En savoir plus sur Logiciel de gestion des relations avec les fournisseurs (SRM)
Qu'est-ce que le logiciel de gestion des relations avec les fournisseurs ?
Le logiciel de gestion des relations avec les fournisseurs (SRM) est utilisé pour faciliter et améliorer les relations commerciales entre les organisations et les fournisseurs. L'intention du logiciel est d'évaluer la performance des fournisseurs, de gérer les données des fournisseurs et de fournir une visibilité sur la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Le logiciel se concentre sur la mise en évidence des divers besoins au sein de la relation de travail entre une entreprise et son fournisseur.
Le logiciel de gestion des relations avec les fournisseurs sert de centre de solution pour les données et fournit des informations sur les processus d'un fournisseur. Le logiciel peut souvent aider à prendre des décisions concernant les stratégies d'approvisionnement. Il rationalise et automatise également les processus cloisonnés qui étaient auparavant des points de risque entre les deux parties.
Que signifie SRM ?
SRM signifie Gestion des Relations avec les Fournisseurs. Cependant, la gestion des relations avec les fournisseurs n'est que le début des capacités du logiciel. Les SRM peuvent souvent être un excellent outil pour héberger des données de fournisseurs et gérer les flux de travail, l'intégration des fournisseurs et l'évaluation de la performance des fournisseurs.
Quelles sont les fonctionnalités courantes du logiciel de gestion des relations avec les fournisseurs ?
Gestion des fournisseurs : La relation entre acheteurs et fournisseurs est au cœur d'une organisation de chaîne d'approvisionnement. L'utilisation d'un logiciel SRM fournit aux organisations des données ERP sur les fournisseurs et des retours sur les fournisseurs pour offrir une compréhension holistique de chaque relation commerciale.
Un SRM peut également automatiser et optimiser les interactions avec les fournisseurs en fonction des objectifs et des besoins de l'entreprise. La manière dont les organisations intègrent et gèrent efficacement de nouveaux fournisseurs peut faire gagner beaucoup de temps. Avoir un endroit centralisé pour gérer les demandes de fournisseurs, les bases de données et la communication ouvre de nombreuses opportunités de croissance et de rentabilité.
Gestion des contrats : Les contrats établissent ce qui est convenu entre les entreprises, et dans la chaîne d'approvisionnement, les prix et les produits livrés doivent être définis. Une plateforme SRM peut héberger les documents échangés entre les parties et définir ce qui doit être fait. Les SRM peuvent établir un cadre d'engagement des fournisseurs et des partenaires, atténuer les risques, évaluer la capacité à répondre aux besoins contractuels et présenter des opportunités de renouvellement de contrat.
Gestion des stocks : Une fonctionnalité recherchée lors de la considération d'un logiciel SRM est la gestion des stocks. Les SRM peuvent renforcer une chaîne d'approvisionnement saine en créant une visibilité sur les commandes des fournisseurs et les niveaux de stock. Ce faisant, la gestion des flux de stock à travers plusieurs fournisseurs ou même marchés devient beaucoup plus rationalisée. En retour, cela aide à répondre aux besoins de l'entreprise et permet des prévisions plus précises à l'avenir.
Sourcing des fournisseurs : Les SRM permettent aux organisations d'identifier, d'évaluer et d'établir des relations avec des fournisseurs fiables. En tirant parti du sourcing des fournisseurs dans un SRM, les entreprises peuvent accéder à une base de données complète de partenaires potentiels, comparer les devis et l'adéquation des fournisseurs.
Le sourcing stratégique des fournisseurs est souvent basé sur le coût, la qualité et les délais de livraison, il est donc essentiel de découvrir des opportunités mutuellement bénéfiques avec les bonnes organisations.
Quels sont les avantages du logiciel de gestion des relations avec les fournisseurs ?
Rationaliser et automatiser la communication : Lorsqu'un partenariat entre une organisation et un fournisseur commence, il est essentiel de personnaliser l'expérience du fournisseur et d'encourager la collaboration. Pour ce faire, il faut trouver un logiciel qui favorise une communication claire avec les parties prenantes et permette des mises à jour claires du statut et des flux de travail.
La communication automatisée dans le logiciel SRM améliore la transparence et la visibilité dans la chaîne d'approvisionnement. Le logiciel peut renforcer les relations avec les fournisseurs, permettant aux deux groupes d'accéder à des informations précises et les plus récentes.
Le suivi et la centralisation de l'engagement des fournisseurs favorisent une chaîne d'approvisionnement de bout en bout plus réactive et résiliente. Cela garantit que les équipes travaillant ensemble ont accès à toutes les informations dont elles ont besoin de la part des fournisseurs en localisant toute documentation nécessaire, en gérant les tâches et en fournissant des enregistrements antérieurs.
Atténuer les risques : Le SRM est essentiel pour éviter et identifier les risques potentiels en offrant une gamme diversifiée de méthodes de gestion des risques. Il aide les entreprises à surveiller les risques opérationnels et financiers associés aux délais des fournisseurs, à la productivité et aux réglementations.
L'un des avantages les plus recherchés d'un SRM est la planification des ressources d'entreprise (ERP). Un SRM héberge des outils qui peuvent fournir des tableaux de bord offrant un aperçu des facteurs de risque des fournisseurs, permettant une prise de décision proactive et une planification appropriée. Il est désormais plus facile de réaliser des audits et de fournir des plans d'action lors de la gestion de fournisseurs à risque élevé.
Développer des rapports et des analyses : Générer des rapports et des métriques à temps dans une chaîne d'approvisionnement a souvent été un point de discorde pour les entreprises. Il est désormais plus simple de consigner des informations sur les commandes, les dépenses et les changements de marché pour développer des rapports complets en temps réel. Permettre aux équipes d'accéder à une vue d'ensemble complète des informations sur les fournisseurs et de planifier en fonction des indicateurs clés de performance (KPI).
Qui utilise le logiciel de gestion des relations avec les fournisseurs ?
Responsables des achats : Maintenir les informations sur les fournisseurs et mettre à jour les bases de données correctes est souvent négligé dans les achats. Les SRM simplifient souvent le processus d'approvisionnement de nouveaux biens et matériaux. Ils permettent un accès rapide aux bons de commande, gèrent les factures des fournisseurs et offrent des fonctionnalités de planification pour les seuils de réalisation ; toutes les tâches de gestion des dépenses que de nombreuses équipes d'approvisionnement cherchent à consolider.
Chefs de projet : Les SRM offrent une meilleure visibilité sur la chaîne d'approvisionnement, ce qui permet aux équipes de projet de repérer les perturbations dans les feuilles de route, d'évaluer la santé des fournisseurs, de fournir des options de sourcing et de vérifier la conformité des fournisseurs avec les réglementations de l'entreprise. En fin de compte, ce logiciel aide les chefs de projet à s'assurer que les biens et services sont livrés à temps et que les délais des projets sont respectés.
Chefs de produit : De même que la gestion de la relation client (CRM) cherche à combler le fossé entre les entreprises et leurs clients, la gestion des relations avec les fournisseurs (SRM) cherche à cultiver des opportunités mutuellement avantageuses entre une organisation et ses fournisseurs.
Il est destiné à rationaliser de nombreux processus qui ont été cloisonnés pour gérer les relations avec les fournisseurs. Il est désormais beaucoup plus facile de permettre aux équipes de produits de surveiller le cycle de vie du processus de fabrication du produit et de se concentrer sur les moteurs de valeur potentiels.
Quels sont les défis du logiciel de gestion des relations avec les fournisseurs ?
Le SRM peut comporter son propre ensemble de défis, notamment :
Mise en œuvre : Les organisations doivent prendre le temps d'éduquer et de préparer tout le monde sur la façon dont elles pourraient bénéficier du logiciel SRM. L'espoir en utilisant un SRM est de rationaliser les processus et d'optimiser la productivité. Cependant, les entreprises doivent équiper les équipes des ressources et du temps nécessaires pour s'adapter lors de l'intégration. Configurer une plateforme SRM qui sera facile à apprendre et durable à long terme est également essentiel.
Compatibilité : Qu'il s'agisse de gérer les délais des fournisseurs ou d'héberger des informations sur les fournisseurs, le bon SRM doit pouvoir fonctionner aux côtés d'autres systèmes et outils. Les SRM hébergeront des informations sensibles, telles que la conformité des produits, la réglementation et les documents d'approvisionnement, il est donc crucial que le logiciel s'intègre harmonieusement dans les flux de travail organisationnels. Pour atténuer les risques, il est important de choisir stratégiquement un SRM qui complétera les processus existants des fournisseurs.
Engagement : Une plateforme SRM suffisante peut réduire considérablement les défis associés à la gestion de la performance des fournisseurs, à la qualité des produits et à la conformité. Cependant, pour atteindre ces objectifs, il est important de passer du temps de manière collaborative dans un SRM pour développer les bons rapports, tableaux de bord, modules et informations sur l'activité des fournisseurs. Tout comme le développement d'une chaîne d'approvisionnement appropriée, il est essentiel de cultiver la valeur et la patience tout au long du processus d'apprentissage.
Quelles entreprises devraient acheter un logiciel de gestion des relations avec les fournisseurs ?
Toute entreprise gérant des relations et des informations sur les fournisseurs, que ce soit sous forme de documentation, de commandes ou de rapports, peut grandement bénéficier de ce logiciel. De nombreuses organisations bénéficieraient de l'utilisation de ce logiciel ; en voici quelques-unes :
Fabricants : La plupart des fabricants interagissent avec plusieurs entreprises sur divers marchés, donc gérer diverses relations commerciales avec des outils séparés peut souvent devenir accablant. Si l'entreprise dépend des fournisseurs de quelque manière que ce soit, il est crucial de centraliser les processus de commande et de communication.
Distributeurs : Comme pour de nombreuses autres entreprises de la chaîne d'approvisionnement, les distributeurs cherchent souvent à optimiser l'acquisition de matériaux et de biens. Gérer les lignes d'approvisionnement avec un réseau de distributeurs, même localement, peut devenir réactif et accablant lorsqu'il n'est pas géré stratégiquement.
Fournisseurs : Un bon logiciel SRM garde les relations avec les fournisseurs à l'esprit, consolidant les rapports et suivant les efforts de ces entreprises. Les relations avec les fournisseurs ne sont plus aussi transactionnelles qu'elles l'étaient autrefois ; les acheteurs et les fournisseurs peuvent désormais être des partenaires stratégiques dans l'entreprise.
Quel est le coût du logiciel de gestion des relations avec les fournisseurs ?
Le prix de la licence peut varier en fonction des fonctionnalités ajoutées et de la personnalisation des processus de la chaîne d'approvisionnement de l'acheteur. Les solutions SaaS sont généralement vendues sous forme de modèle d'abonnement, tandis que d'autres produits nécessitent des licences perpétuelles pour leurs produits. Les licences perpétuelles sont une option d'achat unique qui ne nécessite pas de renouvellement. Les abonnements peuvent être plus abordables mais peuvent accumuler un coût élevé au fil du temps.
Des coûts supplémentaires sont attribués à la mise en œuvre et à l'intégration personnalisées, ainsi qu'au support pour établir des intégrations complexes. En général, le support client est inclus, mais les acheteurs peuvent avoir besoin d'investir dans un support mondial 24/7 ou un spécialiste du support individuel pour des besoins spécifiques de résolution de problèmes.
Retour sur investissement (ROI)
Les acheteurs peuvent suivre le ROI du logiciel en comparant ses coûts et ses avantages. Ils doivent évaluer la performance, la disponibilité et l'évolutivité de la solution.
Les avantages seront souvent réalisés plus tard ; compte tenu de l'investissement initial dans le logiciel, il peut falloir des mois ou des années pour générer un ROI positif.
Comment acheter un logiciel de gestion des relations avec les fournisseurs
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de gestion des relations avec les fournisseurs
Pour soumettre une RFI appropriée, les acheteurs doivent évaluer minutieusement tous les besoins de l'organisation et la santé actuelle de ses flux de travail. Ils doivent prendre en compte tous les défis ou facteurs de risque des fournisseurs lors de la demande d'un SRM et quels défis l'organisation rencontre actuellement.
Une fois que l'acheteur a identifié quelques obstacles, il doit fournir une description détaillée des besoins spécifiques et comment un système SRM existant pourrait atténuer certains des points de douleur.
Comparer les produits de gestion des relations avec les fournisseurs
Créer une liste longue
Lors de la création de la liste initiale, les acheteurs doivent prendre en compte les fonctionnalités et les intégrations qui favoriseraient le mieux la santé de la chaîne d'approvisionnement. Ils doivent également réfléchir aux questions qu'un SRM devrait pouvoir répondre pour les équipes internes.
Si l'objectif est de centraliser les informations sur les fournisseurs, alors très bien. Cependant, si l'objectif est d'analyser la performance des fournisseurs ou de gérer les obligations contractuelles, les acheteurs doivent établir cela comme des besoins supplémentaires. Ils doivent toujours prioriser ce qui leur permettrait d'améliorer le cycle de vie des relations avec les fournisseurs.
Créer une liste courte
Les acheteurs doivent se préparer à discuter des opportunités potentielles d'économies de coûts ainsi que de la santé de l'entreprise et de la priorité de ses relations. Ils doivent déterminer quelles choses supplémentaires sont nécessaires à court terme pour permettre à l'entreprise de garder cela à l'avant-garde.
Conduire des démonstrations
Les acheteurs doivent se rappeler quels systèmes actuels fonctionnent qui pourraient s'intégrer avec certains produits. Si des équipes spécifiques dans l'organisation bénéficieraient grandement d'un SRM, elles peuvent leur permettre de tester et de configurer la fonctionnalité du système à leurs processus.
Un SRM peut atténuer bon nombre des problèmes auxquels les équipes sont confrontées lorsqu'elles interagissent avec des fournisseurs externes, donc le produit doit être convivial et enseignable tout au long de la chaîne.
Sélection du logiciel de gestion des relations avec les fournisseurs
Choisir une équipe de sélection
Les acheteurs doivent impliquer plusieurs membres de l'équipe dans le processus et diversifier l'équipe de sélection afin que plusieurs représentants de l'organisation puissent contribuer à l'application du logiciel et déterminer comment il peut répondre aux besoins de leur équipe. Cela permet à ceux en conformité, approvisionnement, inventaire et gestion de projet de résoudre des problèmes complexes avec le logiciel.
Négociation
Le processus de négociation doit être effectué avec soin. Chaque produit offrira une gamme de fonctionnalités clés ; il est crucial d'identifier quel produit peut accomplir certains besoins à court et long terme. Les acheteurs doivent considérer les fournisseurs qui personnaliseront un produit pour des équipes spécifiques et prioriser ceux qui peuvent soutenir n'importe quel fournisseur.
Décision finale
L'acheteur doit être méthodique quant à la décision. Qui ce produit bénéficiera-t-il ? Quel est le retour sur investissement potentiel ? Ils doivent reconnaître ce qui a été partagé et prioriser l'impact qu'un SRM peut avoir sur les membres internes et externes au sein de la chaîne d'approvisionnement.