Luoghi di lavoro virtuali

Cosa sono i luoghi di lavoro virtuali?

I luoghi di lavoro virtuali sono spazi d'ufficio digitali che cercano di ricreare l'esperienza in ufficio il più fedelmente possibile per team e aziende remote. Queste piattaforme sono efficaci per aziende ibride, completamente remote e distribuite. La grande crescita della tecnologia disponibile e l'opzione di lavorare da casa hanno aumentato esponenzialmente la popolarità degli spazi di lavoro virtuali nell'ultimo decennio.

I luoghi di lavoro virtuali colmano quello spazio quando interi team non possono incontrarsi di persona, così i colleghi possono tenere riunioni, chiacchierare di lavoro e vita e collaborare su progetti.

Gli spazi di lavoro virtuali potrebbero essere la soluzione giusta per le aziende che cercano di facilitare la collaborazione e la produttività digitale. I luoghi di lavoro virtuali spesso utilizzano software di videoconferenza e comunicazione interna per rendere facile il lavoro asincrono e distribuito.

Software Luoghi di lavoro virtuali

Software che menzionano luoghi di lavoro virtuali come caratteristica o termine.

Google Workspace

Slack

BeyondTrust Endpoint Privilege Management

Caratteristiche dei luoghi di lavoro virtuali

Una delle uniche caratteristiche che gli spazi di lavoro virtuali non possono replicare è l'interazione fisica e di persona. Altrimenti, gli spazi di lavoro virtuali sono dotati di molti componenti che aiutano i team a lavorare insieme e a conoscersi. Alcune di queste caratteristiche sono:

• “Stanze” per conferenze e prenotazioni.
• Capacità di condivisione dello schermo.
• Accesso a microfono e webcam.
• Audio spaziale per più di una conversazione in una singola stanza.
• Condivisione di documenti.
• Messaggistica istantanea.
• Integrazioni di app.
• Oggetti virtuali, simili a quelli dei videogiochi, con cui interagire e condividere.

Vantaggi dei luoghi di lavoro virtuali

L'aumento della domanda e del successo delle piattaforme e degli strumenti per i luoghi di lavoro virtuali significa che le aziende ne vedono il valore. Il lavoro remoto e ibrido non scomparirà presto, e i team continuano a fare affidamento sui luoghi di lavoro virtuali per la collaborazione. Le piattaforme di lavoro virtuale di successo offrono vantaggi alle aziende remote che le utilizzano.

• Costo significativamente ridotto (solo il costo del software di videoconferenza, nessun affitto di edificio).
• Più facile da scalare man mano che l'azienda cresce.
• Accesso a un bacino di talenti più ampio da cui assumere.
• Messaggistica asincrona in modo che le aziende possano continuare a muoversi attraverso i fusi orari.
• Riduzione dei costi di carburante ed energia.
• Orari di lavoro flessibili.

Considerazioni per i luoghi di lavoro virtuali

Le aziende in ufficio persistono per una ragione. Anche con tutti i vantaggi, i proprietari di aziende dovrebbero contemplare gli svantaggi dei luoghi di lavoro virtuali. 

• I dipendenti possono sentirsi demotivati, disconnessi o isolati. Anche se possono trascorrere più tempo con i loro cari, i luoghi di lavoro virtuali rendono difficile per i colleghi sociali prosperare. Il team building, in particolare, può risultare difficile per i dipendenti remoti con orari diversi.
• Può essere più difficile per la leadership concentrarsi sulla diversità e l'inclusione. Le aziende possono involontariamente dare meno importanza ai loro sforzi di diversità, inclusione ed equità quando tutti sono dietro uno schermo.
• Le questioni di sicurezza sono sempre una preoccupazione. Gestire un luogo di lavoro virtuale apre naturalmente a rischi di conformità e violazioni dei dati, specialmente per le aziende che non tengono d'occhio la sicurezza.
• Alcuni membri del team non abituati al lavoro remoto possono avere difficoltà ad abbracciare il lavoro virtuale. La produttività e la comunicazione possono diminuire di conseguenza, creando silos dipartimentali.

Best practice per gestire i luoghi di lavoro virtuali

I luoghi di lavoro virtuali non sono una novità, e molte aziende hanno già creato abitudini e tradizioni utili con la loro forza lavoro remota. Le aziende con pratiche di lavoro virtuale efficaci faranno:

• Comunicare eccessivamente. Quando si lavora da remoto, i dipendenti dovrebbero presumere che gli altri membri del team non abbiano tutti i dettagli. Tutti devono condividere spesso informazioni importanti sui compiti o progetti attuali.
• Elaborare un piano per sfruttare la comunicazione asincrona. Organizzando le giornate lavorative e spostando le priorità dei compiti in modo appropriato, i team limitano il tempo morto tra le responsabilità e qualsiasi interruzione che potrebbe verificarsi.
• Dare l'esempio come azienda per la collaborazione e la trasparenza. La leadership dovrebbe modellare una comunicazione generosa e trasparente il più possibile riguardo agli aggiornamenti aziendali, ai successi e agli ostacoli.
• Stabilire check-in regolari. I check-in regolari dovrebbero essere programmati tra i membri del team, tra i manager e i loro subordinati diretti, e tra la leadership e ciascun dipendente. Questi possono avvenire tramite una videochiamata, un messaggio istantaneo o un semplice sondaggio.
• Condurre ritiri in persona. Questi sono molto popolari per le aziende ibride e remote-first. Una o due volte l'anno, il team dovrebbe riunirsi in un'unica località e pianificare eventi di team building per incoraggiare la connessione.

Luogo di lavoro virtuale vs. ufficio virtuale vs. ufficio in sede

Un luogo di lavoro virtuale è uno spazio d'ufficio completamente digitale dove i team possono lavorare insieme come se fossero fisicamente in un ufficio. Può anche essere chiamato ufficio virtuale.

Un ufficio in sede è uno spazio aziendale in un ufficio fisico dove i dipendenti lavorano di persona.

I luoghi di lavoro virtuali sono solo una delle ultime tendenze sul posto di lavoro; scopri di più sul software per supportare queste tendenze.