Che cos'è un ordine d'acquisto?
Un ordine d'acquisto (PO) è un documento ufficiale che gli acquirenti creano e inviano ai venditori, impegnandosi a pagare i venditori per la vendita di determinati beni o servizi che verranno consegnati in futuro. Questo documento PO viene inviato con l'intenzione di tracciare e controllare il processo di acquisto.
Gli ordini d'acquisto includeranno un numero per scopi di tracciamento insieme al tipo di articolo, quantità e prezzo concordato. Ulteriori informazioni possono anche essere incluse nel PO. Più informazioni l'acquirente include, più efficace diventa l'ordine d'acquisto.
Una volta che il venditore accetta il PO, diventa un contratto legalmente vincolante. Il documento dell'ordine d'acquisto viene tipicamente creato utilizzando software di acquisto.
Ecco un elenco non esaustivo di alcune cose incluse negli ordini d'acquisto:
- Numero dell'ordine d'acquisto
- Data dell'ordine d'acquisto
- Data di consegna
- Prodotto o servizio acquistato
- Quantità di articolo(i)
- Nomi dei marchi, numeri di modello o unità di mantenimento delle scorte (SKU)
- Prezzo per unità
- Nome dell'acquirente e indirizzo di spedizione
- Nome del venditore e indirizzo di fatturazione
- Metodo di spedizione
- Termini di spedizione
- Termini di pagamento
- Sconti
- Tasse
- Prezzo totale
Generalmente, un ordine d'acquisto non contiene il linguaggio contrattuale. Tuttavia, il Codice Commerciale Uniforme o altre leggi correlate lo stabiliscono come un contratto per sua natura. Tuttavia, è una pratica comune accompagnare l'approvazione di un ordine d'acquisto con i termini e le condizioni di vendita o un documento legale simile.
Un ordine d'acquisto può aiutare a proteggere sia il venditore che l'acquirente. Se un acquirente si rifiuta di effettuare il pagamento, il venditore rimane protetto a causa della natura legalmente vincolante del documento. Perché l'acquirente abbia un tipo di protezione simile, è cruciale avere una conferma dell'ordine d'acquisto.
Tipi di ordini d'acquisto
Un ordine d'acquisto è un documento cruciale quando si effettuano grandi acquisti e transazioni che coinvolgono l'acquirente e il venditore, e poiché ci sono diversi tipi, è fondamentale emettere il tipo corretto di PO.
I seguenti sono i quattro tipi di ordini d'acquisto:
- Ordini d'acquisto standard (SPO): Il tipo più comune di PO e il più facile da comprendere. Viene utilizzato per richieste una tantum, irregolari o poco frequenti di beni e servizi. Contiene l'elenco degli articoli e la loro quantità, data di consegna, luogo di consegna e termini di pagamento.
- Ordini d'acquisto pianificati (PPO): Simili agli SPO, tranne che vengono utilizzati quando la data di consegna è sconosciuta o quando i beni o servizi sono previsti per il futuro entro un determinato periodo di tempo. Le date di pagamento e consegna sono vagamente definite in un PPO, ma sono considerate provvisorie.
- Ordini d'acquisto a copertura (BPO): Simili ai PPO, ma omettono la quantità di articoli e talvolta il prezzo degli articoli. Questo tipo di ordine d'acquisto viene utilizzato per l'approvvigionamento ripetitivo di un particolare set di articoli. Aiuta a garantire prezzi migliori in cambio dell'assicurazione di acquisti ricorrenti.
- Ordini d'acquisto contrattuali (CPO): Simili ai PPO e BPO, tranne che l'elenco degli articoli richiesti per l'acquisto è omesso. Il CPO è il tipo più complesso di ordine d'acquisto e aiuta a creare un accordo formale a lungo termine tra l'acquirente e il venditore.
Vantaggi degli ordini d'acquisto
Gli ordini d'acquisto consentono alle aziende di fare meno affidamento su accordi verbali e più su documenti legali commerciali. Sebbene i PO possano sembrare un ulteriore pezzo di documentazione contabile, hanno diversi vantaggi aziendali.
Oltre a offrire protezione legale, un ordine d'acquisto:
- Rende più facile tracciare gli ordini
- Aiuta a evitare problemi di audit
- Riduce il tempo impiegato nel processo di acquisto
- Aiuta a controllare e tracciare le spese
- Migliora il controllo del processo di approvvigionamento
- Aiuta a pianificare il budget per progetti specifici
- Consente alle aziende di gestire spese impreviste
- Rende più facile evitare ordini duplicati
- Riduce il rischio di frodi interne
- Migliora i tempi di consegna
- Permette agli acquirenti di identificare i fornitori più performanti
Il processo dell'ordine d'acquisto
Avere un processo di ordine d'acquisto ben definito fin dall'inizio può rendere più fluido il processo di approvvigionamento e aumentarne l'efficienza. È utile sia per gli acquirenti che per i fornitori e riduce la possibilità di incomprensioni.
Ecco i passaggi coinvolti nel processo dell'ordine d'acquisto:
- Un acquirente decide di procurarsi un prodotto o servizio.
- Emettono un ordine d'acquisto elettronico al fornitore tramite software di acquisto.
- Il fornitore riceve l'ordine d'acquisto e conferma se può soddisfare l'ordine.
- Se non è possibile, il fornitore informa l'acquirente e l'ordine d'acquisto viene annullato.
- Se possibile, il fornitore inizia a preparare l'ordine raccogliendo l'inventario corretto o programmando il personale necessario.
- L'ordine viene spedito o i servizi vengono forniti. Il fornitore può utilizzare software di gestione degli ordini per automatizzare il processo di evasione degli ordini.
- Il numero del PO è incluso nella bolla di accompagnamento in modo che l'acquirente sappia quale ordine è arrivato.
- Il fornitore invia una fattura che include il numero del PO, rendendo più facile abbinarla alle informazioni di consegna.
- A seconda dei termini di pagamento, l'acquirente paga la fattura.
Migliori pratiche per gli ordini d'acquisto
L'approvvigionamento è un processo aziendale costoso. La sua efficacia può dipendere dall'ordine d'acquisto e può influenzare il successo aziendale. Ecco alcune migliori pratiche per inviare ordini d'acquisto in modo efficiente:
- Avere linee guida chiaramente definite su chi è responsabile della gestione degli ordini d'acquisto dell'azienda. Altrimenti, c'è il rischio di ordini duplicati.
- Utilizzare un sistema elettronico come il software di acquisto per gestire i PO. Questo eliminerà la documentazione inutile e renderà più facile tracciare gli ordini.
- Includere i termini e le condizioni di vendita nell'ordine d'acquisto e specificare le responsabilità di ciascuna parte.
- Creare e conservare copie del PO.
- Impostare un processo di approvazione degli acquisti per controllare i costi.
Ordine d'acquisto vs. fattura
Una fattura è una richiesta di pagamento ufficiale o un promemoria inviato dal venditore all'acquirente una volta che l'ordine è stato evaso. Definisce la conferma della vendita e elenca i prodotti o servizi che sono stati consegnati, insieme all'importo di denaro dovuto.
Una fattura generalmente consiste nel numero della fattura, informazioni sul venditore, data di pagamento e importo totale dovuto. Le fatture sono utili per prevenire pagamenti eccessivi e ordini duplicati. Sia una fattura che un ordine d'acquisto sono documenti di acquisto legalmente vincolanti e svolgono un ruolo cruciale nella comunicazione commerciale sugli acquisti.
Ordine d'acquisto vs. ordine di vendita
Un ordine di vendita (SO) è creato dal venditore per confermare che possono fornire i prodotti o servizi richiesti dall'acquirente. Gli ordini di vendita confermano anche che il venditore ha esaminato e accettato i termini e le condizioni e altri dettagli dell'ordine d'acquisto, inclusi quantità, prezzi e termini di pagamento.
Mentre una fattura dimostra la data in cui il costo dei prodotti o servizi viene fatturato all'acquirente, un ordine di vendita indica la data in cui è iniziato il trattamento di un PO. Inoltre, un ordine di vendita viene inviato all'acquirente non appena l'ordine d'acquisto viene elaborato.
Amal Joby
Amal is a Research Analyst at G2 researching the cybersecurity, blockchain, and machine learning space. He's fascinated by the human mind and hopes to decipher it in its entirety one day. In his free time, you can find him reading books, obsessing over sci-fi movies, or fighting the urge to have a slice of pizza.
