Gestione delle relazioni con i fornitori

Che cos'è la gestione delle relazioni con i fornitori?

La gestione delle relazioni con i fornitori è la manutenzione e gestione complessiva delle relazioni di lavoro tra acquirenti e i loro fornitori.

Quando si lavora con diversi fornitori, è importante mantenere buone relazioni con i fornitori per mantenere il flusso di beni e materiali costante. Valutare queste relazioni aiuta le aziende a sviluppare relazioni più strategiche con i fornitori che aumentano i profitti.

La maggior parte delle aziende ha diversi fornitori contemporaneamente e sceglie di gestire i propri affari in software di gestione delle relazioni con i fornitori. Questi strumenti facilitano e supportano le relazioni commerciali con i fornitori che sono essenziali per il funzionamento continuo dell'organizzazione.

Tipi di gestione delle relazioni con i fornitori

Le aziende che lavorano con i fornitori rientrano in una delle due categorie di gestione dei fornitori, anche se in alcuni casi potrebbero utilizzare entrambi i tipi per diversi dipartimenti. Questi tipi sono:

• Verticale. Nelle relazioni con i fornitori verticali, beni e materie prime si muovono lungo la catena di approvvigionamento dal produttore al fornitore ai distributori e rivenditori. Le singole aziende in ciascuna parte di questa catena di fornitori sono in frequente comunicazione e lavorano spesso insieme.
• Orizzontale. Le aziende possono lavorare con altre in una situazione reciprocamente vantaggiosa. Ogni azienda probabilmente si specializza in un'area particolare che l'altra azienda non copre; entrambe lavorano insieme per coprire più aree del loro settore. Ad esempio, un'azienda che produce parti di motore potrebbe lavorare con un'azienda che produce pneumatici, collaborando entrambe per fornire meccanici locali.

Elementi di base della gestione delle relazioni con i fornitori

Indipendentemente dal settore, un programma efficace di gestione delle relazioni con i fornitori deve includere almeno tre passaggi cruciali.

• Segmentazione dei fornitori. Suddividere i fornitori in categorie è utile per organizzare i fornitori, in particolare quando li si valuta e si decide con quali continuare a lavorare e quali sostituire. I fornitori possono essere raggruppati in modi diversi, come quantità di forniture, posizione o prezzi.
• Strategia del fornitore. Una volta segmentati i fornitori, le aziende possono sviluppare una strategia per la relazione continuativa. Possono essere create più strategie basate sulle categorie di segmentazione o sulle esigenze complessive dell'azienda. Il software di gestione delle relazioni con i fornitori dovrebbe contenere tutti i dettagli dei piani per un facile riferimento futuro.
• Esecuzione della strategia. Infine, la strategia deve essere messa in pratica. Ogni relazione dovrebbe essere il più possibile vantaggiosa, sia per l'acquirente che per il fornitore. Monitorare le prestazioni utilizzando un cruscotto di gestione dei fornitori è utile, poiché le aziende possono tracciare e misurare indicatori chiave di prestazione (KPI) per determinare se una relazione in corso vale la pena di essere perseguita.

Vantaggi della gestione delle relazioni con i fornitori

Avere un sistema efficace di gestione delle relazioni con i fornitori in atto è vantaggioso per molte aziende nel vedere maggiori entrate. I maggiori vantaggi di questa pratica sono:

• Risparmio a lungo termine. Alcuni fornitori possono avere costi più elevati all'inizio di una partnership con un'azienda. Quando le aziende continuano ad avere buone relazioni con i fornitori, i prezzi possono scendere man mano che la partnership diventa più reciprocamente vantaggiosa. I fornitori possono anche essere più disposti a trovare sconti da trasferire agli acquirenti che apprezzano.
• Aumento dell'efficienza operativa. Una scarsa comunicazione in qualsiasi punto della catena di approvvigionamento è un incubo logistico che diventa costoso se i prodotti vengono ritardati di conseguenza. La gestione delle relazioni con i fornitori significa che il fornitore e l'acquirente costruiscono fiducia, il che spesso porta a meno interruzioni. Se ci sono problemi, la comunicazione è tipicamente più stabilita in modo che questi problemi possano essere risolti più rapidamente.
• Miglioramento della qualità del prodotto. I fornitori, in particolare in una catena di approvvigionamento verticale, possono scoprire informazioni sulla qualità in cambiamento di una materia prima o di un prodotto finito prima dell'acquirente o del rivenditore. In questa situazione, possono cercare un fornitore alternativo diverso da loro stessi per evitare che il rivenditore finale o l'acquirente abbiano un prodotto al di sotto degli standard. Questo mantiene la continuità lungo tutta la catena di approvvigionamento sia per l'acquirente finale che per il cliente.

Migliori pratiche per la gestione delle relazioni con i fornitori

Le relazioni con i fornitori gestite male possono danneggiare le aziende. Il modo migliore per ottenere successo a lungo termine e raggiungere gli obiettivi aziendali è seguire diverse migliori pratiche, tra cui:

• Impostare obiettivi strategici. Le aziende ottengono preziose informazioni quando misurano le relazioni con i fornitori rispetto agli obiettivi aziendali. Metriche come l'accuratezza degli ordini o il tasso di difettosità delle forniture possono aiutare le aziende a vedere quali fornitori sono migliori con cui lavorare rispetto ad altri.
• Utilizzare una piattaforma centralizzata di gestione dei fornitori. Proprio come i team di vendita utilizzano un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), gli acquirenti dovrebbero centralizzare le informazioni sulle relazioni con i fornitori in un'unica piattaforma. Questo rende le informazioni sui fornitori accessibili a chiunque nel team ne abbia bisogno, rendendo qualsiasi aggiornamento o aggiunta facile da fare e condividere.
• Creare un forte processo di onboarding. Quando si lavora con un nuovo fornitore, raccogliere informazioni di base che possono essere inserite nei sistemi interni. Raccogliere e conservare tutta la documentazione legale, di conformità e di rischio in anticipo, insieme a qualsiasi altro pezzo critico di informazioni per l'azienda. Avere un buon processo di onboarding aiuta a iniziare la relazione con il piede giusto e protegge il fornitore e l'azienda da futuri problemi quando vengono registrati pezzi chiave di informazioni.
• Utilizzare funzionalità automatizzate. Molti programmi di gestione delle relazioni con i fornitori hanno funzionalità automatizzate che aiutano le aziende con l'onboarding e la reportistica senza alcun lavoro da parte del team interno. Queste funzionalità mantengono i dati più accurati e avvisano il team di eventuali problemi man mano che si presentano.

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