Come migliorare il controllo delle scorte con un sistema di inventario a codici a barre

Ti piace il rumore "beep" che fanno i tuoi articoli quando vengono scansionati al supermercato? Allora, ragazzo, ho il sistema di inventario che fa per te.

Un sistema di inventario a codici a barre ti dà il potere di puntare a ciascuno dei tuoi articoli in magazzino e scansionare la tua strada verso un nuovo e migliorato metodo di organizzazione delle scorte.

Un codice a barre utilizza linee, spazi, forme e modelli leggibili da macchina per fornire qualche tipo di informazione o dato attribuito. Ogni codice a barre è completamente unico e utilizza numeri e lettere per categorizzare e distinguere diverse classificazioni di articoli.

La maggior parte dei codici a barre richiede scanner specializzati per produrre informazioni, mentre alcuni possono essere scansionati con la fotocamera di un dispositivo mobile.

Le aziende utilizzano software per codici a barre per creare codici a barre, interpretare i codici sui dispositivi aziendali, generare modelli stampabili, assegnare numeri di serie specifici agli articoli di inventario e raccogliere rapidamente dati. Questi strumenti possono funzionare con sistemi di gestione dell'inventario per tenere traccia dei livelli di scorte dei prodotti e delle posizioni e memorizzare i dati in modo sicuro e accurato.

Come funziona un sistema di inventario a codici a barre?

L'obiettivo principale di un sistema di inventario a codici a barre è avere un conteggio delle scorte il più accurato possibile. Questo viene fatto utilizzando l'automazione per garantire che i dati vengano registrati in tempo reale mentre gli articoli si muovono attraverso l'intera catena di approvvigionamento.

I sistemi di inventario a codici a barre funzionano con software per codici a barre per creare etichette uniche che vengono posizionate sugli articoli di inventario e scansionate per raccogliere dati di scorte accurati. Esistono diversi tipi di codici a barre e scanner di codici a barre che le aziende utilizzano per raggiungere diversi obiettivi, sia che si tratti di aggiornare i loro codici a barre il meno frequentemente possibile o di scansionarli fino a due piedi di distanza.

Le aziende di tutte le dimensioni possono beneficiare dell'uso di un sistema di inventario a codici a barre. Man mano che un'azienda cresce, un sistema di inventario a codici a barre può essere particolarmente utile poiché le scorte vengono spostate nel magazzino o in più posizioni. Mentre tutti i sistemi di inventario tracciano le risorse, inviano notifiche quando i livelli di scorte sono bassi e aumentano la sicurezza dell'inventario, un sistema a codici a barre automatizza tutti questi processi. Questo approccio senza mani consente alle aziende di preoccuparsi meno dell'inventario e concentrarsi maggiormente sulla produzione e distribuzione.

Alcune aziende utilizzano software di gestione del magazzino (WMS) per tenere sotto controllo come gli articoli si muovono all'interno del sistema a codici a barre. WMS offre anche alle aziende la possibilità di gestire la forza lavoro del magazzino, accedere ai dati in più posizioni, coordinare i processi di spedizione e altro ancora.

Tipi di codici a barre

Ci sono due diversi tipi di codici a barre che un'azienda può utilizzare per implementare il suo sistema di inventario a codici a barre e categorizzare tutti gli articoli in stock. Entrambi sono efficaci a modo loro, ma uno potrebbe essere più adatto a seconda degli obiettivi di organizzazione dell'inventario dell'azienda.

Codici a barre monodimensionali

I codici a barre monodimensionali (1D) sono i codici a barre più comuni, solitamente trovati sui principali beni di consumo.

I codici a barre 1D sono probabilmente ciò a cui pensi quando senti la parola 'codice a barre', con linee, spazi e numeri. I numeri possono essere utilizzati per creare un metodo di organizzazione unico per l'inventario della tua azienda. Ad esempio, i numeri del codice a barre possono riferirsi all'uso dell'articolo o al codice del prodotto.

Uno scanner di codici a barre 1D legge questi elementi da sinistra a destra. Quando scansionato, il codice a barre farà riferimento alle informazioni contenute nel database dell'inventario. Questo è favorevole per le aziende che apportano molti cambiamenti all'interno del database e sperano di evitare di cambiare costantemente i codici a barre.

Codici a barre bidimensionali

I codici a barre bidimensionali (2D) utilizzano diversi modelli e forme per contenere i dati necessari.

Il codice a barre 2D più popolare è il codice QR. I codici a barre 2D possono contenere tipicamente più informazioni di un codice a barre 1D perché vengono letti verticalmente e orizzontalmente.

Quando scansionati, i codici a barre 2D possono fornire immagini, indirizzi web e altro. Ciò significa che i codici a barre 2D non devono necessariamente essere collegati a un database per offrire informazioni sull'inventario. Questo è favorevole per le aziende che vogliono includere grandi quantità di dati all'interno della stessa dimensione di codice a barre.

Vantaggi di un sistema a codici a barre

Un sistema di inventario a codici a barre porta le aziende un passo più vicino a un processo di inventario più organizzato ed efficiente. Di seguito sono riportati altri vantaggi chiave dell'implementazione di un sistema a codici a barre.

• Risparmia tempo saltando il processo di conteggio manuale dell'inventario. I codici a barre contano tutti gli articoli immediatamente, lasciando ai dipendenti del magazzino più tempo per evadere gli ordini in modo efficiente.
• Raccogli dati istantaneamente con l'automazione di cui ti puoi fidare. I sistemi a codici a barre consentono ai dati di trasferirsi rapidamente e con precisione su tutti i dispositivi aziendali.
• Riduci gli errori umani affidandoti all'intelligenza artificiale per fare il lavoro pesante. L'inserimento manuale delle scorte lascia molto spazio a piccoli errori che diventano problemi significativi. I codici a barre aumentano l'accuratezza dell'inventario mantenendo il peso della perfezione lontano dai tuoi dipendenti.
• Migliora il controllo dell'inventario sapendo esattamente dove si trovano tutte le scorte. I codici a barre categorizzano diverse classi di inventario e tengono traccia di come si muovono all'interno del sistema. Alcune aziende utilizzano software di controllo dell'inventario con software per codici a barre per tracciare le risorse e prevedere le future esigenze di inventario.
• Riduci i costi acquistando solo i materiali di cui hai bisogno. L'aumento dell'accuratezza nel controllo dell'inventario aiuterà a garantire che tutte le informazioni di riacquisto siano corrette. Le minori possibilità di errore umano aiutano anche a ridurre il potenziale di errori costosi.

Le sfide del sistema a codici a barre

Sebbene ci siano molti vantaggi nell'implementare un sistema di inventario a codici a barre, ci sono alcune sfide che un'azienda potrebbe affrontare mentre implementa e mantiene il sistema.

• Alti costi iniziali. Se sei una piccola impresa con livelli di inventario modesti, il costo di acquisto e implementazione dell'attrezzatura per codici a barre può essere più costoso di quanto valga il ritorno sull'investimento.
• Installazione che richiede tempo. Sebbene i codici a barre aiutino a risparmiare tempo a lungo termine, il processo di configurazione può essere particolarmente lungo. In particolare, sarà necessario molto tempo per stampare e posizionare un adesivo con codice a barre su ogni singolo articolo in inventario.
• Formazione sull'implementazione. Assicurarsi che tutti i dipendenti siano sulla stessa lunghezza d'onda riguardo al nuovo sistema a codici a barre può anche essere incredibilmente lungo. La codifica a barre influisce sia sui processi di spedizione e ricezione , quindi tutti i membri del team devono sapere come utilizzare correttamente il sistema.
• Problemi di stampa. Quando si utilizza un sistema a codici a barre, si ripone molta fiducia nei codici a barre per fare la parte difficile del conteggio delle scorte. Detto ciò, incorrere in un problema di stampa durante la creazione dei codici a barre può causare ritardi significativi nella preparazione degli ordini e nella spedizione.
• Manutenzione continua. Ovunque ci sia tecnologia, c'è bisogno di manutenzione. Un sistema a codici a barre richiederà un'attenzione speciale per garantire che tutti i processi siano aggiornati e funzionino correttamente.

Come implementare un sistema a codici a barre per l'inventario

Una volta che hai determinato che un sistema di inventario a codici a barre è la scelta giusta, puoi iniziare a implementarlo nel tuo attuale processo di inventario.

1. Valuta gli obiettivi dell'inventario

Prima di aggiungere o modificare qualsiasi cosa riguardo al modo in cui funziona il tuo sistema di inventario, definisci esattamente cosa speri di ottenere. Considera obiettivi specifici di inventario come ridurre i tempi di evasione degli ordini o aumentare la raccolta dei dati.

Quindi, cerca indicatori chiave di prestazione complessivi (KPI) che devono essere raggiunti per soddisfare le aspettative aziendali. Riconoscere gli obiettivi in gioco ti aiuterà a identificare esattamente quali aspetti del sistema di inventario a codici a barre lavoreranno per raggiungerli.

2. Crea un elenco principale degli articoli di inventario

Un elenco principale dell'inventario è necessario per iniziare il processo di implementazione di un nuovo sistema di gestione dell'inventario a codici a barre. Comprendere la portata delle tue scorte aiuterà a determinare non solo quali aspetti del sistema a codici a barre si adatteranno meglio, ma se sarà adatto del tutto. Ad esempio, un sistema a codici a barre potrebbe non essere favorevole per le aziende con un numero ridotto di articoli di inventario.

Per creare questo elenco, annota l'unità di mantenimento delle scorte (SKU) di ogni articolo in inventario. Questo include l'esatta quantità in stock e qualsiasi variante di prodotto. Queste informazioni dovrebbero includere anche una descrizione visiva dell'articolo, misure, costi associati e la quantità necessaria per la produzione. Più dettagliato sarai, più accurato sarà il tuo elenco.

3. Seleziona il software per codici a barre

Una soluzione software per codici a barre è necessaria per creare, stampare e tenere traccia di tutti i codici a barre nel tuo inventario.

Molte soluzioni software offrono sia strumenti di produzione che capacità di raccolta dati. Alcuni possono persino offrire modelli per la creazione dei codici a barre, organizzazione del flusso di lavoro della catena di approvvigionamento, tracciamento dell'inventario in più posizioni e notifiche automatiche del punto di riordino.

4. Scegli un codice a barre e uno scanner di codici a barre

Successivamente, determina quale combinazione di codice a barre e scanner si adatta meglio ai tuoi obiettivi e budget. Per scegliere i tuoi strumenti preferiti, fai riferimento ai tipi di codici a barre per valutare i pro e i contro di ciascuno.

Quando scegli uno scanner di codici a barre, considera dove utilizzerai lo scanner, quanto lontano potresti dover scansionare, come appare il tuo budget, quanto spesso intendi scansionare e quanto velocemente speri di scansionare.

5. Crea codici a barre

Una volta scelto il tuo software per codici a barre, il tipo di codice a barre e lo scanner, sei pronto per iniziare a creare i codici a barre effettivi. La maggior parte del software per codici a barre includerà modelli per codici a barre che verranno generati automaticamente quando carichi il tuo database di inventario.

C'è anche l'opzione di creare i tuoi codici a barre! Creare codici a barre personalizzati ti consente di creare il tuo sistema di organizzazione basato su come vuoi che gli articoli vengano scansionati nel magazzino.

6. Aggiorna il sistema di gestione dell'inventario

Quando implementi un nuovo sistema di inventario a codici a barre, alcune cose dovranno essere aggiornate per tenere conto del cambiamento. Questo include combinare la tua nuova soluzione a codici a barre e i processi con qualsiasi software di gestione dell'inventario esistente per creare un sistema di organizzazione dell'inventario inarrestabile.

7. Posiziona gli adesivi e inizia a scansionare

Una volta che tutto è attivo e funzionante, sei pronto per utilizzare una stampante di codici a barre per produrre i codici a barre e posizionarli sugli articoli che intendi tracciare. Sebbene questo sia il passaggio più lungo del processo, è anche il più soddisfacente.

Utilizza il processo di adesivazione per assicurarti che tutti gli articoli siano esattamente dove devono essere. Dopo che tutti i codici a barre sono stati posizionati, sei ora pronto per goderti un sistema di inventario a codici a barre estremamente organizzato.

Miglior software per codici a barre nel 2024

Il software per codici a barre offre alle aziende gli strumenti per automatizzare il modo in cui il loro sistema di inventario a codici a barre viene creato e mantenuto. I diversi sistemi offrono capacità uniche per organizzare i dati dell'inventario e tracciare le risorse attraverso il ciclo di vita.

Per essere inclusi in questa categoria, il prodotto software deve essere in grado di:

• Creare codici a barre
• Produrre modelli di codici a barre stampabili
• Designare numeri di serie distinti agli articoli
• Consentire a un computer o altro dispositivo elettronico di registrare e tradurre i codici a barre generati
• Combinare con un sistema di gestione dell'inventario per memorizzare dati rilevanti

*Di seguito sono riportate le 5 principali soluzioni software per codici a barre leader dal Grid® Report Estate 2024 di G2. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.

1. Launchmetrics

Launchmetrics comprende oltre 10 applicazioni SaaS e servizi su misura per i professionisti del marketing e della comunicazione nei settori della Moda, Lusso e Bellezza. La loro suite di prodotti consente ai clienti di prendere decisioni di branding più intelligenti digitalizzando i processi interni, ottimizzando le risorse e sfruttando i dati per misurare il ROI su campagne e attivazioni.

Cosa piace agli utenti:

"Launchmetrics ci consente di codificare a barre e tracciare i campioni in modo efficiente ed efficace. Mark è sempre disponibile per rispondere alle domande e fornire assistenza, spesso andando oltre per suggerire opzioni che potrebbero essere più adatte alle nostre operazioni. Il suo supporto migliora la nostra esperienza utente e semplifica il processo."

- Recensione di Launchmetrics, John S.

Cosa non piace agli utenti:

"A volte è difficile che raccolga tutti i ritagli e richieda caricamenti manuali, ma il team di supporto fa un ottimo lavoro nel risolvere questi problemi."

- Recensione di Launchmetrics, Sandra G.

2. Fishbowl Inventory

Fishbowl Inventory è la soluzione perfetta per l'inventario, il magazzinaggio e la produzione per piccole e medie imprese. Le sue caratteristiche principali includono la gestione dell'inventario, la pianificazione dei fabbisogni di materiali (MRP), il controllo del piano di lavoro, la gestione degli ordini di lavoro, gli ordini di produzione e le distinte base, la codifica a barre e molto altro. Fishbowl può essere implementato sia in sede che nel cloud.

Cosa piace agli utenti:

"Apprezzo la facilità di navigazione nei singoli moduli, che aiuta a semplificare i nostri processi di ricezione e consegna. Le varie opzioni per il picking, l'imballaggio e la spedizione dei nostri prodotti ci hanno permesso di personalizzare e ottimizzare il nostro flusso di lavoro. Trovo anche utili le scorciatoie, come la creazione di ordini di vendita duplicati, per accelerare la creazione di ordini simili. Inoltre, le molteplici risorse di supporto, tra cui il Manuale dell'utente, la Chat e i moduli di formazione, forniscono un'ottima guida ogni volta che abbiamo bisogno di aiuto."

- Recensione di Fishbowl Inventory, Katle C.

Cosa non piace agli utenti:

"Ci sono alcuni semplici miglioramenti dell'interfaccia utente che potrebbero migliorare sostanzialmente l'esperienza. L'implementazione non è stata così fluida come speravo, principalmente perché utilizziamo QBO invece di QuickBooks Desktop, con cui la maggior parte delle persone sembrava più familiare. Inoltre, sono emersi alcuni problemi successivamente che avrebbero potuto essere evitati con discussioni più approfondite in anticipo."

- Recensione di Fishbowl Inventory, Adam N.

3. Increff WMS

Increff WMS è una soluzione completa per i marchi al dettaglio per esporre il 100% dell'inventario, in una vista unica, sia ai canali offline che online contemporaneamente. Le loro soluzioni basate sui dati consentono ai marchi di automatizzare il processo decisionale, portare precisione ai processi e promuovere un commercio al dettaglio sostenibile.

Cosa piace agli utenti:

"I flussi WMS sono piuttosto fluidi e il team è disponibile e pronto a fornire supporto in qualsiasi momento. Di conseguenza, ci sono stati significativamente meno problemi di produzione sia dal punto di vista software che operativo."

- Recensione di Increff WMS, Gaurav R.

Cosa non piace agli utenti:

"Non mi è piaciuto l'aggiornamento dell'ID sub-ordine. Quando si cercano ordini utilizzando l'ID ordine di sistema, vengono visualizzati dettagli diversi rispetto all'utilizzo dell'ID sub-ordine, causando confusione. Questa incoerenza rende difficile identificare i dettagli corretti, portando a sfide tra i magazzini."

- Recensione di Increff WMS, Shahbaz S.

4. EZOfficeInventory

EZOfficeInventory è una soluzione di gestione del ciclo di vita delle risorse che offre strumenti per codici a barre e RFID sulla loro app per dispositivi mobili. EZOfficeInventory aiuta le aziende a tenere traccia degli ordini di acquisto, controllare le risorse in entrata e in uscita e tracciare le risorse in più posizioni.

Cosa piace agli utenti:

“Questo strumento è ideale per fare un inventario completo di tutti gli strumenti e i prodotti a nostra disposizione. Ci consente di mantenere i nostri magazzini di pezzi di ricambio con il numero indicato di ciascun pezzo di cui abbiamo bisogno. Con questo strumento, possiamo includere un sistema di codici a barre per tutti i nostri prodotti, siano essi strumenti o accessori, e poi classificarli in diverse sezioni in un database cloud.”

- Recensione di EZOfficeInventory, Daniel L.

Cosa non piace agli utenti:

“Non posso usarlo per scopi diversi dall'inventario, come i cartellini del tempo o la gestione del tempo. Il costo è superiore a quanto normalmente budgettiamo. Le demo e le offerte per il coinvolgimento diretto sono offerte solo durante il periodo di prova o l'uso iniziale del sistema. Il team è meno coinvolto dopo quel punto.”

- Recensione di EZOfficeInventory, Xaviera M

5. HandiFox Desktop

HandiFox Desktop è un sistema di tracciamento dell'inventario e gestione delle vendite pluripremiato progettato per un'integrazione senza soluzione di continuità dei dati QuickBooks su dispositivi mobili, inclusi smartphone, tablet e dispositivi portatili industriali robusti. Il software prende il meglio di entrambi i mondi: la potenza del desktop in ufficio e la flessibilità dell'uso di dispositivi mobili sul campo.

Cosa piace agli utenti:

"Dal 2017, ci affidiamo a Handifox come soluzione software affidabile che richiede una manutenzione minima. Nel corso degli anni, man mano che le nostre esigenze si sono evolute, abbiamo fatto diverse richieste speciali e personalizzazioni, tutte gestite senza problemi dal loro personale disponibile. Il loro supporto clienti è costantemente reattivo, garantendo assistenza a una telefonata di distanza quando più necessario. Utilizziamo il loro software di magazzino principalmente per il controllo dell'inventario, il picking degli ordini, l'imballaggio e i moduli di fatturazione."

- Recensione di HandiFox Desktop, Andy P.

Cosa non piace agli utenti:

"Una cosa che non mi piace di Handifox è che non riconosce gli articoli non di inventario. Inoltre, i numeri mostrati sul dispositivo portatile spesso differiscono significativamente dalla quantità effettiva a disposizione, specialmente per gli articoli per cui emettiamo frequentemente crediti. Tuttavia, una volta contati gli articoli, i numeri si allineano correttamente nel sistema. Nonostante ciò, rimane un piccolo fastidio per me."

- Recensione di HandiFox Desktop, Kevin B.

Scansiona, scansiona finché i tuoi sogni non si avverano

Non c'è modo sbagliato di implementare un sistema di inventario a codici a barre. Aumentare l'uso dell'automazione nei tuoi processi di inventario aiuterà solo ad aumentare l'accuratezza e a ridurre le opportunità di errore umano. La parte migliore di un sistema a codici a barre è che è veramente un metodo che può essere mescolato o abbinato per adattarsi alle esigenze uniche della tua azienda.

Scegliere il sistema di inventario giusto è solo un pezzo di un grande puzzle. Prendi il controllo di ogni parte delle tue operazioni con la gestione del magazzino.