Che cos'è il Media Relations? Come controllare rapidamente la narrativa

Ci vogliono anni per costruire una reputazione, ma solo pochi minuti per rovinarla.

La percezione pubblica è una questione delicata. Un giorno un'azienda è lodata per il suo prodotto e il suo servizio clienti. Un altro giorno, viene crocifissa per aver commesso un errore. Le opinioni, proprio come lo stato sui social media delle persone, cambiano ogni minuto.

Se solo ci fosse un modo per le aziende di trasmettere le loro storie o messaggi al pubblico in modo rapido ed efficace. Il software di distribuzione dei comunicati stampa può aiutare i professionisti delle PR a diffondere rapidamente le loro notizie o aggiornamenti attraverso una serie di mezzi di comunicazione, agenzie di stampa e giornalisti. Ma prima che i comunicati stampa possano essere distribuiti ai media, è necessario stabilire un collegamento con le persone dei media.

È qui che le relazioni con i media entrano in scena.

Ogni azienda vuole promuovere un'immagine positiva di sé in pubblico. Mentre il monitoraggio dei media è un passo importante nella gestione del marchio e della reputazione, i mezzi di comunicazione sono i veicoli che possono portare avanti una narrazione e diffonderla alle masse. Costruire un solido collegamento con questi mezzi di comunicazione rafforza le possibilità di un'organizzazione di controllare la storia. È qui che entrano in gioco le relazioni con i media.

Mentre tutti sognano di essere così famosi che la stampa si accalca intorno a loro, nessuno inizia a un livello di lista A. Ogni organizzazione o individuo deve lavorare per salire la scala prima di ottenere qualsiasi notorietà. Questo non significa che le aziende non possano essere degne di nota in una fase iniziale del loro percorso; le notizie di rottura possono provenire da qualsiasi fonte e a qualsiasi livello. Significa solo che le aziende che sono "più verdi" o relativamente sconosciute nella scena devono avvicinarsi ai media da sole per proporre la loro storia.

Questa è la filosofia principale delle relazioni con i media. Le parti interessate devono contattare i giusti mezzi di comunicazione e costruire un collegamento con loro. Le aziende che formulano una strategia di relazioni con i media possono stabilire una partnership duratura con i gruppi che forniscono informazioni alle masse.

Le relazioni con i media non sono limitate ai nuovi arrivati; sono valide anche per le organizzazioni rinomate. Le aziende hanno bisogno di una copertura stampa positiva in ogni fase della loro crescita, indipendentemente da quanto siano conosciute.

Le relazioni con i media aiutano le aziende ad affrontare la loro scelta di comunicazioni mediatiche e incoraggiano un rapporto a lungo termine tra le due parti. È una situazione vantaggiosa per entrambe le parti. I mezzi di comunicazione vogliono notizie e storie da condividere, e le organizzazioni vogliono copertura. Dato il giusto pezzo di informazione, i giornalisti e le case mediatiche sarebbero felici di coprire la storia di un'azienda, a condizione che sia degna di nota.

Vantaggi delle relazioni con i media

È già stato stabilito che le relazioni con i media aiutano le organizzazioni e gli individui a connettersi con i gruppi responsabili della diffusione di notizie e informazioni al pubblico generale. Ma ci sono molti altri vantaggi nelle relazioni con i media.

Esaminiamo alcuni dei vantaggi delle relazioni con i media.

Le relazioni con i media supportano il marketing

Le relazioni con i media non sono solo un elaborato esercizio di branding. Molte aziende hanno visto risultati quantificabili attraverso comunicati stampa e copertura mediatica. Il pubblico di riferimento che cerca soluzioni software, prodotti o servizi, consuma attivamente i media in diverse forme. Leggere o sentire parlare di un'azienda dai mezzi di comunicazione costruisce credibilità e genera interesse.

Supponiamo che il prestigio di una particolare casa mediatica, agenzia di stampa o giornalista che copre una storia su un'organizzazione sia estremamente alto. In questo caso, le persone sono più inclini a controllare l'azienda e diventare un potenziale cliente. In alcuni casi, la copertura mediatica può anche accelerare il ciclo di vendita e aiutare i venditori a arrivare subito al punto, poiché i potenziali clienti che provengono dalla lettura della copertura mediatica sono già ben informati sull'azienda.

Le relazioni con i media aiutano le aziende a sostenere la loro proposta

In un mondo in cui milioni di opinioni vengono espresse quotidianamente, diventa difficile per un marchio far passare il proprio punto di vista e farlo rimanere. Si potrebbe dire molto su un'azienda e i suoi prodotti o servizi, e l'opinione più prominente può soffocare la proposta di valore dell'azienda. Questo diventa molto rischioso per le organizzazioni che non agiscono rapidamente per spegnere le fiamme accese da un'opinione pericolosa.

Ad esempio, se un'azienda avesse una nuova idea che sembrava incredibile al minimo e impossibile al massimo, molti scettici crederebbero che una tale proposta non funzionerebbe a lungo termine.

Esaminiamo alcuni esempi di aziende che hanno utilizzato con successo i media e le relazioni pubbliche per guidare la loro crescita.

Esempi di relazioni con i media

Ecco due esempi in cui le relazioni con i media hanno aiutato due aziende a crescere su larga scala. Oggi, queste due aziende sono giganti a pieno titolo, ma c'è stato un tempo in cui avevano bisogno di un piccolo aiuto dal pubblico e dai mezzi di comunicazione per avviare la loro crescita.

Esempio di relazioni con i media #1: Uber

Uber è diventato sinonimo di ride-sharing in tutto il mondo. Questo è principalmente dovuto alla loro continua crescita e agli sforzi per scalare. Tuttavia, nel 2015, la crescita di Uber era a rischio di essere limitata. Il sindaco di New York City, Bill de Blasio, voleva sostenere una legislazione che avrebbe limitato la crescita di Uber nella città.

Uber ha preso in mano la situazione concentrandosi su una intensa campagna di relazioni pubbliche. Ha utilizzato abilmente un programma di sensibilizzazione degli affari pubblici che ha permesso a Uber di sostenere la sua causa e ha arruolato l'aiuto di figure prominenti nei media per influenzare le opinioni sulla legislazione proposta.

Utilizzando efficacemente le comunicazioni mediatiche e i lobbisti, Uber è riuscita a influenzare i consigli e i funzionari, che, a loro volta, hanno respinto la proposta di limitare la crescita di Uber all'interno della città.

Questo caso serve sempre come promemoria che i media hanno il potere di influenzare non solo le opinioni ma anche le decisioni e la legislazione. È uno strumento potente che può servire bene un'azienda quando usato correttamente.

Esempio di relazioni con i media #2: Airbnb

Oggi Airbnb è diventata un'opzione prominente per le persone che pianificano vacanze e non vogliono soggiornare in un hotel. Ma molti anni fa, il concetto di Airbnb sembrava stravagante. L'azienda ha faticato a passare da "abbiamo una buona idea" a "questa è una grande implementazione aziendale". Avevano bisogno che le persone vedessero la proposta di valore che Airbnb aveva da offrire, e in fretta.

Nel 2015, Airbnb ha lanciato una festa "casa galleggiante" come parte della loro campagna pubblicitaria. Molte persone sono state invitate all'evento, inclusi giornalisti e troupe mediatiche di varie pubblicazioni prominenti.

I giornalisti hanno scritto ampiamente sulla serata, sugli ospiti all'evento, sul concetto che Airbnb stava cercando di diffondere consapevolezza e sul successo della festa. Concentrandosi sul pool di persone che erano strumentali nel creare buzz e perpetuarlo (giornalisti e media), Airbnb ha ideato un modo sicuro per approfondire la loro relazione con la stampa.

I risultati? La copertura mediatica ha portato a oltre 300 articoli di stampa. Parliamo del potere delle parole!

Le relazioni con i media portano a comunicazioni strategiche durante una crisi

Le relazioni con i media sono solo una parte della più ampia strategia di comunicazione che ogni azienda dovrebbe adottare. Nel business, una crisi è inevitabile. Non c'è modo di sfuggirla, ma c'è certamente un modo per ridurre o controllare la crisi prima che prenda vita propria. Il rischio che un'azienda perda il controllo su notizie negative è sostanziale. I marchi possono affrontare e riparare esperienze negative dei clienti e notizie che causano crisi solo con onestà e trasparenza.

Le comunicazioni di crisi sono un altro vantaggio delle relazioni con i media. Un team di relazioni con i media monitora eventuali crisi imminenti e lavora rapidamente per combatterle, o al meglio, controllarle. Quando notizie negative o percezioni infiltrano i media, tendono a ingigantirsi e a finire sotto il radar di tutti in breve tempo. Avere contatti con mezzi di comunicazione o redazioni può aiutare le aziende a navigare attraverso la crisi.

Immagina di essere il CEO di una famosa azienda di dolciumi che viene criticata perché i clienti hanno trovato insetti in alcuni dei tuoi prodotti, e ora stai guardando pagine di commenti negativi, opinioni e reazioni. Quale percorso preferiresti intraprendere per combattere questa crisi?

Opzione 1: Rispondi ai commenti dicendo che è stato un errore e ti scusi per questo.

Opzione 2: Pubblicare una dichiarazione sui social media dicendo che è stato un errore e ti scusi per la situazione.

Entrambe le opzioni sembrano valide, e la maggior parte delle aziende opta per l'una o l'altra, o anche entrambe, se fattibile. Ma nessuna di queste opzioni è abbastanza buona per affrontare a fondo il problema.

È sempre bello scusarsi e assumersi la responsabilità dei propri errori. Molte aziende hanno commesso grandi errori e in qualche modo sono rimbalzate, ma innumerevoli altre non sono mai sopravvissute a una crisi di PR.

La ragione principale del fallimento è il modo in cui l'azienda comunica un messaggio. Mentre la tua dichiarazione sui social media potrebbe essere sufficiente per alcune persone, molti altri detrattori useranno la tua crisi come un'opportunità per affondare la tua azienda. Questi detrattori possono amplificare la connotazione negativa che circonda il tuo marchio, il che può portare a una copertura mediatica incontrollata.

L'obiettivo qui è agire rapidamente e con precisione. Ed è qui che ottieni una terza opzione.

Opzione 3: Diffondere il tuo messaggio attraverso i media e le agenzie di stampa

Costruire relazioni con i media aiuta molto in queste situazioni. Pubblicando una dichiarazione insieme ai passi che intendi intraprendere per rettificare la situazione attraverso i mezzi di comunicazione, il pubblico può vedere il tuo lato della storia prima che i detrattori prendano il microfono.

Differenza tra relazioni con i media e relazioni pubbliche

Le relazioni con i media riguardano lo sviluppo di un rapporto con mezzi di comunicazione, redazioni o agenzie di stampa, mentre le relazioni pubbliche riguardano lo sviluppo e il rafforzamento del rapporto tra l'azienda e il pubblico generale. Le relazioni con i media sono il precursore delle relazioni pubbliche.

Come costruire una strategia di relazioni con i media

Le relazioni con i media sono semplici in teoria – trova qualcuno che lavori nei media e nelle comunicazioni e proponi una storia.

Se solo la vita fosse così semplice.

Costruire una strategia di relazioni con i media non è scienza missilistica, ma richiede un po' di lavoro preliminare e ricerca come tutte le strategie di successo.

Esaminiamo ciascuna fase in dettaglio.

1. Comprendere gli obiettivi

Lo hai sentito prima, e lo sentirai di nuovo. La domanda, "Qual è il tuo obiettivo?" è il mantra di qualsiasi iniziativa o strategia aziendale. Lo stesso vale per le relazioni con i media. Due obiettivi sono perseguiti nelle relazioni con i media:

1. Obiettivi del pubblico: Lo scopo principale delle notizie e delle informazioni è essere consumate da un pubblico; in questo caso, il tuo. È qui che ti chiedi cosa vorrebbe sapere il pubblico. Una buona quantità di ricerche di mercato aiuta in questa fase. Poiché un pubblico di riferimento specifico consumerà il contenuto, ha senso adattare il messaggio ai loro interessi.
   
   La ricerca di mercato può anche indicare quali canali mediatici sono frequentemente utilizzati dal pubblico. Non ha senso creare una storia adatta, ad esempio, al New York Times se il pubblico di riferimento consuma la maggior parte del loro contenuto da una rivista elettronica di tecnologia. È cruciale capire il canale appropriato per raggiungere il pubblico.
   
   La ricerca di mercato aiuta anche a determinare cosa dovrebbe trasmettere il messaggio. I messaggi sono progettati per informare il pubblico (consapevolezza), prendere azione (coinvolgimento), o cambiare la loro opinione su qualcosa (comportamentale)? Questo aiuta le parti interessate a comprendere il loro messaggio prima di intraprendere un lungo processo di considerazione di idee diverse e incongruenti che probabilmente finiranno nel cestino piuttosto che nei notiziari.
2. Obiettivi dei media: Fostering strong media relations ultimately depends on meeting the media objectives. Ask yourself why the media would be interested in your story. What news angle can you present in the story? Is your information new? If not, is it relevant and has a fresh take on things? With media relations and press releases, journalists are looking for something of value.
   
   Companies end up peddling their stories to those willing to listen. If you do it right, you can have a potential long-term relationship with a news outlet or journalist. Do it wrong, and you'll end up being the matchstick girl standing outside the door on a cold, snowy winter evening.

2. Stabilire il messaggio

Ora che gli obiettivi sono stabiliti, è il momento di esaminare il messaggio.

Il messaggio della storia è il fulcro di tutto questo esercizio. Come il cibo, le persone consumano messaggi per ragioni diverse. Potrebbe essere utile avere un "menu di messaggi" a portata di mano per capire quale storia vuoi raccontare oggi.

• La dieta "salutista": Questo tipo di messaggio fornisce benefici sotto forma di informazioni fattuali, dati o sorveglianza dell'ambiente aziendale o del settore in cui opera l'azienda. Se la tua organizzazione è un'azienda di prodotti, offre servizi di nicchia o è un disruptor del settore, questa è la "dieta" o il contenuto che dovresti considerare.
  
  Educare le masse su qualcosa che non esisteva prima, ma che potrebbe migliorare le loro vite o il modo in cui funzionano, è un tema che funziona bene nella copertura stampa, nei comunicati stampa o nei pezzi di leadership di pensiero.
• La dieta "cibo spazzatura": Diciamoci la verità. Tendiamo a consumare molti contenuti che sono solo divertenti o fungono da perfetta distrazione. Come un biscotto al doppio cioccolato, potrebbe non essere l'opzione più salutare per le nostre menti, ma a volte un biscotto è tutto ciò che desideriamo. La copertura di un evento scintillante o un influencer che promuove un prodotto o servizio con immagini colorate sono esempi di messaggi che rientrano in questa particolare categoria.
• La dieta "fatta in casa" o "cibo per l'anima": Questo tipo di messaggio nutre le emozioni delle persone e innesca una risposta. Questi pezzi trattano argomenti che le persone già conoscono e su cui hanno un'opinione, e rafforzano quella nozione in tutto il mondo. "Opposto all'editoriale" o "pezzi di opinione" e pezzi di pensiero che coprono un'idea forte su un argomento o una causa generalmente rientrano in questa categoria. Questi tipi di articoli possono aiutare a promuovere la buona volontà e aumentare l'influenza dell'azienda.

Il giusto messaggio stabilisce il tono per la copertura stampa e spiega perché il pubblico dovrebbe preoccuparsi di ascoltare o leggere la linea di prodotti o servizi di un'organizzazione. Mentre questo potrebbe essere il motivo principale per cui un'azienda persegue le relazioni con i media, e successivamente, le relazioni pubbliche e i comunicati stampa, questo non è sufficiente per un mezzo di comunicazione.

La ragione per cui le persone seguono i media è la loro capacità di rimanere neutrali su questioni. Un giornale o un canale di notizie non può essere visto come di parte o parziale verso una causa o un marchio. Il pubblico è abbastanza intelligente da fiutare una sponsorizzazione o una partnership quando la vede.

Mentre i giornalisti e gli editori sono sempre alla ricerca di una storia di notizie, detestano nulla più di una pubblicità molto palese su un'azienda avvolta sotto le spoglie di un pezzo di notizie o di leadership di pensiero.

Una buona regola empirica è mantenere il messaggio fattuale, interessante con un angolo, e rilevante per il pubblico.

“Non si tratta solo dei fatti che stai cercando di spingere ai giornalisti e ai mezzi di comunicazione; si tratta della storia che quei fatti raccontano, rendendola avvincente da leggere e scrivere.”

Amy Lecza
Direttore del Content Marketing, G2

3. Costruire una rete

Ora ci avviciniamo alla parte in cui il termine "relazioni" nelle relazioni con i media finalmente entra in gioco.

Le relazioni con i media, come le relazioni reali, richiedono tempo. Chiunque sia stato a un evento di networking o abbia cercato di costruire un seguito sui social media ti dirà che ci vogliono mesi o anni per costruire un collegamento con qualcuno.

Torna al tuo primo giorno di lavoro. Ci sono volute settimane prima di capire come funzionava l'azienda, quale piano aveva il caffè buono e quale era sempre affollato. Oltre alla logistica, ci vuole anche un po' di tempo per capire come lavorano le persone lì – sapere chi nel team prende appunti durante le riunioni, chi fa la migliore ricerca e a chi rivolgersi per ottenere l'approvazione per il congedo pianificato che desideri.

I contatti mediatici non funzionano diversamente dai tuoi colleghi di lavoro. Nel tempo, gli specialisti delle relazioni con i media realizzeranno a chi rivolgersi per storie specifiche, quali mezzi di comunicazione funzionano meglio per l'organizzazione e il suo settore, e cosa si aspetta ogni giornalista da loro durante una proposta.

Esaminiamo ciascuno di questi in dettaglio.

Valutare il settore e identificare i giusti mezzi di comunicazione

Non possiamo scegliere chi è la nostra famiglia, ma possiamo scegliere tutti gli altri nella nostra vita.

Mentre i contatti mediatici devono vedere il valore dell'azienda che si sta proponendo a loro, è una strada a doppio senso. Le aziende devono anche vedere il valore nel proporre a certi membri dei media. Un ottimo modo per capire quali mezzi di comunicazione valgono il tuo tempo è fare un po' di lavoro preliminare.

Una volta che hai individuato i mezzi di comunicazione che desideri avvicinare, devi capire come avvicinarli.

La maggior parte dei giornalisti e dei membri dei media può essere trovata nei loro habitat naturali – a eventi e conferenze stampa. Visitare chat al caminetto, conferenze a tavola rotonda o eventi all'interno del tuo settore può portarti faccia a faccia con le persone a cui desideri proporre una storia.

Mentre gli eventi sono un ottimo modo per incontrare giornalisti potenziali di persona, ci sono altri modi per mettersi in contatto. Le piattaforme di social media come LinkedIn sono un buon punto di partenza. I giornalisti di solito hanno il loro portfolio di lavoro collegato ai loro profili su internet o sui social media. È un buon modo per ricercare il loro lavoro e capire il loro background prima di contattarli.

Creare una lista stampa e segmentare i contatti

Ci sono un paio di modi per creare una lista stampa. Puoi mettere le mani su un database mediatico ed esportare tutte le informazioni di contatto per la tua consultazione. Mentre è abbastanza comune nel mondo degli affari, questo metodo potrebbe non essere una grande idea considerando che la maggior parte dei database può essere rapidamente obsoleta, con i giornalisti che fluttuano frequentemente tra mezzi di comunicazione e redazioni.

Un altro modo è creare una nuova lista da zero cercando persone all'interno degli spazi in cui l'azienda sarebbe interessata, e ottenendo i loro contatti attraverso le informazioni sui loro profili, o andando alla vecchia maniera e chiedendo loro i loro numeri di contatto.

Entrambi gli approcci funzionerebbero, ma è consigliabile che i team di marketing contattino direttamente i giornalisti per ottenere le informazioni di contatto e poi portare avanti la conversazione. I giornalisti possono spesso cambiare il loro luogo di lavoro, quindi mantenere una lista di contatti aggiornata aiuta. Controlla Linkedin per i loro profili aggiornati e le ultime informazioni su dove lavorano.

Una volta creata una lista stampa, è il momento di segmentarla. Se la lista è estesa, è essenziale raggruppare i contatti in base a alcuni parametri essenziali. Anche se una lista è piccola, dovresti comunque cercare di segmentarla.

Quando i team di marketing e PR inviano email di contatto ai mezzi di comunicazione, una semplice email a freddo non sarà sufficiente. I giornalisti ricevono centinaia di richieste mediatiche ogni giorno. Per garantire che la tua richiesta si distingua, parla la lingua del giornalista o del mezzo di comunicazione, colpisci la proposta di valore subito e offri loro qualcosa che sai che stanno cercando.

Ci sono diversi modi per segmentare una lista di contatti. Ecco alcuni modi da considerare:

• In base alla dimensione della pubblicazione: La segmentazione può essere fatta dividendo ogni pubblicazione in base alla sua dimensione e prominenza. Se l'organizzazione è piccola (pensa a startup o piccole imprese), potrebbe essere difficile mirare a pubblicazioni più grandi. Non è impossibile attirare l'attenzione di pubblicazioni prominenti, ma avresti bisogno di una storia o di una proposta incredibilmente convincente da presentare. Le organizzazioni più grandi (come le imprese o le corporazioni) mireranno principalmente a grandi case di pubblicazione.
  
  In ogni caso, ogni casa di pubblicazione può variare in tutto il mondo. Le pubblicazioni più grandi vengono bombardate con richieste molto più frequentemente rispetto alle pubblicazioni più piccole. Lo sforzo richiesto in queste email di contatto è sostanzialmente più alto di quanto avresti bisogno per le pubblicazioni più piccole.
• In base alla rilevanza: Un altro modo per segmentare le pubblicazioni è dividerle in obiettivi o appelli. Ad esempio, un'azienda di servizi finanziari sarebbe interessata a essere presente su Forbes, Barron’s o Bloomberg poiché il loro pubblico di riferimento segue queste pubblicazioni più di altre.
  
  Questo non significa che l'azienda rifiuterebbe il New York Times se si avvicinasse a loro per una copertura. Significa solo che l'email di contatto per le pubblicazioni finanziarie o economiche sarebbe più rilevante dal punto di vista del cliente.

Stabilire un dialogo continuo con i giornalisti

Una lista di contatti è un ottimo punto di partenza. Ma dietro ogni contatto c'è una persona con un programma frenetico.

Il punto di una relazione è la comunicazione. I giornalisti ricevono diverse richieste e proposte da aziende e dai loro team per potenziali articoli o collaborazioni. Non solo i giornalisti perdono traccia di tutte le richieste che ricevono, ma non sono nemmeno obbligati a preoccuparsi tanto. È più facile dire no a un'email che a una persona.

Come con i clienti, coinvolgere i giornalisti richiede un po' di olio di gomito e pazienza. I team di vendita sanno che la chiave per le conversioni è interagire regolarmente con un potenziale cliente, comprendere le loro esigenze conversando con loro e mostrare un valore costante. Non è così diverso con i membri dei media.

Costruire una relazione con i giornalisti richiede tempo. La maggior parte dei giornalisti si brucia da interazioni che non rispettano il loro tempo e il lavoro che fanno. Un coinvolgimento continuo pagherà dividendi nel tempo, specialmente se i giornalisti iniziano a fidarsi di te e a vederti come un partner prezioso. Nel tempo, i giornalisti potrebbero persino iniziare a contattarti per approfondimenti o, meglio ancora, pensare a te per primo per qualsiasi possibile coinvolgimento.

Rivalutare una lista di contatti esistente

Con il tempo, costruisci una rete stabile di contatti per la tua strategia di relazioni con i media. A volte le persone con cui ti connetti rimangono nella tua vita per molto tempo. A volte, semplicemente non funziona. Le ragioni di ciò potrebbero essere molte: i ponti sono bruciati, il giornalista si è allontanato dalla scrittura sul tuo settore, o potrebbe non scrivere affatto più.

Mantenere la tua lista di contatti aggiornata va oltre l'aggiornamento del luogo di lavoro o del numero di telefono di un giornalista. L'intento deve rimanere lo stesso o evolversi insieme agli obiettivi principali dell'azienda. Se non si allineano, è il momento di rivalutare la tua lista di contatti. Esegui questo esercizio ogni anno o giù di lì.

4. Proporre ai giornalisti

Finalmente, raggiungiamo la fine dell'esercizio di relazioni con i media: proporre ai giornalisti. Tutti i passaggi precedenti portano a questa fase. Mentre non ci sono regole rigide e veloci su come dovresti avvicinarti ai giornalisti, ci sono alcune cose da tenere a mente che valgono per qualsiasi proposta futura.

Ecco alcuni punti chiave da ricordare quando cerchi di contattare i giornalisti:

• Coinvolgi regolarmente i giornalisti: Come menzionato sopra, i giornalisti ricevono molte richieste mediatiche in un giorno. La maggior parte delle proposte può sembrare ripetitiva. Di conseguenza, molte email o chiamate a freddo finiscono per diventare un evento passeggero dimenticato entro la fine della giornata.
  
  Le aziende devono stabilire un contatto regolare con i giornalisti. La frequenza della comunicazione non deve essere estremamente alta (una chiamata o un'email ogni giorno è semplicemente eccessiva e inevitabilmente fastidiosa). Tuttavia, interazioni su base bisettimanale o mensile sono un buon ritmo per iniziare.
• Vieni sempre preparato: Poiché i giornalisti sono a corto di tempo, se ti danno il beneficio del dubbio e accettano un incontro o una proposta, non rovinare tutto presentandoti impreparato. Vieni con più storie pronte in anticipo. I giornalisti possono avere diversi programmi di articoli a seconda del loro calendario per il trimestre.
  
  È meglio tenere alcune storie che differiscono nel contenuto, negli obiettivi e nei temi. Questo indica che sei serio riguardo alla proposta, e i giornalisti apprezzeranno che tu abbia reso la loro vita un po' più facile.
• Familiarizza con il background di un giornalista: Ogni giornalista è come un'impronta digitale – unico nel suo genere. Scrivono su argomenti diversi e hanno i loro stili di condurre ricerche. I giornalisti possono scrivere sullo stesso settore, ma hanno stili di scrittura o approcci diversi allo stesso argomento.
  
  È tuo compito studiare i background dei giornalisti con cui desideri stabilire una relazione. È come candidarsi per un lavoro. Le aziende possono assumere per lo stesso ruolo, ma ogni azienda ha requisiti ed aspettative molto diverse. Come ti presenti a ciascuna organizzazione durante l'intervista differirà da azienda a azienda.
  
  Inoltre, cerca di proporre storie che siano rilevanti per ciò che il giornalista scrive. Il giornalista 'A' potrebbe essere interessato a coprire eventi, mentre il giornalista 'B' sarebbe noto per coprire interviste approfondite nello spazio tecnologico. Non puoi inviare la stessa copertura stampa a entrambi, pensando che ci sia una possibilità del 50-50 che venga accettata. Lascia questo tipo di matematica a scuola.
• Non lasciare briciole di pane: Il giornalismo investigativo è qualcosa che i giornalisti sono tenuti a fare. Ma ciò non significa che amino mettere in pratica le loro abilità investigative solo per trovarti o contattare il team di relazioni con i media nella tua azienda. Questo non è un gioco di "Io spio" dopotutto.
  
  Mantieni una sezione media con tutte le informazioni di contatto pertinenti disponibili sul sito web dell'azienda. Qualsiasi cosa che pensi possa essere un'informazione rilevante per i giornalisti, mettila in questa sezione. Risparmia a tutti molto tempo.

Consigli per le relazioni con i media: cosa fare e cosa non fare

Il mondo delle relazioni con i media ha le sue regole. Ecco alcuni consigli da tenere a mente per evitare di commettere qualsiasi faux pas:

• Crea un kit media: Un kit media o un kit stampa può essere incredibilmente prezioso per i giornalisti. Se la tua idea di storia viene accettata, avrà bisogno di immagini, dettagli e qualsiasi altro materiale necessario per darle più impatto. I mezzi di comunicazione amano raccontare storie interattive e tendono ad avere un buon occhio per le risorse che potrebbero essere aggiunte a un articolo o a una diffusione.
  
  Ma è difficile trovare immagini rilevanti per pezzi aziendali che parlano di un prodotto o di un caso d'uso. Mentre potresti inviare tutte le immagini e i media interattivi che ritieni adatti alla storia, un'opzione migliore è avere un kit media a portata di mano.

• Non inviare PDF: Allegare immagini e PDF alle email è un faux pas nel mondo dei media. È l'equivalente di indossare scarpe da tennis verdi a un evento in cravatta nera. Puoi farlo, ma riceverai sguardi strani da tutti quelli che contano. Chiedi a qualsiasi giornalista, e ti diranno che scaricare un file PDF pesante non è il loro passatempo preferito.
  
  Inoltre, ricevere più PDF o immagini può mettere un carico pesante sui computer dei giornalisti. Un kit media dà loro la libertà di scegliere quale immagine funziona meglio per un articolo senza avere più avanti e indietro con un'azienda per più campioni di immagini.
• Rimani aggiornato sulle linee guida editoriali: La maggior parte delle linee guida copre le stesse cose (mantieni gli articoli fattuali, assicurati che gli articoli siano grammaticalmente corretti e rispetta le scadenze), ma ogni pubblicazione ha il suo set di regole uniche. Cerca di tenere un foglio con ogni pubblicazione che stai prendendo di mira e annota tutte le loro linee guida. Gli editori apprezzeranno le aziende che rispettano le loro politiche e fanno invii senza errori.
• Non bombardare i giornalisti con telefonate: Seguire i mezzi di comunicazione è fantastico. Ma fare troppe chiamate o inviare email non serve a nulla. I giornalisti riconoscono una storia interessante quando la vedono. Più telefonate non cambieranno le loro menti. Una buona pratica è aspettare qualche giorno per una risposta. Se non ricevi risposta in una settimana, è una buona idea seguire con loro.
• Avere una sala stampa sul tuo sito web: Con così tanti giornalisti che cercano nuove storie ogni giorno, è una grande idea avere e mantenere una sala stampa sulla pagina web dell'azienda. Le PR inbound sono diventate più diffuse che mai.
  
  Avere una sala stampa contenente importanti aggiornamenti organizzativi (un round di finanziamento, un'acquisizione o un'espansione aziendale) serve come scheletro per una potenziale copertura di notizie che diverse pubblicazioni potrebbero raccogliere. Inoltre, è un ottimo modo per generare più traffico e apparire sui motori di ricerca.
• Fai attenzione ai contenuti sensibili al tempo: "Embargo stampa" è un termine usato per i comunicati stampa sensibili al tempo. Tipicamente, le aziende o le fonti richiedono ai mezzi di comunicazione di non pubblicare una storia prima di una data particolare. Mentre la pratica è abbastanza comune, le pubblicazioni preferiscono che qualsiasi comunicato sotto embargo venga inviato alcuni giorni prima che la notizia possa andare in diretta, anziché diverse settimane.
  
  Inoltre, qualsiasi cosa che sia legata al tempo (come un evento) avrà bisogno di email di promemoria inviate alla pubblicazione in modo che siano consapevoli di quando spingere la notizia e quando ritirarla. I giornalisti non avranno i tuoi calendari a loro disposizione, quindi è tua responsabilità tenere a mente le date.

Extra! Extra! Appena uscito dalla stampa!

Le relazioni con i media sono solo un altro pilastro in qualsiasi strategia di comunicazione. Prima che il mondo possa sentire parlare della tua azienda e di ciò che ha da offrire, il tuo messaggio deve passare attraverso i guardiani dei media. Le relazioni pubbliche e i comunicati stampa sono vitali per costruire e mantenere l'immagine di un'azienda, e le relazioni con i media sono la chiave per raggiungere questo obiettivo.

C'è dibattito sul fatto che il ruolo delle organizzazioni mediatiche come guardiani dell'informazione e del pubblico, sia svanito, inaugurando la morte del giornalismo tradizionale. Oggi, i marchi possono assumere il ruolo di reporter e raccontare le loro storie e notizie. Tuttavia, le aziende non hanno ciò che i giornalisti e i mezzi di comunicazione hanno: la portata.

I comunicati stampa, le relazioni con i media, il marketing e le relazioni pubbliche fanno tutti parte di una grande famiglia conosciuta come comunicazioni integrate. Le aziende devono abbattere i silos di PR, marketing e pubblicità per migliorare la misurazione e il ROI. Questo è l'obiettivo delle comunicazioni integrate. È più di una semplice attività di branding che le aziende pensano di poter fare a meno; può portare risultati quantificabili quando lo fai bene.

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