Che cos'è l'eDiscovery? La guida di riferimento sulle informazioni elettroniche legali

Pensa a tutti i tuoi file importanti, fotografie e applicazioni memorizzati sul tuo dispositivo elettronico.

I dispositivi elettronici memorizzano e trasferiscono comunemente informazioni attraverso varie piattaforme come email, social media e applicazioni web. Tutti questi dati trasferiti tramite dispositivi elettronici possono fungere da prova o documentazione in una causa legale o in un'indagine.

La scoperta elettronica (eDiscovery) è un metodo per identificare, raccogliere e produrre informazioni memorizzate elettronicamente (ESI) da presentare in tribunale. Il software di eDiscovery consente la revisione dei documenti elettronici durante il contenzioso.

L'eDiscovery può essere estremamente complesso, poiché esiste una moltitudine di tipi di file che possono essere utilizzati (come email, messaggi vocali, video, siti web, post sui social media e database) e molte regole che governano gli usi legali.

Proprio come ci sono regole riguardanti la raccolta, la conservazione e la presentazione delle prove fisiche, ci sono regole comparabili per i documenti elettronici. Il software di eDiscovery viene utilizzato durante tutto il processo.

I file elettronici devono essere conservati in un modo specifico per qualificarsi per l'uso legale. I metadati (informazioni come cosa c'è in un file, quando è stato creato, chi lo ha creato, chi lo ha ricevuto e altre informazioni con data e ora rilevanti per la creazione del documento stesso) devono essere conservati per verificare il documento come originale e non alterato. Essere in grado di confermare la veridicità di un documento come contenuto non alterato è vitale per l'inclusione del documento in un caso.

Processo di eDiscovery

Il software di eDiscovery era originariamente utilizzato in una piccola parte del processo. Ma man mano che la tecnologia è diventata sempre più importante nella vita e negli affari, le soluzioni hanno iniziato ad espandersi per comprendere l'intero processo di eDiscovery.

L'aumento del numero di soluzioni complete e l'accettazione da parte del sistema legale dei file elettronici come prove ha portato a un mercato massiccio. Si prevede che il mercato del software di eDiscovery valga oltre 17 miliardi di dollari entro il 2023.

• Governance delle Informazioni (IG): Utilizzato per descrivere le procedure, le politiche e i controlli per la raccolta dei dati, l'IG è gestito dal Modello di Riferimento per la Governance delle Informazioni (IGRM), che fornisce un quadro che le agenzie possono seguire.
• Identificazione: Conservare le prove è vitale per garantire un processo di successo. I team lavorano sulla fase di identificazione intervistando i principali stakeholder, rivedendo i fatti del caso e analizzando le prove digitali per capire quali dati conservare. Una volta che un file è identificato come rilevante per un caso, viene posto un "blocco legale" sul file. Il blocco legale indica che i file non possono essere eliminati, distrutti o modificati in alcun modo. Una volta posto il blocco legale sui file, quelli potenzialmente rilevanti vengono identificati dal software di eDiscovery, rimossi e collocati in un database.
• Conservazione: Dopo aver identificato i dati rilevanti, i proprietari conservano detti dati in modo sicuro. Il software scansiona i file e identifica e separa i rilevanti dai non rilevanti. I file rilevanti sono collocati in uno spazio digitale sicuro.
• Raccolta: La raccolta dei dati avviene su varie tecnologie a seconda dei requisiti; tuttavia, l'applicazione scelta deve seguire un processo legale. Le prove digitali e i dati - come i metadati, la dimensione dei file, le date e i registri di controllo - non devono essere compromessi o alterati.
• Elaborazione: Una volta raccolti i dati, potrebbero essere disorganizzati e non possono essere presentati agli avvocati in tribunale così come sono. Elaborare i dati, organizzarli e utilizzare software di eDiscovery automatizzati può aiutare a estrarre informazioni significative e garantire la rilevanza. Alcuni documenti vengono convertiti in un formato di file diverso, spesso un PDF, per consentire le redazioni di informazioni privilegiate. Le redazioni possono anche bloccare informazioni irrilevanti dalla visualizzazione in un file altrimenti rilevante.
• Revisione: La revisione e la documentazione dei dati prima di presentarli è fondamentale. Il processo di revisione viene eseguito manualmente o con l'aiuto dell'intelligenza artificiale. I documenti che rientrano nel privilegio cliente-avvocato vengono identificati in questo passaggio. Paralegali e avvocati esaminano i documenti.
• Analisi: Gli asset digitali e i documenti sono organizzati e pronti per la presentazione e l'analisi. I documenti digitali che fungono da prova durante il processo di contenzioso vengono analizzati.
• Produzione: Una volta analizzate le prove chiave, l'avvocato può trasformare l'asset digitale in documentazione fisica. Questo aiuta nella facile presentazione durante il processo in tribunale. Passano attraverso il processo di produzione dei documenti, che si riferisce alla preparazione dei file da presentare in tribunale. Sono governati da un insieme separato di direttive riguardanti la produzione di informazioni elettroniche. Una volta prodotti, i file possono quindi essere presentati in un tribunale.
• Presentazione: Le prove finali presentate ai giudici, alla giuria, agli avvocati, ai partecipanti alla deposizione e ai mediatori sono organizzate in un formato facile da leggere.

Importanza dell'eDiscovery

I nove stadi del processo di eDiscovery possono sembrare semplici ma a volte richiedono mesi o anni per essere completati. L'eDiscovery è un processo tedioso ma estremamente importante nelle aule di tribunale di oggi.

Manomettere le prove digitali durante qualsiasi processo può comportare la perdita della causa. Comprendere l'importanza del processo e garantire la sicurezza digitale, e tagliare l'accesso irrilevante può garantire che le informazioni importanti non siano compromesse.

Intere sentenze possono dipendere dal contenuto delle email inviate da un dirigente aziendale. Più informazioni che mai sono memorizzate elettronicamente, e la loro ammissibilità in tribunale può fare o distruggere un caso sia per l'accusa che per la difesa. L'intero obiettivo del processo di eDiscovery è compilare una base di documenti legalmente ammissibili e rilevanti su cui sia l'accusa che la difesa possono costruire il loro caso.

Gli avvocati sono tenuti in molti stati a essere competenti tecnologicamente, il che significa che devono avere una comprensione approfondita e una conoscenza pratica dell'eDiscovery. Man mano che la quantità di ESI aumenta e sempre più risultati dipendono dall'inclusione o esclusione di file elettronici, l'eDiscovery sta diventando sempre più importante.

Benefici dell'eDiscovery

Le soluzioni di eDiscovery forniscono agli studi legali e ai dipartimenti legali una serie di benefici. Migliorano il processo di eDiscovery, rendendolo più efficiente, meno costoso e più accurato nell'identificazione dei documenti rilevanti. Alcuni dei benefici comuni dell'eDiscovery sono i seguenti:

• Ridurre i costi legati alla scoperta
• Migliorare l'efficienza della scoperta
• Aumentare l'accuratezza dell'identificazione dei documenti rilevanti
• Sfruttare gli strumenti documentali per la collaborazione
• Aumentare l'accessibilità
• Opportunità di collaborazione efficace
• Migliore organizzazione dei dati e documenti digitali

Intelligenza artificiale (AI) e eDiscovery

Negli ultimi anni, l'Intelligenza Artificiale è diventata una parte fondamentale dell'eDiscovery. Le applicazioni AI basate su codifica predittiva analizzano enormi set di dati armati di conoscenze sulla rilevanza dei documenti e applicano tale conoscenza per individuare i documenti rilevanti per il caso in questione.

In poche parole, è così che AI e eDiscovery sono intrecciati. Esiste una moltitudine di termini utilizzati quando si fa riferimento all'AI nel contesto dell'eDiscovery. Codifica predittiva, revisione assistita dalla tecnologia, AI, e apprendimento automatico si riferiscono tutti alla stessa cosa: eDiscovery guidata dall'AI.

I team legali hanno del lavoro da fare per garantire che l'AI estragga documenti rilevanti. Questo viene fatto prima inserendo un "set di semi", che si riferisce a un campione di documenti dall'intero set da analizzare. Il team etichetta i documenti rilevanti e irrilevanti nel set di semi e fornisce tali informazioni all'applicazione.

Basandosi su quei documenti di semi, il software produce un algoritmo per analizzare quel gruppo di file. L'algoritmo quindi cerca documenti aggiuntivi, e il team rivede i risultati e modifica l'algoritmo secondo necessità per produrre il risultato desiderato (cioè l'identificazione di tutti i documenti rilevanti nel set di dati).

Una volta terminato, il team fa scansionare al software i documenti rimanenti per identificare quelli rilevanti e irrilevanti.

Futuro dell'eDiscovery

L'adozione su larga scala di strumenti di collaborazione digitale come le videoconferenze, piattaforme come Zoom o Microsoft Teams, e riunioni virtuali a causa di un aumento del lavoro a distanza ha portato a un aumento dell'ESI e all'adozione dell'eDiscovery in misura maggiore. La codifica predittiva e altre tendenze di apprendimento automatico supervisionato aiutano a trovare la reattività e la rilevanza dell'ESI.

L'eDiscovery è generalmente accettato come pratica valida, e si prevede che il mercato dell'eDiscovery continui la sua rapida crescita. Quando la codifica predittiva (revisione assistita dall'AI) è diventata prevalente, c'era un grande interesse su come i tribunali avrebbero trattato la nuova tecnologia.

Una sentenza del 2012, da Silva Moore v. Publicis Groupe, ha stabilito il precedente che la codifica predittiva o la scoperta e revisione dei documenti alimentata dall'AI era un modo valido per rivedere i documenti. Sentenze successive hanno confermato da Silva Moore, stabilendo la codifica predittiva come standard per la revisione dei documenti.

L'eDiscovery, in particolare il software di eDiscovery alimentato dall'AI, continuerà ad aumentare in prevalenza per il futuro prevedibile.

La sentenza è a favore del software di eDiscovery!

Il software di eDiscovery è il presente e il futuro di tutte le questioni legali. Aiuta a semplificare il processo, raccogliere e compartimentare i file e analizzare gli asset digitali rilevanti. L'eDiscovery può essere conveniente e far risparmiare tempo per studi legali e vari dipartimenti legali.

C'è bisogno di trasparenza ed efficienza all'interno dei team legali interni. Scopri di più su gestione legale aziendale e perché è importante.