Come Creare una Politica di Congedo Retribuito che Premia i Dipendenti

Non importa chi sei o in quale settore lavori, prima o poi avrai bisogno di una pausa.

Se passiamo troppo tempo senza allontanarci dal nostro lavoro, è probabile che ci sentiremo sovraccarichi e poco apprezzati.

Come professionista delle risorse umane, il tuo compito è mettere al centro l'interesse migliore dell'azienda e dei suoi dipendenti. Spesso, questo può significare decidere quali programmi di benefici per i dipendenti sono adatti al piano di compensazione e benefici della tua azienda. Ci sono molte cose da considerare, incluso il tipo di ferie retribuite che vuoi includere.

Quanto offri, o quando permetti ai dipendenti di utilizzare le loro ferie retribuite, può variare. Utilizzare software di amministrazione dei benefici può non solo aiutare a creare una politica di ferie retribuite per i dipendenti, ma anche tenere traccia di quante ferie retribuite i dipendenti stanno utilizzando.

Tipi di ferie retribuite

Prima di poter determinare quando i dipendenti possono approfittare e utilizzare le loro ferie retribuite, è necessario avere una piena comprensione dei tipi di ferie retribuite che puoi offrire nella tua politica.

Tempo di vacanza

Coloro che hanno il desiderio di viaggiare tendono a sfruttare al massimo il tempo di vacanza. La retribuzione per le vacanze è una forma di tempo libero che i dipendenti utilizzano per viaggiare o trascorrere del tempo con la famiglia e gli amici. O semplicemente per prendersi una pausa necessaria dal lavoro per evitare il burnout.

Il numero di giorni che decidi di offrire per la politica di vacanza della tua azienda varierà e dovrebbe essere spiegato a fondo al tuo personale durante il loro onboarding. I dettagli dovrebbero anche essere trovati nel manuale del dipendente. Ad esempio, potresti aspettarti che i dipendenti diano almeno 30 giorni di preavviso prima di approfittare di questo tipo di ferie retribuite.

Tempo personale

I tuoi dipendenti avranno appuntamenti dal medico, emergenze familiari, problemi con l'auto e altri eventi dell'ultimo minuto per i quali non avranno sempre molto preavviso. Questo tipo di ferie retribuite rientra nel tempo personale, che non deve essere utilizzato per qualcosa di specifico.

I dipendenti possono utilizzare i giorni personali senza dover prendere dai loro giorni di vacanza, e questo tipo di ferie retribuite viene utilizzato secondo necessità, spesso all'ultimo minuto.

Congedo per malattia

Non vuoi mai che un dipendente si senta come se dovesse venire al lavoro quando è malato perché non ha le ferie retribuite necessarie per coprirlo. Se un dipendente è ferito o si sente poco bene, può utilizzare i suoi giorni di malattia e sentirsi incoraggiato a restare a casa, riposare e recuperare.

Sia in ufficio che lavorando da casa, i dipendenti semplicemente non renderanno al massimo livello quando non stanno bene. Lavorare con altri mentre si è malati potrebbe esporre l'intero ufficio a malattie, e lavorare da remoto mentre si è malati sarà alla fine improduttivo – da qui la necessità di un congedo per malattia.

Lutto

Il congedo per lutto è un tempo libero retribuito che i dipendenti utilizzano quando un familiare o un amico muore. Questo tempo può essere utilizzato per affrontare la perdita di una persona cara, fare le necessarie disposizioni e partecipare ai servizi.

La quantità di tempo per lutto offerta ai dipendenti può a volte variare a seconda del rapporto con la persona deceduta. Ad esempio, la tua azienda potrebbe fornire più tempo per un genitore o un fratello piuttosto che per una zia o un cugino. Questo dovrebbe essere specificamente delineato nella sezione del tuo manuale del dipendente che spiega la tua politica di tempo libero.

Festività

Come suggerisce il nome, la retribuzione per le festività viene concessa ai dipendenti in specifiche festività.

La tua azienda può anche scegliere giorni al di fuori delle festività federali, come il Giorno di Martin Luther King Jr., il Giorno del Presidente, Pasqua, il Giorno di Colombo e il Giorno dei Veterani, per dare libero ai tuoi dipendenti. Ci sono anche festività flessibili, che possono essere utilizzate in qualsiasi momento dell'anno.

Servizio in giuria

Se un dipendente viene chiamato a servire in una giuria, potresti offrirgli ferie retribuite per farlo. Quando un dipendente riceve una notifica dal tribunale federale, statale o locale della sua convocazione ufficiale, potresti scegliere di richiedere ai tuoi dipendenti di mostrare questa lettera per qualificarsi per queste ferie retribuite.

Congedo parentale

Il congedo parentale retribuito può essere sia congedo di maternità, congedo di paternità o congedo di adozione. Tieni presente che a seconda delle dimensioni della tua azienda, potresti essere obbligato dalla legge federale a offrire congedo parentale non retribuito.

Inoltre, il tuo stato potrebbe avere più restrizioni riguardo al congedo parentale rispetto ad altri, quindi è sempre nel miglior interesse della tua azienda fare la dovuta diligenza riguardo alle leggi sul congedo parentale.

Tempo per votare

Sia durante le elezioni locali che presidenziali, il tempo per votare è un tipo di ferie retribuite offerto ai dipendenti per votare in queste elezioni. Di solito, questo tipo di tempo libero è limitato a poche ore poiché l'intera giornata generalmente non è necessaria.

Questo è un altro tipo di ferie retribuite che può variare da stato a stato come necessità di essere pagato o non pagato lontano dal lavoro.

Congedo militare

La tua azienda può scegliere di offrire ferie retribuite ai dipendenti per servizio attivo, addestramento per servizio attivo o addestramento per servizio inattivo. Ci sono linee guida specifiche per questo tempo libero stabilite dall'Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act, che richiede alle aziende di offrire un congedo non retribuito ai dipendenti militari per un massimo di cinque anni cumulativi.

Vantaggi di offrire ferie retribuite

Una politica di ferie retribuite completamente sviluppata può offrire benefici non solo ai dipendenti, ma anche alle aziende.

Un chiaro vantaggio è che i dipendenti apprezzeranno la flessibilità che il pacchetto di ferie retribuite offre loro. Sapere che la tua azienda li apprezza abbastanza da creare un pacchetto di ferie retribuite con i loro migliori interessi in mente può fare molto non solo per trattenere i migliori talenti ma anche per attrarli.

Inoltre, i tuoi dipendenti si sentiranno come se potessero essere onesti con i loro manager e leader delle risorse umane quando sono troppo malati per venire al lavoro, quando hanno un appuntamento dal medico e quando si sentono esauriti e semplicemente hanno bisogno di prendersi un giorno libero.

I team leader e i manager avranno anche un preavviso quando un membro del team è fuori ufficio, poiché le ferie retribuite consentono ai dipendenti di programmare il loro tempo fuori dall'ufficio in anticipo. Avere questo preavviso può tornare utile quando si crea un programma o si pianificano progetti in futuro.

Vedrai anche probabilmente un miglioramento nella salute mentale dei tuoi dipendenti, nell'atteggiamento verso il lavoro e nella produttività quando viene dato loro ampio tempo libero da utilizzare come preferiscono per garantire un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.

Svantaggi di offrire ferie retribuite

Ci sono alcuni svantaggi nell'offrire ferie retribuite che è importante considerare quando si sviluppa un piano.

Ad esempio, molti stati richiedono ai datori di lavoro di pagare le ferie retribuite non utilizzate ai dipendenti quando si dimettono o vanno in pensione, il che significa che la tua azienda non solo dovrà tenere traccia del tempo accumulato per i loro dipendenti, ma anche dover loro denaro per il tempo non utilizzato se dovessero lasciare per la loro prossima opportunità.

Inoltre, le politiche di ferie retribuite che richiedono ai dipendenti di utilizzare il loro tempo assegnato o perderlo alla fine dell'anno spesso affrontano molti dipendenti che prendono vacanze di fine anno, lasciando enormi assenze sul posto di lavoro e un pesante fardello sui membri che stanno lavorando.

A volte, alcuni dipendenti vedono le ferie retribuite come tempo di vacanza e spesso vengono al lavoro quando sono malati per evitare di utilizzare un giorno di vacanza retribuito. Per evitare ciò, la tua azienda dovrà anche includere giorni di malattia nel suo piano di ferie retribuite.

E alcuni dipendenti considerano le ferie retribuite come un beneficio, quindi molti di loro utilizzano tutto il loro tempo libero, indipendentemente dal fatto che abbiano pianificato una vacanza o meno. La politica "usalo o perdilo" invece di una politica di rollover incoraggia i dipendenti a utilizzare il tempo piuttosto che perderlo.

Come creare una politica di ferie retribuite

Ora che conosci i pro e i contro di una politica di ferie retribuite e tutti i vari tipi di giorni e festività che puoi includere, esploriamo come iniziare a creare una politica.

È importante tenere a mente che queste politiche variano da azienda a azienda e da settore a settore, ma ecco alcuni passaggi di base per farti riflettere.

Prima di tutto, fai un'immersione profonda nelle normative del tuo stato. In questo modo, puoi essere sicuro di considerare la conformità delle risorse umane all'interno della tua politica.

Successivamente, confronta ciò che vorresti includere con ciò che i tuoi concorrenti offrono ai loro dipendenti. Superare i tuoi concorrenti in merito al tuo piano di ferie retribuite può darti un vantaggio nell'assumere i migliori talenti.

Dovrai quindi decidere se vuoi che la tua politica di ferie retribuite si accumuli con il tempo dei tuoi dipendenti e se i giorni non utilizzati verranno trasferiti all'anno fiscale successivo. Una volta che tutto è sistemato, metti la politica per iscritto, preferibilmente nel tuo manuale del dipendente. Vorrai anche sfruttare gli strumenti giusti, come software di gestione del tempo e delle presenze, che terranno tutto ciò che riguarda il piano di ferie retribuite della tua organizzazione in un unico posto.

Quante ferie retribuite dovresti offrire ai tuoi dipendenti?

Un modo per determinare quante ferie retribuite dovresti offrire è considerare da quanto tempo sono nella tua organizzazione. La maggior parte dei datori di lavoro utilizza una scala mobile che premia i dipendenti che sono stati con l'azienda per un lungo periodo di tempo con più giorni di ferie retribuite.

Usa l'esempio qui sotto come base per creare la tua politica di ferie retribuite:

• Meno di un anno di servizio: 14 giorni
• 1-3 anni di servizio: 16 giorni
• 5+ anni di servizio: 18 giorni
• 10+ anni di servizio: 24 giorni
• 15+ anni di servizio: 27 giorni
• 20+ anni di servizio: 30 giorni

Riposa, rilassati e rigenerati

Un po' di tempo lontano dal lavoro non ha mai fatto male a nessuno. In effetti, può fare molto per mostrare il tuo apprezzamento per i tuoi dipendenti. Che i tuoi diretti riporti siano seduti su una spiaggia da qualche parte, portando il loro cane dal veterinario o votando per il nostro prossimo presidente, è importante che abbiano la possibilità di farlo.

Dopotutto, la loro casella di posta sarà lì quando torneranno.

Mentre sei dell'umore giusto per mostrare apprezzamento ai tuoi dipendenti, scopri di più su come puoi assegnare merit pay per un lavoro ben fatto.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2020. È stato aggiornato con nuove informazioni.