Qu'est-ce que le suivi budgétaire ?
Le suivi budgétaire est le processus de suivi des dépenses, des reçus et des factures afin qu'un projet puisse être achevé dans le budget qui lui est alloué.
Le suivi budgétaire peut être effectué à l'aide de logiciels de budgétisation et de prévision. Les logiciels de gestion de projet peuvent également être utilisés, auquel cas le budget détaille les dépenses prévues et le profit pour un projet spécifique. Ce type de suivi budgétaire aide les équipes à gérer combien de leur budget elles utilisent, où va l'argent et quels ajustements doivent être faits pour mener à bien le travail.
Le suivi des budgets donne également aux équipes l'opportunité de compenser les dépenses supplémentaires avant qu'il ne soit trop tard. Avec le suivi budgétaire, les équipes peuvent facilement identifier les postes budgétaires qui nécessitent plus de financement que prévu. Les fonds peuvent être réaffectés pour compenser cela afin que le projet puisse être achevé sans dépasser le budget.
Types de suivi budgétaire
Il existe de nombreux types de suivi budgétaire. En général, les types sont choisis en fonction de l'objectif spécifique d'une équipe.
- Budgétisation incrémentale est le type de suivi budgétaire le plus similaire à un budget traditionnel. Il fonctionne en ajoutant des incréments à un budget en fonction de la croissance ou du déclin de l'entreprise. C'est un moyen simple de calculer les ajustements budgétaires, mais il peut négliger des complexités comme les tendances et l'inflation.
- Budgétisation basée sur les activités fonctionne à rebours à partir des objectifs que l'entreprise souhaite atteindre. Cette méthode commence par un résultat final souhaité, puis décrit ce qui doit se passer pour atteindre cet objectif et crée un budget qui prend en compte ces actions. Cette méthode est idéale pour le suivi budgétaire à court terme, axé sur les objectifs.
- Budgétisation par proposition de valeur examine la raison pour laquelle chaque montant est inclus dans un budget, ainsi que la valeur que chaque élément apporte aux clients, employés ou parties prenantes. En fin de compte, la budgétisation par proposition de valeur aide les équipes à décider si la valeur de l'élément est suffisante pour justifier son coût. Cette méthode élimine les dépenses inutiles en s'assurant que chaque partie du budget apporte de la valeur au projet.
- Budgétisation à base zéro est lorsque tous les budgets des départements commencent à zéro. Les équipes ajoutent ensuite à ces catégories budgétaires, justifiant chaque dépense en cours de route. Cette méthode est idéale pour les entreprises avec des budgets serrés. Elle est souvent utilisée dans des situations nécessitant une réduction drastique du budget et est extrêmement chronophage.
Avantages du suivi budgétaire
Le suivi budgétaire aide les organisations à optimiser leur gestion de projet de nombreuses façons. Les principaux avantages incluent :
- Surveiller les coûts : Le suivi budgétaire aide les équipes à surveiller tous les coûts et engagements associés à un projet. Si certains postes budgétaires nécessitent plus de financement, les équipes peuvent réaffecter les ressources en temps réel pour éviter de dépasser le budget lorsque le projet est terminé.
- Documents complets : Un suivi budgétaire approprié fournit aux équipes des documents sur ce qui a été dépensé. Ces documents sont utiles lors de la création de nouveaux objectifs de croissance et peuvent également aider les équipes à créer des budgets de projet plus précis à l'avenir.
- Surveiller l'efficacité de l'équipe : Le manager aura un aperçu plus précis du temps passé sur chaque aspect d'un projet.
Meilleures pratiques de suivi budgétaire
Pour un suivi budgétaire réussi, les individus doivent garder à l'esprit ces pratiques essentielles.
- Impliquer l'équipe : Impliquer tous les parties prenantes dans l'établissement du budget améliore la précision, en s'assurant que même la plus petite dépense est incluse. Lorsque les managers sont transparents avec leurs équipes sur l'état actuel du budget, les équipes sont plus susceptibles d'atteindre leurs objectifs budgétaires.
- Créer une liste de tâches du projet : Créer une liste de tâches détaillée au début du projet à l'aide de logiciels de gestion de projet peut garantir que tous les coûts sont pris en compte lors de la création du budget.
- Obtenir les bons outils : Le suivi budgétaire manuel est chronophage et peut entraîner des erreurs humaines. Pour un suivi précis et efficace, les équipes devraient opter pour l'utilisation de logiciels de budgétisation.
- Prendre en compte les dépenses cachées : Allouer une partie du budget aux dépenses cachées potentielles peut aider les équipes à rester sur la bonne voie malgré les circonstances imprévues.
- Apprendre des budgets passés : Examiner ce qui a mal tourné dans les budgets passés est un excellent moyen d'éviter de refaire les mêmes erreurs.
Suivi budgétaire vs suivi des dépenses
Pour bien comprendre le suivi budgétaire, il est important de savoir également comment il diffère du suivi des dépenses.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
