Che cos'è la gestione del rischio di progetto? 5 passi per progetti a prova di fallimento

Tutto ciò che vale la pena fare comporta un rischio. I progetti di lavoro non fanno eccezione.

Ci saranno sempre rischi associati a qualsiasi nuova impresa, che si tratti di sviluppare un nuovo prodotto, migliorare le operazioni, lanciare una nuova campagna di marketing o espandere l'attività in nuovi mercati.

Le aziende spesso investono in software di gestione dei progetti per garantire il completamento con successo dei progetti riducendo efficacemente la probabilità che i rischi interferiscano con gli obiettivi prefissati.

Senza una corretta gestione del rischio di progetto, i progetti sono vulnerabili a diversi problemi imprevisti che possono causare perdite all'azienda. Pertanto, è imperativo discutere la gestione del rischio di progetto e aiutarti a trovare soluzioni per ciò che non è ancora accaduto.

Rischio vs. problema nella gestione dei progetti

I rischi e i problemi nella gestione dei progetti rappresentano possibili problemi che alterano i risultati del progetto. Sebbene i due concetti sembrino simili, sono differenziati in base alla loro natura e agli approcci richiesti per affrontarli.

Il rischio, in generale, è qualsiasi cosa che si discosta dal piano originale. Un rischio di progetto potrebbe influire negativamente sul tuo progresso o sui risultati. Questi eventi non si sono ancora verificati ma potrebbero essere un potenziale problema in futuro. Il rischio nella gestione dei progetti include la mancanza di risorse, vincoli di budget e recessione economica. La mitigazione del rischio richiede una pianificazione del progetto approfondita in anticipo, una corretta gestione dell'ambito e la considerazione dei requisiti del progetto e dell'ambiente esterno.

Un problema è una crisi in corso che influisce negativamente sul progetto. Esempi di problemi nella gestione dei progetti includono superamenti del budget, scadenze mancate e scarsa qualità. A differenza dei rischi, i problemi non hanno un piano di mitigazione e necessitano di un'azione immediata per essere risolti.

Un project manager dovrebbe anticipare i rischi e sapere come risolvere i problemi man mano che si verificano. Essere proattivi riguardo al rischio è il modo migliore per affrontare le difficoltà del progetto e correggere facilmente la rotta.

Tipi di rischio nella gestione dei progetti

Nonostante la massima cura, il tuo progetto è suscettibile a determinati rischi. Una gestione efficace del progetto impedisce al progetto di andare fuori strada. Di seguito sono riportati i tre rischi comuni associati a un progetto.

• Rischio di costo si verifica quando un progetto può potenzialmente superare il budget concesso o rimanere incompleto a causa di fondi insufficienti. Una pianificazione finanziaria scadente, una stima dei costi errata, spese impreviste e scope creep possono innescare il rischio di costo. Come strategia di mitigazione, cerca di attenerti al budget assegnato, crea un modello di piano di progetto e monitora regolarmente i costi quando il progetto è in corso.

• Rischi di pianificazione derivano da una pianificazione scadente, ritardi imprevisti, risorse limitate e scope creep. Mettono a rischio il progetto di non essere completato in tempo. Inoltre, influiscono negativamente sul costo complessivo, sui benefici del progetto e sul vantaggio competitivo. I project manager dovrebbero identificare eventuali ritardi in anticipo, avere un piano di contingenza ben fatto e monitorare da vicino i progressi in tempo reale.

• Rischio di prestazione influisce sull'output di un progetto. Indica che un progetto potrebbe non produrre i risultati attesi e presenta problemi di qualità o funzionalità. Anche se un progetto rispetta le scadenze e le aspettative di costo, una bassa prestazione mette l'azienda in un grande svantaggio. Sebbene la causa principale della bassa prestazione non possa essere identificata, alcune pratiche, come stabilire obiettivi chiari all'inizio del progetto e promuovere una comunicazione chiara, possono ridurre i rischi che possono causare bassa prestazione.

Diversi altri rischi, come il rischio tecnologico, il rischio operativo, il rischio di comunicazione, i pericoli esterni, il rischio legale e il rischio di governance, convergono infine nei tre principali rischi di un progetto.

Importanza della gestione del rischio di progetto

La gestione del rischio di progetto è cruciale per cambiare l'esito di un progetto affrontando qualsiasi incertezza che potrebbe rivelarsi un ostacolo.

La valutazione del rischio o l'identificazione del rischio aiuta a identificare i punti di forza, le debolezze e le opportunità di un progetto fin dall'inizio. Da lì, i project manager possono sviluppare strategie per consegnare con successo il progetto entro il budget, il tempo e l'ambito.

Non solo mitiga i rischi menzionati prima, ma prepara anche il team a dare priorità ai compiti importanti e affrontare qualsiasi sfida man mano che si presentano. Avendo un piano di contingenza in atto, i team possono prendere decisioni informate e ridurre significativamente qualsiasi impatto negativo sul progetto.

La gestione del rischio è particolarmente utile quando sono coinvolti più stakeholder in un progetto. Consente al team di accogliere richieste inaspettate e consegnare un progetto che soddisfi le aspettative degli stakeholder.

A lungo termine, una gestione efficace del rischio di progetto consente di risparmiare tempo, denaro e risorse e offre un vantaggio competitivo all'azienda.

“L'essenza della gestione del rischio risiede nel massimizzare le aree in cui abbiamo un certo controllo sull'esito mentre si minimizzano le aree in cui non abbiamo assolutamente alcun controllo sull'esito.”

Peter L. Bernstein
Storico ed economista americano

Passi per eseguire la gestione del rischio di progetto

Come ho detto prima, la gestione del rischio di progetto è il processo di identificazione proattiva di ciò che potrebbe andare storto durante la durata di un progetto e pianificare possibili soluzioni.

I project manager pianificheranno diversamente i rischi a seconda delle dimensioni e dell'ambito del loro progetto, nonché dei tipi di rischi possibili. Progetti più grandi e costosi potrebbero significare livelli aumentati di pianificazione della gestione del rischio. Potresti persino voler investire in una soluzione di gestione del rischio, come il software di gestione del rischio IT.

I progetti più piccoli e meno dispendiosi in termini di tempo potrebbero non richiedere tanta preparazione e/o mitigazione.

Parliamo di come puoi essere preparato per i rischi e ridurre la possibilità che influenzino negativamente il tuo progetto.

1. Sviluppa il tuo project charter

Cos'è un project charter? Un project charter delinea gli elementi essenziali di un progetto. Questa documentazione identifica l'ambito o la scala di un progetto, definisce obiettivi e risultati e delinea i principali attori.

Più specificamente, un project charter nominerà gli stakeholder del progetto e dichiarerà l'autorità che il project manager ha riguardo a questa impresa.

Avere un project charter dettagliato ti aiuterà a identificare i rischi delineando dettagli importanti riguardanti il progetto nel suo complesso. Non trascurare questa documentazione nei tuoi tentativi di evitare e mitigare il rischio di progetto.

2. Utilizza il tuo team di progetto

Il tuo team di progetto è composto dai principali attori di cui ti fidi per fare il loro lavoro meglio di quanto potresti fare tu. Allora perché non utilizzare la loro esperienza per aiutare a determinare quali rischi prevedono all'interno di un progetto?

Esatto, parte della gestione del rischio di progetto è chiedere al tuo team il loro contributo. Come project manager, dovresti essere disposto ad accettare feedback, specialmente quando si tratta di qualcosa di potenzialmente dannoso come i rischi di progetto.

Chiedi ai membri del tuo team quali rischi prevedono non solo all'interno dei loro compiti e responsabilità, ma all'interno del progetto nel suo complesso. Più menti hai che lavorano sulla gestione del rischio, più è probabile che tu riesca a individuare i problemi prima che diventino un problema.

3. Traccia i rischi

È una cosa conoscere i tuoi rischi, ma è un'altra cosa tracciarli. Tracciare i rischi potenziali ti aiuta a tenerli d'occhio durante il ciclo di vita del progetto.

Quando tracci i rischi, puoi anche indicare il loro livello di priorità. Ad esempio, potresti considerare un budget più importante di una scadenza specifica.

È più facile tracciare i rischi se non sei l'unico a tenerli d'occhio. Incoraggia i membri del tuo team di progetto a parlare quando pensano che qualcosa stia per diventare un problema. Questo ti aiuterà a individuare qualcosa su cui potresti non avere altrimenti intuizioni.

4. Crea un piano

Un piano di gestione del rischio è il corso d'azione che intraprenderai nel caso in cui i problemi potenziali diventino realtà. Questo può significare sedersi e creare una soluzione per ogni singolo problema che potrebbe sorgere. Potrebbe anche significare creare piani d'azione più generali nel caso in cui le cose vadano male.

Un piano di gestione del rischio adeguato indicherà la differenza tra rischi negativi e positivi. Sì, alcuni rischi possono essere positivi, come un cambiamento di politica che beneficia il progetto o una sovvenzione richiesta che potrebbe essere approvata.

Il rischio positivo o rischio di opportunità è qualsiasi cosa che esce dal piano ma influisce positivamente sul tuo successo. Questi aiutano il progetto e dovrebbero essere considerati mentre tracci e monitori i rischi.

5. Monitora e rispondi al rischio

Una volta determinati tutti i rischi potenziali ed eseguito il progetto, è il momento di tenere d'occhio le strategie di tracciamento che hai messo in atto e rispondere ai rischi quando necessario. In altre parole, l'ultimo passo è semplicemente mettere in atto il tuo piano.

Anche se può sembrare spaventoso, ti sei preparato per questo. Nulla dovrebbe essere una sorpresa e dovresti sentirti pronto ad affrontare qualsiasi cosa ti venga incontro.

Calcola prima di creare

Come ho detto prima, c'è un rischio intrinseco in tutto. Anche provare una nuova ricetta può essere rischioso. Ma se hai un piano ben pensato che cattura il rischio prima che diventi un problema, non dovresti avere paura del fallimento. Il rischio vale la ricompensa.

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Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2019. Il contenuto è stato aggiornato con nuove informazioni.