Comment créer une politique de congés payés qui récompense les employés

Peu importe qui vous êtes ou dans quel secteur vous travaillez, tôt ou tard, vous aurez besoin d'une pause.

Si nous restons trop longtemps sans nous éloigner de nos emplois, il y a de fortes chances que nous nous sentions surmenés et sous-estimés.

En tant que professionnel des ressources humaines, votre travail consiste à mettre l'intérêt de l'entreprise et de ses employés au premier plan. Souvent, cela peut signifier décider quels programmes d'avantages sociaux conviennent le mieux au plan de rémunération et d'avantages de votre entreprise. Il y a beaucoup à considérer, y compris le type de congés payés que vous souhaitez inclure.

La quantité que vous offrez, ou le moment où vous permettez aux employés d'utiliser leur PTO, peut varier. Utiliser un logiciel de gestion des avantages peut non seulement aider à créer une politique de congés payés pour les employés, mais aussi suivre combien de PTO les employés utilisent.

Types de congés payés

Avant de pouvoir déterminer quand les employés peuvent profiter et utiliser leur PTO, vous devez avoir une compréhension complète des types de congés payés que vous pouvez offrir dans votre politique.

Temps de vacances

Ceux qui ont le goût du voyage ont tendance à profiter au maximum du temps de vacances. Le paiement des vacances est une forme de congé que les employés utilisent pour voyager ou passer du temps avec leur famille et leurs amis. Ou simplement pour prendre une pause bien méritée du travail afin d'éviter l'épuisement professionnel.

Le nombre de jours que vous décidez d'offrir pour votre politique de vacances d'entreprise variera et devrait être expliqué en détail à votre personnel lors de leur intégration. Les détails devraient également se trouver dans le manuel de l'employé. Par exemple, vous pouvez attendre des employés qu'ils donnent un préavis d'au moins 30 jours avant de profiter de ce type de PTO.

Temps personnel

Vos employés auront des rendez-vous chez le médecin, des urgences familiales, des problèmes de voiture et d'autres événements de dernière minute pour lesquels ils n'auront pas toujours beaucoup de préavis. Ce type de congé payé relève du temps personnel, qui n'a pas besoin d'être utilisé pour quelque chose de spécifique.

Les employés peuvent utiliser des jours personnels sans avoir à prendre sur leurs jours de vacances, et ce type de PTO est utilisé au besoin, souvent à la dernière minute.

Congé maladie

Vous ne voulez jamais qu'un employé se sente obligé de venir travailler lorsqu'il est malade parce qu'il n'a pas le congé payé nécessaire pour le couvrir. Si un employé est blessé ou ne se sent pas bien, il peut utiliser ses jours de maladie et être encouragé à rester chez lui, se reposer et se rétablir.

Que ce soit au bureau ou en télétravail, les employés ne seront tout simplement pas performants au plus haut niveau lorsqu'ils ne sont pas bien. Travailler avec d'autres personnes en étant malade pourrait exposer tout votre bureau à des maladies, et travailler à distance en étant malade sera finalement improductif – d'où la nécessité du congé maladie.

Deuil

Le congé de deuil est un congé payé que les employés utilisent lorsqu'un membre de la famille ou un ami décède. Ce congé peut être utilisé pour faire face à la perte d'un être cher, faire les arrangements nécessaires et assister aux services.

La quantité de temps de deuil offerte aux employés peut parfois varier en fonction de la relation avec la personne décédée. Par exemple, votre entreprise peut offrir plus de temps pour un parent ou un frère ou une sœur plutôt que pour une tante ou un cousin. Cela devrait être spécifiquement indiqué dans la section de votre manuel de l'employé qui explique votre politique de congés.

Jours fériés

Comme son nom l'indique, le paiement des jours fériés est accordé aux employés lors de jours fériés spécifiques.

Votre entreprise peut également choisir des jours en dehors des jours fériés fédéraux, comme le jour de Martin Luther King Jr., le jour du Président, Pâques, le jour de Christophe Colomb et le jour des Anciens Combattants, pour donner congé à vos employés. Il y a aussi des jours fériés flottants, qui peuvent être utilisés à tout moment de l'année.

Service de jury

Si un employé est appelé à servir dans un jury, vous pouvez lui offrir un congé payé pour le faire. Lorsqu'un employé reçoit un avis du tribunal fédéral, d'État ou local de sa convocation officielle, vous pouvez choisir d'exiger que vos employés montrent cette lettre pour se qualifier pour ce PTO.

Congé parental

Le congé parental payé peut être soit un congé de maternité, un congé de paternité ou un congé d'adoption. Gardez à l'esprit qu'en fonction de la taille de votre entreprise, vous pourriez être tenu par la loi fédérale d'offrir un congé parental non payé.

De plus, votre État pourrait avoir plus de restrictions concernant le congé parental que d'autres, il est donc toujours dans le meilleur intérêt de votre entreprise de faire preuve de diligence raisonnable concernant les lois sur le congé parental.

Temps de vote

Que ce soit lors des élections locales ou présidentielles, le temps de vote est un PTO offert aux employés pour voter lors de ces élections. Habituellement, ce type de congé est limité à quelques heures car la journée complète n'est généralement pas nécessaire.

C'est un autre type de PTO qui peut varier d'un État à l'autre quant à savoir s'il doit être payé ou non payé.

Congé militaire

Votre entreprise peut choisir d'offrir un PTO aux employés pour le service actif, la formation en service actif ou la formation en service inactif. Il existe des directives spécifiques pour ce congé mises en place par la Loi sur les droits à l'emploi et au réemploi des services uniformes, qui oblige les entreprises à offrir un congé non payé aux employés militaires pour une durée cumulative allant jusqu'à cinq ans.

Avantages d'offrir des congés payés

Une politique de PTO bien développée peut offrir des avantages non seulement aux employés, mais aussi aux entreprises.

Un avantage clair est que les employés apprécieront la flexibilité que le forfait de congés payés leur offre. Savoir que votre entreprise les valorise suffisamment pour créer un forfait de PTO avec leurs meilleurs intérêts à l'esprit peut aller loin non seulement pour retenir les meilleurs talents, mais aussi pour les attirer.

De plus, vos employés se sentiront comme s'ils pouvaient être honnêtes avec leurs managers et les responsables des ressources humaines lorsqu'ils sont trop malades pour venir travailler, lorsqu'ils ont un rendez-vous chez le médecin, et lorsqu'ils se sentent épuisés et ont simplement besoin de prendre un jour de congé.

Les chefs d'équipe et les managers auront également un préavis lorsqu'un membre de l'équipe est absent du bureau, car le congé payé permet aux employés de planifier leur absence du bureau à l'avance. Avoir cet avis peut être utile lors de l'élaboration d'un emploi du temps ou de la planification de projets à l'avenir.

Vous verrez probablement aussi une amélioration de la santé mentale de vos employés, de leur attitude envers le travail et de leur productivité lorsqu'ils ont suffisamment de temps libre pour l'utiliser comme ils le souhaitent pour assurer un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.

Inconvénients d'offrir des congés payés

Il y a certains inconvénients à offrir des congés payés qui sont importants à considérer lors de l'élaboration d'un plan.

Par exemple, de nombreux États exigent que les employeurs paient les congés payés non utilisés aux employés lorsqu'ils démissionnent ou prennent leur retraite, ce qui signifie que votre entreprise devra non seulement suivre le temps accumulé pour ses employés, mais aussi leur devoir de l'argent pour le temps non utilisé s'ils devaient partir pour leur prochaine opportunité.

De plus, les politiques de congés payés qui obligent les employés à utiliser leur temps alloué ou à le perdre à la fin de l'année traitent souvent de nombreux employés prenant des vacances de fin d'année, laissant de grandes absences sur le lieu de travail et une lourde charge sur les membres qui travaillent.

Parfois, certains employés considèrent les congés payés comme des vacances et viennent souvent travailler lorsqu'ils sont malades pour éviter d'utiliser un jour de vacances payé. Pour éviter cela, votre entreprise devra également inclure des jours de maladie dans son plan de PTO.

Et certains employés considèrent les congés payés comme un avantage, donc beaucoup d'entre eux utilisent tout leur temps libre, qu'ils aient prévu des vacances ou non. La politique « utilisez-le ou perdez-le » au lieu d'une politique de report encourage les employés à utiliser le temps plutôt que de le perdre.

Comment créer une politique de congés payés

Maintenant que vous connaissez les avantages et les inconvénients d'une politique de PTO et tous les différents types de jours et de vacances que vous pouvez inclure, explorons comment commencer à créer une politique.

Il est important de garder à l'esprit que ces politiques varient d'une entreprise à l'autre et d'un secteur à l'autre, mais voici quelques étapes de base pour vous faire réfléchir.

Tout d'abord, plongez profondément dans les réglementations de votre État. De cette façon, vous pouvez être sûr de prendre en compte la conformité RH dans votre politique.

Ensuite, comparez ce que vous aimeriez inclure avec ce que vos concurrents offrent à leurs employés. Aller au-delà de vos concurrents en ce qui concerne votre plan de PTO peut vous donner un avantage dans l'embauche de talents de premier plan.

Vous devrez ensuite décider si vous souhaitez que votre politique de congés payés s'accumule avec le temps de vos employés, et si les jours non utilisés seront reportés à l'année fiscale suivante. Une fois que tout est réglé, mettez la politique par écrit, de préférence dans votre manuel de l'employé. Vous voudrez également profiter des bons outils, comme un logiciel de gestion du temps et des présences, qui gardera tout ce qui concerne le plan de PTO de votre organisation en un seul endroit.

Combien de congés payés devriez-vous offrir à vos employés ?

Une façon de déterminer combien de PTO vous devriez offrir est de considérer depuis combien de temps ils sont dans votre organisation. La plupart des employeurs utilisent une échelle mobile qui récompense les employés qui sont dans l'entreprise depuis longtemps avec plus de jours de congés payés.

Utilisez l'exemple ci-dessous comme base pour créer votre propre politique de congés payés :

• Moins d'un an de service : 14 jours
• 1-3 ans de service : 16 jours
• 5+ ans de service : 18 jours
• 10+ ans de service : 24 jours
• 15+ ans de service : 27 jours
• 20+ ans de service : 30 jours

Reposez-vous, détendez-vous et régénérez-vous

Un peu de temps loin du travail n'a jamais fait de mal à personne. En fait, cela peut aller loin pour montrer votre appréciation pour vos employés. Que vos subordonnés directs soient en train de se détendre sur une plage quelque part, d'emmener leur chien chez le vétérinaire ou de voter pour notre prochain président, il est important qu'ils aient la chance de le faire.

Après tout, leur boîte de réception sera là à leur retour.

Alors que vous êtes d'humeur à montrer votre appréciation à vos employés, apprenez-en plus sur la façon dont vous pouvez attribuer une rémunération au mérite pour un travail bien fait.

Cet article a été initialement publié en 2020. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.