L'MVP della tua azienda ha appena dato le dimissioni con un preavviso di due settimane – hai un candidato interno che può assumere il suo ruolo?

Il turnover dei dipendenti è qualcosa con cui ogni azienda deve fare i conti a un certo punto. Ciò che distingue le migliori aziende dalle altre è quanto siano preparate ad affrontare le dimissioni di un dipendente.

Se hai difficoltà a pensare a un candidato interno che abbia le competenze necessarie per essere promosso internamente, potresti avere un serio problema di gestione dei talenti. È tuo compito come professionista delle risorse umane essere preparato per situazioni come quella sopra elencata.

Quindi, come puoi assicurarti di non essere mai colto di sorpresa dalle dimissioni di un dipendente? Creando una strategia di pianificazione della successione completa.

Forse non sei preoccupato di assumere un candidato interno per una posizione aperta e sei fiducioso nella tua capacità di assumere nuovi talenti. Anche se questo può funzionare a breve termine, ci sono molti problemi a lungo termine che la pianificazione della successione può risolvere.

Perché la pianificazione della successione è importante?

Il primo passo per creare una strategia di pianificazione della successione di successo è capire perché è importante. Ecco tre motivi di alto livello per cui dovresti considerare di integrare la pianificazione della successione nella tua strategia di gestione dei talenti:

Mantiene la tua azienda in funzione senza intoppi

C'è una seria discrepanza tra il tempo medio che un dipendente è tenuto a dare quando si dimette (due settimane) e il tempo medio necessario per coprire un posto vacante. Secondo un articolo di Hirevue, ci vogliono in media 42 giorni per coprire un posto di lavoro.

Questo significa che anche nelle migliori circostanze, avrai un posto vacante per quasi un mese intero prima che un nuovo assunto inizi. Questo solo se trovi il candidato perfetto, lo intervisti, gli offri il lavoro e lui accetta tutto entro le due settimane in cui il dipendente che sta lasciando è ancora lì.

Ammettiamolo: ci vuole più tempo per trovare buoni talenti esterni e assumerli. Potresti persino dover pubblicare l'annuncio di lavoro più volte per trovare finalmente la persona giusta per il lavoro, mentre il tempo scorre con un posto vacante in uno dei tuoi ruoli di livello senior.

La pianificazione della successione risolve questo problema. Se pianifichi in anticipo e coltivi il talento interno prima che qualcuno si dimetta, non sarai colto di sorpresa quando un dipendente lascia per una nuova opportunità.

Offre uno sviluppo di carriera chiaro ai dipendenti

La pianificazione della successione non riguarda solo il rimanere avanti rispetto al turnover dei dipendenti, ma anche l'offerta di opportunità di crescita ai tuoi attuali dipendenti.

La mancanza di opportunità di crescita o di percorsi di carriera chiaramente delineati è il motivo numero uno per cui i dipendenti lasciano il lavoro per nuove opportunità. I dipendenti che sentono che il loro talento viene coltivato sono meno propensi a dimettersi o a cercare un nuovo lavoro. La pianificazione della successione è il tuo modo di mostrare ai dipendenti che c'è spazio per la crescita nella tua azienda.

La pianificazione della successione è perfetta anche per i giovani dipendenti ambiziosi che potrebbero non essere pronti per una promozione ma il cui entusiasmo non vuoi scoraggiare. La pianificazione della successione può dare ai dipendenti più giovani l'opportunità di imparare dai dipendenti di livello senior ed esplorare cosa vogliono fare nella loro carriera.

Quando incorpori la pianificazione della successione nella tua strategia di gestione dei talenti, segnali ai tuoi dipendenti che c'è un percorso di crescita e successo nella tua azienda se sono disposti a impegnarsi.

6 passaggi per una pianificazione della successione di successo

Ora che hai capito perché la pianificazione della successione è importante, è il momento di creare il tuo piano di successione. Come per la maggior parte dei processi interni, questo non sarà rapido ma varrà il tempo e l'energia necessari per implementarlo.

Diamo un'occhiata rapida a come creare un piano di successione:

Se sembra confuso, non preoccuparti. Abbiamo preparato una guida dettagliata, passo dopo passo, da seguire. Dai un'occhiata.

1. Identifica le posizioni chiave

Il primo passo per una pianificazione della successione di successo è identificare le posizioni chiave per la tua organizzazione. Identificare le posizioni chiave significa capire quali posizioni farebbero più danni alla tua azienda se lasciate vacanti. Può anche significare identificare posizioni che sai saranno vacanti presto, ad esempio se sai che qualcuno verrà promosso nei prossimi sei mesi, avrai bisogno di qualcuno che li sostituisca una volta che avranno fatto la transizione.

Il più grande errore che le persone fanno con la pianificazione della successione è non pianificare abbastanza in anticipo. Non è necessario aspettare che qualcuno lasci la sua posizione per iniziare a pianificare il suo successore. Se hai solo un senior designer, dovresti formare un junior designer per quel ruolo anche se non c'è alcuna indicazione che il tuo senior designer abbia intenzione di lasciare o essere promosso a breve.

Incontra i manager di ogni dipartimento e individua le posizioni e i dipendenti più preziosi nella tua azienda. Decidi per quali posizioni vorresti un candidato interno nel caso in cui quella posizione diventi disponibile. Questo servirà come base del tuo piano di successione.

2. Individua le competenze necessarie per ogni posizione

Il passo successivo per la pianificazione della successione è identificare le competenze chiave necessarie per le posizioni che hai individuato nel primo passo. Ci sono certificazioni che questa persona dovrà avere? Ci sono software che questa persona dovrà sapere usare? Ci sono clienti che questa persona dovrà conoscere?

Una volta identificate le competenze necessarie per avere successo in quel ruolo, saprai su cosa concentrarti per lo sviluppo dei dipendenti. Sii intelligente su come formi i tuoi dipendenti. Capire le competenze di cui hanno bisogno per crescere nella loro carriera sarà vantaggioso sia per te che per il dipendente.

3. Valuta il tuo personale

Ora che hai identificato sia le posizioni chiave che le competenze che richiedono, devi scegliere i dipendenti che coinvolgerai.

Non commettere l'errore di limitare il tuo campo su quali dipendenti sceglierai per la pianificazione della successione. Alcuni dipendenti potrebbero essere perfettamente contenti dove sono e non vogliono una promozione. Altri potrebbero essere interessati a un dipartimento completamente diverso e tu non ne sei a conoscenza.

Devi essere trasparente con i tuoi dipendenti su questo processo e offrire loro l'opportunità di alzare la mano se sono interessati. Incoraggia i manager della tua azienda a parlare con ogni dipendente del loro sviluppo di carriera e dei loro piani di carriera. Ottieni un'idea di chi sembra pronto per più responsabilità e chi potrebbe aver bisogno di più tempo.

È fondamentale che tu comunichi con i tuoi dipendenti in modo che capiscano cosa sta succedendo. Vuoi che i dipendenti più giovani capiscano che questo è un percorso di crescita professionale. Vuoi anche che i dipendenti senior sappiano che non vengono sostituiti o licenziati solo perché stai formando altri dipendenti. È un equilibrio delicato e essere onesti è il modo migliore per evitare paura o confusione.

4. Sviluppa un piano di successione e trasferimento delle conoscenze

Una volta completati i primi tre passaggi, è il momento di creare il piano di successione stesso. Siediti con tutti i tuoi dipendenti (sì, ognuno di loro) e chiedi loro di scrivere una descrizione delle loro responsabilità lavorative. Chiedi loro di dettagliare su quali account lavorano, i rapporti di cui sono responsabili e le password di qualsiasi loro account aziendale.

La risposta per la maggior parte delle persone è no ed è per questo che creare un manuale per ogni posizione è importante. Questo fungerà da base di conoscenza per chiunque assuma una nuova posizione. Questo assicura che, se sei sorpreso dalla partenza di un dipendente, sarai sempre preparato.

5. Usa il tuo tempo libero in modo efficace

La parte più lunga della pianificazione della successione è aspettare che si apra un'opportunità. Non basta promettere ai dipendenti più giovani che potrebbero ottenere una promozione un giorno. Devi spendere il tempo in cui non vengono promossi per investire nella loro formazione e sviluppo.

Anche se un nuovo titolo appariscente può essere bello, ci sono altre cose che puoi offrire ai tuoi dipendenti. Crea un piano di sviluppo professionale e coinvolgi i tuoi dipendenti nella loro pianificazione di carriera. Chiedi loro quali formazioni vorrebbero acquisire. Guidali nel processo di crescita come professionisti. Offri loro nuovi modi per sfidarsi al lavoro. Mettili in contatto con un mentore al lavoro.

Se i tuoi dipendenti sentono ancora di crescere nel tempo in cui aspettano di essere promossi, sono meno propensi a dimettersi per noia o frustrazione.

6. Implementa, valuta e aggiusta

Ora, quando finalmente arriva il momento di trasferire la responsabilità da un dipendente a un altro, sarai pronto.

Avrai già identificato e formato un altro dipendente per entrare senza problemi nel ruolo. Puoi usare le due settimane in cui il tuo dipendente in partenza è ancora impiegato con la tua azienda per aiutare con la transizione. Questo permette loro di seguire il lavoro e fare qualsiasi domanda che possa sorgere prima che il tuo dipendente in partenza se ne vada.

Una volta completata la transizione, dovresti permettere al tuo dipendente alcuni mesi per ambientarsi nel nuovo ruolo e dovresti rispondere a qualsiasi domanda possa avere. Potresti scoprire che il tuo primo tentativo di pianificazione della successione lascia spazio a miglioramenti e va bene così. Identifica cosa ha funzionato e cosa no e migliora per la prossima volta.

Come misurare il successo della tua strategia di pianificazione della successione

Può essere complicato implementare un'intera strategia di pianificazione della successione da soli – ecco perché la tecnologia è la tua migliore amica. Il giusto software di pianificazione e gestione della successione può fare tutto, dall'aiutarti a creare i piani di successione fisici all'identificazione e al mantenimento dei migliori talenti.

I software di pianificazione della successione hanno una varietà di strumenti che possono permettere ai manager delle risorse umane di tracciare le aspirazioni di carriera dei dipendenti, mantenere i talenti interni e promuovere dall'interno, riducendo così i costi associati all'acquisizione di talenti.

Se non stai già utilizzando un software di pianificazione e gestione della successione nella tua attuale strategia di gestione dei talenti, potresti considerare di esplorare le tue opzioni.

Non aspettare che sia troppo tardi

La pianificazione della successione potrebbe sembrare un argomento scomodo da affrontare con i tuoi dipendenti all'inizio, ma ti risparmierà un mal di testa in seguito. Se affronti la pianificazione della successione con una strategia chiara e sei aperto con i tuoi dipendenti, vedrai i risultati.

Manager delle Risorse Umane, scopri di più su come puoi migliorare la tua strategia di gestione dei talenti.