I progetti di ingegneria coinvolgono vari settori come civile, meccanico, elettrico, idraulico e altro. Ognuno ha i suoi disegni, documenti e progetti specifici. In diversi settori dell'ingegneria—utilities, metalli e miniere, manifatturiero, petrolio e gas, e aziende di trasporto—il volume e la complessità di un progetto possono rendere difficile la localizzazione dei documenti critici.

G2 ha aggiunto una nuova categoria di Gestione Documentale Ingegneristica per aiutare gli acquirenti di software a confrontare e scegliere i migliori strumenti per gestire le informazioni ingegneristiche della loro organizzazione, semplificando la collaborazione con tutti gli stakeholder e fornendo un archivio centrale e coerente per tutti i documenti relativi a progetti e asset.

Creazione della categoria di G2 per la gestione delle informazioni ingegneristiche

Prima del passaggio alle soluzioni di gestione documentale ingegneristica, erano disponibili altri strumenti per aiutare a organizzare i dati generali aziendali e relativi ai prodotti. Su G2, questi prodotti erano elencati nelle categorie Sistemi di Gestione dei Contenuti Aziendali (ECM) e Gestione dei Dati di Prodotto (PDM).

La soluzione ECM aiuta a gestire i documenti in formato digitale per l'intera organizzazione. Lo strumento consente alle aziende di organizzare, gestire e distribuire contenuti non strutturati come documenti, email, immagini e altro.
Il software PDM è utilizzato principalmente dalle aziende manifatturiere per gestire i dati di prodotto come i modelli CAD e le istruzioni di produzione dal design alla produzione.
Questi strumenti aiutano a gestire i dati, ma non si occupano specificamente della gestione dei documenti ingegneristici che sono di grandi dimensioni e altamente complessi a causa degli aggiornamenti frequenti delle informazioni relative agli asset. La nuova categoria di gestione documentale ingegneristica fornirà visibilità ai prodotti che aiutano nella gestione dei dati ingegneristici e della documentazione tecnica relativa a impianti, attrezzature e altro in organizzazioni intrinsecamente legate agli asset.

Aumento delle soluzioni SaaS per la gestione documentale ingegneristica

La pandemia di COVID-19 ha spinto le organizzazioni a ideare modi per continuare le operazioni in un ambiente remoto. Le aziende stanno quindi optando per soluzioni di gestione documentale ingegneristica basate su SaaS o cloud per garantire la continuità aziendale e il completamento tempestivo dei progetti di capitale.

• Gli stakeholder possono accedere ai file da qualsiasi luogo e utilizzando i loro dispositivi mobili. A differenza di un sistema on-premises, uno strumento basato su cloud non richiede alle organizzazioni di mantenere i propri server. I flussi di lavoro ingegneristici possono essere facilmente gestiti e scalati in termini di server, archiviazione e numero e velocità dei processori utilizzati. 
• Le aziende possono anche risparmiare le spese sostenute per il mantenimento di server interni, nuovi dispositivi, spazio su disco e altro.
• Una soluzione cloud garantisce alti livelli di sicurezza assicurando la conformità con le linee guida predefinite dall'organizzazione e i quadri normativi che si applicano per la sua protezione.

Gestione documentale ingegneristica vs. gestione dei contenuti aziendali: quale è più ideale?

Il software di gestione dei contenuti aziendali (ECM) svolge un ruolo chiave nella gestione dei contenuti non strutturati dell'intera azienda. Ha un ambito molto più ampio e aiuta a catturare, archiviare, analizzare e automatizzare i contenuti aziendali. 

La gestione dei dati ingegneristici è altamente complessa rispetto alle informazioni aziendali generali. Ogni disciplina genera i propri progetti tecnici, che devono essere valutati dagli stakeholder di altre discipline per ridurre al minimo i colli di bottiglia nell'esecuzione del progetto.

Un normale software di gestione dei contenuti non offre attributi focalizzati sulla gestione delle interdipendenze nel flusso di lavoro tra le diverse discipline ingegneristiche. La maggior parte di queste soluzioni non ha supporto integrato per la gestione delle integrazioni con strumenti CAD e gestione delle informazioni di costruzione (BIM). 

Il software di gestione documentale ingegneristica è costruito su misura per concentrarsi specificamente sulla gestione dei dati ingegneristici che includono file CAD contenenti specifiche tecniche e progetti, modelli BIM e schemi di circuiti. Questo tipo di dati è solitamente più strutturato, altamente interrelato e necessita di una gestione adeguata per un flusso di lavoro fluido. Consente alle organizzazioni di garantire la conformità, ridurre i costi dei progetti ingegneristici, massimizzare la sicurezza e prolungare la vita degli asset.

Gli strumenti ECM sono più adatti per la condivisione, l'archiviazione e la gestione di documenti generici, solitamente non tecnici, come documenti legali, materiali di marketing e bilanci.

Nonostante sia stata introdotta di recente, la categoria di Gestione Documentale Ingegneristica è già riuscita a ottenere il numero necessario di recensioni dagli acquirenti per generare automaticamente una G2 Grid^Ⓡ. Gli acquirenti possono fare riferimento a questa G2 Grid® per identificare i principali fornitori in questo settore.

In sintesi

Sebbene oggi ci siano molti strumenti di gestione documentale disponibili sul mercato, è imperativo che le organizzazioni si rendano conto che i team di ingegneria hanno bisogno di più di una semplice soluzione di gestione dei contenuti. Una soluzione efficiente può risparmiare risorse, promuovere l'efficienza e aumentare la sicurezza fornendo una fonte unica di verità centralizzata e aggiornata.

Modificato da Sinchana Mistry