Non importa quanto le persone pensino che contabilità e finanza siano aride o noiose, queste funzioni sono vitali per la salute di qualsiasi azienda. Felipe Torres, un analista finanziario presso G2, spiega ulteriormente che le funzioni di finanza e contabilità "...ci aiutano a prepararci per il futuro e a guidare strategie che assicurano che stiamo massimizzando il nostro potenziale."

I software di finanza e contabilità offrono ai team di finanza e contabilità una visione più approfondita del benessere finanziario di un'azienda, gestendo al contempo le metriche degli indicatori chiave di prestazione (KPI). Questi dipartimenti tengono traccia del battito cardiaco dell'azienda, assicurandosi che raggiungano diversi obiettivi finanziari.

Non dovrebbe sorprendere che il numero di offerte nei mercati dei software di contabilità e dei software finanziari stia crescendo rapidamente. Questi prodotti in evoluzione forniscono alle aziende funzionalità avanzate, reportistica più approfondita, maggiore efficienza e automazione espansa nelle loro attività quotidiane. A loro volta, le aziende gestiscono le risorse in modo più efficiente e utilizzano il capitale in modo più responsabile. 

Questo è il primo di una serie mensile sui software di automazione della finanza e della contabilità.

Vantaggi dell'automazione contabile

Una delle caratteristiche più importanti di questo software è l'automazione e la semplificazione contabile. Questa automazione, o almeno l'automazione parziale, può assistere quasi tutti gli aspetti della contabilità, inclusi: conti da pagare (AP), conti da ricevere (AR), libri contabili generali, bilanci, rapporti di flusso di cassa e conti economici. Felipe aggiunge che "i processi automatizzati nel nostro lavoro ci permettono di operare in modo più efficiente e garantiscono un prodotto di qualità superiore." 

La maggior parte dei sistemi contabili ha funzionalità AP/AR integrate, ma non sono sempre sufficienti e robuste per aziende di tutte le dimensioni, che elaborino poche fatture al giorno o debbano elaborare migliaia di fatture e gestire centinaia di fornitori. Secondo uno studio del 2017 di Intuit, i contabili trascorrono l'86% del loro tempo su compiti che potrebbero essere automatizzati. Inoltre, il numero di contabili e revisori crescerà di circa il 22% entro il 2024 nei settori aziendali e finanziari, secondo il Bureau of Labor Statistics. Queste statistiche evidenziano l'importanza e la domanda di software di contabilità che contengano funzionalità automatizzate per rendere i processi di routine istantanei, liberando risorse per compiti e analisi più complessi. Questo non significa che l'automazione stia togliendo lavoro agli esseri umani. Torres continua, "Con il tempo risparmiato dall'automazione, possiamo concentrarci su iniziative più critiche e di impatto che ci aiutano a massimizzare il nostro potenziale e a guidare strategie che assicurano che siamo preparati per il futuro."

Caratteristiche automatizzate comuni dei prodotti più votati

I prodotti AP/AR più votati su G2 condividono tutti attributi automatizzati simili che aiutano a semplificare i processi per i professionisti della contabilità.

Queste caratteristiche consentono alle aziende di qualsiasi dimensione di ridurre l'inserimento dati, prendere maggiore controllo delle approvazioni, individuare errori prima e rimanere in sintonia con i loro attuali sistemi contabili. Meno inserimento dati e meno errori permettono ai contabili di passare dalla raccolta dei dati e dalla correzione degli errori a prendere decisioni più rapidamente. Questo può anche portare a un utilizzo più efficiente del capitale e a una migliore gestione delle risorse.

L'importanza dell'analisi finanziaria

L'analisi finanziaria è essenziale affinché i team di finanza e contabilità trascorrano meno tempo a svolgere lavori ripetitivi e più tempo ad analizzare i dati e prendere decisioni informate. Utilizzando dati storici e tendenze per aiutare a prevedere risultati finanziari e pianificare budget, il software di analisi finanziaria fornisce ai dipendenti informazioni più accurate e pertinenti quando prendono decisioni. L'analisi finanziaria offre inoltre alle organizzazioni una maggiore comprensione se sono redditizie, quanto denaro hanno e se hanno abbastanza capitale per investire in nuove linee di business. I tre tipi comuni di report utilizzati per l'analisi finanziaria sono i conti economici, i bilanci e i rendiconti finanziari.

Altri software finanziari che aiutano con l'automazione sono il software di revisione finanziaria, che automatizza la revisione di diversi tipi di transazioni finanziarie, e il software di chiusura finanziaria, che aiuta ad automatizzare il processo di chiusura finanziaria end-to-end. 

Altre importanti caratteristiche di automazione

Una delle tecnologie più discusse (e dirompenti) emerse di recente è il software blockchain. 

Cos'è esattamente la blockchain? È un sistema efficiente, affidabile e sicuro per le transazioni, che non può essere invertito o manomesso; consente a due parti di effettuare transazioni digitali sicure senza un terzo. 

La blockchain potrebbe aiutare i contabili automatizzando la registrazione di asset e libri contabili, oltre a ridurre i costi associati al mantenimento di questi registri. Le Big Four delle società di contabilità hanno iniziato a investire nella blockchain. È solo una questione di tempo prima che più aziende adottino la blockchain nelle loro pratiche aziendali.

Ci sono diversi software di contabilità che aiutano ad automatizzare i processi, come l'intelligenza artificiale (AI), la contabilità remota e la contabilità basata su cloud. In articoli futuri, approfondirò ciascuno di questi argomenti, ma per ora ho incluso una breve descrizione di ciascuno qui sotto.

• • Intelligenza artificiale
    L'intelligenza artificiale (AI) sono applicazioni software che incorporano l'apprendimento automatico e algoritmi nella funzionalità quotidiana per automatizzare una varietà di compiti per gli utenti. L'AI può essere incorporata in qualsiasi settore; i team di contabilità e finanza possono utilizzare questo software per semplificare l'inserimento e l'analisi dei dati, ridurre le frodi e far rispettare le politiche aziendali identificando problemi di non conformità.
  • Contabilità remota
    La contabilità remota, o il computing mobile, è il concetto di contabilità "in movimento", che fornisce ai professionisti della contabilità la possibilità di lavorare a distanza utilizzando portali online e app. Questa funzionalità dà ai dipendenti il potere di tracciare i dati finanziari, gestire i conti e registrare le spese mentre sono fuori dall'ufficio o lontano dai loro computer. Con la crescente popolarità del computing basato su cloud e l'accettabilità diffusa della documentazione elettronica, la contabilità remota è sempre più attraente per i contabili.
  • Contabilità basata su cloud
    Il software basato su cloud consente agli utenti di accedere al loro software da qualsiasi luogo abbiano una connessione internet. Il "cloud" dà alle aziende accesso a informazioni finanziarie e altre risorse condivise che funzionano sui server dei fornitori, rendendo i compiti contabili più accessibili e l'intero processo più efficiente. Più persone possono accedere a elementi e documenti, apportando modifiche e commenti secondo necessità. La contabilità basata su cloud sta diventando più diffusa a causa di minori barriere all'ingresso e della necessità di meno risorse. 

Il futuro...

...è adesso! I servizi automatici sono ormai comuni in molti settori dell'industria finanziaria, come il software di preparazione fiscale, eppure il settore contabile deve ancora emergere completamente e beneficiare di queste risorse. Man mano che le industrie si sviluppano e cambiano, e il software diventa più efficiente e diffuso, il cambiamento diventa necessario per la crescita e la sostenibilità. 

Poiché la contabilità e la finanza sono la spina dorsale della maggior parte delle istituzioni, è vitale che queste aziende sfruttino software che aiutano ad automatizzare e semplificare il maggior numero possibile di processi, liberando tempo per altri compiti. L'automazione è alimentata dall'avanzamento del software, e spetta a ciascuna organizzazione rimanere aggiornata con le tendenze, sfruttando appieno il potenziale di risparmio di tempo e denaro che queste soluzioni possono fornire.