Quando ero giovane, iniziando ad affrontare le complessità della scrittura di saggi per la prima volta, ricevetti consigli su come suddividere al meglio qualsiasi tipo di struttura di saggio.

“Pensalo come un ombrello,” mi disse il mio insegnante di inglese. “Inizia in modo ampio e generale, e poi restringi il focus in ogni paragrafo successivo.”

Ora, sebbene la regola non sia rigida e inflessibile, è estremamente utile per gli studenti quando impostano la struttura del saggio ed evitano divagazioni irrilevanti.

Ma perché stiamo parlando di consigli sulla scrittura di saggi di sesta elementare? Perché quell'idea dell'ombrello può essere applicata a una serie di scenari, incluso dove è coinvolta la gestione dei progetti (e il software di gestione dei progetti). In particolare, l'idea dell'ombrello si allinea perfettamente con una strategia chiamata “struttura di suddivisione del lavoro.”

Immagina una struttura di suddivisione del lavoro, nota anche come WBS, come un albero genealogico. L'albero genealogico inizia con il progetto complessivo, e poi si suddivide in rami distinti, che sono compiti e risultati identificati. Quei rami si dividono in foglioline più specifiche, assegnando opportunamente quei risultati al membro del team appropriato.

Cos'è la Struttura di Suddivisione del Lavoro

Scendiamo ancora più nel dettaglio.

Una struttura di suddivisione del lavoro è un metodo deliberato di suddividere i requisiti del progetto in elementi tangibili e gestibili. Una WBS ben oliata è fondamentale per il successo di un progetto. Con la WBS, il project manager o il team leader può guidare efficienza, responsabilità e produttività. Invece di perdersi nei dettagli o intraprendere un progetto senza una supervisione adeguata, una struttura di suddivisione del lavoro divide e conquista.

Sfortunatamente, non esiste una storia di origine discernibile per una struttura di suddivisione del lavoro. Il concetto formalizzato esiste dalla fine degli anni '70, annunciato da riconosciuti leader di pensiero nella gestione dei progetti come Dr. Harold Kerzner. Kerzer ha sfruttato il suo background come ingegnere per sistematizzare l'approccio complessivo per la gestione strategica dei progetti. Una struttura di suddivisione del lavoro efficace è, dopo tutto, razionale e richiede un'analisi approfondita.

L'aspetto più significativo per i project manager e i membri del team da realizzare riguardo alla WBS è che non scompone il lavoro, scompone i risultati. Allo stesso modo, una WBS non ha bisogno o richiede una timeline.

Una WBS non è facile da creare, eppure è essenziale per avviare un progetto e garantire che il progetto arrivi a completamento. Le strutture di suddivisione del lavoro sono difficili da creare perché non sono esattamente ambiti di progetto; né sono proposte di progetto. Richiedono anche una buona dose di pianificazione da parte di tutti coloro che saranno coinvolti nel progetto. Il formato di una WBS è anche stranamente sconosciuto; la maggior parte delle “liste di cose da fare” o delle soluzioni di gestione delle attività presentano elementi di azione come “ricordati di comprare il latte” o “il compito X dipende dal compito Y.” Ne discuteremo in dettaglio più avanti, ma una WBS non può, non può, essere composta da verbi o elementi di azione.

La terminologia della gestione dei progetti per “Lavoro” differisce dalla percezione comune della parola.

Termini Chiave della Struttura di Suddivisione del Lavoro

Come la maggior parte delle altre cose, gli elementi gestiti di una WBS fanno riferimento a un gergo specifico che è riconosciuto all'interno del settore, ma forse non dai project manager alle prime armi o dai project manager che non hanno mai scritto una WBS prima.

Come Creano i Project Manager le Strutture di Suddivisione del Lavoro?

Il metodo generale per creare strutture di suddivisione del lavoro è:

1. Identificare e elencare ogni risultato richiesto.

2. Identificare tutto il lavoro necessario per garantire che ogni risultato venga completato.

3. Redigere pacchetti di lavoro per il lavoro richiesto menzionato nel secondo passaggio. I pacchetti di lavoro saranno composti da compiti e/o prodotti individuali che verranno eventualmente assegnati a membri specifici del team.

Le regole per redigere una WBS efficace possono variare, ma finché segui queste quattro, sei sulla strada giusta.

Regole per Creare una Struttura di Suddivisione del Lavoro

Ci sono alcune “regole” quando si creano strutture di suddivisione del lavoro efficaci. A seconda della risorsa a cui un project manager si rivolge quando ricerca come redigere al meglio una WBS, i dettagli individuali di quelle regole possono variare.

Ma, essenzialmente, ci sono quattro regole fondamentali: Assicurati che tutti i risultati rappresentino il 100 percento del lavoro, assicurati che tutti gli elementi siano mutuamente esclusivi, concentrati sui risultati non sulle azioni, e aderisci alla mentalità 8/80.

La Regola del 100%

La WBS dovrebbe sommare al 100 percento. Ciò significa che tutto il lavoro necessario rappresentato all'interno della WBS non può superare il 100 percento, o, qualsiasi cosa ammonti al 100 percento delle ore e delle risorse necessarie per completare un progetto. Ancora una volta, per essere chiari, questi compiti possono essere solo risultati e prodotti assolutamente necessari. Qualsiasi lavoro o risultato che sia estraneo o non correlato non conta per il 100 percento. Inoltre, qualsiasi compito “genitore” deve anche seguire la regola del 100%: Ogni compito “figlio” raggruppato sotto il compito genitore deve equivalere al 100 percento.

Mutuamente Esclusivi

Tutti gli elementi in una struttura di suddivisione del lavoro sono mutuamente esclusivi. La regola dei mutuamente esclusivi deriva dalla regola del 100%. Mentre il project manager redige la sua WBS, dovrebbe essere al corrente di tutti i sottocompiti, risultati o compiti per non ripetere nessuno di essi. Se un risultato è elencato due volte su una WBS, allora la WBS violerebbe la regola del 100%, e quei risultati potrebbero purtroppo sovrapporsi, essere duplicati inutilmente o soffrire di incomprensioni. Questa regola dei mutuamente esclusivi risulta in responsabilità all'interno del team.

Concentrati sui Risultati

I risultati e i deliverable sono gli elementi che compongono una WBS. La WBS non include e non dovrebbe includere alcuna parola d'azione. Spuntare i prodotti e i deliverable che sono stati creati è più importante che tenere d'occhio le parti in movimento che hanno reso possibile il completamento di quei compiti. In poche parole: La struttura di suddivisione del lavoro dovrebbe avere zero verbi, solo sostantivi.

La Regola 8/80

I pacchetti di lavoro all'interno di una WBS richiedono comunemente un minimo di otto ore di sforzo e non dovrebbero superare le 80 ore di sforzo. Questa è la regola 8/80. (Per metterla ancora più semplicemente: Un pacchetto di lavoro dovrebbe richiedere tra uno e dieci giorni di lavoro a tempo pieno per essere completato.) La regola 8/80 è cruciale nel determinare i livelli appropriati di dettaglio che comporranno sia l'ambito del progetto che la WBS. La maggior parte delle strutture di suddivisione del lavoro include tre livelli di dettaglio. I progetti più complessi richiederanno una WBS più granulare, ma sono l'eccezione. Regola generale: Se un pacchetto di lavoro proposto richiederà, ad esempio, due settimane di sforzo, allora quel pacchetto di lavoro deve essere suddiviso.

Benefici Significativi delle Strutture di Suddivisione del Lavoro

• Ottimizzazione della Pianificazione e Gestione del Progetto — Sebbene le strutture di suddivisione del lavoro non stabiliscano tempistiche e traguardi all'interno della loro documentazione, facilitano la loro creazione e gestione. Una volta impostata la WBS, i project manager possono procedere con il loro programma di progetto proposto e il budget. Il lato positivo di tale supervisione è che i manager possono ottenere una panoramica più realistica sulla gestione delle aspettative e delle scadenze per il lavoro che esiste al di fuori del progetto.
• Esecuzione Efficace del Progetto — Le strutture di suddivisione del lavoro non sono necessariamente scolpite nella pietra, ma impressionano sia i project manager che i membri del team con il “meticoloso conteggio” di tutti i dettagli. Dopotutto, i project manager dovrebbero presentare una WBS solo dopo aver considerato ogni singolo dettaglio, necessità e probabilità che possa emergere durante l'esecuzione di un progetto. Una struttura di suddivisione del lavoro si presta a una gestione efficace del rischio del progetto, dando ai project manager la possibilità di anticipare potenziali ostacoli e tenerne conto prima che il progetto decolli.
• Gestione della Visione del Progetto — Sia gli ambiti di progetto che le strutture di suddivisione del lavoro presentano parametri e framework per i progetti. Ogni persona coinvolta in un progetto può fare riferimento alla dichiarazione di lavoro, o ad altra documentazione del progetto, per assicurarsi di rimanere in linea e sull'obiettivo.
• Miglioramento della Comunicazione e Collaborazione — Con una WBS, i membri del team possono mantenere la comunicazione e ridurre le ambiguità tra loro durante ogni fase del processo. Quando si crea una WBS, i project manager non devono e non dovrebbero pianificare in un vuoto; dialogare è un componente chiave della pianificazione e dell'implementazione delle strutture di suddivisione del lavoro.
• Responsabilità — L'assegnazione di compiti e aspettative all'interno di una WBS avviene dopo che i deliverable sono stati identificati e determinati. Sia i project manager che i membri del team ottengono una visione d'insieme di come appaiono le responsabilità dei vari membri del team. Questo favorisce la responsabilità e la proprietà nel completare e presentare quei deliverable.

Sebbene una WBS completata non sembri una panoramica del progetto costellata di traguardi, offre comunque numerosi benefici all'intero team.

Ostacoli Potenziali alla Gestione Efficace dei Progetti

Non per smorzare i tuoi obiettivi di gestione dei progetti, ma semplicemente creare una WBS non esaudirà tutti i tuoi desideri. Come qualsiasi strategia o altro pezzo di software, una WBS è valida solo quanto la persona che l'ha creata e che continua a mantenerla. Se un project manager si perde nei dettagli pianificando le complessità di una WBS, allora il progetto reale non ne trarrà beneficio.

Come hai affrontato la creazione di strutture di suddivisione del lavoro?

Esistono software specifici per la WBS (guarda ad esempio WBS Schedule Pro), ma non è necessario restringere il tuo focus a strumenti così specifici se desideri che quel software copra più funzionalità di gestione dei progetti.

Soluzioni come Planhammer e OpenProject offrono agli utenti la possibilità di creare le proprie strutture di suddivisione del lavoro. Gli utenti possono sfruttare strumenti di mappatura mentale come XMind e MindGenius per trascinare e rilasciare le proprie. (In effetti, il software di mappatura mentale MindMeister è costruito per sincronizzarsi con la soluzione di gestione dei progetti completa MeisterTask per scopi di costruzione della WBS.)

Prossimi Passi per Implementare una WBS

Usi un software di gestione dei progetti specifico che offre funzionalità WBS integrate? O usi schede e deliberi manualmente su una lavagna fisica? Se è il primo caso, lascia una recensione sulla tua soluzione di gestione dei progetti preferita; se è il secondo, dai un'occhiata ai oltre 450 software di gestione dei progetti presenti su G2 Crowd per aiutarti a passare da un sistema basato su carta a uno digitale.

Per saperne di più sui termini e concetti di gestione dei progetti, assicurati di leggere come una dichiarazione dell'ambito del progetto può aiutare i tuoi progetti a avere successo.