Che cos'è la perdita di entrate? Come identificarla e prevenirla

Le perdite non sono mai buone.

Perdite d'acqua, perdite di storie, ma perdite di entrate? Una perdita legata alle entrate della tua azienda è negativa. Davvero, davvero negativa.

Ogni azienda sperimenta perdite di entrate e può facilmente affrontarle con software di gestione delle entrate.

Indipendentemente dalle tecnologie e soluzioni disponibili per le aziende, la perdita di entrate è un enorme problema per aziende di tutti i tipi e dimensioni.

Esempi di perdita di entrate

Considera un fornitore di prodotti SaaS che non riesce a preparare una fattura per un cliente che inizia verso la metà del mese. In questo caso, il fornitore spreca quindici giorni di fatturazione fornendo servizi gratuitamente. Le perdite da questo potrebbero equivalere a migliaia di dollari.

La perdita di entrate si verifica comunemente anche a causa di errori umani. Se un dipendente inserisce erroneamente il costo del prodotto come "$50" quando il suo prezzo originale è "$500", un semplice errore di battitura potrebbe comportare perdite enormi. Immagina che l'ordine sia di venti unità di un prodotto: è una perdita di entrate diretta di $9.000.

I clienti difficilmente faranno notare questo errore. Le aziende hanno bisogno di sistemi per rilevare gli errori in primo luogo. Usare fogli di calcolo per tracciare le date di pagamento o lo stato non è davvero efficace poiché i fogli di calcolo sono creati e gestiti manualmente. C'è a malapena spazio per l'automazione con questi.

Cosa causa la perdita di entrate?

Fermare le perdite di entrate è essenziale, e devi capire perché e come accadono. Solo allora puoi prendere misure preventive per ridurre e prevenire la perdita di entrate e il danno risultante:

• Inserimento manuale dei dati: Tutti i compiti manuali sono pieni di errori umani. Tali errori possono mettere a rischio le entrate di un'azienda. Se la tua azienda crea e traccia manualmente le fatture, è probabile che si verifichino errori di inserimento dati. I dati errati sono difficili da rilevare e portano a perdite enormi.
• Mancato invio delle fatture: È importante inviare una e-fattura prima di aspettarsi il pagamento. Un cliente difficilmente si farà avanti e ti ricorderà di emetterla se te ne dimentichi. Inoltre, non ti pagheranno finché non riceveranno la fattura. Per evitare malintesi, devi avere un sistema automatizzato per inviare e tracciare le fatture ogni volta che sono dovute.
• Clienti globali: Quando hai clienti in diversi paesi, i loro requisiti di fatturazione possono essere diversi, e la valuta e i termini contrattuali rendono il processo ancora più complesso. Avere sistemi per tenere conto di queste condizioni e gestire i clienti è essenziale per evitare perdite di entrate.

• Mancato tracciamento dei compiti: I dipendenti potrebbero non essere sempre aggiornati sui pagamenti e le date di scadenza. Passano molto tempo a controllare e rispondere alle email, a condurre riunioni o semplicemente a essere inattivi. Il mancato follow-up e il non rimanere aggiornati sui pagamenti e le fatture possono portare a errori, comunicazioni isolate e, in ultima analisi, a perdite di entrate.
• CPC più alti: CPC o costo per cliente aiuta a evitare la perdita di entrate. È meglio acquisire clienti lentamente piuttosto che spendere una grande somma di denaro su pochi clienti.
• Carrelli abbandonati: I carrelli abbandonati sono una vista comune su strategie di e-commerce e piattaforme software-as-a-service (SaaS). Molti prodotti salvati senza completare il checkout possono farti perdere potenziali entrate.
• Uso di fogli di calcolo: Molte organizzazioni si affidano ai fogli di calcolo per diverse attività di fatturazione. I fogli di calcolo sono ingombranti e aggiornarli è un processo manuale tedioso. I dipendenti devono tenere un controllo stretto e regolare sui dati dei fogli di calcolo, il che è difficile. I flussi di lavoro dei fogli di calcolo diventano ancora più tediosi quando vengono trasferiti al software di fatturazione. Le lacune e gli errori nei dati sono le principali cause di perdita di entrate.

Perché la perdita di entrate è importante?

Non puoi fare profitti senza entrate. Le entrate alimentano le aziende e ne hai bisogno a sufficienza per le tue attività quotidiane. Mentre la perdita iniziale di entrate può sembrare insignificante, si accumula nel tempo e, se non riconosciuta in tempo, può danneggiare il valore della tua azienda. In alcuni casi, questo potrebbe persino causare la chiusura delle aziende.

Quanto è grave la perdita di entrate?

Anche se amara, l'impatto finanziario della perdita di entrate può variare a seconda del settore.

Settori come quello sanitario sentono tipicamente l'impatto maggiore della perdita di entrate. Le fatture non pagate sono comuni nel settore sanitario. Le aziende con alte perdite di entrate soffrono mentre sviluppano nuovi prodotti, forniscono nuovi servizi e potenziano il loro business. Affrontano anche flussi di cassa non ottimizzati e tassi di prestito più alti.

Come identificare e fermare le perdite di entrate

Ecco alcuni modi in cui puoi stare al passo e identificare e prevenire le perdite di entrate.

Le perdite di entrate di solito non vengono identificate fino a quando non mostrano il loro impatto. Alcune aziende non riescono nemmeno a tracciarle.

Quindi come identifichi e prendi precauzioni per evitare le perdite di entrate? Puoi farlo in diversi modi individuando le vulnerabilità nella tua azienda.

• Data mining: Rivedi il tuo software di helpdesk e le piattaforme di successo del cliente per comprendere le tue tendenze di acquisto, pagamenti, conversioni e motivi di abbandono dei clienti. Anche i dati di fatturazione ricorrente possono aiutarti a conoscere le aree di potenziali perdite di entrate.
• Numeri che si distinguono: Pensi che una metrica sia strana? Se si distingue, è sicuramente insolita. Le anomalie di solito si mostrano e richiedono azioni il prima possibile.
• Follow-up: Ritardi nei follow-up relativi alla qualificazione delle vendite dei lead, lead scoring, tracciamento del comportamento dei clienti, possono portare a perdite di entrate.

Domande sulle perdite di entrate da porsi

Nessuna azienda può permettersi di lasciare le perdite di entrate non affrontate poiché si accumulano e possono persino chiudere le aziende. Ecco alcune domande che puoi porti per valutare la tua azienda e capire se sei a rischio di una perdita di entrate:

Punti comuni di perdita di entrate

La perdita di entrate si verifica in luoghi inaspettati che a volte non puoi attraversare. Se individui e correggi gli errori prima che facciano danni, le perdite di entrate non influenzeranno negativamente la tua azienda.

Ecco alcune ragioni comuni per le perdite di entrate:

Errori di inserimento dati

I fogli di calcolo sono la fonte numero uno di perdite di entrate. Le aziende che passano da piccole a grandi di solito lottano con loro poiché gestire nuovi clienti e trasferire vecchi record sui fogli di calcolo diventa tedioso.

Errori di sincronizzazione dei dati

Questo è una continuazione dell'errore precedente. I fogli di calcolo possono causare errori nella sincronizzazione dei dati. Il viaggio tipico di un cliente inizia con la prova di un piano gratuito, l'aggiornamento o persino il downgrade in qualsiasi momento. Non c'è modo di gestire manualmente questo con i fogli di calcolo. Hai bisogno di un sistema che possa gestire questi cambiamenti automaticamente.

Carte di credito scadute

Le carte di credito scadute sono abbastanza comuni. Ricevere un pagamento annullato è noto come dunning, ed è un processo lungo. La carta viene elaborata per la commissione più volte, e alla fine devi contattare il titolare della carta. Questa interruzione può provocare perdite di entrate e distruggere il tuo margine di profitto.

Prevenire le perdite di entrate

La perdita di entrate non dovrebbe essere presa alla leggera poiché colpisce industrie di tutte le dimensioni, piccole o grandi. Una volta che identifichi le aree in cui è probabile che tu sperimenti perdite di entrate, puoi prendere misure per prevenirle.

• Automazione: La centralizzazione e l'automazione dei processi aiutano a facilitare le approvazioni, inviare fatture e fogli di presenza, e monitorarli e tracciarli.
• Validazione dei dati: I controlli di validazione attraverso vari sistemi garantiscono dati accurati. Segnalare tempestivamente i dati errati ai dipartimenti pertinenti aiuta a fare correzioni prima di inviare le fatture al cliente.
• Dati in tempo reale: L'analisi dei dati traccia le tue informazioni e i flussi di cassa per rimuovere eventuali errori evidenti. Analizzare i dati può anche aiutarti a migliorare l'efficienza del team e l'esperienza del cliente.
• Coinvolgimento del cliente: Essere al top della comunicazione ed evitare i silos porta a una trasparenza completa verso i tuoi clienti. Semplifica anche l'intero processo di acquisto.
• Audit delle perdite di entrate: Devi analizzare i processi aziendali per capire cosa può essere fatto per eliminare le perdite di entrate. Identifica le principali fonti di perdite e affrontale direttamente.

Affrontare le perdite di entrate direttamente

Mentre le perdite di entrate potrebbero non manifestarsi fino all'ultimo minuto, ci sono modi per affrontarle prima che possano causare danni. Le perdite di entrate sono un problema serio e possono farti perdere i tuoi guadagni. Affrontarlo proattivamente impostando i sistemi giusti nella tua azienda può attenuare il colpo.

Condividere è prendersi cura, non è vero? La condivisione delle entrate mantiene felici tutti gli stakeholder in un'azienda. Scopri di più.