Gestion des processus métier (BPM)

Qu'est-ce que la gestion des processus métier (BPM) ?

La gestion des processus métier est une discipline organisationnelle qui traite de la gestion et de l'amélioration des processus opérationnels d'une entreprise. La BPM garantit que chaque organisation bénéficie de la structuration, de l'analyse et de l'amélioration de ces processus tout en coordonnant les personnes, l'information et la technologie.

Chaque organisation a un ou plusieurs processus pour fonctionner sans heurts. Ceux-ci peuvent aller du service client et de la chaîne d'approvisionnement à la comptabilité et à la validation de projets. Le cadre BPM aide les entreprises à résoudre des problèmes majeurs pour obtenir un avantage concurrentiel, améliorer les processus existants et augmenter le flux de revenus grâce à ceux en cours.

Les entreprises utilisent des logiciels de gestion des processus métier pour automatiser et rendre compte des processus organisationnels, les optimiser et atteindre les objectifs fixés. Les systèmes de gestion des processus métier intègrent souvent des connaissances avec des technologies telles que les logiciels de gestion des flux de travail pour organiser et planifier différentes activités.

Les solutions de gestion des processus métier sont souvent utilisées en conjonction avec de nombreuses autres technologies et pratiques, y compris l'intelligence d'affaires, les systèmes d'aide à la décision (DSS), les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP), l'architecture orientée services (SOA), les logiciels d'architecture d'entreprise (EA), la modélisation d'entreprise et le design thinking.

Logiciel Gestion des processus métier (BPM)

Logiciel mentionnant gestion des processus métier (bpm) comme fonctionnalité ou terme.

Kissflow

ProcessMaker

Oracle WebLogic

Dynatrace

Upland FileBound

Integrated Management System (IMS)

Pourquoi la gestion des processus métier est-elle importante ?

Des processus métier mal conçus peuvent causer des ravages s'ils ne sont pas structurés et systématisés. Les organisations ne peuvent voir qu'une partie d'un processus à la fois, et peu sont capables de scanner et de voir l'impact global. Elles passent à côté d'informations essentielles, y compris l'origine et la conclusion du processus, les besoins critiques en données, ainsi que les obstacles et redondances.

La gestion des processus métier aide les entreprises à mieux contrôler leurs opérations et à s'améliorer continuellement. Elle assure une organisation efficace, mieux équipée pour fournir des biens et services tout en s'adaptant au changement.

Exemples de gestion des processus métier

Avec le bon logiciel BPM, chaque partie du cycle de vie de la gestion des processus métier peut être rendue plus efficace, rapide et précise. Voici quelques exemples courants de BPM :

• Ressources humaines (RH) : Les formulaires et la gestion des documents représentent la majeure partie du travail des RH, ce qui peut être fastidieux et chronophage. Avec la gestion des processus métier, les organisations peuvent automatiser leurs opérations RH de bout en bout, économisant de l'argent, du temps et du papier. Elles peuvent également optimiser l'intégration des employés et les flux de travail d'approbation.
• Ventes : L'équipe de vente de la plupart des organisations passe un temps considérable à coordonner avec l'équipe des comptes clients pour faire approuver les factures de vente. Même une petite erreur de facture peut nuire à une entreprise. La gestion des processus métier automatise le processus d'approbation des factures, réduisant la possibilité d'erreurs et de clarifications entre les vendeurs et l'équipe comptable.
• Service client : La BPM facilite les activités centrées sur le client. Elle intègre des technologies et des départements pour un fonctionnement fluide et aide à répondre aux attentes des clients. Elle révèle également les inefficacités dans le parcours de l'acheteur, optimisant l'ensemble du processus d'achat.

Types de BPM

Les différents types de systèmes de gestion des processus métier sont :

• BPM centré sur l'intégration : Également connu sous le nom de BPM centré sur le système, cette forme de système de gestion des processus métier automatise les opérations qui rebondissent essentiellement entre les systèmes existants d'une entreprise tels que le système de gestion des ressources humaines (HRMS), la gestion de la relation client (CRM) et la planification des ressources d'entreprise (ERP) sans intervention humaine majeure.
  Les systèmes BPM centrés sur l'intégration disposent de nombreux connecteurs et d'un accès à l'interface de programmation d'application (API) pour permettre la création de processus rapides.
• BPM centré sur l'humain : Cette approche se concentre sur les compétences humaines dans les processus. Peu importe à quel point votre entreprise est automatisée, seuls les humains peuvent s'occuper de certaines approbations et responsabilités. Les solutions BPM centrées sur l'humain offrent une interface conviviale, des notifications simples et un suivi rapide, facilitant la responsabilisation des employés tout au long du processus.
• BPM centré sur le document : Ce système est utilisé lorsqu'un document (comme un contrat ou un accord) est au cœur du processus BPM. Il permet de gérer, formater, valider et authentifier les documents dans un pipeline.

Avantages de la BPM

La gestion des processus métier aide les entreprises à numériser et à atteindre des objectifs organisationnels plus larges. Voici les principaux avantages de la BPM :

• Agilité accrue des entreprises : La BPM aide à suspendre, modifier et relancer les processus métier. Changer, réutiliser et adapter les flux de travail rend ces processus plus réactifs et offre aux entreprises plus de visibilité sur l'impact.
• Réduction des coûts et augmentation des revenus : Une solution BPM élimine les goulots d'étranglement, ce qui se traduit par des économies considérables au fil du temps. Les délais de vente de produits raccourcissent, donnant aux consommateurs un accès plus rapide aux services et produits et augmentant les ventes et les revenus. Les solutions BPM aident également à attribuer et suivre les ressources pour réduire le gaspillage, ce qui peut aider à réduire les coûts.
• Visibilité améliorée : La BPM permet l'automatisation tout en assurant une surveillance en temps réel des KPI. Cette transparence accrue conduit à une meilleure supervision et à la capacité d'ajuster efficacement les pratiques et systèmes tout en suivant les résultats.
• Amélioration de l'évolutivité des processus : Comme la BPM favorise une mise en œuvre améliorée des processus et l'automatisation des flux de travail, cela se traduit bien lors de l'extension des processus à différentes régions. Les outils BPM peuvent aider les équipes à se concentrer davantage sur l'innovation en établissant des responsabilités et en maintenant la cohérence tout au long du processus.

Cycle de vie de la gestion des processus métier

Un bon système BPM commence par la définition des étapes d'un flux de travail. Cela aide à identifier les domaines à améliorer et les KPI à surveiller pour suivre les progrès. Les entreprises peuvent rationaliser leurs processus et obtenir de meilleurs résultats avec la BPM. Pour cela, elles doivent d'abord comprendre pleinement le cycle de vie de la BPM.

Voici les cinq étapes du cycle de vie de la gestion des processus métier :

1. Conception : Les analystes métier examinent les processus existants, mènent des entretiens avec divers intervenants et rencontrent les dirigeants pour fixer des objectifs. Cette étape aide à capturer les besoins de l'entreprise et à s'assurer que les résultats s'alignent sur les objectifs établis.
2. Modélisation : Cette étape implique le développement d'une représentation visuelle du modèle de processus. Elle doit inclure des informations détaillées telles que les délais, les résumés des tâches et les flux de données dans un processus. Les logiciels BPM facilitent la modélisation des processus.
3. Exécution : L'équipe BPM doit prototyper et évaluer le nouveau système BPM sur un petit groupe de personnes. Après avoir intégré les retours, elle peut déployer le processus pour un public plus large.
4. Surveillance : Au cours de cette étape, l'équipe BPM doit surveiller le processus, évaluer les améliorations et découvrir de nouveaux goulots d'étranglement. Elle doit également définir des KPI et utiliser des rapports ou des tableaux de bord pour mesurer la performance. Cela inclut également de distinguer entre les indications macro et micro, telles qu'un processus entier par rapport à des segments de processus.
5. Optimisation : Avec un système de reporting efficace, les entreprises peuvent diriger avec succès leurs efforts vers l'optimisation ou l'amélioration des processus. L'optimisation des processus métier (BPO) est la refonte des processus métier pour simplifier et accroître l'efficacité et les aligner sur une stratégie plus large.

Automatisation des processus métier (BPA) vs. gestion des processus métier (BPM)

L'automatisation des processus métier et la gestion des processus métier sont similaires et synergiques à certains égards, mais elles ne sont pas identiques. La BPA automatise les processus, tandis que la BPM les gère, ce qui peut ou non impliquer l'automatisation.

L'automatisation des processus métier (BPA) fait référence à toute approche qui utilise l'automatisation pour simplifier les opérations commerciales. Elle englobe une large gamme d'applications et de technologies pour augmenter la productivité, l'agilité, l'efficacité et la conformité dans les opérations quotidiennes d'une entreprise. Les entreprises utilisent des logiciels d'automatisation des processus robotiques (RPA) pour développer des robots qui automatisent les tâches routinières.

La gestion des processus métier (BPM) est une approche méthodique pour améliorer les processus métier. Lorsqu'elle est mise en œuvre correctement, les employés et autres parties prenantes voient comment ils contribuent à atteindre les objectifs de l'entreprise.