Come utilizzare la comunicazione asincrona sul posto di lavoro

Trovare modi efficaci per comunicare può essere una vera sfida.

Con l'aumento dei team remoti e delle organizzazioni globali, i metodi tradizionali di comunicazione stanno evolvendo. Mentre la necessità di telefonate e riunioni rimane costante, c'è una crescente preferenza per i metodi di comunicazione asincrona.

Questi stili di comunicazione, che non richiedono risposte immediate, stanno silenziosamente diventando la norma per molti di noi, che lo riconosciamo o meno.

Il ritardo di tempo tra l'invio della comunicazione iniziale e la ricezione di una risposta potrebbe variare da pochi secondi a diversi giorni o mesi dopo.

Anche se gli individui si trovano nello stesso edificio, la comunicazione asincrona può aiutare i team a rimanere più concentrati e a eliminare le distrazioni durante la giornata. È comunemente adottata dai team ibridi o remoti che operano in varie località e fusi orari.

L'email, una forma di comunicazione asincrona, è popolare in quasi tutti i settori. Tuttavia, altri possono utilizzare tecnologie più sofisticate come il software di coda di messaggi (MQ) per dare priorità e memorizzare i messaggi dopo che le risposte sono state inviate.

Comunicazione sincrona vs. asincrona

Dove la comunicazione asincrona non dipende da una risposta immediata in tempo reale, la comunicazione sincrona fa l'opposto. Qui sono necessarie risposte istantanee e, in molti casi, sono richieste interazioni faccia a faccia.

La comunicazione sincrona avviene tipicamente tramite telefonate e riunioni in presenza o virtuali, dove tutti i partecipanti sono tenuti a rispondere in tempo reale. In alternativa, esempi di comunicazione asincrona includono email, messaggi di testo o video registrati.

Tipi di comunicazione asincrona

Oggigiorno, ci sono molte opzioni diverse per le aziende che cercano di utilizzare la comunicazione asincrona nella loro organizzazione. Alcuni dei più comunemente usati sono:

• Email
• Slack o altri strumenti di messaggistica istantanea
• Commenti su software di gestione progetti
• Video registrati
• Documenti annotati in software basati su cloud
• Messaggi di testo
• Note vocali

Sebbene alcuni di questi metodi possano anche essere visti come comunicazione sincrona a causa delle risposte rapide, consentono comunque ritardi nei tempi di risposta.

Vantaggi della comunicazione asincrona

La comunicazione asincrona è diventata sempre più comune sia in contesti professionali che personali. I progressi tecnologici hanno permesso un passaggio dai metodi tradizionali di comunicazione, trasformando il modo in cui interagiamo e collaboriamo.

Migliorata produttività

Le interruzioni sul lavoro possono essere incredibilmente distraenti. Che si tratti del suono di una chiamata in arrivo, del ronzio di una notifica o di un collega che passa per una chiacchierata veloce, interrompe la concentrazione e devia il flusso di lavoro.

La comunicazione asincrona significa che gli individui possono essere più concentrati sul loro lavoro e rispondere alle comunicazioni in un momento che funziona meglio per loro. Non solo questo permette loro di concentrarsi sui loro compiti in modo più produttivo, ma consente anche orari di lavoro flessibili.

Migliore comunicazione per i team remoti

In un contesto remoto, anche quando i membri del team si trovano nello stesso fuso orario, coordinare le riunioni può essere una sfida a causa di orari contrastanti e impegni personali. I metodi asincroni colmano il divario consentendo ai team distribuiti di collaborare efficacemente indipendentemente dalla posizione.

Comunicazione documentata

Quando i team lavorano esclusivamente tramite telefonate o riunioni in presenza, qualsiasi risultato importante dipende dalle capacità di annotazione di chi è coinvolto. Senza una documentazione approfondita, informazioni importanti possono essere perse o dimenticate.

Con la comunicazione asincrona, tutto il botta e risposta e i dettagli essenziali sono registrati nel software utilizzato. Le email possono essere salvate, i commenti possono essere mantenuti nel software di gestione progetti e, in molti casi, le informazioni possono essere cercate all'interno di questi strumenti, rendendo facile rivedere i dettagli in seguito.

Maggiore riflessione e chiarezza

Non tutti possono evocare risposte sul momento. La comunicazione asincrona consente il tempo per la ricerca in modo che intuizioni preziose possano guidare i progetti avanti.

Invece di fare affidamento su reazioni istintive o impulsive, le persone possono valutare i pro e i contro, valutare diverse opzioni e articolare i loro pensieri in modo più chiaro. Il risultato garantisce una collaborazione di squadra più produttiva.

Best practice per l'uso della comunicazione asincrona

Una guida adeguata sull'utilizzo efficace dei metodi asincroni può coltivare un migliore processo decisionale e impegno verso gli obiettivi del team.

Crea un piano di comunicazione chiaro

Qualsiasi metodo di comunicazione che si prevede di utilizzare dovrebbe essere documentato nel piano di comunicazione di un'azienda. Questo piano dovrebbe delineare quando impiegare metodi asincroni rispetto a quelli sincroni, come dovrebbe essere data priorità alla comunicazione e qualsiasi informazione sui tempi di risposta previsti.

Incorpora la comunicazione sincrona

Anche con i migliori strumenti asincroni a disposizione, a volte, il modo migliore per comunicare è prendere il telefono e parlare direttamente con qualcuno. Questo è particolarmente vero in situazioni urgenti che richiedono una risposta immediata.

Le politiche di comunicazione dovrebbero indicare quando è prevista la comunicazione sincrona e fornire limiti suggeriti che mantengano i team produttivi. Ad esempio, suggerimenti come mantenere le chiamate o le riunioni sotto i 30 minuti possono aiutare a evitare riunioni inutilmente lunghe che sottraggono tempo prezioso al lavoro.

Comunica chiaramente gli orari di lavoro

Per i team che lavorano in diversi fusi orari, è essenziale comunicare quando si sarà online e disponibili a controllare i messaggi.

Molti strumenti asincroni ora si collegano alle piattaforme di calendario, consentendo al tuo stato di aggiornarsi e sincronizzarsi automaticamente. Quindi, se sei in una riunione o fuori ufficio, i membri del team possono prevedere risposte ritardate di conseguenza.

Programma il tempo di concentrazione

Riservare del tempo per il lavoro concentrato può aiutare a gestire le distrazioni e incoraggiare la creatività. Aggiungere blocchi di tempo al tuo calendario segnalerà l'indisponibilità durante quel periodo specifico, specialmente se i tuoi strumenti sono sincronizzati.

Alcuni strumenti asincroni come le caselle di posta elettronica o le piattaforme di messaggistica istantanea hanno anche funzioni di silenziamento, il che significa che puoi essere ancora connesso ma non ricevere notifiche per un periodo di tempo impostato. Questo limita le distrazioni mentre completi lavori approfonditi.

Costruisci spazi di lavoro condivisi

Il modo migliore per essere trasparenti con la comunicazione asincrona è utilizzare spazi di lavoro condivisi. Questi rendono qualsiasi lavoro completato più visibile a tutto il team e mantengono tutta la comunicazione nello stesso posto. È essenziale per risposte asincrone facili e per documentare tutte le conversazioni sui progetti di lavoro.

I migliori software di coda di messaggi per la comunicazione asincrona

Con il software di coda di messaggi, la comunicazione tra diversi sistemi IT può essere più snella, consentendo ai team di rispondere ai messaggi ovunque e in qualsiasi momento scelgano. Questi sistemi sono tipicamente utilizzati da professionisti IT come amministratori di sistema e sviluppatori software per automatizzare i loro compiti di comunicazione. Inoltre, danno priorità ai messaggi inviati all'interno di diversi sistemi IT.

Per essere inclusi nella categoria del software di coda di messaggi, le piattaforme devono:

• Facilitare la messaggistica asincrona
• Memorizzare, consegnare e cancellare i messaggi
• Documentare le informazioni di comunicazione
• Consentire il controllo amministrativo sui permessi di messaggistica

* Di seguito sono riportate le cinque principali soluzioni software di coda di messaggi (MQ) dal Grid Report di G2 della primavera 2024. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.

1. IBM MQ

IBM MQ collega applicazioni in ambienti multi-cloud e ibridi per consentire alle aziende di tutte le dimensioni di comunicare in modo più efficiente. I messaggi tra le applicazioni vengono consegnati una volta, garantendo che le risposte siano completate tempestivamente dalle persone che richiedono urgentemente queste informazioni.

Cosa piace di più agli utenti:

“Con le sue alte prestazioni, scalabilità e caratteristiche di sicurezza, IBM MQ semplifica il processo di integrazione, facilitando lo scambio efficiente di dati tra vari ambienti. La sua interfaccia intuitiva e gli strumenti di gestione completi rendono facile configurare, monitorare e risolvere i flussi di lavoro di messaggistica.”

- Recensione IBM MQ, Sanket J.

Cosa non piace agli utenti:

“Necessita di più opzioni di codifica e tracciamento delle applicazioni & esempi: Springboot, Python, ecc. Necessità di tracciare a livello di API per il debug mirato. A livello di rete, mi piacerebbe che il software IBM incorporasse il traceroute TCP.”

- Recensione IBM MQ, Frank B.

2. MuleSoft Anypoint

Molto simile a un sistema di gestione progetti, MuleSoft Anypoint collega più piattaforme di messaggistica asincrona in un'unica applicazione per consentire una visione unica su centinaia di sistemi o applicazioni. Con opzioni senza codice e pro-code, i team possono costruire automazioni che rendono la messaggistica più efficiente.

Cosa piace di più agli utenti:

“MuleSoft Anypoint Platform è una piattaforma di integrazione facile da apprendere dove la gestione dell'intero ciclo di vita delle API può essere fatta da un'unica piattaforma. Puoi progettare le tue API usando RAML che è molto facile da capire e poi puoi sviluppare API usando Anypoint Studio e eseguire test. Applicare politiche a più API è anche molto facile da imparare.”

- Recensione MuleSoft Anypoint, Yash G.

Cosa non piace agli utenti:

“Mulesoft Anypoint Platform deve migliorare la sua strategia di distribuzione. Attualmente, non offre il rollback della distribuzione alla versione precedente. La gestione degli accessi dovrebbe essere semplificata.”

- Recensione MuleSoft Anypoint, Kavyasree S.

3. RabbitMQ

RabbitMQ è un'applicazione broker di messaggi open-source, con un sistema leggero e facile da distribuire che funziona sia nel cloud che su più sistemi operativi principali. Il software supporta la maggior parte delle piattaforme di sviluppo, rendendo il lavoro e la messaggistica asincroni rapidi e semplici.

Cosa piace di più agli utenti:

“Mi piace quanto sia stato facile per me implementare RabbitMQ. È stato super facile da configurare, funziona su docker, ha un pannello di amministrazione e ha così tante librerie client.”

- Recensione RabbitMQ, Tomasz J.

Cosa non piace agli utenti:

“Alcuni clienti potrebbero trovare inizialmente complessa la procedura di configurazione e installazione di RabbitMQ, specialmente per coloro che sono nuovi alle strutture di coda di messaggi. Inoltre, risolvere problemi associati alla rete o al clustering può essere difficile per i clienti che non sono ben esperti in queste aree.”

- Recensione RabbitMQ, Akash M.

4. Apache Kafka

Apache Kafka è una piattaforma di elaborazione di flussi open-source scritta sia in Scala che in Java. Il software è utilizzato principalmente nei settori della produzione, bancario, assicurativo e delle telecomunicazioni. Raccoglie e condivide analisi di flussi in modo asincrono e gestisce pipeline di dati ad alte prestazioni e integrazioni per applicazioni mission-critical.

Cosa piace di più agli utenti:

“È open source, sicuro e facile da usare. Offrono anche formazione per imparare Kafka. Puoi facilmente integrarlo con il tuo ambiente di produzione.”

- Recensione Apache Kafka, Sanchit J.

Cosa non piace agli utenti:

“Integrare Kafka nelle applicazioni esistenti è un compito un po' complesso, poiché richiede la necessità di un team di esperti tecnici per effettivamente impostare l'infrastruttura Kafka, il che alla fine aggiunge costi e sforzi.”

- Recensione Apache Kafka, Mahesh P.

5. Google Cloud Pub/Sub

Google Cloud Pub/Sub è un servizio di messaggistica asincrona, tipicamente utilizzato per analisi di flussi e integrazione dei dati. Produttori e consumatori di eventi possono essere creati all'interno del sistema per comunicare in modo asincrono durante gli eventi di streaming, fornendo al contempo distribuzione in tempo reale e analisi dei dati.

Cosa piace di più agli utenti:

“È molto facile integrare tutti gli strumenti di Google Cloud e ogni strumento può essere facilmente connesso l'uno all'altro e ogni strumento può essere semplicemente gestito tramite autenticazione.”

- Recensione Google Cloud Pub/Sub, Pardeep D.

Cosa non piace agli utenti:

“Il prezzo è un po' alto per byte inviato, il che ci costringe a fare sacrifici in termini di quante diverse app possiamo inviare i dati e quanto possiamo inviare.”

- Recensione Google Cloud Pub/Sub, Matthew W.

Comunica a tuo tempo

Che tu stia utilizzando metodi asincroni tradizionali come l'email o incorporando nuove tecnologie come la messaggistica istantanea, la capacità per i team di rispondere al proprio ritmo può portare significativi benefici alla tua organizzazione. Sebbene non siano mai soluzioni uniche per tutti, gli strumenti asincroni possono essere un modo utile per aumentare la produttività e la collaborazione all'interno del tuo team.

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