Servizi Amministrativi

Cosa sono i servizi amministrativi?

I servizi amministrativi sono pratiche orientate alla gestione complessiva dei dipendenti come mezzo per sviluppare e mantenere una forza lavoro produttiva. Questi servizi vengono utilizzati per gestire tutte le funzioni amministrative relative al reclutamento, alla fidelizzazione e all'allineamento del personale con gli obiettivi organizzativi.

Questi sono anche forme di supporto e assistenza forniti da un responsabile o consulente HR esterno a un'azienda o organizzazione. I fornitori di servizi aiutano le organizzazioni con funzioni interne delle risorse umane come assunzioni, creazione e amministrazione delle politiche, formazione ed educazione dei dipendenti, sviluppo dei dipendenti, gestione dei benefici, disciplina dei dipendenti e cessazione dei dipendenti.

Attraverso tali servizi, il datore di lavoro ha accesso all'esperienza e alla familiarità del fornitore di servizi con le leggi federali e statali sull'assunzione che regolano queste funzioni. I servizi amministrativi utilizzano strumenti per garantire che i dipendenti rimangano produttivi e coinvolti nel loro lavoro. Ad esempio, la maggior parte delle aziende utilizza software di amministrazione dei benefici per pianificare e gestire i pacchetti di benefici per i dipendenti e garantire la conformità normativa.

Software Servizi Amministrativi

Software che menzionano servizi amministrativi come caratteristica o termine.

ClickUp

Oracle CPQ

Sage Intacct

Smartsheet

Salesforce Revenue Cloud

Google Workspace

Perché i servizi amministrativi sono importanti?

La gestione delle risorse umane (HRM) può essere eccezionalmente scoraggiante. La necessità di assistenza professionale nella HRM sta guadagnando importanza a causa del cambiamento dell'ambiente aziendale. In passato, una persona poteva gestire tutte le esigenze aziendali di un'organizzazione. Oggi, tuttavia, la crescente complessità del luogo di lavoro rende necessario per le aziende stabilire pratiche e una forza lavoro professionale per questo.

I servizi amministrativi HR sono vitali nella gestione delle varie complessità della HRM. Aiutano a creare e mantenere un ambiente efficiente sia per i dipendenti che per i manager. Di seguito sono riportati alcuni punti che mostrano l'importanza dei servizi amministrativi:

• I servizi amministrativi non si limitano a archiviare documenti e mantenere i registri dei dipendenti. Riguardano anche la fornitura di servizi di gestione delle risorse umane per un collegamento senza soluzione di continuità tra le esigenze aziendali e dei dipendenti.
• Gli amministratori HR svolgono un ruolo essenziale in un'organizzazione e supervisionano tutte le responsabilità amministrative HR. Servono da collegamento tra i dipendenti e l'organizzazione in termini di comunicazione, scambio di informazioni e gestione dei dati.
• I servizi amministrativi sono un'ottima opzione se le organizzazioni cercano un modo economico per semplificare la loro gestione HR. I servizi amministrativi richiedono personale qualificato con le caratteristiche desiderate e la dedizione necessaria per fornire supporto esperto.
• Quando si sviluppa una strategia HR, le aziende dovrebbero cercare amministratori HR che abbiano la conoscenza e l'esperienza per affrontare le sfide che i dipartimenti HR affrontano frequentemente.
• Inoltre, i dipartimenti HR devono rimanere aggiornati sugli sviluppi occupazionali e legali per proteggere efficacemente le organizzazioni che rappresentano. I servizi amministrativi consentono a un'organizzazione di essere agile e aggiornata con le tendenze attuali del settore.

Vantaggi dei servizi amministrativi

È stato ben stabilito che i servizi amministrativi svolgono un ruolo vitale nell'aumentare e mantenere l'efficienza nel settore HR. Non c'è dubbio che questi servizi aiutino a comprendere le esigenze dei dipendenti e come implementarle nell'organizzazione.

Elementi dell'amministrazione HR

I servizi amministrativi sono essenziali per qualsiasi azienda che desideri mantenere i servizi di talenti di alto livello. Questo perché le risorse umane sono uno dei molti componenti primari della gestione del capitale umano e dello sviluppo dei dipendenti. Un'amministrazione HR efficace include i seguenti elementi:

• Organizzazione: Un'organizzazione efficace è necessaria affinché qualsiasi progetto funzioni bene. I servizi amministrativi rendono semplice per le aziende tenere traccia delle procedure e delle attività di gestione HR, e gestire e visualizzare le informazioni sul personale. Le aziende e i fornitori di servizi HR possono utilizzare software di sistemi di gestione delle risorse umane (HRMS) per mantenere tutte le informazioni HR digitalmente sicure.
• Libro paga: Il libro paga implica la gestione delle ore dei dipendenti, delle tariffe, delle tasse, dei permessi e delle indennità, e altro ancora. Il multitasking complica il calcolo dei pagamenti per ciascun dipendente. Pertanto, gestire il libro paga dei dipendenti richiede precisione e attenzione per garantire pagamenti corretti e tempestivi per i dipendenti. Le aziende utilizzano software per il libro paga per tracciare e semplificare le operazioni del libro paga e garantire che il libro paga dei dipendenti sia gestito correttamente.
• Tempo e presenze: Le organizzazioni dovrebbero avere standard chiari di tempo e presenze per tutti i dipendenti per massimizzare le loro prestazioni. Un professionista HR deve prendere le misure necessarie per stabilire, implementare e valutare le politiche di presenze. Le agenzie e le aziende HR adottano software per il tempo e le presenze per semplificare il monitoraggio del tempo. Queste soluzioni elaborano i dati di tempo e presenze aziendali calcolando le ore lavorative insieme al tempo di vacanza, ai giorni festivi, ai giorni di malattia e agli straordinari.
• Reclutamento: Dall'identificazione delle esigenze della forza lavoro alla creazione di descrizioni e annunci di lavoro, chiamando e selezionando i candidati, intervistando e assumendo, i team HR devono essere strategici e ben pianificati per garantire che tutto funzioni senza intoppi, produttivamente ed efficientemente. Questo è il motivo per cui molte organizzazioni utilizzano software di reclutamento per aiutarli ad assumere e integrare nuovi dipendenti.
• Benefici: Un'altra parte importante dell'amministrazione HR è fornire benefici ai dipendenti. Per fornire richieste di benefici rapide e senza problemi ai dipendenti, i team HR devono gestire i fornitori di benefici e gestire le iscrizioni, la consegna dei benefici e i rinnovi con velocità. Il coinvolgimento dei dipendenti nei programmi di benefici può essere monitorato con un'amministrazione efficace dei benefici.
• Ricompense e riconoscimenti: I dipendenti sono motivati a fare meglio e a rimanere con l'organizzazione per lungo tempo quando ricevono incentivi e riconoscimenti appropriati. Esempi comuni sono incentivi per i dipendenti, aumenti salariali, compensi basati sulle prestazioni, bonus, stabilità lavorativa, feedback e progressi, e possibilità di carriera.

Migliori pratiche per i servizi amministrativi

I servizi amministrativi aiutano a prevenire una varietà di problemi che potrebbero colpire un'azienda. Forniscono una risposta immediata per correggere strategie mal concepite formulate dal proprietario dell'azienda, ignaro delle conseguenze. Con la crescente tendenza all'outsourcing, tali aziende possono raggiungere i loro obiettivi in modo più efficiente.

Ecco alcune migliori pratiche da seguire quando si impostano i servizi amministrativi.

• I servizi amministrativi dovrebbero essere strettamente integrati con il top management di un'organizzazione per ottenere i massimi risultati. Ogni dipartimento dovrebbe regolarmente comunicare le esigenze e gli obiettivi del personale dell'azienda per supportare efficacemente i suoi obiettivi. Senza comunicazione e risorse continue, qualsiasi azienda potrebbe affrontare una carenza di professionisti qualificati necessari per svolgere i vari compiti dipartimentali, il che può portare a scarse prestazioni.
• Esternalizzare le operazioni HR quando necessario. L'outsourcing rende facile per le aziende far gestire tutte le loro funzioni HR da esperti. Ottengono il lavoro svolto a prezzi ragionevoli e ottengono anche buoni risultati. Un team di esperti HR certificati è a portata di chiamata.
• Utilizzare soluzioni HR software as a service (SaaS) per gestire i processi quotidiani che tipicamente richiedono diversi fogli di calcolo, documenti e moduli, come il reclutamento, la gestione delle prestazioni e la pianificazione delle vacanze.