Che tu sia una piccola impresa o una grande azienda, un processo di gestione delle buste paga semplificato è cruciale per mantenere i tuoi dipendenti felici e le tue finanze in ordine.

Dall'uso di software per le buste paga fino all'outsourcing, la tua azienda può determinare quale opzione per le buste paga si adatta meglio alle esigenze del tuo business.

Cos'è la gestione delle buste paga?

Quindi, cos'è esattamente la gestione delle buste paga?

La gestione delle buste paga fa parte della più ampia strategia di compensazione e benefici che la maggior parte delle aziende ha. I dipartimenti delle risorse umane si riferiscono anche al "gestire le buste paga" come al processo di calcolo dei pagamenti che devi a ciascun dipendente. Le aziende spesso gestiscono le buste paga su base settimanale, semestrale o mensile.

Come gestire le buste paga

Elaborare le buste paga può essere fatto in tre modi diversi:

1. Gestisci le buste paga da solo

2. Usa software di gestione delle buste paga

3. Usa un servizio di gestione delle buste paga

Comprendere i passaggi di ciascuna opzione così come i pro e i contro aiuterà la tua azienda a decidere quale opzione per le buste paga si adatta meglio alle esigenze del tuo business.

Come gestire le buste paga da solo

Il processo manuale consente alle aziende di gestire le buste paga da sole. Questa opzione è intelligente per le piccole imprese che stanno appena iniziando e potrebbero avere fondi limitati. Se stai cercando di capire come elaborare le buste paga da solo, sarà utile seguire i passaggi seguenti:

1. Ottieni un numero di identificazione del datore di lavoro

Prima di iniziare a gestire le buste paga per la tua azienda, devi ottenere un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN). Un EIN consente alla tua azienda di identificarsi come un'attività commerciale in modo da poter pagare i tuoi dipendenti. Puoi richiedere un numero di identificazione del datore di lavoro sul sito web dell'IRS.

2. Fai compilare ai dipendenti un modulo W-4

I moduli W-4 informano i datori di lavoro su quanto denaro trattenere da ogni stipendio per scopi fiscali. Questo è un modulo unico che i nuovi dipendenti dovrebbero compilare prima di iniziare a lavorare nella tua azienda. I nuovi dipendenti devono compilare un W-4 prima di ricevere il loro primo stipendio. (Ecco un modulo W-4 ufficiale per il 2019.)

3. Stabilisci un calendario delle buste paga

Le aziende possono scegliere di pagare i loro lavoratori settimanalmente, bimestralmente o mensilmente. Stabilire le date di pagamento è importante in modo da poter poi programmare i pagamenti fiscali e le scadenze per la presentazione delle tasse.

4. Calcola le imposte sul reddito

Per evitare controlli governativi, è necessario calcolare accuratamente le imposte sul reddito federali e statali da sottrarre dagli stipendi dei tuoi dipendenti. Trova le tasse del tuo stato qui.

5. Presenta i moduli W-2 annuali

Far compilare ai dipendenti i moduli W-2 aiuta l'IRS a determinare quanto denaro è stato trattenuto da ciascun dipendente in modo che possano riscuotere i rimborsi fiscali. Devi presentare questo file una volta all'anno all'IRS.

Software per le buste paga

Se desideri gestire le buste paga internamente senza il lavoro manuale, l'uso di un software per le buste paga potrebbe essere la mossa migliore per la tua azienda. Alcuni passaggi del processo di gestione delle buste paga da solo devono essere completati anche prima di utilizzare il software per le buste paga. Ecco i passaggi per completare le buste paga utilizzando il software per le buste paga:

1) Scegli un software per le buste paga

Per scegliere il software per le buste paga che funzionerà meglio per la tua azienda, sarà utile scegliere un software che corrisponda alle dimensioni della tua attività. Poi, a seconda che tu sia una piccola, media o grande azienda, puoi scegliere un software per le buste paga per piccole imprese, medie imprese o aziende. Quando cerchi un software, è anche utile considerare le caratteristiche specifiche di cui la tua azienda potrebbe aver bisogno.

2) Inserisci le informazioni aziendali

Una volta scelto un software per le buste paga che si adatta alle esigenze della tua azienda, inserirai le informazioni aziendali e dei dipendenti. Questo include il tuo numero di identificazione del datore di lavoro e i moduli W-4 dell'azienda.

3) Fai tracciare ai dipendenti il loro tempo

Prima che i tuoi dipendenti vengano pagati, devono inserire le ore che hanno lavorato. Possono farlo utilizzando software di gestione del tempo e delle presenze o software di gestione della forza lavoro.

4) Gestisci le buste paga aziendali

Una volta che i dipendenti hanno inserito le loro ore di lavoro, gli amministratori o i manager delle buste paga dovrebbero verificare che le ore di lavoro siano accurate e poi approvare il loro pagamento. Questo automatizzerà la gestione delle buste paga per la data programmata.

5) Calcola le tasse dei dipendenti

L'ultimo passaggio è presentare le tasse della tua azienda. Se scegli di utilizzare un software per le buste paga a servizio completo, calcolerà automaticamente le tasse della tua azienda.

Immagine per gentile concessione di Patriot Software

Servizi di gestione delle buste paga

Se la tua azienda non vuole gestire le buste paga internamente, puoi esternalizzare a un servizio di gestione delle buste paga. Ci sono due tipi di servizi di gestione delle buste paga:

1. Servizi di gestione delle buste paga assistiti

2. Servizi di gestione delle buste paga self-service

Servizi di gestione delle buste paga assistiti

I servizi di gestione delle buste paga assistiti completano la maggior parte o tutte le buste paga della tua azienda per te. Questi servizi possono calcolare il pagamento dei dipendenti, effettuare pagamenti e generare moduli fiscali come i W-2.

I servizi di gestione delle buste paga gestiscono tutte le tasse dei dipendenti, risparmiando tempo alle aziende nella presentazione. Se la tua azienda ha dipendenti in più stati, tenere traccia di più tasse locali e statali è difficile. I servizi di gestione delle buste paga assistiti possono aiutare con compiti come questi.

Una volta che opti per un servizio assistito, non ci sono molti passaggi rimasti per te. Ti verrà assegnato uno specialista delle buste paga che gestirà le tue buste paga.

Il principale vantaggio di un servizio di gestione delle buste paga assistito è che le buste paga vengono sempre completate in tempo. I servizi di gestione delle buste paga assistiti assicurano che la tua azienda non perda mai un pagamento o dimentichi di presentare le tasse, entrambi i quali possono comportare gravi sanzioni.

Servizi di gestione delle buste paga self-service

In contrasto con i servizi di gestione delle buste paga assistiti, il self-service mette la responsabilità delle buste paga nelle mani dell'azienda.

I passaggi per completare le buste paga self-service sono simili a quelli dei passaggi del software per le buste paga.

I servizi di gestione delle buste paga self-service consentono alla tua azienda di gestire le buste paga 24/7. Consentono anche ai dipendenti di modificare i dettagli personali, cambiare le loro trattenute fiscali, inserire le ore lavorate, visualizzare le opzioni di benefici importanti e accedere alla loro storia delle buste paga.

I servizi di gestione delle buste paga self-service generalmente addebitano alle aziende in base al numero di dipendenti che hanno. Questo può aiutare se sei una piccola impresa con solo pochi dipendenti.

Il principale vantaggio di scegliere un'opzione di gestione delle buste paga self-service è che mette molta autonomia sui dipendenti. Possono inserire le proprie ore, visualizzare le loro trattenute e iscriversi ai benefici aziendali.

Lo svantaggio è che ogni dipendente deve imparare a usare il sistema. Questo significa formare ogni nuovo dipendente, il che può richiedere un bel po' di tempo.

Conclusioni

Ci sono molte opzioni diverse per la gestione delle buste paga tra cui scegliere. Alcune opzioni mettono più responsabilità sui tuoi dipendenti ma sono meno costose, mentre altre esternalizzano l'intero processo a servizi ma costano di più. L'obiettivo è trovare l'opzione che meglio si adatta alla tua azienda.

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