Che cos'è il monitoraggio dell'inventario?
Il monitoraggio dell'inventario è il processo di supervisione e tracciamento delle scorte di un'azienda. Questo include il monitoraggio delle parti dell'inventario, delle loro ubicazioni e delle quantità. Il monitoraggio dell'inventario è necessario quando si cerca di utilizzare efficacemente i budget aziendali e soddisfare le richieste dei clienti in modo efficiente.
Il ruolo del monitoraggio dell'inventario nel processo di gestione della catena di approvvigionamento risiede nel mantenere l'accuratezza in ogni fase della catena di approvvigionamento. Il monitoraggio e la gestione dell'inventario sono considerati uno dei primi passi nella catena di approvvigionamento. Pone le basi per garantire risorse disponibili che alla fine diventeranno prodotti finiti nelle mani dei consumatori alla fine della catena di approvvigionamento.
Man mano che gli articoli si muovono attraverso il processo di inventario, la necessità di un monitoraggio attento aumenta. Implementare un sistema di tracciamento di successo può fornire alle aziende gli strumenti necessari per ottimizzare le loro strategie di inventario e l'intera struttura aziendale.
Il monitoraggio dell'inventario è solo un aspetto della gestione dell'inventario. Tenere traccia dei conteggi dell'inventario e garantire una precisione completa può essere estremamente dispendioso in termini di tempo e noioso. Ecco perché alcune aziende utilizzano software di gestione dell'inventario per automatizzare questo processo. Il software di gestione dell'inventario consente a un'azienda di monitorare vendite, acquisti, consegne e persino rivelare errori nel processo di tracciamento, tutto in un'unica interfaccia.
Tipi di inventario da monitorare
Prima di trovare un metodo di monitoraggio dell'inventario adatto, un'azienda deve identificare quali articoli intende monitorare. Le categorie di inventario possono variare in base alle esigenze aziendali e al portafoglio prodotti, ma la maggior parte delle aziende può classificare i propri materiali di inventario in quattro diversi tipi.
- Materie prime: Materiali utilizzati per la produzione di beni aziendali. Questo include materiali diretti utilizzati per realizzare prodotti e materiali indiretti che non fanno fisicamente parte di un prodotto ma sono necessari nel processo di produzione.
- Forniture per progetti: Articoli utilizzati nel processo di progetti aziendali in corso. Questo include manodopera, attrezzature da costruzione e materiali per imballaggio e spedizione.
- Articoli completati: Beni che hanno attraversato la produzione e la fabbricazione e sono considerati soddisfatti.
- Forniture per riparazioni: Materiali tenuti in inventario da utilizzare in riparazioni necessarie o manutenzione regolare della produzione.
Vantaggi del monitoraggio dell'inventario
Un piano di monitoraggio dell'inventario di successo dovrebbe aiutare le aziende a gestire il loro inventario senza sforzo. I vantaggi del monitoraggio dell'inventario descrivono cosa può fare per aiutare un'azienda a funzionare in modo più efficiente, sia all'interno che all'esterno del processo di gestione dell'inventario.
- Migliorare l'accuratezza. Prestare maggiore attenzione al monitoraggio dell'inventario crea meno opportunità per discrepanze nei conteggi dell'inventario. Fare una lista e controllarla due volte consentirà solo un processo di gestione dell'inventario più preciso nel complesso.
- Migliorare la produttività. Il monitoraggio dell'inventario crea un ambiente in cui tutte le statistiche e i dati dell'inventario sono affidabili e aggiornati. Quando le informazioni sono affidabili, le aziende possono muoversi con agilità e facilità. Un inventario inaccurato crea ritardi e si spende più tempo a correggere errori che a rimanere sul compito.
- Aumentare la fedeltà dei clienti. Poiché il monitoraggio dell'inventario consente l'efficienza, il prodotto dell'azienda si muoverà senza intoppi attraverso il processo di inventario. Quando la velocità di evasione degli ordini aumenta grazie a tale efficienza, il cliente riceve il suo prodotto più velocemente del previsto. Questa soddisfazione del cliente crea fedeltà del cliente in futuro.
- Ridurre i costi eccessivi. Quando l'inventario non è adeguatamente mantenuto, ci sono rischi maggiori di carenze e surplus. Un'azienda può scegliere di acquistare o evitare di acquistare articoli se presume di avere già una certa quantità in magazzino. Un conteggio dell'inventario inaccurato può significare costi extra o meno risorse disponibili.
- Allocare i costi in modo efficace. Poiché i costi sono ridotti, le aziende saranno in grado di allocare il budget dell'inventario in modo più costruttivo. Il monitoraggio dell'inventario apre più spazio per spendere denaro per le necessità dell'inventario. Le esigenze sono anche rese più chiare con il monitoraggio dell'inventario, poiché le informazioni aggiornate rendono più evidenti le necessità dell'inventario.
- Prevenire le perdite. Man mano che il sistema di monitoraggio dell'inventario migliora, un'azienda è meno propensa a perdere o smarrire articoli. Di conseguenza, il tempo e il denaro che potrebbero essere stati spesi per cercare o sostituire questi articoli non sono più sprecati.
- Ottenere visibilità della catena di approvvigionamento. Scoprendo problemi all'interno del processo di monitoraggio dell'inventario, un'azienda può rendersi conto di quali sistemi dell'intera catena di approvvigionamento necessitano di ristrutturazione. Ottenere feedback dai team della catena di approvvigionamento come fornitori e stakeholder può anche rivelare opportunità di miglioramento complessivo.
Tecniche di monitoraggio dell'inventario
Se un'azienda ha un inventario, può implementare un processo di monitoraggio dell'inventario. Tenere un registro accurato delle scorte aziendali non è limitato alla dimensione di un'azienda o al budget allocato all'inventario. Ci sono vari modi in cui un'azienda può scegliere di monitorare il proprio inventario in base agli obiettivi e alle esigenze.
- Monitoraggio manuale è il metodo più basilare di inventario, solitamente fatto con una semplice penna e carta. Il monitoraggio manuale, quando fatto quotidianamente, può aiutare un'azienda a ottenere maggiore visibilità su problemi evidenti o acquisti necessari. Questo metodo è più popolare tra le piccole imprese.
- Fogli di calcolo potrebbero essere la scelta giusta se un'azienda trova favorevole il monitoraggio manuale ma desidera un metodo più organizzato. Su un foglio di calcolo, le informazioni sull'inventario possono essere aggiornate e calcolate senza margine di errori matematici o incomprensioni.
- Un sistema a schede può essere utilizzato per tenere tutti informati sulle esigenze di inventario imminenti. La scheda "kanban" nel sistema a schede aiuta il team dell'inventario a notificare agli acquirenti aziendali la scarsa disponibilità. Quando i dipendenti notano che un articolo deve essere riacquistato o rifornito, la scheda viene compilata con informazioni tra cui descrizione dell'articolo, quantità, data di acquisto, ubicazione, numero di parte e data prevista per il riacquisto.
- Un sistema a codici a barre offre alle aziende la possibilità di personalizzare i codici a barre in base agli standard di organizzazione dell'inventario. I codici a barre sono posizionati su ogni articolo e possono essere sincronizzati con un sistema software o un'app che aggiorna la posizione dell'articolo in tempo reale. I codici a barre possono quindi essere scansionati mentre si muovono attraverso il processo di inventario e popolati in un sistema software a codici a barre per garantire che siano contabilizzati in ogni fase.
- Un sistema di identificazione a radiofrequenza (RFID) può essere utilizzato per offrire alle aziende un approccio relativamente senza mani per mantenere i conteggi dell'inventario. I tag RFID sono posizionati su ogni articolo in inventario ed emettono un segnale radio che trasporta tutte le informazioni essenziali sulla parte. Queste informazioni possono essere inviate a un sistema software o un'app che tiene traccia di ogni movimento dell'articolo utilizzando quelle frequenze radio.
- Software basato su cloud è ideale per le aziende che potrebbero aver bisogno di accedere alle informazioni sull'inventario da qualsiasi parte del mondo. I conteggi dell'inventario possono essere aggiornati costantemente, con tutte le informazioni sincronizzate su qualsiasi dispositivo che utilizza il software. Alcuni software basati su cloud offrono persino la possibilità di utilizzare capacità di pianificazione della domanda, che aiuteranno solo ad aumentare l'efficienza della gestione dell'inventario.
Migliori pratiche per il monitoraggio dell'inventario
Anche dopo aver scelto la tecnica di monitoraggio ideale, ci sono ancora cose che possono essere fatte per garantire l'accuratezza del conteggio dell'inventario in ogni fase. Ecco alcuni suggerimenti chiave da tenere a mente quando si monitora l'inventario:
- Dare priorità all'etichettatura. Quando si riceve qualsiasi articolo che intende unirsi all'inventario aziendale, etichettare quell'articolo il prima possibile dovrebbe essere di massima priorità. A seconda del metodo di monitoraggio dell'inventario, come la codifica a barre o l'etichettatura RFID, l'etichettatura può apparire diversa. Organizzare gli articoli secondo il sistema aziendale renderà il processo molto più fluido mentre vengono allocati nel loro spazio di inventario.
- Utilizzare la previsione della domanda. La pianificazione della domanda dei clienti può aiutare un'azienda a prevedere quanto inventario potrebbe essere necessario in un dato momento. Inoltre, mantenere dati storici sulla domanda lungo il percorso è essenziale per preparare gli acquisti di inventario. Utilizzare dati storici aiuta a notare le tendenze del mercato e quale potrebbe essere il piano ideale per rispondere alle condizioni mutevoli quando si tratta di previsioni di inventario future.
- Mantenere scorte di riserva. Sebbene la pianificazione della domanda sia estremamente utile, non è garantita. Pertanto, le aziende dovrebbero considerare di mantenere un inventario di riserva che possa aiutare in un improvviso afflusso di domanda. Queste scorte dovrebbero essere materiali non deperibili che possono essere conservati per un giorno di pioggia.
- Prendere inventario in transito. Molte aziende danno priorità al conteggio delle scorte mentre si trovano nella posizione principale dell'inventario. Man mano che le cose si muovono attraverso il processo di inventario, le possibilità di perdere un conteggio accurato aumentano. Le aziende dovrebbero assicurarsi che l'inventario venga conteggiato in ogni fase, soprattutto quando è in transito.
- Condurre controlli regolari. Anche dopo aver scelto una tecnica di monitoraggio adatta, un'azienda dovrebbe creare un sistema per il conteggio costante dell'inventario. Questo include il controllo della qualità per garantire che tutto l'inventario disponibile sia utilizzabile. Mantenere le informazioni sull'inventario il più aggiornate possibile consentirà un processo di gestione molto più fluido in ogni fase.
- Automatizzare il sistema di tracciamento. Con i continui progressi nell'intelligenza artificiale, il software di monitoraggio dell'inventario sta diventando più affidabile. Considerare l'utilizzo di questo software per semplificare il processo di conteggio e rendere la gestione dell'inventario più efficiente nel suo complesso.
Monitoraggio dell'inventario vs. monitoraggio degli asset
Il monitoraggio dell'inventario e il monitoraggio degli asset sono spesso confusi a causa della loro applicazione simile nell'organizzazione delle risorse aziendali; tuttavia, la differenza più significativa tra i due risiede in ciò che viene monitorato e perché.
Il monitoraggio dell'inventario è l'organizzazione di articoli che un'azienda utilizza attivamente o utilizzerà nella produzione di prodotti. Questi articoli vengono monitorati costantemente e richiederanno rifornimenti man mano che i prodotti vengono prodotti.
Il monitoraggio degli asset è l'organizzazione di articoli di valore. Gli articoli fisici possono includere mobili aziendali, veicoli e computer. Altri asset che possono essere monitorati includono licenze software, brevetti e contratti. Questi articoli sono solitamente disponibili in modo costante e richiedono pochi rifornimenti.
A differenza del monitoraggio dell'inventario, le aziende di solito non considerano troppe opzioni riguardo a come monitorano i loro asset. Oggigiorno, le aziende preferiscono monitorare i loro asset digitalmente utilizzando ID asset e un sistema di tracciamento virtuale o software di monitoraggio degli asset. Gli asset richiedono informazioni dettagliate a causa del loro ruolo nelle finanze aziendali. Gli asset devono essere monitorati in modo efficiente per garantire che l'azienda non paghi tasse eccessive e che le richieste di assicurazione possano essere presentate non appena un articolo viene identificato come perso o rubato.
Il monitoraggio degli asset e il monitoraggio dell'inventario sono simili in molti modi. Uno di questi modi include come sono organizzati. Sia il monitoraggio degli asset che il monitoraggio dell'inventario possono essere organizzati utilizzando metodi come la codifica a barre e l'etichettatura RFID. Entrambi possono utilizzare software di tracciamento per automatizzare il processo di conteggio e categorizzazione. Il monitoraggio degli asset e il monitoraggio dell'inventario sono anche utilizzati per evitare carenze e surplus, allocare i budget in modo efficace e risparmiare tempo prezioso.
Il monitoraggio degli asset e il monitoraggio dell'inventario sono entrambi necessari per garantire che un'azienda sia consapevole di tutte le risorse aziendali e che la produzione di prodotti funzioni in modo efficiente con tutti gli articoli necessari per raggiungere gli obiettivi.
Alexandra Vazquez
Alexandra Vazquez is a former Senior Content Marketing Specialist at G2. She received her Business Administration degree from Florida International University and is a published playwright. Alexandra's expertise lies in copywriting for the G2 Tea newsletter, interviewing experts in the Industry Insights blog and video series, and leading our internal thought leadership blog series, G2 Voices. In her spare time, she enjoys collecting board games, playing karaoke, and watching trashy reality TV.
