Le logiciel d'archivage des e-mails compresse et stocke les e-mails plus anciens qu'un certain âge défini par l'utilisateur dans le but de les référencer ou de les auditer à une date ultérieure. Ces solutions permettent aux entreprises de conserver des enregistrements complets de toutes les transactions par e-mail sans avoir besoin de consommer un espace de stockage important. En archivant les e-mails, les entreprises peuvent auditer les conversations par e-mail des employés, les historiques d'interaction par e-mail de vente, et plus encore pour une vue plus complète de l'historique conversationnel d'un utilisateur ou d'une entreprise. Les départements informatiques utiliseront des solutions d'archivage des e-mails pour préserver l'historique des e-mails, permettant ainsi aux équipes RH, à la direction, aux équipes de vente, et plus encore d'auditer les e-mails archivés et de prendre des décisions commerciales. Les outils d'archivage des e-mails fonctionnent bien avec une variété de plateformes de communication comme méthode pour préserver les interactions B2B, B2C et entre employés.
Pour être inclus dans la catégorie Archivage des e-mails, un produit doit :
Compresser et stocker les e-mails au-delà d'un certain âge
Fournir une recherche par mots-clés pour trier les e-mails archivés
Protéger les e-mails stockés avec le cryptage et d'autres mesures de sécurité
Comment acheter un logiciel d'archivage des e-mails
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel d'archivage des e-mails
Les acheteurs peuvent être tentés de créer de longues listes d'exigences détaillées ou des listes trop vagues. Idéalement, une RFI devrait être suffisamment détaillée pour couvrir les exigences essentielles mais pas trop longue pour décourager les employés et les fournisseurs de l'utiliser. Étant donné que toutes les exigences n'ont pas la même importance, les acheteurs devraient leur attribuer des priorités et se concentrer sur les plus importantes.
Les fonctionnalités indispensables sont des fonctionnalités critiques dont l'entreprise a besoin pour ses opérations quotidiennes en fonction de son secteur. Par exemple, les entreprises financières ont besoin d'un logiciel capable de traiter les termes de recherche financiers et de sécuriser la politique d'altération des e-mails.
Les exigences importantes devraient avoir une haute priorité mais ne sont pas nécessairement des points de rupture s'il existe un remplacement. Par exemple, les analyses avancées et les tableaux de bord pour prédire les modèles d'utilisateurs sont importants mais pas critiques lorsque l'acheteur utilise déjà un logiciel de surveillance des employés capable d'analyser le contenu des e-mails.
Les fonctionnalités agréables à avoir peuvent varier selon le département et l'équipe. Par exemple, les applications mobiles qui peuvent récupérer des e-mails sur un téléphone au lieu d'un PC sont utiles mais souvent inutiles.
Comparer les produits de logiciels d'archivage des e-mails
Créer une longue liste
Lors de la création d'une longue liste, elle ne devrait pas contenir plus de 10 produits sélectionnés en éliminant toutes les options qui ne conviennent pas à l'acheteur. Un bon point de départ est de vérifier quel logiciel de messagerie l'entreprise utilise. Le logiciel d'archivage des e-mails doit être compatible avec le logiciel de messagerie de l'entreprise. Si une entreprise utilise Gmail, elle ne devrait pas acheter un archiviste qui se concentre sur les solutions sur site puisque Gmail est un produit SaaS. De plus, les utilisateurs doivent examiner les exigences légales (telles que la protection des données GDPR) pour leur entreprise et leur secteur. Certaines solutions logicielles garantissent la conformité réglementaire avec des lois spécifiques, mais cela ne garantit pas qu'elles le font toujours. Le logiciel d'archivage des e-mails est modifié par le nombre d'utilisateurs et/ou l'espace utilisé pour le stockage. Les utilisateurs peuvent calculer un budget idéal en fonction de cela et filtrer les entreprises qui ne le respectent pas.
Créer une liste restreinte
Les produits de la longue liste peuvent sembler très similaires à première vue, donc les acheteurs ont besoin de plus de détails sur les produits et les fournisseurs pour créer une liste restreinte. C'est là que la liste des exigences est utile. Les décideurs utilisent cette liste pour générer des RFI, qui demandent aux fournisseurs de fournir des informations détaillées sur la manière dont ils livrent les fonctionnalités nécessaires à l'acheteur. Certains fournisseurs peuvent refuser de répondre aux RFI, ce qui les disqualifie automatiquement du processus de sélection. D'autres sont éliminés car ils ont fourni des réponses insatisfaisantes.
Les fournisseurs fournissent également des témoignages, des références clients et de la documentation technique pour prouver qu'ils ont les qualifications et l'expertise pour livrer le produit à temps et dans le budget.
Réaliser des démonstrations
Les démonstrations doivent être réalisées en direct, pas avec des diaporamas ou des captures d'écran. Les fournisseurs doivent suivre un script avec des scénarios créés par l'acheteur. Un exemple de scénario serait de montrer comment le système peut enregistrer des copies d'e-mails, rechercher des e-mails spécifiques en fonction de termes de l'industrie et récupérer l'e-mail à temps. Les acheteurs doivent prendre note de la vitesse de transfert des données et de l'espace utilisé pour stocker les e-mails, car toutes les options de compression, de transfert de données et de stockage ne sont pas créées de la même manière.
Tous les fournisseurs d'archives d'e-mails doivent utiliser le même script de démonstration, et les acheteurs doivent évaluer chaque critère et scénario en utilisant un système de notation tel que des scores de un à cinq (où un est la note la plus basse et cinq la plus élevée).
Tous les membres de l'équipe de sélection qui assistent aux démonstrations doivent évaluer la fonctionnalité démontrée. Les résultats peuvent ensuite être combinés et analysés pour identifier les principales forces et faiblesses de chaque produit.
Sélection du logiciel d'archivage des e-mails
Choisir une équipe de sélection
Les responsables informatiques, les auditeurs, les avocats et certains utilisateurs finaux doivent être inclus dans l'équipe de sélection. Les consultants externes et les équipes informatiques externalisées peuvent également fournir une perspective neutre ou aider à la négociation.
Négociation
Il est compréhensible que les entreprises veuillent réduire les coûts lors des négociations de prix, mais cela ne doit pas se faire au détriment des utilisateurs. Au lieu de cela, il est préférable de se concentrer sur l'obtention du meilleur rapport qualité-prix. Un exemple est le support client, qui est inclus dans le prix du logiciel mais est généralement limité aux heures de travail et aux jours de semaine. Les entreprises mondiales peuvent nécessiter un support 24/7 "follow-the-sun", ce qui signifie que les problèmes peuvent être transmis entre les équipes dans différents fuseaux horaires, de sorte que les utilisateurs n'ont pas à attendre trop longtemps pour une résolution.
La négociation inclut également les termes légaux et contractuels, ainsi que les accords de niveau de service (SLA). Un exemple est le temps de disponibilité du cloud, qui garantit que les produits d'archivage SaaS sont opérationnels. La plupart des fournisseurs offrent un temps de disponibilité de 95 % et plus, mais même quelques heures par mois peuvent être très perturbatrices pour les entreprises réglementées dans la finance et la santé.
Décision finale
La décision finale doit être prise par une équipe, pas une seule personne. Il est également essentiel d'utiliser une approche structurée et les données recueillies lors des phases précédentes. Les systèmes d'aide à la décision peuvent prioriser les exigences, identifier les forces et les faiblesses de chaque produit et créer divers scénarios d'achat.