Comunicazione errata, frustrazioni reciproche, mancata consegna.

Coloro che hanno lavorato in prima linea o coordinato un progetto hanno probabilmente sperimentato il fenomeno del "scope creep". Anche se potresti non conoscere questo termine specifico di gestione dei progetti, sarebbe difficile trovare un progetto che non sia deragliato significativamente a un certo punto. 

Per i progetti che si estendono su cicli di vita più lunghi, lo scope creep è un fenomeno comune per le aziende. È cruciale definire in anticipo gli obiettivi del progetto, il budget, le risorse e i requisiti con software di gestione dei progetti per eliminare future istanze di scope creep e garantire che tutto rimanga in carreggiata.

Di solito, tuttavia, lo scope creep è un elemento temuto e dispendioso di qualsiasi progetto.

Ma facciamo un passo indietro qui.

Che cos'è esattamente lo scope creep e perché è inevitabile? Come possono i project manager combatterlo e ridurlo, se non prevenirlo completamente, dall'essere un ostacolo travolgente?

Lo scope creep si verifica quando l'ambito del progetto è indefinito o mal definito all'inizio di un progetto e il piano non è adeguatamente delineato per gli stakeholder interni ed esterni. La natura superficiale dei supervisori del progetto porta i clienti a richiedere più cambiamenti e ad aggiungere ai loro requisiti nelle fasi successive, il che fa soffrire i membri del progetto.

Perché si verifica lo scope creep?

Lo scope creep si verifica quando nuovi obiettivi e parametri vengono definiti in una fase successiva del progetto, il che aggiunge più lavoro al team. Aggiunge più deliverable agli stakeholder del progetto a causa di un urgente cambiamento di obiettivo o dell'incapacità di permettersi nuove risorse del progetto. Gli stakeholder esterni e interni hanno un ruolo uguale nell'estendere lo scope creep ridefinendo gli elementi d'azione e aggiungendo nuovi traguardi nelle fasi successive del ciclo del progetto. 

Il termine "scope creep" descrive un progetto che ha iniziato ad estendersi, o strisciare, oltre i suoi parametri inizialmente concordati. È l'atto di aggiungere deliverable e richieste a un progetto. Un membro del team di progetto può acconsentire a una richiesta casuale, non rendendosi conto della manodopera o dei passaggi extra che richiede effettivamente.

Uno stakeholder può dare priorità alla soddisfazione del cliente senza considerare la capacità e i risultati finali realistici. Un team leader può aver frainteso il programma o il costo del progetto. I membri del team possono voler superare le aspettative.

Indipendentemente dall'intenzione, lo scope creep influisce direttamente sulla produttività, sulla redditività del progetto e sull'efficacia.

Lo scope creep non è al 100% negativo — dopotutto, è un sottoprodotto del fallimento rapido, del pivot rapido e della reazione al feedback. Tuttavia, uno scope creep gestito male può danneggiare le relazioni con i clienti e i membri del team, compromettere il morale del team o far precipitare un progetto in una dolorosa perdita.

La gestione efficace dello scope creep richiede ai project manager di eseguire un atto di giocoleria senza sforzo.

Conseguenze negative di uno scope creep 

Anche se lo scope creep potrebbe non essere del tutto distruttivo, ha alcune conseguenze negative certe che possono ostacolare la motivazione e la produttività del team a lungo termine. 

• Ritardi del progetto: Approvare nuovi requisiti e compiti per un team di progetto può fermare o ritardare altri progetti importanti. I compagni di squadra potrebbero essere desiderosi di assumersi nuove responsabilità e seguire il comando degli stakeholder del progetto lasciando incompleti il loro attuale set di compiti. Questo può causare uno squilibrio tra diversi progetti e portare allo scope creep.
• Sforamenti di budget: A causa dell'aggiunta di più obiettivi, i team richiedono ai loro dipendenti di lavorare straordinari e turni notturni, il che può favorire le dimissioni dei dipendenti. Questo porterebbe a una serie di cambiamenti compensativi e incrementi per i membri del team in modo che possano essere trattenuti nel team. Costi aggiuntivi come questi possono causare enormi sforamenti di budget.  
• Qualità ridotta: Ricevere nuove richieste e modifiche in seguito può causare confusione, mancanza di produttività e frustrazione tra i membri del progetto. I membri potrebbero iniziare a correre attraverso gli obiettivi per prevenire lo scope creep. Non prestare attenzione ai sotto-compiti e agli indicatori chiave di prestazione (KPI) individuali può ridurre la qualità del lavoro e concludere il progetto in modo scadente. 
• Estensioni della timeline: Quando un progetto devia dal suo percorso originale, i dipendenti hanno bisogno di tempo per affrontare i nuovi requisiti e soddisfare la richiesta. Potrebbero richiedere più estensioni della timeline che espanderebbero il normale tempo di risposta e rallenterebbero la velocità di avanzamento del progetto. 
• Sforzo delle risorse: Con nuove richieste degli stakeholder, i membri potrebbero aver bisogno di più deliverable, asset e risorse per completare i loro compiti assegnati. Questo esaurirebbe il tuo attuale stock di risorse e risulterebbe in un maggiore investimento iniziale del progetto. Le risorse sono critiche per il successo del progetto ma possono limitare la tua capacità di rimanere entro il budget del progetto. 
• Compromesso della qualità: Quando più team deviano dal loro obiettivo originale e danno priorità alle richieste esterne, c'è un notevole calo della qualità e dell'accuratezza del progetto.

Cause comuni dello scope creep

Lo scope creep può nascere a causa di molte cause. È un fenomeno comune che si verifica quando un'azienda sta sperimentando nuovi progetti pilota e non è sicura dei risultati esatti tracciabili di un progetto. Il fenomeno è comune per i primi adottanti che devono affrontare clienti regressivi che spingono i loro limiti chiedendo più servizi con meno budget. 

Le cause comuni dello scope creep includono le seguenti:

• Project charter vagamente definito:  Il project charter delinea chiaramente tutti gli obiettivi e gli impegni di un particolare progetto. Se il project charter non delinea chiaramente l'allocazione delle risorse, la capacità, i risultati del progetto e il budget del progetto, questo può intaccare il processo principale del progetto in una fase successiva e può causare uno sforzo sulla salute del progetto e, in ultima analisi, lo scope creep.
• Mancanza di chiarezza riguardo all'ambito iniziale/obiettivi del progetto: Una carenza di induzione del progetto e seminari sul progetto all'inizio può portare a una confusione immacolata e all'interferenza di compiti e consumo di asset in seguito. Questo può impedire ai team di concentrarsi sul loro lavoro e deviare tutta la loro attenzione alle nuove interferenze e compiti che emergono durante il ciclo del progetto. 
• Comunicazione scarsa o insufficiente: L'incapacità di mantenere i membri del team sulla stessa pagina e di istruirli riguardo all'importanza dei nuovi progetti può ostacolare la loro produttività e farli procrastinare. Può anche causare conflitti tra i membri del progetto che competono tra loro per vedere chi diventa il contributore chiave a un progetto. 
• Clienti o clienti che cercano di approfittare: Clienti severi e diretti che nominano un'azienda per un particolare servizio possono mettere più pressione sui team di progetto per consegnare i deliverable molto prima del tempo. Questo può creare un'atmosfera di caos e fiasco all'interno di un'organizzazione e farli lavorare fino a tardi per presentare una proposta per i clienti. Mentre il lavoro viene svolto, molti aspetti o linee guida verranno evitati. Questo risulta in un deliverable mediocre a causa dello scope creep. 
• Processo di controllo delle modifiche inflessibile: La mancanza di un flusso di lavoro di approvazione può ulteriormente aggravare lo scope creep. Non implementare il controllo delle modifiche e non avere alcun comitato di approvazione per rivedere, riorganizzare, rielaborare e approvare le modifiche apportate a causa dello scope creep può ulteriormente estendere il lavoro e mettere il progetto in pausa. 
• Leadership debole: Se i team di leadership senior (SLT) non hanno alcuna esperienza nell'affrontare sfide basate su progetti, lo scope creep può verificarsi ripetutamente. Non riuscire a stabilire obiettivi chiari per i membri del progetto e permettere loro di lavorare per stakeholder innumerevoli può ridurre la produttività dei dipendenti. Potrebbero chiedere estensioni e sottoutilizzare le risorse, il che porta allo scope creep. 
• Mancanza di supporto da parte dello sponsor del progetto: Senza un forte supporto da parte del responsabile del progetto o dello sponsor del progetto, i team di progetto sarebbero incerti sul percorso giusto per il successo del progetto. Questa ambiguità può portare a cambiamenti frequenti e compiti non completati che causerebbero un grande ostacolo agli obiettivi aziendali complessivi. 
• Feedback irrilevante dell'ultimo minuto: Revisori del progetto incompetenti possono segnare il documento del progetto in modo errato, il che rende il progetto ancora più inflessibile. Costringe i supervisori a monitorare tutti i dettagli minuti ancora e ancora. Questo ritardo e il monitoraggio persistente possono causare lo scope creep e influenzare la servibilità del progetto. 

Mitigazione dello scope creep con i responsabili di progetto di G2

I membri del nostro team G2 hanno condiviso i loro pensieri sull'occorrenza inflessibile ma inevitabile dello scope creep e sui modi in cui può essere ridotto o attenuato in modo che non influisca negativamente sugli sforzi e sul duro lavoro del team.

“Lo scope creep è stato un problema in numerosi progetti che ho coordinato," dice Turenne. "In alcuni casi deriva da una comunicazione errata sulla definizione di "fatto", ma altre volte deriva da cambiamenti interni o da parte della direzione. Entrambi i casi sono incredibilmente frustranti, ma è una parte inevitabile del coordinamento del progetto, quindi ho alcune tecniche per combatterlo.”

Stacy Turenne
Manager, Research Operations, G2

Per lo scope creep interno, Turenne raccomanda di tenere conversazioni faccia a faccia con tutti i coinvolti.

“È importante differenziare tra deliverable indispensabili e quelli "nice-to-have" o cambiare i deliverable che influenzeranno la timeline, il budget o altri progetti," dice. "Se il nuovo deliverable è un must-have più importante della timeline o del budget esistenti, viene integrato. In caso contrario, può essere scorporato in nuovi progetti o parcheggiato per una considerazione successiva." 

Stacy Turenne
Manager, Research Operations, G2

Kevin Long, senior manager delle operazioni di ricerca presso G2 Crowd, fa eco al punto di Turenne sull'eliminazione del gioco del telefono.

“La collaborazione è la chiave del successo di qualsiasi progetto o iniziativa," dice Long. "Man mano che più collaboratori vengono coinvolti, è fondamentale comunicare il driver originale e i requisiti presto e spesso per garantire che il team rimanga concentrato e prevenire che eventuali requisiti "nice-to-have" o non necessari deraglino l'impatto previsto."

Kevin Long
Senior Director, Product R&D Ops, G2

Come prevenire lo scope creep

Anche se non c'è una garanzia al 100% che un percorso di progetto sarà privo di scope creep, alcune misure correttive possono ridurre il margine distruttivo dello scope creep e creare un piano di gestione del rischio per garantire il successo del progetto. 

Alcuni dei metodi includono:

• Un buon processo di controllo delle modifiche con documentazione delle richieste di modifica, inclusi causa e ambito
• Gli esiti e gli obiettivi del progetto dovrebbero essere chiaramente definiti all'inizio di un ciclo di progetto, e i team dovrebbero essere autorizzati a lavorare strettamente secondo il piano.
• Software di gestione dei progetti che facilita la creazione di programmi e monitora da vicino l'avanzamento del progetto
• Aggiornamenti regolari alla dichiarazione di ambito previa approvazione delle richieste di modifica in modo che tutte le parti rilevanti (inclusi gli stakeholder) siano informate
• Elaborazione, documentazione e comunicazione adeguata di tutte le modifiche all'ambito e alle timeline
• Scrum e standup coerenti per registrare gli aggiornamenti dai dirigenti del progetto e avere un'idea chiara dell'avanzamento del progetto e delle timeline del progetto. 
• Collaborazione con clienti, sponsor e utenti finali, oltre a tutti i membri del team e gli stakeholder rilevanti

Non essere un "project creep"

Essere consapevoli degli obiettivi aziendali a livello aziendale e stabilire pratiche di team chiare può definire il tuo percorso di progetto dall'inizio alla fine e tenerti lontano dallo scope creep. Essere chiari sull'allineamento del progetto e sulle risorse con i membri del progetto può aumentare la motivazione, l'efficacia e la produttività, riducendo le possibilità di fallimento. 

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