Come Dare Vita alla Tua Presentazione Virtuale

Non importa quante presentazioni hai condotto, è normale avere le farfalle nello stomaco.

Soprattutto se stai ospitando una presentazione virtuale per la prima volta.

Una presentazione virtuale è quando sia l'ospite che il pubblico partecipano alla presentazione da remoto, che sia da casa o da un edificio di uffici dall'altra parte del paese.

È comprensibile essere incerti su come affrontare una presentazione completamente virtuale. Non solo devi considerare il design delle diapositive, ma anche come mantenere coinvolto un pubblico remoto da lontano.

Man mano che la tecnologia e il software di presentazione evolvono e la domanda di spostare le presentazioni in modalità virtuale continua a crescere, è nel tuo interesse padroneggiare le competenze necessarie per condurre una presentazione virtuale efficace.

Come creare una presentazione virtuale

Prima di poterti sedere e accendere la webcam, devi prima pianificare come apparirà la tua presentazione virtuale dall'inizio alla fine.

Scegli il software di presentazione giusto

Il primo passo per creare una presentazione virtuale vincente è scegliere quale software di presentazione utilizzerai. Sebbene costruire diapositive ben progettate possa fare molto, gli strumenti di presentazione giusti possono renderlo facile, anche se non sei particolarmente esperto di tecnologia.

Alcuni vantaggi dell'utilizzo del software di presentazione includono:

• Essere in grado di comunicare in modo organizzato e digeribile
• Coinvolgere visivamente e oralmente gli ascoltatori della tua presentazione
• Fornire il mazzo di diapositive come risorsa post-presentazione
• Convertire gli ascoltatori in lead attraverso interesse e coinvolgimento

Indipendentemente dal tuo settore o dal motivo per cui ti stai rivolgendo al software di presentazione, ti sentirai potenziato a creare un visual accattivante che sperabilmente coinvolgerà il tuo pubblico molto tempo dopo la fine della presentazione.

Mantienilo semplice

Mentre crei e pianifichi la tua presentazione, non dimenticare che il tuo pubblico può ricordare e trattenere solo una certa quantità di informazioni alla volta. Questo è chiamato teoria del carico cognitivo, ed è importante che tu rispetti il tuo pubblico e quanto possono gestire.

Con la teoria del carico cognitivo in mente, mantieni la tua presentazione il più semplice possibile e non aver paura di trovare modi per diluire il tuo contenuto per aiutare a suddividere le informazioni in pezzi più piccoli.

Mettiti nei panni del tuo pubblico. È probabile che quando vedono una diapositiva con un lungo elenco di punti elenco o più paragrafi di testo, i loro occhi inizieranno a velarsi e perderanno interesse rapidamente. Se ti trovi a creare una diapositiva del genere, considera di suddividerla in tre diapositive separate.

Usa i colori in modo efficace

Quando costruisci le tue diapositive, non dimenticare il colore. Sebbene in alcuni casi tu possa essere limitato a colori specifici del marchio o linee guida del marchio aziendale, a volte potrai essere più creativo con il tipo di diapositive da includere.

Quando questo è il caso, presta attenzione allo specifico schema di colori che vorrai utilizzare. Evita qualsiasi cosa difficile da leggere o eccessivamente appariscente. Se c'è qualcosa, i colori che scegli devono completare lo scopo della presentazione e i punti che farai.

Ad esempio, potresti considerare di optare per uno schema di colori complementari se stai spiegando due elementi distinti e come differiscono l'uno dall'altro.

Crea titoli significativi

In una nota simile, considera i titoli delle tue diapositive e assicurati che siano significativi. Il titolo di ciascuna diapositiva svolge un ruolo importante nella tua presentazione virtuale, poiché informa gli spettatori del contesto di ciò che viene discusso.

Aiutano anche gli spettatori a seguire la presentazione più facilmente, specialmente quelli che potrebbero visualizzare le diapositive dopo la presentazione.

Scegli un font sicuro

Quando scegli un tipo di carattere, assicurati che sia facile da leggere sulle tue diapositive.

È nel tuo interesse evitare i caratteri di tipo script che hanno un aspetto più formale e decorativo, poiché possono essere difficili da leggere e spesso non si adattano al tono della tua presentazione.

Scegli qualcosa di tradizionale con cui le persone hanno familiarità e mantienilo coerente su tutte le tue diapositive. Dovresti anche considerare come i caratteri appariranno su dispositivi di dimensioni variabili tenendo conto di schermi più piccoli e più grandi dove il carattere potrebbe essere distorto.

Limita la quantità di dati che presenti

Certi elementi miglioreranno la tua presentazione virtuale e alcuni saranno semplicemente una distrazione.

Sebbene grafici e diagrammi possano aiutare a presentare i dati in modo più convincente, presentare troppi dati può sopraffare il tuo pubblico. Invece di spiegare e rendere i dati più chiari, li confonderà ulteriormente.

Questo ritorna a ciò di cui abbiamo discusso in precedenza sul sovraccarico cognitivo. È meglio utilizzare grafici e diagrammi solo quando necessario, come quando le informazioni mostrate devono essere semplificate.

Lo stesso si può dire per le transizioni e le animazioni. Poiché la tua presentazione virtuale sarà mostrata su internet, c'è sempre la possibilità che tu possa sperimentare un certo ritardo o che alcuni elementi audio siano fuori sincrono con la presentazione, a seconda della qualità della connessione di ciascun spettatore.

Per questo motivo, mantieni le animazioni e le transizioni delle diapositive al minimo. Saranno solo una distrazione per il tuo pubblico se vengono usate eccessivamente.

Sfrutta al massimo lo spazio bianco

Se conosci un designer, ti dirà quanto può essere importante lo spazio bianco. Sebbene tu possa non essere in grado di individuare quando viene utilizzato correttamente, saprai quando non lo è.

Nella tua presentazione virtuale, lo spazio bianco è qualsiasi spazio chiaro e vuoto intorno agli elementi delle tue diapositive, come immagini, titoli e caselle di testo. Quando hai abbastanza spazio bianco incorporato, ogni diapositiva sarà facile da leggere e apparirà meno affollata. Renderà anche più facile per te trasmettere il messaggio desiderato della presentazione.

6 consigli per dare una presentazione virtuale di successo

Una volta che hai creato le tue diapositive, complete di titoli significativi, spazio bianco efficace, un font facile da leggere e diagrammi semplici, è il momento di presentare effettivamente la tua presentazione virtuale.

Prima di accendere la tua webcam, ci sono alcuni consigli da seguire per garantire il successo.

1. Pianifica in anticipo

Potresti pensare che pianificare in anticipo significhi semplicemente creare le tue diapositive prima dell'ultimo minuto... ma c'è di più.

Usa uno sfondo professionale

Ci sono certi elementi che dovrai considerare prima di iniziare. Per cominciare, il tuo sfondo virtuale.

Sebbene tu possa pensare che il tuo frigorifero e il tuo arazzo vintage siano fantastici, non sono sfondi ideali per la tua presentazione virtuale. Prenditi il tempo per assicurarti che qualsiasi cosa ci sia dietro di te sia visivamente attraente, non sia una distrazione e non mostri l'angolo disordinato del tuo soggiorno.

Alcuni software di videoconferenza offrono sfondi virtuali che eliminano il dubbio se il tuo appartamento sia pronto per la telecamera o meno.

Investi in un'illuminazione di base

Vuoi davvero brillare? Allora hai bisogno di un'illuminazione decente che non sia solo una lampada da tavolo.

Sebbene l'illuminazione naturale sia buona, può essere incredibilmente imprevedibile. Magari una nuvola ribelle passerà davanti al sole e il tuo viso sarà improvvisamente in ombra.

Non è necessario acquistare nulla di eccessivamente costoso o elaborato, ma se le presentazioni virtuali sono qualcosa che intendi fare più di una volta, vale l'investimento. Anche qualcosa di semplice come una luce ad anello può fare una grande differenza.

Vestiti

Abbiamo tutti sentito le battute sul vestirsi solo a metà per le riunioni virtuali, cioè indossare una camicia professionale abbinata a pantaloni della tuta o pantaloncini da ginnastica.

Quando presenti, devi prenderti il tempo per vestirti professionalmente dalla testa ai piedi. Dopotutto, non sai mai quando potresti dover alzarti inaspettatamente e svelare il tuo segreto.

Quando pianifichi un abbigliamento, scegli qualcosa di semplice. Non scegliere una camicia con un motivo stravagante o una che sia verde neon. Il tuo abbigliamento deve essere in grado di tradursi in telecamera, e qualsiasi cosa troppo movimentata può essere una distrazione.

Stabilisci un programma

Che tu lo faccia per eliminare i nervi o per rimanere organizzato, dovresti sempre creare un programma dettagliato di come andrà la tua presentazione virtuale.

Ad esempio, come ospite della presentazione virtuale, è imperativo che inizi in orario. Non esiste il "ritardo alla moda" quando sei l'ospite.

Tuttavia, potresti scoprire che alcuni partecipanti sono un po' in ritardo nel partecipare. Per questo motivo, considera di avere due aperture. Una che è "morbida" e progettata per coinvolgere il tuo pubblico senza entrare troppo nel contenuto, e un'altra che sarà la tua apertura "dura". Questa seconda sarà riservata a quando tutti, o quasi tutti, saranno presenti.

Inoltre, rispetta il tempo del tuo pubblico e termina puntualmente. Potrebbero avere altre riunioni a cui partecipare o un bambino da prendere all'allenamento di calcio. All'inizio della tua presentazione, chiarisci quanto tempo è previsto che duri e se ci sarà tempo per le domande alla fine.

Assicurati di fornire il programma della tua presentazione in anticipo in modo che il tuo pubblico sappia esattamente cosa aspettarsi.

Pratica in anticipo

Quando si tratta di dare la tua presentazione virtuale, è nel tuo interesse non "improvvisare"... cioè assicurati di praticare in anticipo!

Questo include non solo eseguire le tue diapositive e ciò che vuoi dire alcune volte, ma anche praticare come utilizzare il software e impostare il tuo sfondo.

Una volta che l'hai provata alcune volte, ascolta come suoni. Questo è il momento in cui potrai testare l'audio per assicurarti che non ci siano problemi di riproduzione. Potrai anche ascoltare per assicurarti che il tuo ritmo non sia troppo affrettato.

2. Conosci il tuo pubblico

Comprendere il tuo pubblico è un must assoluto quando si presenta virtualmente. Scopri chi sono, perché hanno deciso di partecipare e quali punti dolenti la tua presentazione può sperare di risolvere.

Inoltre, scopri dove si trovano in modo che qualsiasi obiettivo principale che intendi toccare si traduca attraverso culture diverse, se necessario.

3. Varia il contenuto

Quando si presenta di persona, sia al lavoro che a una conferenza, puoi mantenere l'attenzione del tuo pubblico stabilendo un contatto visivo e attraverso un linguaggio del corpo specifico. Quando si presenta virtualmente, il tuo contenuto dovrà fare il lavoro pesante.

Per questo motivo, vorrai variare il tipo di media con cui possono interagire.

Tieni presente che non stai cercando di esagerare o sopraffare il tuo pubblico, ma piuttosto stai facendo uno sforzo per combattere la noia che deriva dal vedere diapositiva dopo diapositiva di punti elenco e paragrafi.

4. Usa diapositive coinvolgenti

Aggiungi elementi coinvolgenti alle tue diapositive per evitare l'ipnosi da diapositiva. Per far sentire il tuo pubblico coinvolto nella tua presentazione, considera di incorporare sondaggi, questionari o una sessione di domande e risposte alla fine della presentazione.

Tuttavia, rendi tutto il coinvolgimento utile e non un pezzo di riempimento della presentazione. Quando fai una domanda al pubblico, rendila significativa e assicurati che abbia valore.

Inoltre, quando pianifichi il tempo di esecuzione, non dimenticare di considerare il tempo per l'interazione in modo che non venga trascurato o sembri che tu stia correndo attraverso di esso.

5. Elimina le distrazioni

Se stai presentando dal tuo ufficio a casa, metti il tuo smartphone fuori dalla portata del braccio e non dimenticare di metterlo in modalità silenziosa.

Attiva "Non disturbare" per qualsiasi notifica che potrebbe suonare dal dispositivo con cui stai conducendo la presentazione, come email o messaggi di testo. Non solo sarà una distrazione per te mentre presenti, ma il tuo pubblico sentirà queste notifiche dalla loro parte.

Inoltre, chiudi la porta del tuo ufficio a casa o ovunque tu stia presentando in modo da non essere distratto da un animale domestico che potrebbe vagare nelle vicinanze. Aiuterà anche a soffocare qualsiasi rumore proveniente da altri membri della tua famiglia che il tuo pubblico potrebbe essere in grado di sentire.

6. Mantieni la conversazione

Quando la tua presentazione virtuale sta per concludersi, assicurati di terminare con una nota stimolante. Che sia facendo una domanda o anche dando al tuo pubblico dei compiti da completare dalla loro parte, aiuterà a coinvolgere il tuo pubblico molto tempo dopo che è finita.

Inoltre, non dimenticare di chiedere feedback al tuo pubblico o incoraggiarli a interagire con te sui social media per discutere ulteriormente eventuali punti.

In bocca al lupo!

Ora sei pronto per condurre una presentazione virtuale coinvolgente e ben pensata. Segui questi passaggi e consigli ogni volta che hai una presentazione da creare.

Non dimenticare di divertirti lungo il percorso, ridere con il tuo pubblico e affrontare le difficoltà.

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