Pianificazione del Progetto

Che cos'è la pianificazione del progetto?

La pianificazione del progetto è la seconda fase di un ciclo di vita di gestione del progetto composto da quattro fasi. Questa fase, anche conosciuta come pianificazione del lavoro, segue l'inizio, dove vengono delineati obiettivi e scopi, e precede l'esecuzione, dove i risultati del progetto vengono completati prima che il progetto venga chiuso.

Definire gli elementi di un progetto nella fase di pianificazione è fondamentale per avere le migliori possibilità di successo. Durante questa fase, i costi e le risorse vengono definiti in modo più dettagliato rispetto alla fase di inizio, con importanti traguardi mappati per stabilire il programma stimato del progetto.

La documentazione prodotta durante la pianificazione del progetto viene tipicamente creata e archiviata all'interno di software di gestione del progetto. Questo dà a tutti i membri del team rilevanti l'accesso alle informazioni di cui hanno bisogno mentre il progetto è in corso.

Tipi di pianificazione del progetto

Ogni team e ogni progetto che completano affronteranno la pianificazione del progetto in modo diverso. Ma per la maggior parte, la pianificazione del progetto assume tipicamente una delle tre forme:

• Pianificazione verticale, anche conosciuta come pianificazione a cascata, è dove un project manager mappa ogni fase del progetto in modo sequenziale, dall'inizio alla fine.
• Pianificazione orizzontale, o agile, è dove vari elementi vengono pianificati simultaneamente, indipendentemente da dove si trovano nel programma.
• Pianificazione congiunta o pianificazione integrata, è un mix di pianificazione orizzontale e verticale, che incorpora elementi di pianificazione sequenziale e simultanea durante tutto il progetto.

Elementi di base della pianificazione del progetto

Poiché il piano del progetto deve essere una mappa completa che guida il team, ci sono informazioni chiave che devono essere incluse. Queste sono:

• Ambito del progetto: Questo delinea ciò che il team deve consegnare per considerare il progetto completato con successo.
• Scomposizione del lavoro: Il project manager è responsabile di suddividere i risultati del progetto più grandi in compiti più piccoli, e poi assegnarli ai singoli membri del team.
• Programma: I traguardi target, insieme a qualsiasi tempistica specifica di cui il team deve essere a conoscenza, sono tutti delineati nel programma.
• Piano delle risorse: Materiali e attrezzature necessari per completare il progetto, insieme alle risorse del personale, devono essere tutti determinati in questa parte del piano del progetto.
• Piano dei rischi: Tutti i progetti includono qualche elemento di rischio. Delineare questo durante la pianificazione del progetto prepara il team con possibili soluzioni per problemi previsti.
• Piano di budget: Rimanere entro il budget è cruciale. Tutti i costi relativi al progetto, comprese le spese per attrezzature o personale, dovrebbero essere delineati nel piano.
• Piano di comunicazione: Stakeholder vorranno essere aggiornati sui progressi del progetto. Un piano chiaro per la comunicazione, inclusi metodi e frequenza, dovrebbe essere incluso nella pianificazione del progetto.

Vantaggi della pianificazione del progetto

Sebbene nulla possa garantire il successo di un progetto, una pianificazione efficace può migliorare significativamente le probabilità di un risultato positivo. Altri vantaggi della pianificazione del progetto sono:

• Risparmia denaro: Avere un piano di progetto chiaro è uno dei modi migliori per rimanere entro il budget ed evitare il cambiamento di ambito a causa di cambiamenti imprevisti prima del lancio.
• Allocare le risorse più efficacemente: Sapere chi sta lavorando su quali parti del progetto e come ogni traguardo lavora verso un indicatore chiave di prestazione (KPI) o obiettivo del progetto significa che le risorse vengono utilizzate nel modo più appropriato.
• Supporta una buona comunicazione: Un piano di progetto efficace dovrebbe delineare come e quando i collaboratori dovrebbero condividere i loro progressi o idee. Questo è particolarmente importante per i team remoti che collaborano su un progetto.
• Mantiene il team allineato verso un obiettivo chiaro: Tutti nel team probabilmente si concentreranno sulle aree a loro assegnate, rendendo facile dimenticare come ogni parte contribuisce all'intero progetto. La pianificazione del progetto offre un quadro chiaro di come ogni parte del progetto si adatta, creando un'atmosfera di lavoro più unificata e collaborativa.

Migliori pratiche per la pianificazione del progetto

Alcuni progetti richiederanno una pianificazione più estesa rispetto ad altri. Ma indipendentemente dall'ambito o dalla dimensione, la pianificazione del progetto dovrebbe seguire le migliori pratiche come:

• Documentare i cambiamenti o gli aggiornamenti del piano: Anche il progetto più ben pianificato può incontrare problemi imprevisti. Se devono essere apportate modifiche in qualsiasi momento, queste dovrebbero essere documentate nel piano del progetto, con spiegazioni chiare sul perché il cambiamento è necessario.
• Includere i membri del team nella fase di pianificazione: Ognuno nel team porta il proprio punto di vista e le proprie competenze uniche. Includerli durante la pianificazione può fornire intuizioni più obiettive su ciò che sarà necessario per completare con successo il progetto.
• Ottenere l'approvazione dai principali stakeholder: Una volta che un piano di progetto è stato redatto, qualsiasi stakeholder aziendale importante o investitore dovrebbe avere l'opportunità di rivederlo prima dell'approvazione finale. Questo dà spazio a qualsiasi incomprensione su aspettative, ambito o budget da affrontare prima che il lavoro del progetto inizi.
• Allocare tempo extra prima del lancio: Il lavoro potrebbe richiedere più tempo del previsto. Costruire tempo aggiuntivo nel programma del progetto come contingenza previene deludere gli stakeholder e offre più spazio di manovra ai membri del team per provare approcci diversi.
• Iniziare con gli elementi più complessi per primi: Se possibile, le parti più difficili del progetto dovrebbero essere programmate per prime. Questo dà al team più tempo per trovare soluzioni se si verificano problemi, senza che il progetto abbia utilizzato una quantità significativa del budget o delle risorse prima di arrivare a questo punto.

Lavorare insieme come gruppo è una parte cruciale della pianificazione efficace del progetto. Utilizzando software di lavagna collaborativa, il tuo team può condividere idee e far avanzare il progetto ovunque si trovino.