Come utilizzare la gestione delle strutture per rendere felici i tuoi dipendenti

La sicurezza degli edifici, il sostentamento, la funzionalità e il settore immobiliare sono aspetti cruciali di qualsiasi azienda.

Ogni azienda deve avere linee guida in atto per gestire questi fattori, tutti rientranti in un ambito noto come gestione delle strutture. Le aziende utilizzano software di gestione delle strutture per semplificare tutti questi compiti.

Quindi, cos'è esattamente la gestione delle strutture?

Per far funzionare un'azienda in modo efficiente e rimanere conforme, sono necessari diversi servizi. Ogni azienda richiede servizi di gestione delle strutture sia hard che soft. Le aziende possono aver bisogno di utilizzare vari servizi FM a seconda delle loro dimensioni e posizione. Mantenere felici gli occupanti e i dipendenti deve essere la priorità dei responsabili delle strutture.

Qual è l'importanza della gestione delle strutture?

I dipendenti devono sentirsi sicuri e a proprio agio per dare il meglio di sé. Ciò significa che avere eccellenti pratiche di gestione delle strutture è cruciale.

La gestione delle strutture influisce sul valore della tua proprietà, degli edifici, delle risorse e persino delle attrezzature. È anche cruciale per:

• Ottimizzare gli spazi
• Gestione dei progetti
• Gestione e manutenzione dell'energia
• Esperienza complessiva sul posto di lavoro

Tipi di servizi di gestione delle strutture

Esistono due tipi di servizi FM: hard e soft. I servizi hard e soft sono vitali per una corretta gestione degli edifici. Questi servizi aiutano la produttività di un'azienda e migliorano la soddisfazione dei dipendenti.

Servizi FM hard

I servizi FM hard si occupano degli aspetti fisici di un edificio. Questo garantisce la sicurezza e il benessere dei dipendenti e degli occupanti dell'edificio, ed è obbligatorio per legge.

Esempi di FM hard sono:

• Gas, acqua e impianti idraulici
• Riscaldamento, ventilazione e aria condizionata (HVAC)
• Illuminazione ed elettricità
• Sicurezza antincendio
• Manutenzione degli edifici

Servizi FM soft

D'altra parte, i servizi FM soft non sono obbligatori e le aziende possono aggiungerli o rimuoverli a loro discrezione. I servizi FM soft rendono l'occupazione di un edificio più piacevole e confortevole. Inoltre, possono rendere una struttura più sicura.

Esempi di servizi FM soft sono:

• Manutenzione del verde
• Servizi di paesaggistica
• Servizi di decorazione
• Servizi di ristorazione
• Pulizia
• Parcheggio veicoli
• Gestione degli spazi di lavoro

Fornire sia servizi FM hard che soft è difficile. Fortunatamente, il software di gestione delle strutture può rendere questo compito più facile per i manager. Il software di gestione delle strutture consente alle aziende di gestire e gestire tutti i servizi FM in un unico sistema.

Come aiuta il software di gestione delle strutture?

Il software può aiutare la gestione dei servizi per le aziende in diversi settori:

Manutenzione delle strutture

Il software di gestione delle strutture può aiutare a pianificare e concettualizzare misure di manutenzione preventiva. Questo offre molti benefici a lungo termine. Puoi utilizzare questo software per programmare ispezioni di sicurezza antincendio e manutenzione HVAC.

Fare questo per la tua azienda aiuta a ridurre il rischio di tempi di inattività. Aiuta anche a migliorare la soddisfazione dei dipendenti e degli occupanti dell'edificio.

Gestione immobiliare

Qui, il ruolo di un responsabile delle strutture coincide con quello di un gestore immobiliare. Un responsabile delle strutture deve aiutare a mantenere l'edificio sicuro da abitare, eseguire riparazioni di asset e risorse in tempo, coordinarsi con il dipartimento delle strutture e supervisionare i team che li aiutano a realizzare questo. È qui che un software di gestione delle strutture interviene per aiutarli.

Gestione delle prestazioni

Puoi gestire il tuo inventario e i budget e gestire la gestione delle prestazioni degli asset utilizzando il software FM.

Sistemi edilizi

Ogni edificio è unico. Alcuni edifici hanno ascensori e la maggior parte di essi è dotata di un sistema antincendio, un sistema di sicurezza e HVAC. Un software di gestione delle strutture aiuta i manager a supervisionare questo da un'unica applicazione.

Gestione dell'inventario e ordini di lavoro

Un responsabile delle strutture deve tenere traccia dei compiti di un tecnico e seguirli. Se lo fanno manualmente, è a causa della mancanza di strumenti di gestione. Tuttavia, un software di gestione delle strutture può aiutarli a gestire senza problemi le riparazioni e i lavori di manutenzione ogni volta che c'è una richiesta.

Il corretto processo di gestione dell'inventario per gestire gli ordini di lavoro garantisce che nessun problema passi inosservato.

Gestione degli asset

Attraverso il software di gestione delle strutture, puoi decidere cosa fare con gli asset, se devono essere riparati, mantenuti o allocati.

Il modulo di gestione degli asset ti consente anche di eseguire il tracciamento degli asset. Questo ti aiuta ad accedere alle risorse ogni volta che tu o i tuoi dipendenti ne avete bisogno.

Gestione degli spazi

Con il software di gestione delle strutture, puoi facilmente eseguire servizi FM soft come la progettazione degli uffici, la gestione dei servizi sul campo e l'allocazione delle risorse. La maggior parte dei software di gestione delle strutture ti fornisce approfondimenti e dati, che possono aiutarti a gestire i costi e utilizzare meglio le risorse.

Le diverse parti della gestione delle strutture

Poiché la gestione delle strutture è versatile, può essere difficile comprendere il suo ambito corretto. La gestione delle strutture ha cinque funzioni principali.

1. Ottimizzare e mantenere le strutture

Una delle funzioni principali della gestione delle strutture è garantire che gli edifici funzionino in condizioni ottimali. Questo include tutto, dalla pulizia e decorazione del luogo di lavoro all'assicurare il miglior ambiente di lavoro possibile per i dipendenti.

Per mantenere questo, devi classificare accuratamente tutti i tuoi asset e assicurarti che siano aggiornati. Ciò significa che devi avere un sistema di gestione delle strutture adeguato per queste informazioni.

Oltre a questo, i responsabili delle strutture sono responsabili di comprendere il layout completo della proprietà e sapere come utilizzare tutto lo spazio disponibile.

2. Semplificare i processi

Avere una routine ti aiuta a garantire che ogni giorno sia più efficiente e navigabile per tutti nella tua azienda. Questo componente della gestione delle strutture aggiunge ordine a un ambiente di lavoro disorganizzato.

Alcuni processi che i responsabili delle strutture possono regolarizzare sono:

• Ordini di lavoro
• Check-in e check-out dei dipendenti
• Check-in e check-out dei visitatori
• Compiti
• Prenotazioni delle sale riunioni

3. Offrire supporto

Un responsabile delle strutture dovrebbe creare un ambiente di lavoro confortevole per tutti i dipendenti. Questo li aiuta a essere più felici, il che consente loro di esibirsi meglio e avere una visione migliore del loro lavoro.

D'altra parte, un ambiente di lavoro povero significa dipendenti scontenti, scarsa performance e una visione negativa della tua azienda.

I responsabili delle strutture devono cercare modi innovativi per garantire che la loro azienda si distingua dalle altre. I loro contributi spesso diventano una parte riconoscibile dell'azienda.

4. Gestione dei progetti

Gestire le consegne e i budget è un altro compito che i responsabili delle strutture devono tenere d'occhio. Qualunque sia il progetto, i responsabili delle strutture devono garantire che questi rimangano entro il budget assegnato e che ogni compito sia completato.

Un altro aspetto della gestione dei progetti per i responsabili delle strutture è supervisionare il lavoro degli appaltatori e subappaltatori per i progetti. I responsabili delle strutture devono garantire che questi gruppi abbiano i permessi giusti e traccino accuratamente il loro tempo per il completamento.

5. Integrazione tecnologica

I responsabili delle strutture devono anche garantire che l'organizzazione disponga della tecnologia giusta integrata con l'infrastruttura dell'edificio.

Mentre i team di tecnologia dell'informazione (IT) sono responsabili dell'implementazione della tecnologia, i responsabili delle strutture hanno l'ultima parola sulla selezione e l'impiego.

Pro e contro del software di gestione delle strutture

La gestione delle strutture ha molti vantaggi, dalla corretta gestione degli spazi all'ottenimento di una panoramica completa delle spese.

1. Ottimizzazione degli spazi

La gestione delle strutture ti aiuta a capire quanto spazio hai e come utilizzarlo correttamente. Consente ai manager di ottenere un quadro completo dello spazio disponibile e di comprendere due cose importanti:

• Quale spazio non è attualmente in uso
• Come possono usarlo

I dati sulla gestione delle strutture consentono ai manager di determinare il modo migliore per recuperare il denaro speso per l'allocazione degli spazi e migliorare i ricavi.

2. Manutenzione dei registri

Poiché le tue esigenze di strutture cambiano nel tempo, devi mantenere registri di tutti i costi, le tendenze e i cambiamenti. Un software di gestione delle strutture ti consente di farlo da un'unica posizione.

Ecco alcuni registri che i responsabili delle strutture possono tenere traccia:

• Occupazione degli spazi
• Postazioni di lavoro dei dipendenti
• Costi delle risorse e loro ciclo di vita
• Costi delle utenze
• Costi di riparazione

3. Tracciare i costi

Devi comprendere tutti i costi del tuo luogo di lavoro. Il software di gestione delle strutture fornisce approfondimenti sulle spese effettive che aiutano a mantenere il tuo luogo di lavoro funzionante.

Ad esempio, lo spazio che utilizzi rispetto al costo del leasing del tuo edificio ti mostra il costo effettivo per piede quadrato.

4. Integrazione

Gli ambienti di lavoro più innovativi stanno crescendo e la gestione integrata delle strutture supporta l'Internet delle Cose (IoT). Dovresti investire e gestire dispositivi connessi che possono aiutarti a gestire le tue strutture e prendere decisioni migliori.

L'IoT negli uffici sta crescendo rapidamente. Rende la gestione delle strutture facile. Ad esempio, considera un sensore di occupazione. Installarne uno nelle sale conferenze consente alle persone di capire la sua occupazione. Sensori come questo forniscono approfondimenti senza lavoro manuale.

Svantaggi della gestione delle strutture

D'altra parte, la gestione delle strutture ha svantaggi e potrebbe non funzionare al meglio per ogni spazio e configurazione aziendale. Prima di considerare un servizio di gestione delle strutture per il tuo edificio, devi comprendere i suoi svantaggi:

1. Costoso per le organizzazioni più piccole

Il software di gestione delle strutture può essere costoso per le organizzazioni più piccole. Potrebbe avere più senso finanziario esternalizzare questa responsabilità a pochi professionisti, piuttosto che assumere più persone e investire in una soluzione software.

Poiché quest'ultima potrebbe offrire più di quanto l'organizzazione potrebbe aver bisogno, ha più senso per un'organizzazione più piccola optare per la prima.

2. Perdita di controllo

Assumere servizi di gestione delle strutture significa dover affidare responsabilità significative a qualcun altro. In alcune situazioni, i gestori di proprietà e aziendali non si sentono a proprio agio nel cedere queste responsabilità.

È un grande cambiamento e se un manager non è a suo agio con questa perdita di controllo, un servizio FM potrebbe non essere adatto alla tua azienda.

3. Rischi per la sicurezza

Per fare il loro lavoro, un responsabile delle strutture deve avere accesso a informazioni riservate su un edificio e i suoi sistemi. Queste informazioni sono chiarite in un contratto, insieme ai dettagli riguardanti potenziali violazioni del contratto.

Tuttavia, c'è sempre la possibilità di una violazione delle informazioni. Anche se è uno svantaggio raro, è cruciale tenerlo a mente.

Il ruolo di un responsabile delle strutture

I responsabili delle strutture operano in diverse funzioni aziendali. La priorità principale di un responsabile delle strutture è mantenere gli occupanti di un edificio al sicuro. I responsabili delle strutture in tutte le aziende devono lavorare a due livelli:

• Strategicamente: Operando strategicamente, i responsabili delle strutture aiutano gli utenti, i clienti e i clienti a comprendere l'impatto delle decisioni che prendono.
• Funzionalmente: Questo aiuta i responsabili delle strutture a garantire un ambiente adeguato per il funzionamento degli occupanti.

Ecco alcuni aspetti di un edificio di cui si occupa un responsabile delle strutture:

Ambiente, salute e sicurezza

Un responsabile delle strutture identifica, valuta, controlla e gestisce le questioni ambientali, di salute e sicurezza (EHS). Se questo non viene fatto, potrebbe significare che i dipendenti si ammalano, si infortunano o peggio. Questo potrebbe anche comportare una minore fiducia dei clienti e degli investitori mostrata in un'azienda.

Sicurezza antincendio

Il fuoco è una minaccia per tutti gli edifici ed è necessario avere una solida gestione della sicurezza antincendio in atto. La gestione delle strutture deve garantire meccanismi adeguati per combattere le minacce di incendio, eseguire ispezioni, testare le attrezzature di sicurezza antincendio e soddisfare i livelli di conformità richiesti.

Sicurezza

Il responsabile delle strutture in un'azienda è responsabile della gestione della sicurezza dei dipendenti. Ciò significa che devono assicurarsi che siano installate telecamere di sicurezza adeguate, che non venga concesso accesso non autorizzato, che vengano seguite le misure di sicurezza antincendio, che le uscite di emergenza siano accessibili e altro ancora.

Manutenzione delle risorse

La manutenzione, il test e l'ispezione delle risorse sono necessari per garantire che un edificio funzioni in modo sicuro per conformarsi agli obblighi di legge. La manutenzione degli edifici include tutti i lavori necessari per il sostentamento e il miglioramento degli edifici e dei loro elementi.

Sanificazione

La pulizia viene solitamente eseguita durante le ore non lavorative, ma puoi fornire una manutenzione costante. Esempi includono la pulizia dei bagni, il rifornimento di fazzoletti, asciugamani e sapone. Un responsabile delle strutture deve garantire che questo lavoro venga svolto regolarmente.

Operativo

Prendersi cura delle operazioni quotidiane è uno dei compiti principali svolti dal team di gestione delle strutture. Possono esternalizzare questo o autorizzare dipendenti diretti a svolgerlo.

Alcuni esempi di compiti operativi includono la riparazione di una fotocopiatrice, garantire che le luci funzionino e riparare sedie rotte. I responsabili delle strutture possono implementare software di help desk per consentire ai dipendenti di svolgere attività di self-service, come prenotare sale riunioni e gestire gli spazi di parcheggio.

Continuità aziendale

La continuità aziendale o la pianificazione della continuità aziendale garantisce che le aziende abbiano un solido piano per la gestione dei disastri. Ad esempio, disastri naturali come il COVID-19 hanno fermato le attività in tutto il mondo alla fine del 2019 e all'inizio del 2020. I responsabili delle strutture in tutti i settori hanno dovuto creare un piano di continuità aziendale per garantire che i loro dipendenti siano al sicuro e non siano influenzati da questa interruzione.

Cos'è il software di gestione delle strutture?

Il software di gestione delle strutture aiuta le aziende a gestire l'intera pianificazione delle riparazioni e della manutenzione da un'interfaccia web.

Questo aiuta le aziende a risparmiare tempo e denaro poiché gestisce edifici, asset e occupanti in modo più efficiente.

Con il software di gestione delle strutture, i responsabili delle strutture possono svolgere più funzioni, come la gestione delle risorse, l'approvvigionamento di appaltatori, il lavoro di conformità e l'evasione degli ordini di lavoro. Il software giusto consente ai team di gestione delle strutture di tracciare lo spazio, analizzare i modelli di spesa, aumentare l'efficienza energetica e risparmiare denaro.

Miglior software di gestione delle strutture

Il software di gestione delle strutture che scegli dovrebbe consentirti di gestire più edifici e programmare riparazioni, oltre a conformarsi alle migliori pratiche di salute e sicurezza.

Per essere incluso nella categoria del software di gestione delle strutture, un prodotto deve avere le seguenti funzionalità:

• Consentire agli utenti di gestire diversi tipi di edifici e strutture
• Gestire ispezioni, riparazioni di attrezzature e manutenzione
• Conformarsi alle normative di salute, sicurezza e ambientali
• Fornire requisiti per la manutenzione
• Fornire funzionalità di gestione dell'inventario
• Fornire funzionalità di gestione degli spazi, comprese le dimensioni delle stanze e altre misurazioni
• Controllare l'accesso alle strutture e alle località attraverso sistemi di tracciamento di chiavi e serrature

*Di seguito sono riportati i cinque principali software di gestione delle strutture dal Grid® Report di G2 della primavera 2022. Alcune recensioni possono essere per chiarezza.

1. Oracle's Primavera Unifier

Oracle's Primavera Unifier aiuta le aziende ad aumentare la visibilità e l'efficienza. Sfrutta un'ampia personalizzazione e processi predefiniti per un avvio rapido per automatizzare qualsiasi processo aziendale con moduli e flussi di lavoro personalizzati.

Cosa piace agli utenti:

"Mi piace quanto sia facile manipolare questo strumento di gestione dei progetti Oracle. Le capacità fornite sono eccellenti e utili per la consegna di progetti di successo. Le funzionalità cloud e on-premise del sistema sono perfette. È anche facile gestire i compiti ed è flessibile nella preparazione dell'analisi dei dati."

- Recensione di Oracle's Primavera Unifier, Veronicah R.

Cosa non piace agli utenti:

"L'utilizzo mobile può essere migliorato e amplierei come può integrarsi con altre piattaforme di gestione dei progetti utili. Vorrei che avesse la capacità di gestire file più grandi e miglioramenti dello storage cloud."

- Recensione di Oracle's Primavera Unifier, Juan R.

2. ServiceChannel

ServiceChannel fornisce ai responsabili delle strutture una piattaforma unica per approvvigionare, procurare, gestire e pagare i servizi di riparazione e manutenzione da appaltatori commerciali in tutta la loro impresa. Fornendo trasparenza senza precedenti e analisi dei dati basate sulla qualità del servizio in tutti i mestieri, le località e gli appaltatori, i responsabili delle strutture guidano un significativo valore del marchio e ROI per le loro organizzazioni senza esternalizzare o investire in nuove infrastrutture.

Cosa piace agli utenti:

“Tutto del mio lavoro è molto più facile con questa piattaforma, compreso l'accesso mobile, l'accesso ai dati e la trasparenza.”

- Recensione di ServiceChannel, Tatiana T

Cosa non piace agli utenti:

“Penso che il supporto per la creazione di report personalizzati debba essere più robusto nel suggerire nuovi report.”

- Recensione di ServiceChannel, Chuck C.

3. AkitaBox

AkitaBox è una soluzione di gestione delle strutture basata su cloud, facile da usare, progettata per migliorare l'efficienza operativa, aumentare la produttività e fornire una maggiore comprensione delle funzioni critiche di gestione degli edifici, dalla sala caldaie alla sala del consiglio.

Cosa piace agli utenti:

"La mia esperienza precedente è stata frustrante. Il software richiedeva l'uso di una versione più vecchia di Windows ed era molto più difficile da gestire di quanto ritenessi necessario. Questo ha portato a una scarsa accettazione da parte del personale docente che doveva usarlo di più. AkitaBox rende molto semplice fare richieste e lo strumento principale, un iPad, rende facile usare il programma per documentare il lavoro."

- Recensione di AkitaBox, Robert S.

Cosa non piace agli utenti:

"Sarebbe bello fare riferimento agli ordini di lavoro (WO) che sono stati recentemente chiusi, creati o prioritari! Quando ricevi diversi WO al giorno, sarebbe bello mantenere quelli critici/prioritari in cima alla lista. Quando si chiude o si apre un WO, sarebbe bello tornare indietro se qualcosa è stato dimenticato rapidamente. Inoltre, mi piacerebbe avere tutti i WO caricati su una pagina, invece di dover scorrere e fare clic su espandi per vedere tutti gli ordini di lavoro."

- Recensione di AkitaBox, Robert C.

4. ARC Facilities

ARC Facilities è una piattaforma mobile-first che mette la tua sala dei piani in tasca tramite un'app mobile facile da usare. I team delle strutture in movimento possono fare clic su mappe digitali, recuperare informazioni di chiusura, identificare le posizioni di spegnimento e vedere i dettagli delle attrezzature.

Cosa piace agli utenti:

"Il modulo "emergenza" di ARC è un salvavita. Siamo un distretto con tre campus con oltre 700k piedi quadrati di strutture e personale di supporto minimo. Essere in grado di accedere alle informazioni di spegnimento delle utenze e alle risorse di emergenza in pochi minuti nel palmo della mia mano è incredibile."

- Recensione di ARC Facilities, Byron W.

Cosa non piace agli utenti:

"L'app ARC Facilities è limitata a Apple IOS. Tuttavia, gli utenti Windows hanno ancora accesso completo al database tramite il loro sito web. Nel complesso, sono molto soddisfatto del prodotto. Ha un potenziale infinito."

- Recensione di ARC Facilities, Byron W.

5. ML Work Orders

ML Work Orders è un sistema di gestione degli ordini di lavoro facile da usare che offre tutto ciò di cui hai bisogno per gestire rapidamente ed efficientemente i tuoi ordini di lavoro di manutenzione, l'inventario degli asset e i programmi di manutenzione preventiva.

Cosa piace agli utenti:

"ML è visivamente piacevole e quindi facile da usare. La pagina principale degli ordini di lavoro è molto semplice ma personalizzabile, quindi tutte le informazioni di cui ho bisogno sono su quello schermo."

- Recensione di ML Work Orders, Heather B.

Cosa non piace agli utenti:

"Non mi piace che le colonne di ricerca non siano in ordine alfabetico. Per cercare o ordinare, puoi inserire la parola che desideri, ma troverei l'elenco delle caselle di controllo più veloce se fossero in ordine alfabetico. Questo è vero per la maggior parte delle sezioni: ordini di lavoro, asset e PM sono tutti così. Se vuoi filtrare tutti gli ordini di lavoro per un dipendente, tutti i dipendenti sono in ordine casuale."

- Recensione di ML Work Orders, Michele W.

Andando avanti

La gestione delle strutture è cruciale per ogni organizzazione. Che tu assuma una risorsa esterna o abbia un team interno, devi garantire che abbiano il giusto set di strumenti con cui lavorare. Un buon responsabile delle strutture farà tutto, dalla manutenzione della sicurezza di un intero edificio all'assicurarsi che ogni dipendente nei locali sia felice.

Interessato a saperne di più sulla gestione dei tuoi asset? Scopri come puoi farlo con il tracciamento degli asset.