Che cos'è la gestione dei processi aziendali (BPM)?
La gestione dei processi aziendali è una disciplina organizzativa che si occupa di gestire e migliorare i processi operativi aziendali. La BPM garantisce che ogni organizzazione tragga vantaggio dalla strutturazione, analisi e miglioramento di questi processi, coordinando persone, informazioni e tecnologia.
Ogni organizzazione ha uno o più processi per funzionare senza intoppi. Questi possono variare dal servizio clienti e dalla catena di approvvigionamento, alla contabilità e all'approvazione dei progetti. Il framework BPM aiuta le aziende a risolvere problemi importanti per ottenere un vantaggio competitivo, migliorare i processi esistenti e aumentare il flusso di entrate attraverso quelli attuali.
Le aziende utilizzano software di gestione dei processi aziendali per automatizzare e riportare i processi organizzativi, ottimizzarli e raggiungere gli obiettivi prefissati. I sistemi di gestione dei processi aziendali spesso integrano la conoscenza con tecnologie come il software di gestione del flusso di lavoro per organizzare e pianificare diverse attività.
Gli strumenti di gestione dei processi aziendali aggiungono valore alle aziende attraverso:
- Gestione del rischio e aderenza alle normative di conformità
- Analisi adattive per identificare opportunità nei processi aziendali
- Monitoraggio in tempo reale del lavoro in corso per gestire e migliorare i processi
Le soluzioni di gestione dei processi aziendali sono spesso utilizzate in combinazione con molte altre tecnologie e pratiche, tra cui business intelligence, sistemi di supporto alle decisioni (DSS), sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), architettura orientata ai servizi (SOA), software di architettura aziendale (EA), modellazione aziendale e design thinking.
Perché la gestione dei processi aziendali è importante?
I processi aziendali scadenti possono causare gravi danni se lasciati non strutturati e non sistematizzati. Le organizzazioni possono vedere solo una parte di un processo alla volta e poche sono in grado di esaminare e vedere l'impatto completo. Perdono informazioni essenziali, inclusi dove il processo ha origine e si conclude, le esigenze critiche di dati e eventuali ostacoli e ridondanze.
La gestione dei processi aziendali aiuta le aziende a controllare meglio le loro operazioni e a migliorare continuamente. Garantisce un'organizzazione efficiente, meglio attrezzata per fornire beni e servizi adattandosi al cambiamento.
Quando le aziende dovrebbero iniziare a utilizzare la BPM?
Ecco alcuni processi organizzativi in cui la BPM può fornire ritorni sostanziali.
- Operazioni dinamiche che necessitano di cambiamenti nella conformità normativa, come un cambiamento nella gestione dei dati dei consumatori in risposta a modifiche nelle regole di sicurezza e privacy dei dati.
- Operazioni aziendali complesse che coinvolgono numerose unità aziendali, dipartimenti funzionali o task force che richiedono orchestrazione e coordinamento.
- Processi mission-critical quantificabili che migliorano direttamente i key performance indicators (KPI).
- Pratiche aziendali che utilizzano una o più tecnologie legacy.
- Processi che richiedono rapidi tempi di risposta.
Esempi di gestione dei processi aziendali
Con il giusto software BPM, ogni parte del ciclo di vita della gestione dei processi aziendali può essere resa più efficiente, rapida e accurata. Ecco alcuni esempi comuni di BPM:
- Risorse umane (HR): La gestione di moduli e documenti rappresenta la maggior parte del lavoro delle risorse umane, che può essere frenetico e dispendioso in termini di tempo. Con la gestione dei processi aziendali, le organizzazioni possono automatizzare le loro operazioni HR dall'inizio alla fine, risparmiando denaro, tempo e documentazione. Possono anche ottimizzare l'inserimento dei dipendenti e i flussi di lavoro di approvazione.
- Vendite: Il team di vendita nella maggior parte delle organizzazioni trascorre un tempo considerevole a coordinarsi con il team dei conti da ricevere (AR) per ottenere l'approvazione delle fatture di vendita. Anche un piccolo errore di fatturazione può danneggiare un'azienda. La gestione dei processi aziendali automatizza il processo di approvazione delle fatture, riducendo la possibilità di errori e chiarimenti avanti e indietro tra i venditori e il team contabile.
- Servizio clienti: La BPM facilita le attività incentrate sul cliente. Integra tecnologie e dipartimenti per un'operazione fluida e aiuta a soddisfare le aspettative dei clienti. Scopre anche inefficienze nel percorso dell'acquirente, ottimizzando l'intero processo di acquisto.
Tipi di BPM
I diversi tipi di sistemi di gestione dei processi aziendali sono:
-
BPM centrato sull'integrazione: Conosciuto anche come BPM centrato sul sistema, questo tipo di sistema di gestione dei processi aziendali automatizza le operazioni che essenzialmente rimbalzano tra i sistemi esistenti di un'azienda come il sistema di gestione delle risorse umane (HRMS), il sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e la pianificazione delle risorse aziendali (ERP) senza un intervento umano significativo.
I sistemi BPM centrati sull'integrazione presentano molti connettori e accesso all'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) per consentire la creazione di processi in rapido movimento. - BPM centrato sull'uomo: Questo approccio si concentra sulle competenze umane nei processi. Indipendentemente da quanto sia automatizzata la tua azienda, solo gli esseri umani possono occuparsi di certe approvazioni e responsabilità. Le soluzioni BPM centrate sull'uomo forniscono un'interfaccia user-friendly, notifiche semplici e tracciamento rapido, rendendo più facile tenere i dipendenti responsabili durante il processo.
- BPM centrato sui documenti: Questo sistema viene utilizzato quando un documento (come un contratto o un accordo) è al centro del processo BPM. Consente la gestione, la formattazione, la convalida e l'autenticazione dei documenti in una pipeline.
Vantaggi della BPM
La gestione dei processi aziendali aiuta le aziende a digitalizzare e raggiungere obiettivi organizzativi più ampi. Ecco i principali vantaggi della BPM:
- Aumentata agilità aziendale: La BPM aiuta a mettere in pausa, cambiare e ripetere i processi aziendali. Cambiare, riutilizzare e adattare i flussi di lavoro rende questi processi più reattivi e offre alle aziende una maggiore comprensione dell'impatto.
- Riduzione dei costi e aumento dei ricavi: Una soluzione BPM elimina i colli di bottiglia, il che si traduce in notevoli risparmi sui costi nel tempo. I tempi di consegna per le vendite di prodotti si accorciano, dando ai consumatori un accesso più rapido a servizi e prodotti e aumentando le vendite e i ricavi. Le soluzioni BPM aiutano anche ad assegnare e tracciare le risorse per ridurre gli sprechi, il che può aiutare a ridurre i costi.
- Maggiore visibilità: La BPM consente l'automazione garantendo il monitoraggio in tempo reale dei KPI. Questa maggiore trasparenza porta a un miglior controllo e alla capacità di regolare efficacemente pratiche e sistemi mentre si tracciano i risultati.
- Miglior scalabilità dei processi: Poiché la BPM guida una migliore implementazione dei processi e l'automazione del flusso di lavoro, questo si traduce bene quando si scalano i processi in diverse regioni. Gli strumenti BPM possono aiutare i team a concentrarsi maggiormente sull'innovazione stabilendo responsabilità e mantenendo la coerenza durante il processo.
Ciclo di vita della gestione dei processi aziendali
Un sistema BPM valido inizia delineando i passaggi di un flusso di lavoro. Questo aiuta a identificare le aree di miglioramento e i KPI per monitorare i progressi. Le aziende possono semplificare i loro processi e ottenere risultati migliori con la BPM. Per questo, devono prima comprendere appieno il ciclo di vita della BPM.
Ecco le cinque fasi del ciclo di vita della gestione dei processi aziendali:
- Progettazione: Gli analisti aziendali esaminano i processi esistenti, conducono interviste con vari stakeholder e si incontrano con i leader per stabilire obiettivi. Questa fase aiuta a catturare le esigenze aziendali e garantire che i risultati siano in linea con gli obiettivi stabiliti.
- Modellazione: Questa fase comporta lo sviluppo di una rappresentazione visiva del modello di processo. Dovrebbe includere informazioni dettagliate come scadenze, riepiloghi delle attività e flussi di dati in un processo. Il software BPM facilita una modellazione dei processi più semplice.
- Esecuzione: Il team BPM dovrebbe prototipare e valutare il nuovo sistema BPM su un piccolo gruppo di persone. Dopo aver integrato eventuali feedback, può implementare il processo per un pubblico più ampio.
- Monitoraggio: Durante questa fase, il team BPM deve monitorare il processo, valutare i miglioramenti e scoprire nuovi colli di bottiglia. Dovrebbe inoltre stabilire KPI e utilizzare report o dashboard per misurare le prestazioni. Questo include anche la distinzione tra indicazioni macro e micro, come un intero processo rispetto a segmenti di processo.
- Ottimizzazione: Con un sistema di reporting efficiente, le aziende possono dirigere con successo i loro sforzi verso l'ottimizzazione o il miglioramento dei processi. L'ottimizzazione dei processi aziendali (BPO) è la riprogettazione dei processi aziendali per semplificare e aumentare l'efficienza e allinearli a una strategia più ampia.
Automazione dei processi aziendali (BPA) vs. gestione dei processi aziendali (BPM)
L'automazione dei processi aziendali e la gestione dei processi aziendali sono simili e sinergiche in certi aspetti, ma non sono identiche. La BPA automatizza i processi, mentre la BPM li gestisce, il che può o meno comportare l'automazione.
L'automazione dei processi aziendali (BPA) si riferisce a qualsiasi approccio che utilizza l'automazione per semplificare le operazioni aziendali. Comprende una vasta gamma di applicazioni e tecnologie per aumentare la produttività, l'agilità, l'efficienza e la conformità nelle operazioni quotidiane di un'azienda. Le aziende utilizzano software di automazione dei processi robotici (RPA) per sviluppare bot che automatizzano le attività di routine.
La gestione dei processi aziendali (BPM) è un approccio metodico per migliorare i processi aziendali. Quando implementata correttamente, i dipendenti e altri stakeholder vedono come contribuiscono a raggiungere gli obiettivi aziendali.
Keerthi Rangan
Keerthi Rangan is a Senior SEO Specialist with a sharp focus on the IT management software market. Formerly a Content Marketing Specialist at G2, Keerthi crafts content that not only simplifies complex IT concepts but also guides organizations toward transformative software solutions. With a background in Python development, she brings a unique blend of technical expertise and strategic insight to her work. Her interests span network automation, blockchain, infrastructure as code (IaC), SaaS, and beyond—always exploring how technology reshapes businesses and how people work. Keerthi’s approach is thoughtful and driven by a quiet curiosity, always seeking the deeper connections between technology, strategy, and growth.
