Fonctionnalités de DocStar ECM

Prend en charge tous les types de fichiers requis, y compris, mais sans s’y limiter: Google Docs, MS Office, images, vidéos, etc.

Ajoute automatiquement des métadonnées descriptives telles que la taille du fichier et la date de téléchargement, possède des champs de métadonnées standard tels que des mots-clés et permet la définition de champs et de vocabulaire personnalisés.

Peut structurer des données non structurées via la reconnaissance optique de caractères ou d’autres processus automatisés de classement/marquage pour les documents numérisés.

Effectuez le suivi des versions incrémentielles du même fichier.

Plusieurs utilisateurs peuvent collaborer à la création, à l’annotation et à la révision de documents.

Générez automatiquement des documents basés sur des modèles et l’envoi de formulaires.

Capable de créer et de gérer des formulaires utilisateur à soumettre.

Capable de créer des portails utilisateur et des sites.

Archiver, supprimer ou révoquer automatiquement l’accès aux fichiers qui ont atteint la fin de leur cycle de vie.

Peut facilement trouver des fichiers via une recherche simple et / ou avancée.

Possibilité d’accéder aux documents via une interface Web sans qu’un client ne soit installé sur un appareil.

Les applications iOS, Android et Windows Phone offrent des fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs d’exécuter les mêmes fonctions que sur un PC.

La spécification d’une série de conditions et d’actions peut automatiser les processus internes, est personnalisable en fonction des complexités des besoins de l’organisation et facile à configurer et à exécuter.

Le moteur de workflow fournit des conditions pertinentes et personnalisables sur lesquelles exécuter des règles.

Toute action qu’un utilisateur peut effectuer dans le système peut être spécifiée comme une action automatisée.

Le système fournit les outils et la fonctionnalité nécessaires pour maintenir la preuve des activités commerciales et se conformer aux exigences gouvernementales ou aux normes de l’industrie.

Le système fournit des fonctionnalités spécialisées pour regrouper le contenu structuré et non structuré, automatiser les processus adaptatifs multi-personnes et fixer des délais pour les cas ouverts. En outre, les cas peuvent être complétés et fermés avec les informations associées stockées et vérifiables.

Permet aux organisations multinationales d’utiliser efficacement l’outil dans plusieurs langues et devises.

Le logiciel est toujours disponible (temps de disponibilité) et permet aux utilisateurs d’effectuer des tâches rapidement car ils n’attendent pas que le logiciel réponde à une action qu’ils ont entreprise.

Accédez à des rapports prédéfinis et personnalisés pour surveiller l’activité et le stockage des utilisateurs.

S’intègre à d’autres systèmes d’enregistrement tels que CRM, ERP, Outlook, Sharepoint.

Permet une intégration personnalisée aux systèmes externes.

Fournir des activités et des tâches standard qui peuvent être personnalisées par les utilisateurs

Les utilisateurs peuvent facilement créer des flux à l’aide des fonctionnalités de glisser-déposer

Définir et gérer les dépendances entre les tâches et les workflows

Inclure des modifications pouvant être utilisées avec des workflows

Possibilité de mettre à jour plusieurs flux de travail en même temps

Conserver un historique de toutes les modifications apportées au flux de travail

Intégration avec un logiciel ERP ou de gestion de projet

Fournir des fonctionnalités pour capturer des factures telles que l’importation ou la numérisation

Permettre aux fournisseurs de soumettre des factures à l’aide d’un portail en ligne

Fournir un référentiel central de documents fournisseurs, tels que les bons de commande et les factures

Possibilité de faire correspondre les factures des comptes fournisseurs aux bons de commande, contrats ou paiements

Identifier les paiements fournisseurs incomplets ou en retard

Inclure des workflows pour les approbations et le traitement des factures

Se conformer aux réglementations fiscales locales et mondiales pour les recouvrements

Suivre les factures en fonction des dates d’échéance pour identifier les paiements en souffrance

Possibilité de comparer les métriques d’automatisation des comptes fournisseurs avec d’autres entreprises

Surveiller les KPI tels que le temps de traitement d’une facture ou les paiements erronés

Fournir une intégration avec un logiciel de comptabilité et de gestion financière

Intégration avec les passerelles de paiement et les logiciels de paiement d’entreprise

Fournir des intégrations avec les modules comptables des systèmes ERP

Offre des rapports pour aider à minimiser les pertes de profits futures et la panne de processus

Inclut une bibliothèque de filtres testés par l’audit pour identifier les valeurs aberrantes des points d’accès qui sont en dehors de la stratégie de l’entreprise

Effectue une analyse post-audit de grands volumes de données afin de repérer les erreurs de paiement historiques et de générer automatiquement des demandes de remboursement

Détecte et prévient un large éventail d’erreurs de trop-payé

Détecte et empêche un large éventail de paiements en double

Permet des vérifications automatiques des nouveaux fournisseurs configurés dans le système pour lutter contre les systèmes de facturation potentiels

Fournit une surveillance continue et proactive de la fraude sur plusieurs systèmes et formats de données

Permet aux utilisateurs de générer du texte à partir d’une invite texte.

Capacité à effectuer des tâches complexes sans intervention humaine constante

Engage dans une conversation semblable à celle des humains pour la délégation de tâches

Faites des choix éclairés en fonction des données disponibles et des objectifs

Capacité à effectuer des tâches complexes sans intervention humaine constante

Capacité à décomposer et planifier des processus en plusieurs étapes

Fonctionne sur plusieurs systèmes logiciels ou bases de données

Améliore la performance en fonction des retours et de l'expérience

S'engage dans une conversation semblable à celle des humains pour la délégation de tâches

Anticipe les besoins et offre des suggestions sans être sollicité

Faites des choix éclairés en fonction des données disponibles et des objectifs

Capacité à effectuer des tâches complexes sans intervention humaine constante

Anticipe les besoins et offre des suggestions sans qu'on le lui demande

Faites des choix éclairés en fonction des données disponibles et des objectifs