Comment utiliser la gestion des installations pour rendre vos employés heureux

La sécurité des bâtiments, la subsistance, la fonctionnalité et l'immobilier sont des aspects cruciaux de toute entreprise.

Toute entreprise doit avoir des lignes directrices en place pour gérer ces facteurs - qui relèvent tous d'une bulle connue sous le nom de gestion des installations. Les entreprises utilisent des logiciels de gestion des installations pour simplifier toutes ces tâches.

Alors, qu'est-ce que la gestion des installations exactement ?

Pour qu'un établissement fonctionne efficacement et reste conforme, il nécessite différents services. Chaque établissement nécessite des services de gestion des installations dures et souples. Les entreprises peuvent avoir besoin d'utiliser divers services FM en fonction de leur taille et de leur emplacement. Garder les occupants et les employés heureux doit être la priorité des gestionnaires d'installations.

Quelle est l'importance de la gestion des installations ?

Les employés doivent se sentir en sécurité et à l'aise pour donner le meilleur d'eux-mêmes. Cela signifie qu'avoir d'excellentes pratiques de gestion des installations est crucial.

La gestion des installations impacte la valeur de votre propriété, de vos bâtiments, de vos ressources et même de votre équipement. Elle est également cruciale pour :

• Optimiser les espaces
• La gestion de projet
• La gestion et la maintenance de l'énergie
• L'expérience globale sur le lieu de travail

Types de services de gestion des installations

Il existe deux types de services FM : durs et souples. Les services durs et souples sont essentiels pour une gestion appropriée des bâtiments. Ces services aident à la productivité d'une entreprise et améliorent la satisfaction des employés.

Services FM durs

Les services FM durs prennent en charge les aspects physiques d'un bâtiment. Cela garantit la sécurité et le bien-être des employés et des occupants du bâtiment, et est obligatoire par la loi.

Exemples de services FM durs :

• Gaz, eau et plomberie
• Chauffage, ventilation et climatisation (CVC)
• Éclairage et électricité
• Sécurité incendie
• Maintenance des bâtiments

Services FM souples

En revanche, les services FM souples ne sont pas obligatoires, et les entreprises peuvent les ajouter ou les supprimer à leur guise. Les services FM souples rendent l'occupation d'un bâtiment plus agréable et confortable. De plus, ils peuvent rendre une installation plus sécurisée.

Exemples de services FM souples :

• Entretien des terrains
• Services de paysagisme
• Services de décoration
• Services alimentaires
• Nettoyage
• Stationnement des véhicules
• Gestion des espaces de travail

Fournir à la fois des services FM durs et souples est difficile. Heureusement, les logiciels de gestion des installations peuvent faciliter cette tâche pour les gestionnaires. Le logiciel de gestion des installations permet aux entreprises de gérer et de traiter tous les services FM dans un seul système.

Comment le logiciel de gestion des installations aide-t-il ?

Le logiciel peut aider à la gestion des services pour les entreprises dans différentes industries :

Maintenance des installations

Le logiciel de gestion des installations peut aider à planifier et conceptualiser des mesures de maintenance préventive. Cela offre de nombreux avantages à long terme. Vous pouvez utiliser ce logiciel pour planifier des inspections de sécurité incendie et l'entretien des CVC.

Faire cela pour votre entreprise aide à réduire le risque de temps d'arrêt. Cela aide également à améliorer la satisfaction des employés et des occupants du bâtiment.

Gestion immobilière

Ici, le rôle d'un gestionnaire d'installations coïncide avec celui d'un gestionnaire immobilier. Un gestionnaire d'installations doit aider à garder le bâtiment sûr à habiter, effectuer des réparations d'actifs et de ressources à temps, coordonner avec le département des installations et superviser les équipes qui les aident à accomplir cela. C'est là qu'un logiciel de gestion des installations intervient pour les aider.

Gestion de la performance

Vous pouvez gérer votre inventaire et vos budgets et gérer la gestion de la performance des actifs à l'aide d'un logiciel FM.

Systèmes de bâtiment

Chaque bâtiment est unique. Certains bâtiments ont des ascenseurs, et la plupart d'entre eux sont équipés d'un système de sécurité incendie, d'un système de sécurité et de CVC. Un logiciel de gestion des installations aide les gestionnaires à superviser cela à partir d'une seule application.

Gestion des stocks et des ordres de travail

Un gestionnaire d'installations doit suivre les tâches d'un technicien et faire un suivi avec eux. S'ils le font manuellement, c'est en raison d'un manque d'outils de gestion. Cependant, un logiciel de gestion des installations peut les aider à gérer sans problème les réparations et les travaux de maintenance chaque fois qu'il y a une demande.

Le processus approprié de gestion des stocks pour traiter les ordres de travail garantit qu'aucun problème ne passe entre les mailles du filet.

Gestion des actifs

Grâce au logiciel de gestion des installations, vous pouvez décider quoi faire avec les actifs, s'ils doivent être réparés, entretenus ou alloués.

Le module de gestion des actifs vous permet également d'effectuer le suivi des actifs. Cela vous aide à accéder aux ressources chaque fois que vous ou vos employés en avez besoin.

Gestion de l'espace

Avec le logiciel de gestion des installations, vous pouvez facilement effectuer des services FM souples tels que la conception de bureaux, la gestion des services sur le terrain, et l'allocation des ressources. La plupart des logiciels de gestion des installations vous fournissent des informations et des données, ce qui peut vous aider à gérer les coûts et à mieux utiliser les ressources.

Les différentes parties de la gestion des installations

Étant donné que la gestion des installations est polyvalente, il peut être difficile de comprendre sa portée appropriée. La gestion des installations a cinq fonctions principales.

1. Optimiser et entretenir les installations

L'une des fonctions principales de la gestion des installations est de s'assurer que les bâtiments fonctionnent dans des conditions optimales. Cela inclut tout, du nettoyage et de la décoration du lieu de travail à la garantie du meilleur environnement de travail possible pour les employés.

Pour maintenir cela, vous devez classer correctement tous vos actifs et vous assurer qu'ils sont mis à jour. Cela signifie que vous devez avoir un système de gestion des installations approprié pour ces informations.

En dehors de cela, les gestionnaires d'installations sont responsables de comprendre la disposition complète de la propriété et de savoir comment utiliser tout l'espace disponible.

2. Rationaliser les processus

Avoir une routine vous aide à vous assurer que chaque jour est plus efficace et navigable pour tout le monde dans votre entreprise. Cette composante de la gestion des installations ajoute de l'ordre à un environnement de travail désorganisé.

Certains processus que les gestionnaires d'installations peuvent régulariser sont :

• Ordres de travail
• Enregistrement et sortie des employés
• Enregistrement et sortie des visiteurs
• Tâches
• Réservations de salles de réunion

3. Offrir un soutien

Un gestionnaire d'installations doit créer un environnement de travail confortable pour tous les employés. Cela les aide à être plus heureux, ce qui leur permet de mieux performer et d'avoir une meilleure perspective sur leur travail.

En revanche, un mauvais environnement de travail signifie des employés mécontents, de mauvaises performances et une perspective négative envers votre entreprise.

Les gestionnaires d'installations doivent chercher des moyens innovants pour s'assurer que leur entreprise se démarque des autres. Leurs contributions deviennent souvent une partie reconnaissable de l'entreprise.

4. Gestion de projet

Gérer les livrables et les budgets est une autre tâche que les gestionnaires d'installations doivent surveiller. Quel que soit le projet, les gestionnaires d'installations doivent s'assurer que ceux-ci restent dans le budget alloué et que chaque tâche est terminée.

Un autre aspect de la gestion de projet pour les gestionnaires d'installations est de superviser le travail des entrepreneurs et sous-traitants pour les projets. Les gestionnaires d'installations doivent s'assurer que ces groupes ont les bons permis et suivent avec précision leur temps jusqu'à l'achèvement.

5. Intégration technologique

Les gestionnaires d'installations doivent également s'assurer que l'organisation dispose de la bonne technologie intégrée à l'infrastructure du bâtiment.

Bien que les équipes de technologie de l'information (TI) soient responsables de la mise en œuvre de la technologie, les gestionnaires d'installations ont le dernier mot sur la sélection et l'emploi.

Avantages et inconvénients des logiciels de gestion des installations

La gestion des installations a de nombreux avantages, de la gestion de l'espace appropriée à l'obtention d'une vue d'ensemble des dépenses.

1. Optimisation de l'espace

La gestion des installations vous aide à comprendre combien d'espace vous avez et comment l'utiliser correctement. Elle permet aux gestionnaires d'obtenir une image complète de l'espace disponible et de comprendre deux choses importantes :

• Quel espace n'est pas actuellement utilisé
• Comment ils peuvent l'utiliser

Les données de gestion des installations permettent aux gestionnaires de déterminer la meilleure façon de récupérer l'argent dépensé pour l'allocation de l'espace et d'améliorer les revenus.

2. Maintenance des dossiers

Au fur et à mesure que vos besoins en installations évoluent, vous devez maintenir des dossiers de tous les coûts, tendances et changements. Un logiciel de gestion des installations vous permet de le faire à partir d'un seul endroit.

Voici quelques dossiers que les gestionnaires d'installations peuvent suivre :

• Occupation de l'espace
• Postes de travail des employés
• Coûts des ressources et leur cycle de vie
• Coûts des services publics
• Coûts de réparation

3. Suivi des coûts

Vous devez comprendre tous vos coûts de lieu de travail. Le logiciel de gestion des installations fournit des informations sur les dépenses réelles qui aident à maintenir votre lieu de travail en fonctionnement.

Par exemple, l'espace que vous utilisez par rapport au coût du bail de votre bâtiment vous montre le coût réel par pied carré.

4. Intégration

Les lieux de travail plus innovants se développent, et la gestion intégrée des installations soutient l'Internet des objets (IoT). Vous devriez investir et gérer des appareils connectés qui peuvent vous aider à gérer vos installations et à prendre de meilleures décisions.

L'IoT de bureau est en pleine croissance. Il facilite la gestion des installations. Par exemple, considérez un capteur d'occupation. L'installation d'un dans les salles de conférence permet aux gens de comprendre son occupation. Des capteurs comme celui-ci fournissent des informations sans travail manuel.

Inconvénients de la gestion des installations

En revanche, la gestion des installations présente des inconvénients et peut ne pas convenir à tous les espaces et configurations d'entreprise. Avant de considérer un service de gestion des installations pour votre bâtiment, vous devez comprendre ses inconvénients :

1. Coûteux pour les petites organisations

Le logiciel de gestion des installations peut être coûteux pour les petites organisations. Il peut être plus judicieux sur le plan financier de sous-traiter cette responsabilité à quelques professionnels, plutôt que d'embaucher plus de personnes et d'investir dans une solution logicielle.

Étant donné que ce dernier pourrait offrir plus que ce dont l'organisation pourrait avoir besoin, il est plus logique pour une petite organisation d'opter pour le premier.

2. Perte de contrôle

Embaucher des services de gestion des installations signifie que vous devez déléguer des responsabilités importantes à quelqu'un d'autre. Dans certaines situations, les gestionnaires immobiliers et d'entreprise ne se sentent pas à l'aise de déléguer ces responsabilités.

C'est un grand changement, et si un gestionnaire n'est pas à l'aise avec cette perte de contrôle, un service FM peut ne pas être adapté à votre entreprise.

3. Risques de sécurité

Pour qu'un gestionnaire d'installations fasse son travail, il doit avoir accès à des informations confidentielles sur un bâtiment et ses systèmes. Ces informations sont précisées dans un contrat, ainsi que les détails concernant les violations potentielles du contrat.

Cependant, il y a toujours la possibilité d'une violation d'informations. Bien que ce soit un inconvénient rare, il est crucial de le garder à l'esprit.

Le rôle d'un gestionnaire d'installations

Les gestionnaires d'installations opèrent à travers différentes fonctions commerciales. La priorité principale d'un gestionnaire d'installations est de garder les occupants d'un bâtiment en sécurité. Les gestionnaires d'installations dans toutes les entreprises doivent travailler à deux niveaux :

• Stratégiquement : En opérant stratégiquement, les gestionnaires d'installations aident les utilisateurs, les clients et les clients à comprendre l'impact des décisions qu'ils prennent.
• Fonctionnellement : Cela aide les gestionnaires d'installations à garantir un environnement approprié pour que les occupants puissent fonctionner.

Voici quelques aspects d'un bâtiment dont un gestionnaire d'installations s'occupe :

Environnement, santé et sécurité

Un gestionnaire d'installations identifie, évalue, contrôle et gère les problèmes d'environnement, de santé et de sécurité (EHS). Si cela n'est pas fait, cela pourrait signifier que les employés tombent malades, se blessent ou pire. Cela pourrait également entraîner une baisse de confiance des clients et des investisseurs envers une entreprise.

Sécurité incendie

Le feu est une menace pour tous les bâtiments, et il est nécessaire d'avoir une gestion solide de la sécurité incendie en place. La gestion des installations doit garantir des mécanismes appropriés pour combattre les menaces d'incendie, effectuer des inspections, tester l'équipement de sécurité incendie et respecter les niveaux de conformité requis.

Sécurité

Le gestionnaire d'installations dans une entreprise est responsable de la sécurité des employés. Cela signifie qu'ils doivent s'assurer que des caméras de sécurité appropriées sont installées, que l'accès non autorisé n'est pas accordé, que les mesures de sécurité incendie sont suivies, que les sorties de secours sont accessibles, et plus encore.

Maintenance des ressources

La maintenance, les tests et les inspections des ressources sont nécessaires pour garantir qu'un bâtiment fonctionne en toute sécurité pour se conformer aux obligations légales. La maintenance des bâtiments comprend tous les travaux nécessaires pour la subsistance et l'amélioration des bâtiments et de leurs éléments.

Assainissement

Le nettoyage est généralement effectué en dehors des heures de travail, mais vous pouvez fournir une maintenance constante. Les exemples incluent le nettoyage des toilettes, le réapprovisionnement en tissus, serviettes et savon. Un gestionnaire d'installations doit s'assurer que ce travail est régulièrement effectué.

Opérationnel

Prendre soin des opérations quotidiennes est l'une des tâches principales effectuées par l'équipe de gestion des installations. Ils peuvent soit sous-traiter cela, soit mandater des employés directs pour le faire.

Quelques exemples de tâches opérationnelles incluent la réparation d'une photocopieuse, s'assurer que les lumières fonctionnent et réparer des chaises cassées. Les gestionnaires d'installations peuvent déployer un logiciel de help desk pour permettre aux employés d'effectuer des activités en libre-service, telles que la réservation de salles de réunion et la gestion des places de stationnement.

Continuité des affaires

La continuité des affaires ou la planification de la continuité des affaires garantit que les entreprises ont un plan solide pour la gestion des catastrophes. Par exemple, les catastrophes naturelles telles que le COVID-19 ont interrompu les entreprises dans le monde entier fin 2019 et début 2020. Les gestionnaires d'installations de tous les secteurs ont dû créer un plan de continuité des affaires pour s'assurer que leurs employés sont en sécurité et non impactés par cette perturbation.

Qu'est-ce que le logiciel de gestion des installations ?

Le logiciel de gestion des installations aide les entreprises à gérer l'ensemble de leur planification de réparation et de maintenance à partir d'une interface web.

Cela aide les entreprises à gagner du temps et de l'argent car il gère les bâtiments, les actifs et les occupants plus efficacement.

Avec le logiciel de gestion des installations, les gestionnaires d'installations peuvent effectuer plusieurs fonctions, telles que la gestion des ressources, la recherche de contractants, le travail de conformité et l'exécution des ordres de travail. Le bon logiciel permet aux équipes de gestion des installations de suivre l'espace, d'analyser les modèles de dépenses, d'augmenter l'efficacité énergétique et d'économiser de l'argent.

Meilleurs logiciels de gestion des installations

Le logiciel de gestion des installations que vous choisissez doit vous permettre de gérer plusieurs bâtiments et de planifier des réparations, ainsi que de se conformer aux meilleures pratiques en matière de santé et de sécurité.

Pour être inclus dans la catégorie des logiciels de gestion des installations, un produit doit avoir les fonctionnalités suivantes :

• Permettre aux utilisateurs de gérer différents types de bâtiments et d'installations
• Gérer les inspections, les réparations d'équipement et la maintenance
• Se conformer aux normes de santé, de sécurité et d'environnement
• Fournir des exigences pour la maintenance
• Fournir des fonctionnalités de gestion des stocks
• Offrir une fonctionnalité de gestion de l'espace, y compris les tailles de pièces et d'autres mesures
• Contrôler l'accès aux installations et aux emplacements via des systèmes de suivi des clés et des serrures

*Ci-dessous figurent les cinq principaux logiciels de gestion des installations du rapport Grid® de printemps 2022 de G2. Certains avis peuvent être pour plus de clarté.

1. Primavera Unifier d'Oracle

Primavera Unifier d'Oracle aide les entreprises à augmenter la visibilité et l'efficacité. Profitez d'une personnalisation étendue et de processus préconstruits pour un démarrage rapide afin d'automatiser tout processus commercial avec des formulaires et des flux de travail personnalisés.

Ce que les utilisateurs aiment :

"J'aime la facilité avec laquelle il est possible de manipuler cet outil de gestion de projet Oracle. Les capacités fournies sont excellentes et utiles pour une livraison réussie de projet. Les fonctionnalités cloud et sur site du système sont parfaites. Il est également facile à gérer les tâches et flexible pour la préparation des analyses de données."

- Revue de Primavera Unifier d'Oracle, Veronicah R.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"L'utilisation mobile peut être améliorée et j'élargirais la façon dont elle peut s'intégrer à d'autres plateformes de gestion de projet utiles. J'aimerais qu'elle ait la capacité de gérer des fichiers plus volumineux et qu'elle ait des améliorations de stockage cloud."

- Revue de Primavera Unifier d'Oracle, Juan R.

2. ServiceChannel

ServiceChannel fournit aux gestionnaires d'installations une plateforme unique pour sourcer, acquérir, gérer et payer les services de réparation et de maintenance auprès de contractants commerciaux à travers leur entreprise. En fournissant une transparence sans précédent et des analyses de données basées sur la qualité du service à travers tous les métiers, emplacements et contractants, les gestionnaires d'installations génèrent une équité de marque significative et un retour sur investissement pour leurs organisations sans externaliser ou investir dans une nouvelle infrastructure.

Ce que les utilisateurs aiment :

"Tout dans mon travail est tellement plus facile avec cette plateforme, y compris l'accès mobile, l'accès aux données et la transparence."

- Revue de ServiceChannel, Tatiana T

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Je pense que le support de création de rapports personnalisés doit être plus robuste pour suggérer de nouveaux rapports."

- Revue de ServiceChannel, Chuck C.

3. AkitaBox

AkitaBox est une solution de gestion des installations basée sur le cloud, facile à utiliser, conçue pour améliorer l'efficacité opérationnelle, augmenter la productivité et fournir une meilleure compréhension des fonctions critiques de gestion des bâtiments - de la salle des chaudières à la salle de réunion.

Ce que les utilisateurs aiment :

"Mon expérience précédente était frustrante. Le logiciel nécessitait l'utilisation d'une version plus ancienne de Windows et était beaucoup plus difficile à gérer que je ne le pensais nécessaire. Cela a entraîné une mauvaise acceptation par le personnel enseignant qui devait l'utiliser le plus. AkitaBox rend les demandes très simples et l'outil principal, un iPad, facilite l'utilisation du programme pour documenter le travail."

- Revue d'AkitaBox, Robert S.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Il serait agréable de référencer les ordres de travail (WO) qui ont été récemment marqués comme fermés, créés ou prioritaires ! Lorsque vous recevez plusieurs WO par jour, garder les plus critiques/prioritaires en haut de la liste serait bien. Lors de la fermeture ou de l'ouverture d'un WO, il serait agréable de revenir en arrière si quelque chose a été oublié rapidement. De plus, j'aimerais que tous les WO soient chargés sur une seule page, au lieu de devoir faire défiler et cliquer pour voir tous les ordres de travail."

- Revue d'AkitaBox, Robert C.

4. ARC Facilities

ARC Facilities est une plateforme mobile-first qui met votre salle de planification dans votre poche via une application mobile facile à utiliser. Les équipes d'installations en déplacement peuvent cliquer sur des cartes numériques, récupérer des informations de clôture, identifier les emplacements d'arrêt et voir les détails de l'équipement.

Ce que les utilisateurs aiment :

"Le module "urgence" d'ARC est un sauveur. Nous sommes un district de trois campus avec plus de 700 000 pieds carrés d'installations et un personnel de soutien minimal. Pouvoir accéder aux informations d'arrêt des services publics et aux ressources d'urgence en quelques minutes dans la paume de ma main est incroyable."

- Revue d'ARC Facilities, Byron W.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"L'application ARC Facilities est limitée à Apple IOS. Cependant, les utilisateurs de Windows ont toujours un accès complet à la base de données via leur site web. Dans l'ensemble, je suis très satisfait du produit. Il a un potentiel infini."

- Revue d'ARC Facilities, Byron W.

5. ML Work Orders

ML Work Orders est un système de gestion des ordres de travail convivial qui offre tout ce dont vous avez besoin pour gérer rapidement et efficacement vos ordres de travail de maintenance, votre inventaire d'actifs et vos calendriers de maintenance préventive.

Ce que les utilisateurs aiment :

"ML est visuellement agréable et donc, facile à utiliser. La page principale des ordres de travail est très simple mais personnalisable, donc toutes les informations dont j'ai besoin sont sur cet écran."

- Revue de ML Work Orders, Heather B.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

"Je n'aime pas que les colonnes de recherche ne soient pas alphabétiques. Pour rechercher ou trier, vous pouvez entrer le mot que vous voulez, mais je trouverais la liste des cases à cocher plus rapide si elles étaient alphabétiques. C'est vrai pour la plupart des sections : les ordres de travail, les actifs et les PM sont tous comme ça. Si vous voulez filtrer tous les ordres de travail par un employé, tous les employés sont dans un ordre aléatoire."

- Revue de ML Work Orders, Michele W.

Aller de l'avant

La gestion des installations est cruciale pour chaque organisation. Que vous embauchiez une ressource externe ou que vous ayez une équipe interne, vous devez vous assurer qu'ils disposent des bons outils pour travailler. Un bon gestionnaire d'installations fera tout, de la maintenance de la sécurité d'un bâtiment entier à l'assurance que chaque employé sur place est heureux.

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