores Mobiliários (SEC) também exige que empresas de capital aberto sigam a contabilidade de competência.
Como funciona a contabilidade de competência?
Em um cenário de contabilidade de competência, suas diversas receitas são registradas como "ganhas" quando a venda ocorre, independentemente do cronograma de pagamento. Transações sem dinheiro em mãos são registradas em seus ativos correntes na seção "contas a receber" em seus balanços patrimoniais.
Normalmente, se essas entradas de diário forem pagas em um ano ou menos, podem ser consideradas ativos de curto prazo. Qualquer coisa que ainda lhe seja devida também é referida como um "passivo".
Você e seus clientes entram em um acordo de que as contas serão pagas em dia. Com a triagem apropriada e confiança estabelecida com um contrato, isso não deve ser um problema. Mas a possibilidade de que o dinheiro não seja recebido, por menor que seja, é um risco assumido com esse tipo de contabilidade.
Em relação ao seu fluxo de caixa, você pode rastrear o dinheiro devido por bens, serviços e outros credores na seção "contas a pagar" de suas demonstrações financeiras.
Você pode decidir por uma grande compra e subtrair o custo final eventual de seus ativos de curto prazo em contas a receber. Essas compras aumentam seus passivos gerais, mas isso permite que você mantenha seus ativos líquidos seguros no banco e essas seções do seu livro de balanço intocadas.
Dessa forma, o sistema de competência é como uma porta giratória de ativos de curto prazo mantidos separados de seus ativos de longo prazo. Ao considerar seu resultado final, no entanto, você pode levar em conta ambos os montantes.
Tipos de contas de competência
A contabilidade de competência usa quatro tipos de contas.
1. Contas a receber refere-se ao valor que você receberá por vendas feitas a crédito.
2. Contas a pagar é o valor que você deve aos fornecedores.
3. Conta de receita acumulada mostra transações comerciais que você fez, mas ainda não faturou aos clientes.
4. Passivos acumulados revelam o valor de despesas acumuladas para bens e serviços que os fornecedores entregaram, mas ainda não faturaram a você.
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Contabilidade de competência vs. contabilidade de caixa
Contabilidade de competência é um padrão contábil que permite registrar transações à medida que acontecem, em vez de quando ocorre a troca de dinheiro. Assim, você pode reconhecer receitas e despesas à medida que as ganha ou incorre, sem esperar até receber ou fazer pagamentos em dinheiro.
Contabilidade de caixa exige que você reporte a renda no ano fiscal em que a recebe e deduza as despesas no ano fiscal em que paga as despesas. A contabilidade de caixa é comumente usada por pequenas empresas que pagam impostos por meio das declarações fiscais pessoais dos proprietários.
O método de caixa é bastante direto, pois você registra transações com base no fluxo de caixa. Assim, você adicionará receita à medida que receber dinheiro dos clientes e deduzirá despesas à medida que fizer pagamentos em dinheiro. Como resultado, a escrituração com contabilidade de caixa facilita o rastreamento de sua posição financeira.
| Contabilidade de competência | Contabilidade de caixa | |
| Entrada de receita | Quando ganha | Quando recebe dinheiro |
| Entrada de despesa | Quando incorrida | Quando faz pagamentos |
| Impostos a pagar | Sobre receita ganha | Sobre dinheiro coletado |
Quando usar o método de contabilidade de competência
Se sua empresa opera nos EUA e se enquadra em uma categoria específica, o Internal Revenue Service (IRS) exige a contabilidade de competência para fins de declaração de impostos. Isso envolve as seguintes condições:
- Manter estoque
- Fazer vendas a crédito
- Corporations C
- Grandes empresas com receita bruta anual média superior a 25 milhões de dólares nos últimos três anos do período contábil
Essas restrições certamente limitam os candidatos à contabilidade de caixa.
Se você é uma pequena startup que oferece apenas um serviço, a base de caixa é uma maneira sensata de lidar com suas finanças e manter o controle de seus ativos.
Se você opera um negócio agrícola, também tem direito pelo IRS a usar o método de caixa. Na maioria dos outros casos, no entanto, parece que a base de competência não é apenas benéfica, é exigida por lei.
Benefícios da contabilidade de competência
Existem vantagens significativas na contabilidade de competência quando as coisas funcionam bem.
Receitas e despesas são correspondidas no local. Por exemplo, se você gastar $1.000 em materiais, mas tiver garantidos $5.000 pelo trabalho, pode registrar uma margem de lucro líquido de $4.000, mesmo que demore alguns meses para que esse dinheiro chegue. Isso é útil para a gestão, pois toma decisões e estabelece bases para o futuro. Na contabilidade de caixa, um trabalho com despesas momentâneas maiores do que os lucros pode ser visto como uma perda e impedir certas habilidades de tomada de decisão.
Se seu escritório precisa de equipamentos ou de uma contratação talentosa de TI, pode ser difícil justificar essas escolhas sem o dinheiro em mãos. A maior vantagem da contabilidade de competência é que ela capacita decisões sábias que aumentam instantaneamente sua eficiência operacional e potencial de lucro.
Muitas empresas escolhem o método de competência para relatórios financeiros precisos e para permanecer em conformidade com o GAAP. Startups que usam o método de caixa também mudam para o método de competência antes de levantar fundos.
Desafios da contabilidade de competência
O método de competência pode levar a problemas financeiros se não for tratado com delicadeza. Se você ficar sem dinheiro em algum momento, pode enfrentar problemas legais com seus credores e correr o risco de falência, mesmo que seu balanço patrimonial relate lucratividade. Novamente, as chances disso são pequenas se você estiver atento e fizer os ajustes necessários em seus fluxos de saída, mas é uma realidade infeliz para muitas empresas. Alguns pequenos erros podem ser fatais.
Há um grau de estimativa na contabilidade de competência. A probabilidade de inventário obsoleto e devoluções de produtos, por exemplo, precisa ser considerada na equação. Por essa razão e outras, a base de competência tem uma curva de aprendizado mais acentuada do que a base de caixa. Você pode trabalhar com uma firma de contabilidade ou provedor de consultoria financeira para educar seus contadores e garantir uma transição suave se e quando você seguir esse caminho.
Se não for dada atenção e precisão de olho de águia, o método de competência pode levar a grandes erros. Se um ou dois pagamentos não chegarem a tempo, pode reverberar por toda a sua operação.
O que é contabilidade de competência modificada?
A contabilidade de competência modificada é um método contábil alternativo que une o método de competência e a contabilidade de caixa. Este método de escrituração considera a receita quando está disponível para financiar despesas a serem pagas dentro de 60 dias e registra despesas quando a empresa incorre em passivos.
A contabilidade de competência é adequada para você?
A contabilidade de competência não é ideal para empresas que usam pagamentos em dinheiro para receitas e despesas. Empresas que obtêm crédito de fornecedores ou vendem a crédito podem usar a contabilidade de competência para obter uma imagem precisa da saúde financeira em suas demonstrações de resultados. Qualquer empresa com um maior atraso no tempo de pagamento pode optar pela contabilidade de competência.
Além disso, lembre-se de que empresas de capital aberto ou empresas com mais de 25 milhões de dólares em receita devem usar a contabilidade de competência.
Software de contabilidade para contabilidade de competência
Muitas empresas evitam usar a contabilidade de competência principalmente por causa do incômodo de gerenciar contas de ativos complexas, contas a receber e a pagar. Além disso, você precisa fechar o livro mensalmente para usar métodos de competência. Você pode gerenciar facilmente todos esses desafios com soluções de contabilidade.
Os softwares de contabilidade tornam fácil para você capturar lançamentos de diário, reconciliar contas de razão subsidiária e muito mais. Além disso, você também pode gerenciar relatórios financeiros e gestão de despesas com ferramentas de contabilidade.
Entendendo seu processo contábil
Práticas financeiras sólidas são um alicerce do sucesso, e certamente há muito a digerir sobre o assunto. Implementar um software de contabilidade de qualidade e ser diligente com seus registros é uma obrigação para qualquer empresa em seus estágios iniciais. Você pode encontrar software de contabilidade gratuito para começar. Também há software de contabilidade para pequenas empresas que atende a empreendedores individuais e equipes menores.
Confira o melhor software de contabilidade que pode ajudá-lo a otimizar a gestão de ativos, receitas, despesas e receitas.
Este artigo foi publicado originalmente em 2019. Foi atualizado com novas informações.
