Che cos'è un writeup?
Un writeup è un documento disciplinare formale che i datori di lavoro consegnano ai dipendenti che hanno violato le politiche, le regole o i protocolli aziendali. A seconda dello scenario, un datore di lavoro può redigere un writeup per un dipendente dopo un singolo incidente o comportamenti ripetuti.
Gli incidenti che possono giustificare un writeup includono scarsa prestazione delle mansioni lavorative, ritardi ripetuti o uso inappropriato e personale delle attrezzature aziendali.
I datori di lavoro e i professionisti delle risorse umane si affidano a sistemi di gestione delle prestazioni per gestire il progresso e le prestazioni dei dipendenti. Le aziende utilizzano anche questo software per facilitare discussioni significative e continue tra manager e subordinati diretti, specialmente quando i writeup sono necessari.
Perché i writeup sono importanti?
I writeup sono essenziali per i datori di lavoro e i dipendenti. Come datore di lavoro, fornire documentazione formalizzata come un writeup prima di licenziare un dipendente può aiutare a ridurre o prevenire cause legali per licenziamento ingiusto in stati senza impiego a volontà. Queste azioni forniscono prove scritte che un datore di lavoro e il team delle risorse umane hanno preso tutte le misure possibili per evitare il licenziamento.
Allo stesso tempo, i writeup possono aiutare i dipendenti a imparare come crescere come professionisti e affrontare i problemi sul lavoro di conseguenza. A seconda della gravità della cattiva condotta, un dipendente potrebbe aver bisogno di un writeup per rimettersi in carreggiata.
Mentre alcuni comportamenti non saranno tollerati in un ambiente di lavoro, scarse prestazioni e ritardi possono essere aree di miglioramento per i dipendenti da correggere e riconsiderare attraverso un piano di miglioramento delle prestazioni (PIP).
Elementi di base dei writeup
Le organizzazioni dovrebbero creare modelli di writeup che soddisfino le esigenze dei loro membri del team e delle loro politiche. La maggior parte dei documenti di writeup per i dipendenti contiene quanto segue:
- Informazioni identificative sul dipendente, inclusi il loro nome, titolo di lavoro e team. Il rapporto dovrebbe identificare tutti i membri del team se un incidente coinvolge più di un dipendente. L'individuo che emette il writeup dovrebbe anche includere il proprio nome e la data di emissione.
- Una descrizione dettagliata del comportamento o delle prestazioni che hanno giustificato il writeup dovrebbe costituire la maggior parte del documento. La descrizione dovrebbe includere il maggior numero di dettagli possibile, comprese date e orari, come si sono svolti gli eventi e chi è stato coinvolto. Dovrebbero essere incluse copie di quei documenti se ci sono documenti di supporto per sostenere i dettagli forniti.
- Le aspettative e le politiche aziendali che il dipendente ha violato dovrebbero essere incluse e spiegate. Ad esempio, se un datore di lavoro emette un writeup per ritardi, dovrebbe includere eventuali politiche che delineano le aspettative di puntualità e le conseguenze per ritardi ricorrenti. I datori di lavoro possono utilizzare software di monitoraggio del tempo per mostrare ai dipendenti quando hanno violato le linee guida dell'azienda.
- Un piano di miglioramento dovrebbe essere delineato e concordato dalla persona che emette il writeup e dal dipendente che lo riceve. Il writeup dovrebbe chiaramente indicare cosa ci si aspetta dal dipendente in futuro e quali azioni saranno intraprese se il loro comportamento non migliora.
- Firme di riconoscimento sono necessarie per indicare che tutte le parti comprendono il writeup e concordano sui passi successivi.
Best practice per i writeup
Oltre a includere le informazioni sopra descritte, le seguenti best practice possono aumentare l'efficacia e la probabilità di cambiamento dopo l'emissione di un writeup:
- Comprendere quale tipo di problema è in gioco. La maggior parte dei writeup per i dipendenti riguarda problemi di prestazioni o comportamentali. I problemi di prestazioni potrebbero dover essere affrontati attraverso formazione e sviluppo, coaching o programmi di tutoraggio se esiste un divario di conoscenze. I problemi comportamentali che causano un ambiente di lavoro ostile potrebbero richiedere piani d'azione più personalizzati e conversazioni più approfondite con i dipendenti. Sapere quale tipo di problema si sta verificando consente ai datori di lavoro di elaborare soluzioni individualizzate piuttosto che un approccio unico per tutti.
- Fornire esempi concreti. Per quanto possibile, fornire ai dipendenti esempi concreti delle azioni che hanno portato a un writeup e spiegare comportamenti più appropriati. Queste informazioni dovrebbero essere già disponibili dalla parte della descrizione degli eventi del writeup.
- Stabilire aspettative chiare con scadenze ragionevoli. Quando si crea un piano per ciò che deve cambiare, essere chiari con le aspettative e una tempistica per i passi successivi. Evitare di implementare una soluzione senza una tempistica o un follow-up. Essere ragionevoli e giusti con le tempistiche per evitare di mettere un dipendente nella condizione di fallire di nuovo.
Writeup vs. write-up
Nel mondo degli affari, ci sono vari tipi di writeup. Un writeup relativo a questioni dei dipendenti è un documento disciplinare formale emesso ai dipendenti per problemi di prestazioni o comportamentali. Un write-up in finanza è un aumento del valore contabile di un bene e talvolta si verifica quando un'azienda viene acquisita.
Alyssa Towns
Alyssa Towns works in communications and change management and is a freelance writer for G2. She mainly writes SaaS, productivity, and career-adjacent content. In her spare time, Alyssa is either enjoying a new restaurant with her husband, playing with her Bengal cats Yeti and Yowie, adventuring outdoors, or reading a book from her TBR list.
