Fonctionnalités de DocuWare

Fournit une fonctionnalité qui gère la synchronisation des fichiers entre les PC et les appareils mobiles pour s’assurer que les fichiers sont à jour, quel que soit le fournisseur ou l’appareil sur lequel ils sont mis à jour

Possibilité d’accéder à des documents via une interface Web sans qu’un client ne soit installé sur un appareil

Prend en charge tous les types de fichiers requis, y compris, mais sans s’y limiter: Google Docs, MS Office, images, vidéos, etc.

Peut facilement trouver des fichiers via une recherche simple et/ou avancée

Les applications iOS, Android et Windows Phone offrent des fonctionnalités qui permettent à l’utilisateur d’exécuter les mêmes fonctions que sur un PC

Prend en charge tous les types de fichiers requis, y compris, mais sans s’y limiter: Google Docs, MS Office, images, vidéos, etc.

Ajoute automatiquement des métadonnées descriptives telles que la taille du fichier et la date de téléchargement, possède des champs de métadonnées standard tels que des mots-clés et permet la définition de champs et de vocabulaire personnalisés.

Peut structurer des données non structurées via la reconnaissance optique de caractères ou d’autres processus automatisés de classement/marquage pour les documents numérisés.

Effectuez le suivi des versions incrémentielles du même fichier.

Plusieurs utilisateurs peuvent collaborer à la création, à l’annotation et à la révision de documents.

Générez automatiquement des documents basés sur des modèles et l’envoi de formulaires.

Capable de créer et de gérer des formulaires utilisateur à soumettre.

Capable de créer des portails utilisateur et des sites.

Archiver, supprimer ou révoquer automatiquement l’accès aux fichiers qui ont atteint la fin de leur cycle de vie.

Peut facilement trouver des fichiers via une recherche simple et / ou avancée.

Possibilité d’accéder aux documents via une interface Web sans qu’un client ne soit installé sur un appareil.

Les applications iOS, Android et Windows Phone offrent des fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs d’exécuter les mêmes fonctions que sur un PC.

Permet aux utilisateurs de recevoir des mises à jour lorsque des fichiers ont été mis à jour, ajoutés, supprimés ou déplacés.

Permet aux utilisateurs de partager des fichiers/dossiers individuels avec des personnes extérieures ou internes à l’organisation. Possibilité d’attribuer des privilèges de modification ou d’affichage uniquement.

Les utilisateurs peuvent travailler simultanément sur des fichiers.

Fournit un journal d’audit des modifications et permet aux utilisateurs de revenir à une version spécifique

Fournit un journal d’audit des modifications et permet aux utilisateurs de revenir à une version spécifique

Permet aux utilisateurs de travailler simultanément sur des fichiers.

Permet aux utilisateurs de partager des fichiers/dossiers individuels avec des personnes extérieures ou internes à l’organisation de manière sécurisée

Permet l’ajout numérique de commentaires au document et facilite le maintien d’une piste d’audit des commentaires dans le système

Permet à l’administrateur de fournir un accès segmenté à l’outil en fonction du rôle. Facile à créer de nouveaux utilisateurs et à supprimer des utilisateurs.

Possibilité de contrôler par l’accès aux fichiers / dossiers utilisateur / groupe, les autorisations de partage externes, les politiques d’édition, les restrictions d’emplacement des appareils, le partage par appareil, etc.

Les administrateurs peuvent restreindre l’accès aux fichiers par appareil en cas de perte ou de vol d’appareils ainsi que d’utilisateurs qui ne travaillent plus pour l’organisation. Peut également fournir la possibilité d’effacer les fichiers des appareils à distance.

Administrer les limites de stockage par utilisateur ou groupe

Choisissez le centre de données dans lequel vos fichiers doivent être stockés

Stocke et transfère des fichiers dans un environnement sécurisé

Le logiciel est toujours disponible (temps de disponibilité) et permet aux utilisateurs d’effectuer des tâches rapidement car ils n’attendent pas que le logiciel réponde à une action qu’ils ont entreprise.

Accédez à des rapports prédéfinis et personnalisés pour surveiller l’activité et le stockage des utilisateurs

Intègre aux systèmes d’autres systèmes d’enregistrement tels que CRM, ERP, Outlook, Sharepoint

Permet une intégration personnalisée aux systèmes externes

Permet aux organisations multinationales d’utiliser efficacement l’outil dans plusieurs langues et devises.

Le logiciel est toujours disponible (temps de disponibilité) et permet aux utilisateurs d’effectuer des tâches rapidement car ils n’attendent pas que le logiciel réponde à une action qu’ils ont entreprise.

Accédez à des rapports prédéfinis et personnalisés pour surveiller l’activité et le stockage des utilisateurs.

S’intègre à d’autres systèmes d’enregistrement tels que CRM, ERP, Outlook, Sharepoint.

Permet une intégration personnalisée aux systèmes externes.

La spécification d’une série de conditions et d’actions peut automatiser les processus internes, est personnalisable en fonction des complexités des besoins de l’organisation et facile à configurer et à exécuter.

Le moteur de workflow fournit des conditions pertinentes et personnalisables sur lesquelles exécuter des règles.

Toute action qu’un utilisateur peut effectuer dans le système peut être spécifiée comme une action automatisée.

Le système fournit les outils et la fonctionnalité nécessaires pour maintenir la preuve des activités commerciales et se conformer aux exigences gouvernementales ou aux normes de l’industrie.

Le système fournit des fonctionnalités spécialisées pour regrouper le contenu structuré et non structuré, automatiser les processus adaptatifs multi-personnes et fixer des délais pour les cas ouverts. En outre, les cas peuvent être complétés et fermés avec les informations associées stockées et vérifiables.

Enregistrer des documents dans divers types de fichiers

Offrez le choix entre la numérisation couleur et noir et blanc

Autoriser les utilisateurs à recadrer et modifier la mise en forme des documents

Donner aux utilisateurs la possibilité d’ajuster la taille de numérisation

Permettre aux utilisateurs de télécharger des documents directement sur la plate-forme

Envoyer en tant que pièce jointe

Envoyer directement depuis la plateforme

Stocker et gérer des documents précédemment numérisés

Permettre aux utilisateurs de rechercher des documents dans la plate-forme

Fournir des activités et des tâches standard qui peuvent être personnalisées par les utilisateurs

Les utilisateurs peuvent facilement créer des flux à l’aide des fonctionnalités de glisser-déposer

Définir et gérer les dépendances entre les tâches et les workflows

Inclure des modifications pouvant être utilisées avec des workflows

Possibilité de mettre à jour plusieurs flux de travail en même temps

Conserver un historique de toutes les modifications apportées au flux de travail

Intégration avec un logiciel ERP ou de gestion de projet

Fournir des fonctionnalités pour capturer des factures telles que l’importation ou la numérisation

Permettre aux fournisseurs de soumettre des factures à l’aide d’un portail en ligne

Fournir un référentiel central de documents fournisseurs, tels que les bons de commande et les factures

Possibilité de faire correspondre les factures des comptes fournisseurs aux bons de commande, contrats ou paiements

Identifier les paiements fournisseurs incomplets ou en retard

Inclure des workflows pour les approbations et le traitement des factures

Se conformer aux réglementations fiscales locales et mondiales pour les recouvrements

Suivre les factures en fonction des dates d’échéance pour identifier les paiements en souffrance

Surveiller les KPI tels que le temps de traitement d’une facture ou les paiements erronés

Fournir une intégration avec un logiciel de comptabilité et de gestion financière

Intégration avec les passerelles de paiement et les logiciels de paiement d’entreprise

Fournir des intégrations avec les modules comptables des systèmes ERP

Offre des rapports pour aider à minimiser les pertes de profits futures et la panne de processus

Inclut une bibliothèque de filtres testés par l’audit pour identifier les valeurs aberrantes des points d’accès qui sont en dehors de la stratégie de l’entreprise

Détecte et prévient un large éventail d’erreurs de trop-payé

Détecte et empêche un large éventail de paiements en double

Génère les données complètes nécessaires pour mener une enquête approfondie

Prend en charge le système d’exploitation Microsoft Windows

Prend en charge le système d’exploitation macOS

Prend en charge le système d’exploitation Linux

Prend en charge une variété de types de fichiers (par exemple.DOC, XLS, PPT, PDF, JPG, PS, TIFF, etc.)

Traite les données provenant de sources de données non structurées et semi-structurées

Permet le téléchargement mobile de documents et d’images

Fournit des outils d’IA et d’apprentissage automatique pour accélérer l’analyse des données

Fournit une amélioration de l’image avant le traitement (par exemple, rotation, recadrage de l’image, suppression du bruit, amélioration du contraste, etc.)

S’intègre à d’autres applications pour prendre en charge le stockage de documents, la gestion de documents, l’automatisation des processus et/ou la gestion des flux de travail

Prend en charge la conversion des documents téléchargés vers d’autres types de fichiers

Prend en charge les opérations sur Windows et Mac

Permet aux utilisateurs d’ajouter des champs personnalisés à des formulaires qui ne figurent pas déjà sur les modèles

Permet aux formulaires de masquer ou d’afficher certains champs en fonction des réponses des répondants

Permet aux utilisateurs de créer des formulaires comportant plusieurs pages

Donne aux utilisateurs la possibilité de personnaliser la conception des formulaires (par exemple, logo, couleurs de marque, polices, etc.)

Permet d’intégrer des formulaires à un site Web sans avoir à créer de code à partir de zéro

Peut être utilisé sans connexion Internet

Envoie des notifications lorsqu’un formulaire rempli est reçu

Contient des intégrations avec les processeurs de paiement, permettant aux utilisateurs d’accepter des paiements via des formulaires

Permet aux utilisateurs de créer, de distribuer et d’accéder à des formulaires à partir d’un appareil mobile

Permet une identification facile des documents à l’aide d’un numéro de document unique, d’une référence de version ou d’autres fonctionnalités.

Inclut les workflows et définit les rôles des utilisateurs qui doivent créer, réviser et approuver chaque type de documents.

Effectue le suivi des versions et des modifications d’un projet, les stocke et les surveille en ligne.

Génère des rapports basés sur les ressources sur le temps prévu et réel consacré aux documents afin de mettre en évidence les incohérences.

Permet des capacités de visualisation et d’analyse des données

Génère des rapports basés sur la qualité sur les documents pour diagnostiquer les problèmes, prendre des mesures correctives et / ou éviter les complications futures

Génère des tableaux de bord et des rapports automatisés sur les informations du document et la progression du flux de travail

Contrôle l’accès aux informations en permettant uniquement aux utilisateurs autorisés de rechercher, d’afficher et de récupérer des documents d’ingénierie

Facilite la vérification de l’authenticité des documents grâce à la fonction de numérisation de code QR

Génère des notifications automatisées pour informer les utilisateurs lors d’événements spécifiés, de problèmes potentiels ou à l’approche des dates et heures d’escalade automatique.

Assure à l’utilisateur que le système est conforme aux réglementations de l’industrie telles que le RGPD.

Garantit que toutes les données traitées sont cryptées pour des raisons de sécurité.

Permet aux utilisateurs de générer du texte à partir d’une invite texte.

Permet à l’utilisateur de traiter des documents dans différents formats tels que PDF, DOCX et JPEG.

Permet à l’utilisateur de convertir différents types de documents en texte lisible par machine à l’aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR).

Permet à l’utilisateur d’identifier et d’extraire des entités spécifiques telles que des noms, des dates et des adresses à partir de documents.

Permet à l’utilisateur de classer des sections de texte dans le document en fonction de critères prédéfinis.

Permet à l’utilisateur de valider l’exactitude des données extraites.

Permet à l’utilisateur de traiter plusieurs documents en une seule opération par lots.

Permet à l’utilisateur de se connecter à une technologie d’automatisation, telle que l’automatisation robotisée des processus (RPA).

Permet aux utilisateurs d’effectuer facilement des recherches dans le contenu des documents traités.

Permet à l’utilisateur de suivre les modifications et de gérer différentes versions d’un document.

Permet à l’utilisateur de former des modèles d’apprentissage automatique personnalisés pour des tâches d’extraction de données spécifiques.

Permet à l’utilisateur d’analyser le sentiment exprimé dans le contenu textuel du document.

Permet au système de comprendre le contexte des mots et des phrases pour une meilleure extraction et classification des données.

Permet à l’utilisateur d’intégrer le système IDP dans d’autres applications via des API.

Capacité à effectuer des tâches complexes sans intervention humaine constante

Engage dans une conversation semblable à celle des humains pour la délégation de tâches

Faites des choix éclairés en fonction des données disponibles et des objectifs

Capacité à effectuer des tâches complexes sans intervention humaine constante

Fonctionne avec plusieurs systèmes logiciels ou bases de données

S'engage dans une conversation semblable à celle des humains pour la délégation de tâches

Capacité à effectuer des tâches complexes sans intervention humaine constante

Capacité à effectuer des tâches complexes sans intervention humaine constante

Capacité à décomposer et planifier des processus en plusieurs étapes

Fonctionne sur plusieurs systèmes logiciels ou bases de données

Améliore la performance en fonction des retours et de l'expérience

S'engage dans une conversation semblable à celle des humains pour la délégation de tâches

Anticipe les besoins et offre des suggestions sans être sollicité

Faites des choix éclairés en fonction des données disponibles et des objectifs

Capacité à effectuer des tâches complexes sans intervention humaine constante

Anticipe les besoins et offre des suggestions sans qu'on le lui demande

Faites des choix éclairés en fonction des données disponibles et des objectifs