Perché la Conservazione dei Dati è Cruciale per Proteggere i Dati Sensibili

I dati sono per il business come l'ossigeno è per gli esseri umani.

Senza le giuste quantità, potresti morire – il che di solito significa la fine del tuo business. Ma, proprio come troppo ossigeno può ucciderti, troppi dati hanno i loro impatti negativi.

Conservare i dati più a lungo del necessario non solo aumenta il rischio, ma crea anche costi e rallenta la velocità con cui un'organizzazione risponde a una violazione. La conservazione dei dati gioca un ruolo cruciale nel piano di risposta agli incidenti della tua organizzazione, eppure molti trascurano questo passaggio essenziale per proteggere la loro organizzazione da attacchi dannosi, attacchi informatici e violazioni dei dati.

Le aziende utilizzano frequentemente software di distruzione dei dati per eliminare completamente le tracce di dati. Tuttavia, è imperativo comprendere l'importanza di impostare politiche di conservazione dei dati e come tagliare gli angoli possa intasare i tubi del tuo business e prosciugare la vita dalle tue efficienze basate sui dati.

Ogni organizzazione deve sviluppare e implementare politiche di conservazione dei dati per soddisfare questi e altri requisiti aziendali.

Negli ultimi dieci anni, i dati sono diventati un bene critico per praticamente tutte le organizzazioni, specialmente quelle nei settori business-to-consumer (B2C). Tuttavia, conservare i dati non è una decisione da prendere alla leggera. La conservazione dei dati è fondamentale per le organizzazioni moderne. Troppe informazioni ti costano tempo e denaro, danneggiando la tua produttività. Ma troppe poche informazioni ti costano denaro, tempo e la tua reputazione.

Conservare i dati dei clienti è un must, ma tenerli in archivio indefinitamente non è un'opzione. Le aziende devono determinare per quanto tempo possono conservare i dati nei loro sistemi e cancellarli quando scadono. Le politiche di conservazione dei dati sono cruciali per mantenere la sicurezza dei dati dei clienti e garantire la conformità con i requisiti organizzativi e le normative del settore.

La conservazione dei dati richiede che le organizzazioni soddisfino specifici standard di sicurezza, sviluppino politiche e procedure per accelerare queste normative, forniscano formazione ed educazione a tutti i dipendenti e progettino un sistema per soddisfare i requisiti. Per farlo, dovresti sviluppare un piano di politiche e procedure di conservazione dei dati per identificare i seguenti elementi: elementi di dati sensibili, la sensibilità di ciascun elemento di dati, per quanto tempo ciascun elemento di dati può essere conservato secondo le normative, come coloro che accedono ai dati li utilizzeranno e come eliminare in modo sicuro i dati.

Perché la conservazione dei dati è importante?

La conservazione dei dati è stata a lungo critica per il successo di praticamente qualsiasi tipo di business. In precedenza, questo significava archiviare documenti che potevano essere recuperati quando necessario, spesso conservando quei documenti per decenni prima di scartarli. Oggi, la conservazione elettronica dei dati ha reso il compito più accessibile, il che è positivo perché la conservazione dei documenti è più importante che mai se un'azienda vuole proteggere i propri interessi e quelli dei suoi clienti.

I requisiti legali sono una delle ragioni più importanti per sviluppare e implementare una strategia di conservazione dei dati robusta. In poche parole, qualsiasi documento riguardante le funzioni aziendali può includere informazioni che potrebbero essere utili all'azienda in caso di controversia.

La documentazione conservata rende facile ricreare eventi e date significativi e dimostrare i commenti dei dirigenti aziendali su ciò che hanno fatto e non hanno fatto riguardo a quella specifica causa. Supponendo che lo schema di conservazione dei dati sia completo, conservare efficacemente i documenti può far risparmiare all'organizzazione una quantità significativa di tempo e denaro in qualsiasi forma di azione legale, comprese le questioni fiscali, gli eventi che coinvolgono il personale o i patti stabiliti con i consumatori.

Oltre a fornire dati che potrebbero essere essenziali per risolvere una questione legale, pratiche efficaci di conservazione dei dati offrono l'opportunità di fornire un servizio clienti migliorato. La capacità di tracciare eventi che si sono verificati anni fa con un particolare cliente può aprire la strada alla risoluzione di un problema che è appena emerso. Può anche fornire carburante per qualche nuovo prodotto o servizio che potrebbe essere attraente per più di un consumatore.

Una gestione efficiente dei dati e dei documenti può migliorare i processi aziendali chiave e aiutare l'azienda a soddisfare i suoi impegni legali, statutari e normativi. Negli ultimi anni, c'è stata una maggiore enfasi sulla privacy dei dati, che ha portato a regole e regolamenti sempre più complicati in tutto il mondo.

Ad esempio, le aziende quotate in borsa negli Stati Uniti devono adottare una strategia di conservazione per soddisfare gli obblighi di conservazione dei dati del Sarbanes-Oxley Act (SOX). Allo stesso modo, le istituzioni sanitarie devono conformarsi agli obblighi di conservazione dei dati del Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).

Inoltre, le aziende che ricevono pagamenti dai consumatori (come le carte di credito) devono seguire le regole di conservazione e smaltimento dei dati del Payment Card Industry Data Security Standards (PCI DSS). Qualsiasi organizzazione che raccoglie e analizza i dati personali degli individui dell'UE in qualsiasi parte del mondo deve seguire gli standard di conservazione dei dati del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'Unione Europea.

Le linee guida sulla conservazione dei dati devono descrivere quali dati vengono raccolti, perché vengono raccolti, dove vengono mantenuti e il termine di conservazione per conformarsi al GDPR.

La capacità di generare report utilizzando dati archiviati consente alle organizzazioni di identificare tendenze e sviluppare idee che altrimenti non sarebbero state fattibili. Secondo questo punto di vista, la conservazione dei dati non riguarda solo la produzione e la conservazione di un record del passato – si tratta anche di stabilire una risorsa che può essere utilizzata in futuro.

Cos'è un periodo di conservazione dei dati?

Un periodo di conservazione dei dati, a volte noto come periodo di conservazione dei documenti, è il periodo di tempo in cui un'azienda conserva i documenti. Le aziende devono salvare vari tipi di dati per diversi periodi di tempo.

Le migliori pratiche suggeriscono che i dati siano mantenuti per tutto il tempo possibile. Tuttavia, varie leggi e regolamenti hanno criteri particolari per i periodi di conservazione dei dati, quindi è fondamentale completare il tuo studio prima di decidere una durata per una politica di conservazione dei dati.

Quanto dura un periodo di conservazione dei dati?

Non c'è una risposta definitiva alla questione di quanto dovrebbe durare un periodo di conservazione dei dati. Tutto dipende dalla preferenza. È determinato dal tipo di dati, dallo scopo per cui è stato raccolto o generato, se è ancora considerato rilevante e altri fattori basati sulle normative.

Mentre alcune regole, come l'HIPAA, impongono che le informazioni siano conservate per almeno sei anni "dalla data della sua creazione o dalla data in cui era in vigore per l'ultima volta, a seconda di quale sia successiva", non tutte le normative specificano limiti di tempo.

Cos'è una politica di conservazione dei dati?

Una politica di conservazione dei dati, nota anche come politica di conservazione dei documenti, delinea per quanto tempo un'azienda manterrà vari tipi di dati per scopi operativi o di conformità normativa e come eliminerà quei dati dopo tale durata. Una politica di conservazione dei dati è una componente della strategia complessiva di gestione dei dati di un'organizzazione.

Quando si sviluppa una strategia di conservazione dei dati, è necessario considerare come organizzare i dati in modo che possano essere cercati e recuperati in seguito. Devi anche decidere come eliminare i dati che non sono più necessari. Alcune aziende ritengono che utilizzare un modello di politica di conservazione dei dati sia utile perché fornisce struttura. Una politica di conservazione dei dati completa descrive le ragioni aziendali per conservare dati specifici e cosa fare con essi quando è il momento di distruggerli.

Una politica di conservazione dei dati di base dovrebbe specificare dettagli sui documenti e sull'organizzazione dei dati, i periodi di conservazione e i sistemi o dispositivi di archiviazione utilizzati per salvarli. Questi elementi sono tipicamente basati su linee guida del settore.

Esempio di politica di conservazione dei dati

La durata di una politica di conservazione dei dati può variare da minuti a anni. Un motore di politica dovrebbe includere più campi, come utente, dipartimento, cartella e tipo di file.

Le aziende devono includere le comunicazioni email nella loro politica di conservazione dei dati. Le email si accumulano rapidamente e alcune occupano molto spazio, quindi stabilisci un programma di conservazione sensato. Come con la politica di conservazione dei dati, il personale IT dovrebbe collaborare con il legale sulla tempistica di conservazione delle email.

In termini di obiettivi, l'archiviazione degli oggetti è un'opzione standard in una strategia di conservazione dei dati poiché fornisce una buona sicurezza dei dati a basso costo. Un altro tipico repository per i dati che richiedono una conservazione più lunga è l'archiviazione nel cloud pubblico. È spesso meno costoso dell'archiviazione on-premises, in particolare nei livelli di accesso basso. I fornitori di servizi cloud forniscono protezione dei dati off-site, che è fondamentale se il data center principale dell'organizzazione fallisce. La velocità di ripristino è determinata dal livello e dalla quantità di raccolta dati.

Inoltre, il nastro continua a svolgere un ruolo essenziale nella conservazione a lungo termine dei dati. I dati storici raramente accessibili si comportano bene sul nastro, che richiede più tempo per essere riparato rispetto ad altri formati. Conservare i dati su nastro per anni è di solito meno costoso che conservarli sul cloud e consuma meno energia rispetto all'archiviazione su disco. Il nastro, come il cloud pubblico, consente l'archiviazione off-site.

La maggior parte delle aziende che trattano dati dei clienti menzionano frequentemente le loro strategie di conservazione dei dati nella loro politica sulla privacy. Ad esempio, la politica sulla privacy dei dati di G2 educa i consumatori sulla politica di conservazione dei dati dell'azienda e sui periodi di conservazione.

Componenti di una politica di conservazione dei dati di successo

Una politica di conservazione dei dati dovrebbe specificare come l'azienda eseguirà il backup, archivierà e distruggerà documenti cartacei e digitali. La bozza finale dovrebbe essere completa e unificata, incorporare input da diversi gruppi e applicarsi in tutta l'azienda. La politica può essere modificata o modificata, e i team devono registrare eventuali cambiamenti all'interno del documento.

Una politica di conservazione dei dati può comprendere una o tutte le seguenti sezioni:

• Requisiti legali e aziendali rilevanti: Questa sezione dovrebbe spiegare le ragioni commerciali e legali per la conservazione e il backup dei dati. Dovrebbe essere modificata quando le esigenze e la legislazione cambiano.
• Politiche e procedure di conservazione dei dati: Ogni record e tipo di dati avrà vari tempi di conservazione e protocolli. Considera la posizione di archiviazione dei dati, le tecniche di backup e il periodo di conservazione. Specifica il ruolo o il team che possiede e gestisce ciascun tipo di dati. È anche necessario specificare quali tipi di documenti non devono essere conservati e distrutti immediatamente.
• Passaggi per la distruzione dei dati: È fondamentale specificare i processi di distruzione dei dati applicabili una volta scaduto il periodo di conservazione. Specifica il metodo per distruggere i documenti cartacei. Indica quali file digitali devono essere rimossi manualmente e quali vengono puliti automaticamente dal sistema.
• Procedure di archiviazione dei dati: Alcuni dati non sono necessari per l'uso quotidiano ma vengono archiviati per preoccupazioni normative e di conformità. I protocolli di archiviazione definiscono i formati dei documenti, le posizioni di archiviazione e i metodi di recupero. Forse alcuni documenti cartacei vengono conservati off-site e recuperati solo quando necessario. I team di dati possono conservare file digitali specifici su vari server per garantire tempi di risposta rapidi e ridurre l'ingombro sui server locali.
• Processi di eccezione: L'azienda può fare varie esenzioni ai suoi metodi usuali di conservazione, eliminazione o archiviazione dei dati. Definire queste esclusioni nella politica di conservazione dei dati è fondamentale per evitare confusione o interpretazioni errate.
• Azioni appropriate per richieste di scoperta, legali o di audit: Le aziende devono avere una risposta uniforme alle richieste di scoperta, legali o di audit. Questa sezione dovrebbe definire la procedura di risposta, chi è responsabile di fornire la risposta e come verrà documentata.

Come creare una politica di conservazione dei dati

Creare una politica di conservazione dei dati non è un compito facile. Alcune aziende trovano più conveniente esternalizzare il processo di pianificazione ed esecuzione della politica piuttosto che farlo internamente. Ci sono sei processi essenziali che le aziende devono seguire quando sviluppano le proprie politiche di conservazione dei dati:

1. Identificare i proprietari dei dati critici

I dati sono frequentemente isolati in settori. Ad esempio, il team di vendita possiede i dati di vendita, il dipartimento finanziario possiede i dati finanziari, il dipartimento delle risorse umane possiede i dati sull'occupazione e il dipartimento IT possiede i dati di log. Sviluppa una politica di conservazione dei dati identificando prima i principali proprietari di dati all'interno della tua azienda, ottenendo la loro approvazione e formando un team di progetto che includa tutti i proprietari di dati.

Poiché ogni dipartimento o proprietario sarà responsabile della gestione dei propri dati in conformità con la politica di conservazione dei dati, è fondamentale che tutti siano coinvolti e partecipi al processo.

2. Ordinare i dati in categorie significative

La fase successiva nello sviluppo di una politica di conservazione dei dati è descrivere i tuoi dati. Fai un elenco di tutti i tipi di dati raccolti dalla tua azienda. Quando hai finito l'elenco, dividi i dati in gruppi a seconda di dove sono stati creati o del loro scopo previsto.

Ogni tipo di dati che specifichi potrebbe essere soggetto a regolamenti speciali di conservazione dei dati e vincoli aziendali. Per tenerne conto, dovrai ricercare e sviluppare regole di conservazione dei dati uniche per ciascun tipo di dati che la tua azienda raccoglie.

3. Eseguire un'analisi delle politiche e delle esigenze aziendali per ciascun tipo di dati

Il passo successivo è intraprendere una valutazione delle politiche. Condurre queste valutazioni ti permetterà di avere un quadro migliore di come la tua organizzazione utilizza i suoi dati. Potresti persino trovare alcune nuove e importanti applicazioni per i dati che stai già raccogliendo.

Infine, sarai in grado di determinare le esatte regole di conservazione dei dati che si applicano alle tue informazioni - ricorda di verificare la legislazione in ogni paese in cui operi!

4. Creare una nuova politica di conservazione per ciascun tipo di dati

Hai segmentato tutti i tuoi dati aziendali ed esplorato i casi d'uso aziendali e i requisiti di conformità di ciascun tipo di dati. Ora puoi valutare la posizione di archiviazione, il periodo di conservazione e i metodi appropriati di distruzione dei dati in base alle informazioni raccolte.

Oltre a raccomandazioni generali per cose come le storie di revisione e le esclusioni delle politiche, la tua politica di conservazione dei dati dovrebbe contenere una strategia di comunicazione per le sfide di conservazione dei dati. È meglio delineare un piano per garantire la conformità con la tua politica di conservazione dei documenti.

5. Creare SOP per la conservazione, l'archiviazione e la distruzione dei dati

Le procedure operative standard (SOP) definiscono i processi e la tecnologia che la tua azienda utilizzerà per conservare, preservare, archiviare e eliminare i dati in conformità con la tua politica di conservazione dei dati stabilita. I dipendenti possono eseguire le normative sulla conservazione dei dati o possono essere automatizzate con il software.

AWS e altri fornitori di cloud pubblico forniscono servizi che automatizzano le regole di conservazione dei dati delle aziende nel cloud. Due esempi comuni sono Amazon S3 Intelligent Tiering, che sposta intelligentemente i dati tra livelli di archiviazione ottimizzati per i costi in base ai modelli di utilizzo degli utenti, e Amazon S3 Object Expiration, che consente ai proprietari dei dati di programmare la distruzione degli oggetti di dati nei bucket S3.

6. Mettere in pratica la tua politica di conservazione dei dati

Dovresti ora avere tutto ciò di cui hai bisogno per mettere in pratica la tua politica di conservazione dei dati. Ora è il momento di implementare la tua politica di conservazione dei dati e garantire la conformità in tutta la tua azienda.

Dovrai informare i capi dipartimento e i loro team sui nuovi approcci e aspettative, assicurarti che i proprietari dei dati siano consapevoli di eventuali nuovi impegni, sottolineare l'importanza della conformità, applicare eventuali nuovi processi o tecnologie necessari per supportare la tua strategia di conservazione dei dati e fornire ulteriore formazione se necessario.

Migliori pratiche per la conservazione dei dati

Ogni azienda ha esigenze diverse quando sviluppa una politica di conservazione dei dati efficace. Tuttavia, le aziende dovrebbero seguire alcune migliori pratiche quando creano una politica di conservazione dei dati.

• Riconoscere le responsabilità legali. Le aziende devono stabilire le regole e i regolamenti per i loro requisiti di conservazione dei dati e includere tali requisiti nella loro politica di conservazione dei dati.
• Valutare le esigenze aziendali. Sviluppare una politica di conservazione dei dati efficiente comporta più che semplicemente seguire le regole. La politica di conservazione deve anche considerare le esigenze aziendali dell'azienda. Ragioni operative possono richiedere che i dati siano conservati più a lungo di quanto sia legalmente necessario.
• Essere onesti e trasparenti. Informa i tuoi clienti, abbonati e utenti sui dati che intendi salvare, sulla loro manutenzione e gestione. Dai loro il massimo controllo possibile su come vengono gestite le loro informazioni.
• Eliminare i dati quando non sono più necessari. Molte aziende non riescono a implementare questo protocollo fondamentale di conservazione dei dati perché presumono che conservare i dati più a lungo del necessario sia più sicuro che eliminarli e recuperarli in seguito. Tuttavia, questo non potrebbe essere più lontano dalla verità.

Vantaggi della conservazione dei dati

Sebbene la conformità normativa sia la motivazione principale per cui le aziende implementano una politica di conservazione dei dati, ha anche altri vantaggi. La conservazione dei dati è al centro della gestione dei dati. La documentazione cartacea e le informazioni elettroniche guidano entrambe l'attività delle aziende, e enormi quantità di dati digitali sono tipicamente difficili da archiviare o categorizzare nei sistemi di file tradizionali.

Scoprire e raccogliere registri contabili, interazioni con i clienti, comunicazioni elettroniche, dati finanziari, dati di vendita e altri dati aziendali digitali critici aiuta più che mantenere la conformità. Queste pratiche aiutano anche le aziende a riprendere le operazioni dopo un disastro facendo il backup dei dati rilevanti con una frequenza sufficiente per riprendersi dalle catastrofi.

Valutare regolarmente la tua strategia di conservazione dei dati consente alla tua azienda di eliminare file vecchi e duplicati. Eliminare materiale ridondante e obsoleto accelera le ricerche, riduce la confusione e migliora l'esperienza utente.

Pratiche di conservazione dei dati più intelligenti e semplificate possono liberare spazio per nuovi dati e file, consentendo ulteriore archiviazione. Migrare i dati più vecchi nel cloud ed eliminare le copie può far parte della tua strategia di conservazione dei dati digitali. Con costi di archiviazione ridotti e maggiore velocità, l'intero processo fa risparmiare tempo e denaro a lungo termine.

Le sfide della conservazione dei dati

I dati continuano a crescere a un ritmo allarmante, non solo nell'archiviazione primaria ma anche nel backup dei dati e negli archivi. Il backup è più stressante quando gli stessi dati vengono sottoposti a backup molte volte. Un programma di conservazione dei dati è un metodo per ridurre la quantità e, infine, automatizzare il processo di conservazione dei set di dati.

Stabilire una linea guida per la conservazione dei dati, d'altra parte, è difficile. Impostare una tempistica di conservazione dei dati non è facile. Le aziende devono conservare determinati set di dati per periodi di tempo variabili per motivi legali e operativi.

Un'azienda deve esercitare cautela, soprattutto se utilizza un sistema di conservazione dei dati automatizzato. L'archiviazione a volte può essere un problema. Ecco perché, per ottimizzare il budget, una politica di conservazione dei dati adeguata specifica il tipo di archiviazione in cui vengono conservati i dati conservati.

La conservazione dei dati è importante (ma lo sapevi già!)

La conservazione dei dati sta diventando più impegnativa poiché le aziende affrontano richieste contrastanti per massimizzare il valore dei dati e le responsabilità legali per conformarsi a un numero crescente di regole di conservazione dei dati. Le organizzazioni possono ridurre i costi di archiviazione dei dati, massimizzando al contempo il valore dei dati e rispettando le regole e i regolamenti locali e internazionali sulla conservazione dei dati sviluppando ed eseguendo una strategia di conservazione dei dati completa.

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